第一次使用甘特圖嗎?請從此處開始。

November 5th, 202000
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甘特圖標題圖片

甘特圖,您曾聽過這個詞。或許是在新專案啟動會議上有人不經意提起,或是您試著整理給客戶的資料時,隊友隨口請您建立一個甘特圖。問題是,您不確定甘特圖是什麼、長什麼樣子,也不知道用途。

甘特圖可以做得相當複雜,但要掌握其基本概念並不難。在此概論中,您可以快速、輕易地瞭解甘特圖的組成結構、應用於哪些情況,以及一些您現在就可開始使用的快速設定替代選項。

究竟何謂甘特圖?

專案管理經常使用的甘特圖,以水平條狀圖示意專案、計劃或工作的時間軸,是檢視專案排程、追蹤里程碑的絕佳視覺呈現方式,也能讓您對工作的時間軸有概念。甘特圖中的每一個長條呈現流程的一個步驟 (或專案的任務),長條的長度表示該步驟或任務需要花費的時間量。當您縮小查看整張圖片時,甘特圖可讓團隊綜覽需要完成的工作、負責的人員及相關時程。

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甘特圖沿革

最早的甘特圖版本是由 Karol Adamiecki 所發明,他在 1896 年將之稱為 harmonogram (諧波圖)。由於 Adamiecki 的成果是以俄文及波蘭文發表,因此很難遍及英語國家。1910 年,Henry Gantt (亨利甘特) 自行在美國推廣了類似的圖表,當時他設計該圖表來顯示工廠員工在某項任務花費的時間長度。此後,這兩個圖表系統就漸漸融合成我們今天所知道的現代版甘特圖。

原本用於追蹤工廠員工任務的甘特圖,接著變成廣受歡迎的專案時程追蹤工具。一開始時,甘特圖繪製在紙張上,也就是說,只要時程改變了,圖就得重畫。後來,專案經理使用紙片或紙塊來代表甘特圖的長條,這樣一來,就能視需要加以移動。

現代版甘特圖的重要功能

當今通行的現代版甘特圖,運行於智慧的線上軟體,可協助團隊精確指出相依性、排定工作時程,使專案按部就班進行。現代版甘特圖的部分重要功能包括:

即時檢視專案進度

大部分現代版甘特圖都是雲端式的專案管理軟體工具,可協助團隊規劃各種規模的專案。有別於紙張繪製的原始甘特圖,線上甘特圖可讓團隊掌控專案計劃,在需要時輕鬆進行調整。當您調整日期或移動里程碑時,甘特圖會自動反映這些變更,好讓您始終掌握最新的專案新訊。這樣一來,團隊更容易協作、取得更佳的成果。

開始及結束日期

對任務眾多、需要以圖表呈現的複雜專案而言,甘特圖是理想工具。水平甘特圖的每個「長條」各代表一個任務。因此,團隊可清楚瞭解哪些任務於何時發生、每個任務需要多少時間完成。

任務相依性

除了在甘特圖上以圖形呈現各任務的開始及結束日期外,視覺化的圖表使任務之間的相依性更易於相互對應。您可以在甘特圖軟體中繪製任務相依性。透過相依性,團隊成員可以輕鬆看出誰正在等候自己的工作,以便著手其任務。此外,若您基於某個原因而需要延宕工作,您也可以在發生相依性衝突前,就發現問題並調整相依性。

里程碑

里程碑是甘特圖專案的重要功能。有別於絕大部分的甘特圖任務 (顯示為橫跨一段時間的水平長條),里程碑是明確的時間點。在甘特圖中,里程碑代表專案時間軸中的檢查點及重要時刻。此外,也讓您一目了然地理解整個專案的關鍵日期。

閱讀:如何設定、達成並慶祝專案里程碑

使用甘特圖的優點

通常,人們會使用甘特圖將專案計劃可視化。不過這不僅是為工作內容建立可視化檢視的方式,對於特定工作類型而言也尤為實用。例如,若您有如下需求,甘特圖就會是一個不錯的選擇:

