甘特圖入門知識:繪制專案的完整指南

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJanuary 31st, 2022
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甘特圖標題圖片
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摘要

甘特圖是一種水平長條圖,用以說明專案在其生命週期間的排程、相關任務或活動。瞭解甘特圖可以如何幫助您規劃任務並使交付項目順利進行。

您也許曾在工作空間或專案啟動會議中聽過甘特圖一詞。問題是,您不太確定何謂甘特圖、它如何有助於專案管理,或者該如何建立之。 

甘特圖可以做得相當複雜,但要掌握其基本概念並不難。在我們的指南中,您將會清楚瞭解甘特圖的組成結構、該在何時使用,以及有關建立甘特圖的技巧等。

什麼是甘特圖?

甘特圖是一種水平長條圖,用以說明專案的時間軸和任務。它能為您的團隊提供有關專案排程、將至里程碑和整體專案時間軸的視覺概覽。

甘特圖中的每一個水平長條都代表一個任務,長條的長度則代表該步驟或任務所需的時間。當您將甘特圖縮小以查看全貌時,它能提供專案經理和團隊一份概覽,顯示需要完成的工作有哪些、由誰負責以及何時進行。

甘特圖通常包含以下組成部份:

  • 任務日期與持續時間

  • 任務

  • 任務所有者

  • 里程碑

大多數甘特圖還能提供額外的情境資訊,說明專案任務相互連結的情形、指派對象是誰,以及有哪些將至的重要期限和里程碑。使用動態的甘特圖,隊友可迅速掌握他們負責的工作有哪些,並瞭解這些工作對專案整體的影響為何。

[時間軸檢視] 甘特圖專案,帶有相依性及截止日期的 Asana 時間軸檢視
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甘特圖的關鍵路徑

在建立甘特圖時,瞭解關鍵路徑所扮演的角色十分重要。關鍵路徑是一種降低專案延遲風險的方法,有助於防止個別任務導致後續任務延遲,從而延宕整個專案並可能錯過期限。

您可以使用甘特圖判斷有哪些任務是您必須完成,方能使整個專案獲致成功且準時完成,這就是關鍵路徑。

甘特圖歷史沿革

最早的甘特圖版本是由 Karol Adamiecki 在 1896 年所發明,他稱之為 harmonogram (諧波圖)。由於 Adamiecki 的成果是以俄文及波蘭文發表,因此很難遍及英語國家。1910 年,Henry Gantt (亨利甘特) 自行在美國推廣了類似的圖表,當時他設計該圖表來顯示工廠員工在某項任務上花費的時間長度。此後,這兩個圖表系統就漸漸融合成我們今天所知道的現代版甘特圖。

甘特圖原本用於追蹤工廠工人的任務,後來成為廣受歡迎的專案排程追蹤工具。起初,甘特圖是畫在紙上的,故只要排程改變了,圖就得重畫。後來,專案經理使用紙片或塊狀物來代表甘特圖的長條,這樣便可視需要加以移動。

甘特圖有哪些用途?

雖然您可以將甘特圖用於各種專案和計劃,但瞭解甘特圖的常見用途和其背後的原因會很有幫助:

  • 組建和管理複雜的專案:專案的規模愈大,就有愈多任務需要管理。甘特圖可協助專案經理輕鬆將專案可視化,並將其拆分為較小的任務。

  • 監控任務相依性:專案發生延遲是常有的事。甘特圖可幫助專案經理自動化任務相依性,這麼做可確保下一個階段或任務會等到前面的工作完成才開始。   

  • 掌握專案進度:甘特圖可供您監控進度和里程碑,讓您按需要輕鬆調整專案計劃。 

何時該使用甘特圖

以下是三種常見的甘特圖使用方式。

1. 規劃行銷活動

大型行銷活動需要大量協作與協調,此時容易發生無法追蹤所有變動事項的情況。甘特圖概述了一系列任務及其指派對象和所需時長,從而簡化此流程。這麼一來,團隊不僅可以知道誰負責什麼工作,還可瞭解自己的工作對其他人或大型目標所產生的影響。

2. 為客戶說明交付項目

甘特圖可幫助您向客戶展示所有交付項目的時間軸,並依據所需時長設定期望值。透過此方式說明計劃,可讓客戶清楚瞭解交付項目的範圍,以及完成每一個項目所需的時長,這樣他們不僅能知曉您交付項目的時間,也知曉您何時會執行工作。

3. 規劃產品發佈

對於產品發佈,您可以使用甘特圖,從構思到發佈及其他事項逐一說明整個計劃。使用甘特圖將這些內容可視化後,您可以在開始之前更輕鬆地指出衝突之處、看到各個步驟之間的相依性,並且對發佈前及發佈時的一切事項都能有清楚的概觀。

如何製作甘特圖

雖然每個甘特圖看起來都不盡相同,但無論您使用什麼軟體,都需要採取一些基本步驟才能起步。

1. 定義時間範圍

您的甘特圖應該呈現一個具開始及結束日期的專案。甘特圖若要在時間軸上呈現專案,那麼時間軸就會需要起始點及結束點。

提示:雖然所有專案都應具有明確的結束點,但您可能會在專案結束後與客戶進行一些額外的後續任務,故您需要為這些項目新增日期。

2. 新增具開始及結束日期的任務

在較宏觀的專案時間軸中,當任務具有明確的開始及結束日期,才能使用長條圖輕鬆將其可視化,甘特圖也才能發揮最大效用。若沒有添加開始日期,任務便會顯示為時刻點,這樣便很難在整個時間軸中以視覺化的方式具體呈現之。

