使用時間軸規劃及執行專案

什麼是時間軸?

時間軸幫助您以實際可行的期限制訂專案計劃,藉此發現任何時間安排上的衝突,並隨著工作的進度調整時程。它與在 Asana 中執行的工作緊密相連並且會即時更新,因此可說是強化版的甘特圖。

螢幕擷取畫面:顯示已排程任務與相依性的 Asana 時間軸

螢幕擷取畫面:Asana 的專案集時間軸檢視,以甘特圖顯示將在稍後數個月內執行的行銷活動專案

如何使用時間軸

您可以檢視單一專案的時間軸專案集中多個專案的時間軸。新增開始日期、截止日期以及任務相依性,可以更有效地將您的排程視覺化。在專案或專案集內點選時間軸標籤頁,即可開始檢視時間軸。

若要建立單一專案計劃,請在時間軸上拖放任務。在專案集中,您可以使用時間軸來制定產品藍圖,或建立年度行銷活動的排程。

使用時間軸規劃專案的提示

時間軸能非常有效地幫助您在專案開始前妥善地完成規劃,然後隨著工作的進展監控及更新期狀態,以確實遵守期限。以下是各個規劃階段的訣竅:

  • 清單看板檢視中建立任務,然後前往時間軸開始安排期限及相依性。將任何尚未排定的任務拖曳至時間軸上,即可為其設定排程。
    • 在專案集中,具有開始及截止日期的專案會顯示於時間軸上。
  • 請善用任務相依性。它們會顯示出哪些任務需要等待其他任務,讓您能在時間軸上查看任務之間的關聯或衝突。如果發生排程衝突,您會在時間軸上看到紅色箭頭。請調整任務排程,以確保所有人都能不慌不亂地按時完成工作。
    • 將游標暫留於任務上,然後點選出現的連結工具圖示,再將之拖曳至其他任務上,即可輕易地設定相依性。
  • 在時間軸上進行縮放,即可用不同尺度檢視您的專案排程。例如,放大時可以查看當週的待辦事項,而縮小則可以在會議簡報時概覽整個計劃。
  • 複選任務可以一次更動所有選取項目。
  • 使用排序變更整理時間軸的方式。例如,您可以按照任務狀態排序以聚焦查看存在風險的任務,或者按照指派對象排序以確認專案餘裕。

GIF 示範:利用時間軸的排序功能,按指派對象檢視任務

使用時間軸與行事曆檢視的時機

時間軸檢視與行事曆檢視可分別提供不同的深入解析,各有其適用的情況。它們都是專案檢視,因此您可以隨時在兩者之間切換。然而,以下是幾項值得考慮的要點:

考慮因素針對這些情況,應該採用時間軸檢視針對這些情況,應該採用行事曆檢視
期限您的專案有截止日期您的專案正在進行中
工作流程您的專案有相依性,且工作流程有特定的順序各任務彼此獨立
排程您想建立專案排程,並檢視其中的進度您想查看本週或本月的工作
受眾您想與高階主管、其他團隊、專案關係人分享專案資訊您想在「我的任務」中檢視自己的排程,或所屬團隊的整體排程

使用時間軸規劃工作的範例專案

時間軸搭配有期限的專案最為有效。點選以下的任何使用案例,即可取得 Asana 範本,並藉由幾個簡單的步驟立即開始使用。

在專案集中適合以時間軸檢視的計劃

  • 公司目的、目標與 OKR
  • 年度產品藍圖
  • 年度行銷活動行事曆

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