  • 以可視化方式繪製將專案計劃與時間軸。甘特圖非常適合用於展示即將進行的工作內容、工作時間、順序,還可協助您針對專案計劃與時間軸建立明晰度。

  • 組織複雜專案。無論是跨團隊計劃,或大型、宏遠的新專案,甘特圖都可充當指南針的角色。就像是一幅地圖,您可提前查看每一個步驟,瞭解團隊的下一步走向。

  • 協調多個專案關係人。通常多個隊友會同時進行專案的不同項目,透過甘特圖,您可以掌握某個時刻變動的所有項目,並瞭解何時該交棒給下一個人。

  • 評估時間軸及工作負荷。無論您是企業員工或任職政府部門,甘特圖都可讓您打從一開始就清楚瞭解需要多少時間及人力,從而據以配置資源並規劃截止日期。

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誰應該使用甘特圖?

對於需要在時間軸上查看專案的團隊而言,甘特圖是絕佳工具。最理想的情況,是將甘特圖應用於具有開始及結束日期的任務,這樣一來任務會在條狀圖上顯示為長條,而非分散的時刻點。例如,若您的團隊有以下計劃,甘特圖就很有幫助:

  • 行銷活動

  • 產品發佈

  • 工程流程改造

  • 公司召開媒體記者會

然而,並非所有專案都最適合透過甘特圖來追蹤。其他形式的視覺化專案管理工具 (如工作流程看板及行事曆),可能更適合您用來檢視資料。有鑑於此,專案管理工具是否能針對各專案提供多種檢視,就極為關鍵。若能做到這一點,您就能在甘特圖、工作流程看板、行事曆、待辦事項清單等不同風格的檢視間,根據您當下進行的專案來回切換。

閱讀:如何使用 Asana 清單、看板、行事曆及時間軸檢視。

製作實用甘特圖的 5 個步驟

最棒的甘特圖會以條狀圖追蹤專案時程,以便讓您查看確切的時間軸及進度。請確認您的甘特圖軟體具備明辨任務相依性的功能,且能精準指出專案的里程碑。

若您是製作甘特圖的新手,以下提供五個最重要的步驟供您參考:

1. 定義時間範圍

您的甘特圖應該呈現一個具開始及結束日期的專案。甘特圖若要在時間軸上呈現專案,那麼時間軸就會需要起始點及結束點。

例如,我們正在規劃產品發表。產品團隊於 8 月 1 日開始開發新產品,而我們期望在 9 月 30 日前完全生產完畢並且上市。那麼甘特圖的開始日期即為 8 月 1 日,並且至少持續至 9 月 30 日。

為什麼說「至少」?您可能會在 9 月 30 日後加上一些後續任務,例如傳送電子郵件提醒客戶產品已上市、繼續社交媒體內容的產出,以及後續處理媒體訪問。因此,即便「發表產品」的里程碑落在 9 月 30 日,專案卻很可能持續運作至 10 月中旬。

2. 新增具開始及結束日期的任務

當任務具有開始及結束日期,您才能在條狀圖上以視覺化呈現,甘特圖也才能發揮最大效果。若不加入開始日期,任務就會顯示為時刻點,這樣就很難具體地以視覺化呈現。

若繼續以產品發表的範例說明,我們還可能在甘特圖中加上這幾個任務:

  • 8 月 3 日 – 8 月 14 日:產品團隊舉行第一次雙週敏捷衝刺會議,開發第 v1 版產品。

  • 8 月 17 日 – 8 月 21 日:產品團隊檢討第 v1 版產品。

  • 8 月 24 日 – 9 月 4 日:產品團隊舉行第二次雙週衝刺會議,開發最終版產品。

  • 8 月 31 日 – 9 月 4 日:有鑑於產品幾近完成,產品行銷團隊開始準備產品發表的行銷計劃。

  • 9 月 7 日 – 9 月 11 日:產品行銷團隊與設計團隊合作準備用於發表的影像、動態圖及影片。

  • 9 月 10 日 – 9 月 16 日:內容團隊撰寫用於發表的部落格及網頁內容。

  • 9 月 14 日 – 9 月 18 日:社交媒體團隊準備要發佈的內容。

之後或許我們會想進一步拆分這些任務。例如:我們可能會想針對設計團隊正在製作的影片、影像及動態圖,分別建立任務。但截至目前為止,我們的甘特圖看起來會像這樣:

