工作管理介紹

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJune 2nd, 2020
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幾年前在 Viessmann,Martin Viessmann 教授和他的兒子 (現為共同執行長) Max,意識到將供暖和製冷系統公司帶入智慧設備和物聯網時代的重要性。除了引入產品創新以外,他還希望改進公司內部營運方式,將 Viessmann 的業務和營運團隊帶入他所說的「有效協作時代」。

Viessmann 家族認為應該擁抱科技,是有其道理的。Viessmann 是一家擁有百年歷史的公司,對於 Martin 和 Max 而言,組織需要不斷對其產品和工作場所進行現代化改造,以延續其數十年的繁榮。

此時就是 Viessmann 的智慧辦公室和協作經理 Alexander Pöllmann 的用武之地。他的任務是在 Viessmann 中規劃和實施「未來工作場所」,並且迎接「有效協作時代」的到來。此舉使這家擁有百年歷史的公司得以進入超現代、先進設備的世界。

Alex 著手引入新科技前,曾花了不少時間去更好地理解組織的需求。

他發現了什麼?員工需要一個工具,讓其可以在日益分散各地的公司中輕鬆連結、協作、完成更多事務。隨著 Viessmann 幾十年來的成長,許多人會在不同的國家和時區工作,導致協作變得複雜,沒有一個單一事實來源可供每個人去管理跨團隊工作時,尤其如是。

Alex 的目標是要確保 Viessmann 員工的協作方式在整個組織範圍內順利完成數位化轉型,這種轉型比單一專案或團隊更龐大。此次數位化轉型中,一處關鍵環節就是實施工作管理平台

下載電子書:工作管理是什麼,您的團隊又為什麼需要它

工作管理對比專案管理

什麼是工作管理?雖然人們有時候會將工作管理與專案管理混為一談,但這兩者是不一樣的。兩者固然有相關之處,但本質上是不同的。

深入探索兩者的不同之處前,首先來定義何謂工作管理。Asana 對此的理解是:

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工作管理是一套系統化的方法,用於協調組織的工作流程,如專案、進行中的流程或日常任務,以便提供團隊實現目標所需的明晰度。其重點在於協調組織中各個層級的人員與工作,確保每個人都能得到完成最重要工作所需的資訊。”

換言之,工作管理是一套廣泛的系統,也是一種完成專案、規劃和流程等工作的方式。因此,專案規劃或管理即工作管理的一部分,但並非等同。簡而言之:專案管理著眼於樹木,而工作管理則著眼於整個森林。

閱讀:工作管理與專案管理:兩者差異為何?

如何藉由工作管理讓專案協調更輕鬆

工作管理的概念越來越受觀迎,且對大多數人來說很有意義,至少理論上如此。不過,實際上,工作管理是什麼樣的,又是如何讓團隊專案協調的壓力更小、更清晰?

如 Viessmann 的範例中所強調的,無論是在辦公室還是在遠距或分散式團隊中,工作管理平台都為團隊提供了可以輕鬆協調的方式。一起來深入瞭解它的真面目。

協作中的工作管理層級情境,即您與團隊的工作內容方式位置。您可能已經猜到,在許多人工作時使用的工具中,情境與協作的結合並非自然而然的,在遠距的環境中尤其如此。您需要深入思考您的技術堆疊以及它要如何無縫接軌地彌合這一差距。技術堆疊的這三個層級可協助您更自然地結合情境與協調:

  • 溝通:您可能已經使用了幾個溝通工具,例如 Zoom、Slack 和電子郵件。現在,您的團隊需要在這些工具中找到適當的溝通平衡,需要決定應該使用哪一種工具進行哪一種類型的溝通。

  • 內容:內容資料庫是您儲存所有資訊和文件的地方。 Dropbox、Google Drive 或 OneDrive 等平台是您用來儲存和分享工作內容的安全保存庫。

  • 協調:工作管理平台與您的溝通工具和內容資料庫同等重要,如果沒有像 Asana 這樣的工作管理平台,團隊就很難有效地進行協作和協調。最後一個層級就是建立人、事、時等事項的明晰度,並且為您的團隊所進行的工作提供情境,作為單一事實來源。

以工作管理平台為您的技術堆疊增加協調層級與單一事實來源,對於成功的團隊而言必不可少,它可提供一套即時系統,每個人都可在一處地方進行查看、討論,並且依據團隊優先順序執行工作。

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以前,團隊可以使用任何自己喜歡的工具來規劃工作,但這樣導致協作和溝通變得很困難,造成了孤島的狀況。因此現在,我們需要集中於一個工具上。”
Earlybird Venture Capital 財務與投資者關係總監 Moritz Schollähn

藉由工作管理簡化流程並節省時間

您的團隊或組織設定工作管理解決方案後,您還可以開始簡化流程,節省團隊的時間和精力。

閱讀:我們的工作方式行不通:瞭解如何提升生產力

您可能不一定意識到,我們所做的諸多工作都會涉及持續或重複的流程。當您清楚掌握團隊需要完成的工作及人、事、時後,一個可以節省時間並且有效制定計劃的好方法,就是知道有哪些邊角可以削減。透過能夠範本化或自動化的可重複流程,團隊得以更高效、更有效地行動,進而實現您的目標。

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對於大型可編輯專案,我們每次都會遵循相同的步驟,因此我們為其建立了一個專案範本。此舉在規劃階段中為團隊節省了大量精力。”
美國化學學會 (American Chemical Society) C&EN 雜誌營運總監 Kim Bryson

工作管理系統即您的單一事實來源

「我非常支持擁有一個單一事實來源,」Asana 大使 Jerod Hillard 表示,「對我的團隊來說,答案就是 Asana。從 Asana 內部,我們得以提供各種必不可少的情境脈絡,然後將人們重新導向到我們的雲端儲存平台、財務工具或 Asana 其他領域內的補充文件。」

如同 Viessmann 所需要那樣,無論您是在辦公室工作還是在分散式環境中工作,這種明晰度都可讓您與團隊充滿信心,讓每個人都能為共同目標持續前進。

個人和團隊都需要瞭解其工作內容對於全公司的優先事項的作用,確保他們有賦權感、參與感以及與最重要工作之間的連結感。工作管理可為團隊提供明晰度,讓他們有信心在最重要的工作中勇往直前,不必再猜測或碰上無形的障礙。

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