提示:設定明確的開始和結束日期也可幫助您的團隊輕鬆瞭解何時應該開始執行任務。這樣一來,他們便不會不曉得某個大型專案明天就到期。

3. 明辨相依性

在大型專案中,有些任務自然必須等待其他任務先完成才能開始進行。為了使專案進展順利,並讓每個團隊都達致資訊同步,您可以在甘特圖中將任務之間的相依性可視化。

在以下的範例中,能否發佈產品的部落格貼文會取決於該篇貼文的審閱工作,而審閱工作又依賴於該篇貼文的撰寫工作。同樣地,團隊必須先編寫完電子郵件,才能發佈電子郵件宣傳活動。將這些任務之間的相依性繪製出來,可幫助接下來的團隊掌握他們在其專案階段中可以開始進行的工作。

甘特圖產品行銷發佈

4. 里程碑詳解

里程碑不同於甘特圖中大多數的任務,它是固定的時間點。請將里程碑視作檢查點,用以標示已完成的大量工作。它可以讓您的團隊瞭解需要優先處理的事項有哪些,並可在工作完成時作為慶賀的美好時刻。

提示:里程碑通常發生在專案階段結束時,但沒有一種單一方式可為您的團隊建立里程碑,尤其是因為每個團隊和專案看起來都不同。里程碑的範例可能如下所示:

  • 會議

  • 專案核准

  • 任務起始點

  • 階段中點查核

  • 階段完成點

5. 隨計劃變更修改工作內容

計劃的改變總是無可避免,這也是為什麼甘特圖軟體必須能夠配合您的需求。需要有一種能讓您輕鬆拖放任務、自動依據動作轉換相依性的工具。這樣,即使計劃發生變更,您仍然可以持續保持專案進展順利。

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甘特圖的優勢和不足

雖然甘特圖很有幫助,但並不一定適合每個專案。為了更加瞭解甘特圖 (相較於時間軸) 是否適合您和您的專案,請在開始建立甘特圖之前考慮以下幾點。

優點

  • 取得專案時間軸的鳥瞰檢視:甘特圖是您專案的藍圖。這個工具可幫助您追蹤各項里程碑應於何時達成,以及您達成里程碑的進度是否正常。由於甘特圖提供的是鳥瞰檢視,它是一個非常有用的工具,可向高階管理層或客戶展示以進行快速概覽。

  • 查看任務彼此連結的情形:透過添加每項任務的開始和完成日期並繪製相依性,您可將每項工作對另一項工作的影響可視化。這麼做有助於您在開始之前識別問題並解決相依性衝突。

  • 改善團隊的資源管理為每項工作添加所有者可以幫助您瞭解誰正在進行什麼工作、何時進行,以便更好地管理個別成員的工作負荷。由於所有內容都是依序繪製的,故您能夠查看個別隊友或團隊一次是否有太多事情要做,然後根據需要將任務重新指派或排程。

缺點

  • 設置更加耗時:制定甘特圖非常耗時,尤其當您使用的是 Microsoft Excel 試算表時更是如此。即便您使用了範本,仍可能需要進行調整和自訂,才能符合您團隊的特定需求。

  • 難以在您進行計劃處管理專案:傳統甘特圖在專案的規劃階段最有用。規劃好工作後,您可能需要使用不同的工具或平台來管理日常活動,這導致您很難知道團隊的單一事實來源在哪裡。

  • 添加更多增細節會導致混亂:在甘特圖上添加專案截止期限和協作者的情境資訊,可能會讓其從一份易於檢視的圖表變成讓人不知所措、雜亂無章的圖表。

傳統甘特圖的替代方案

幸運的是,還有可以替代甘特圖的方案,讓您可以鳥瞰所有工作的組織情況,而沒有以試算表為基礎的傳統甘特圖的常見限制。

更好的計劃組建工具

甘特圖基礎 - 更好的組建計劃工具

像 Asana 這樣的工作專案管理工具可以協助您在規劃工作的同一處地方管理、協調並新增詳細資料,設定所有事項的同時,仍然可以節省時間。

閱讀:工作管理介紹

例如,您可以使用 Asana 的時間軸設定您的專案計劃,這是一種可以讓您說明所有工作融合情況的甘特圖式檢視。時間軸顯示了每一個步驟的執行時間、所需時長以及責任人。和甘特圖不同的是,時間軸可以輕鬆設定、維護,還可以讓您的團隊在您規劃工作的地方進行協作。

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其他可視化專案管理類型

甘特圖基礎 - 其他可視化專案管理類型

依據您需要管理的工作類型,除了在時間軸中將專案計劃可視化,還可以改為使用更輕巧、便捷的行事曆或工作流程看板進行設定。藉助 Asana,您還可以在多種專案檢視之間來回切換。可在時間軸、清單、看板或行事曆檢視中檢視任一專案,這樣,您的團隊就能以他們偏好的方式查看工作了。您可以在 Premium 版免費試用中測試這些檢視方式。

閱讀:讓專案計劃可視化的 3 個方法:時間軸、行事曆和看板

使用 Asana,如行家一般規劃專案

無論您是選擇使用甘特圖還是類似的替代方案,對於每一個團隊而言,不管您是不是專案經理,讓專案計劃可視化都是關鍵的一步。它可以讓您展示工作片段的融合情況、與團隊分享,還可以依據工作進度調整計劃,讓一切事項進展順利。

制定專案計劃,見證 Asana 如何將各個部分加以彙整。

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