甘特圖基礎 - 附帶開始及結束日期的任務

在此檢視中,您還看到長條以顏色區分任務負責團隊:藍色是產品團隊、綠色是產品行銷團隊、紫色是設計團隊、粉紅色是內容團隊,而黃色是社交媒體團隊。在甘特圖中以顏色區分的功能非常重要,特別是當專案變得更複雜時,您可藉此掌握各團隊的職責。

3. 明辨相依性

在這麼大的一個專案中,自然會有一些任務必須等到其他任務完成才能開始。為了確保專案順利執行,且所有團隊均資訊同步,您可以在甘特圖中以視覺化的方式呈現各任務間的相依性。

在我們的範例中,第 v1 版產品檢討任務依存於第 v1 版產品衝刺會議,而第 v2 版產品衝刺會議依存於第 v1 版產品檢討。一旦繪製了任務間的相依性,整個產品團隊就能隨時掌握最新進展,瞭解自己能開始進行什麼工作。此外,設計、內容及社交媒體團隊在產品行銷團隊完成行銷計劃前,也無法開始他們的工作。以視覺化的方式繪製甘特圖,您可獲得以下優勢:

甘特圖基礎 - 明晰相依性

4. 里程碑詳解

與甘特圖中的大多數任務不同,里程碑是固定的時間點。將之視作檢查點,用以表示已完成的大量工作。它可以讓您的團隊瞭解需優先處理的事項,且在完成時作為慶賀的美好時刻。

閱讀:如何設定、達成並慶祝專案里程碑

若您正在進行產品發佈,可能會需要針對產品、行銷方案以及產品推出市場的完成時間設定里程碑。請確保您的甘特圖軟體擁有區分里程碑及其他任務的功能。概括而言,以下是其呈現出來的樣子:

甘特圖基礎 - 指明里程碑

5. 隨計劃變更修改工作內容

您可能留意到,在我們的時間軸中,我們原先非常樂觀地計劃著要在 9 月 18 日前完成發佈,但發佈需等到 9 月 30 日。實際情況中,事情並不總是如計劃進行。也許是產品團隊需要第三次較短的衝刺來最終確定產品,或是設計和內容團隊需要超過一週的時間才能建立其資產,社交媒體計劃也因此延後。

計劃總是無法避免改變,這也是甘特圖軟體必須適應您的需求的原因。需要有一種能夠讓您拖放任務、自動依據您的動作轉換相依性的工具。這樣,即使計劃變更,您還是可以始終保持進展順利。

甘特圖基礎 - 隨計劃變更修改工作內容

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如何使用甘特圖

當您將甘特圖用於各種專案和計劃時,透過具體範例幫助您理解甘特圖會很有幫助。以下是使用甘特圖的三種不同方法範例:

規劃大型行銷活動

大型行銷活動中需要大量協作與協調,此時容易發生無法追蹤所有變動事項的情況。甘特圖概述了一系列包含指派對象及任務所需時長的任務,簡化了這一流程。這樣,團隊不僅可以知道誰負責什麼工作,還可瞭解其工作對其他人或大型目標所產生的影響。

為客戶說明交付項目

若您在機構中工作,可使用甘特圖向客戶展示所有交付項目的時間軸,並依所需時長設定期望值。以此方式說明計劃,可讓客戶清楚瞭解交付項目的範圍,以及完成每一個項目所需的時長,他們不僅知曉您交付項目的時間,也知曉您何時會執行工作。

規劃產品發佈

對於產品發佈,您可以使用甘特圖,從構思到發佈及其他事項逐一說明整個計劃。使用甘特圖將這些內容可視化後,您可以在開始之前更輕鬆地指出衝突之處、看到各個步驟之間的相依性,並且對發佈前及發佈時的一切事項都能有清楚的概觀。

下載指南:運用 Asana 發佈產品的終極指南

甘特圖的優勢和不足

即使甘特圖效用非凡,但仍無法成為每一個專案的最佳檢視。若要更好地理解時間軸檢視是否適合您和您的專案,可以在建立之前先考慮以下優勢和不足之處。

使用甘特圖的好處

甘特圖是針對可視化專案管理的強大工具。使用甘特圖的其中一些好處包括:

獲得專案時間軸鳥瞰檢視

專案開始時,可藉助甘特圖概覽計劃發展方向,以及預期何時到達里程碑。隨後即可與專案關係人分享專案時間軸,更好地規劃您的人員配置和資源,瞭解何時需要完成何事,讓一切進展順利。

瞭解任務彼此依存的方式

為每個任務新增開始和結束日期,標記出相依性,即可可視化瞭解每一個工作片段如何互相影響。這有助於在開始前識別問題並修復相依性衝突之處。

改善團隊資源管理

為每一個工作片段新增一位所有者,有助於瞭解人、事、時,更好地管理每個人的工作負荷。由於所有內容都會按順序繪製,您可以看到是否有隊友或團隊在某一段時間裡的工作量過大,如有需要可重新指派或重新排定任務。

使用甘特圖的風險

甘特圖也有其不足之處。以下是人們常遇到的一些困難:

設定甘特圖非常耗時

甘特圖無法即時完成設定,尤其是當您使用了試算表,需要相當一段時間才能以甘特圖檢視完成您的工作設定。即使您使用了範本,還是必須做些調整,使其適應您的團隊特定需求。

在規劃專案之處原地進行管理會有些困難

傳統甘特圖在專案規劃階段中發揮出極大作用。但是當您完成工作規劃後,往往會轉移到其他工具或平台上進行每日活動管理,致使難以得知團隊單一事實來源所在。

新增更多詳細資料會變得混亂

無論是里程碑、檔案中的細微步驟,還是針對「開啟重定目標活動」確切涵義的解釋,新增這類有用的詳細資料到專案計劃甘特圖中,可能會將易於檢視的概觀圖,變得徹底混亂。

傳統甘特圖的替代方案

幸運的是,還有可以替代甘特圖的方案,讓您可以鳥瞰所有工作融合的情況,而沒有以試算表為基礎的傳統甘特圖的常見限制。

更好的計劃組建工具

甘特圖基礎 - 更好的組建計劃工具

像 Asana 這樣的工作專案管理工具可以協助您在規劃工作的同一處地方管理、協調並新增詳細資料,設定所有事項的同時,仍然可以節省時間。

閱讀:工作管理介紹

例如,您可以使用 Asana 的時間軸設定您的專案計劃,這是一種可以讓您說明所有工作融合情況的甘特圖式檢視。時間軸顯示了每一個步驟的執行時間、所需時長以及責任人。和甘特圖不同的是,時間軸可以輕鬆設定、維護,還可以讓您的團隊在您規劃工作的地方進行協作。

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其他可視化專案管理類型

甘特圖基礎 - 其他可視化專案管理類型

依據您需要管理的工作類型,除了在時間軸中將專案計劃可視化,還可以改為使用更輕巧、便捷的行事曆或工作流程看板進行設定。藉助 Asana,您還可以在多種專案檢視之間來回切換。可在時間軸、清單、看板或行事曆檢視中檢視任一專案,這樣,您的團隊就能以他們偏好的方式查看工作了。您可以在 Premium 版免費試用中測試這些檢視方式。

閱讀:讓專案計劃可視化的 3 個方法:時間軸、行事曆和看板

如同行家出手,規劃專案

無論您是選擇使用甘特圖還是類似的替代方案,對於每一個團隊而言,不管您是不是專案經理,讓專案計劃可視化都是關鍵的一步。它可以讓您展示工作片段的融合情況、與團隊分享,還可以依據工作進度調整計劃,讓一切事項進展順利。

制定專案計劃,見證 Asana 如何將各個部分加以彙整。

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