什麼是專案管理中的交付項目?

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJanuary 4th, 2021
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什麼是專案交付項目 - 標題圖片
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每項專案都有其目標。不論是要對網站進行更新或是建造下一座艾菲爾鐵塔,您和您的團隊都正朝著某個目標努力。執行成功專案的最終意義在於能夠在專案時間軸結束時展現成果,不論成果是有形的 (例如新產品或電子書) 或是無形的 (例如降低客戶流失率或提高淨推薦值分數)。

您正在努力去做的「那個東西」就是一個交付項目。瞭解您的交付項目為何並與您的團隊及專案關係人就其進行明確溝通,可助您實現您的專案目標。我們將在本文中介紹判別、設定以及達成專案交付項目所需的一切知識。

什麼是專案交付項目?

專案交付項目是您期望在專案結束時取得的成果。它可以是新產品、行銷活動、功能更新、銷售平台、較低的客戶流失率或較高的淨推薦值 (NPS) 分數等任何內容。您的專案可以擁有一個或多個交付項目,但清楚地確認工作目標有助於您的團隊調整任務並確定其優先層級,以便他們完成最重要的工作。

如果您是專案管理新手,您可能聽過其他一些類似專案交付項目的術語。 以下是它們的詳細內容:

交付項目與專案目標

您的專案目標將幫助您設定專案交付項目,但專案目標比專案交付項目來得更廣泛。在定義專案目標時,您同時也是在記錄您期望從這些交付項目中獲得的好處和成果,特別是因為它們與您專案目標及業務目標的宏大計劃有關。

專案目標範例:引進 SSO 和雙因素驗證以提升公司安全性。

交付項目範例:引導全公司使用新的 SSO 服務。

閱讀:如何撰寫高效的專案目標 (附帶範例)

交付項目與專案里程碑

里程碑是您在專案過程中預期達到的檢查點。它們代表了重大工作的完成,只不過這些工作是在專案進行的過程中完成,而非專案結束時。請將專案里程碑視為幫助您達成專案交付項目的基石。

交付項目範例:在付費社交媒體、YouTube 廣告和印刷品中推出新的品牌行銷活動。

專案里程碑範例:僱用外部機構進行創意製作。

閱讀:如何設定、達成並慶祝專案里程碑

兩種類型的交付項目

為了達成專案交付項目,您需要知道您正在努力實現的是何種類型的交付項目。這將會影響您在專案結束後對交付項目進行編排和實際交接的方式。交付項目的類型有兩種,而您所進行的專案類型將會決定您的交付項目是屬於哪種類型。

外部交付項目

當您聽到「專案交付項目」時,您想到的可能是外部交付項目。外部交付項目是您為客戶所建立的任何東西,例如產品或新功能、社交媒體或行銷活動,或者是銷售平台。外部的交付項目能幫助您贏得或維持您的顧客群。

內部交付項目

顧名思義,內部交付項目對您的公司有益,但可能不會直接影響您的客戶。這類的交付項目包括了公司培訓課程或季度預算報告等。如果您專案的終端使用者是您的公司,那麼您正在進行的很有可能就是內部交付項目。

管理並追蹤專案交付項目的 5 個秘訣

1. 明確定義您的交付項目

在您能夠實現專案交付項目之前,您首先需要瞭解它們是什麼。請儘量在建立專案計劃和定義專案目標時一併建立您的專案交付項目。這麼做可以讓團隊從專案一開始便清楚知道工作的方向,並提供他們達成目標所需的明確路線圖。

若要定義您的專案交付項目,請先問問自己以下幾個問題:

  • 此專案欲實現的成果是什麼?

  • 此專案的「成功」會是什麼樣子?

  • 我們所進行的是內部或外部的交付項目?

  • 我們想要交付給外部客戶或內部團隊的最終成果是什麼?

2. 與關鍵的專案關係人分享您的交付項目

如果沒有事先獲得專案關係人的支持,瞭解您的專案交付項目也是無濟於事。請務必頻繁且有效地向重要的專案關係人展示交付項目,以便所有人都達成資訊同步。如果您還沒有與他們分享專案計劃,請立即分享之,好讓他們能夠取得最重要的專案資訊。

3. 使用可視化的專案管理工具協調工作

為達成您的專案交付項目,您需要有效地追蹤團隊的工作,方能準確知道誰在什麼時候做什麼工作,以及期限為何。為了做到這點,您需要一個集中事實來源。專案管理軟體可以幫助您的團隊追蹤和執行工作,以便取得對人、事、時的清楚掌握。這麼一來,您便可以即時分享專案目標和追蹤團隊正在進行的工作。

可視化的專案管理主要有三種類型:

  • 工作流程看板可以幫助您可視化在各個階段中移動的工作。在工作流程看板中,工作顯示於按欄組織的專案看板中。個別任務會以顯示卡的形式展示於看板上,它們會在各欄之間移動,直到任務完成為止。使用工作流程看板時,您可以根據各項任務在看板中的位置迅速瞭解專案交付項目的進展情形。

  • 要在時間軸中檢視您的專案,可使用甘特圖。甘特圖是一種類似於長條圖的檢視,長條圖中的每一個水平長條都代表一項任務。這麼一來,您不僅可以看見到期的任務,還可以看出任務需要多少時間才能完成。請利用甘特圖追蹤產品發佈或活動策劃等複雜的流程。甘特圖軟體通常也能讓您更有效地將專案里程碑可視化。有了甘特圖,您便可以準確追蹤您在專案時間軸中的位置,並瞭解交付項目的進展。

  • 要在一個集中式的檢視中查看整個月的工作安排,可使用專案行事曆。顧名思義,專案行事曆的外觀如同傳統的行事曆,您可以輕鬆將任務拖放至正確的截止日期。專案行事曆很適合用以追蹤每月的工作產出,類似於編輯行事曆或社交媒體的內容行事曆。這種類型的可視化專案管理能幫助您確實完成所有重要的每日任務,以便在專案時間軸結束時實現您的交付項目。

觀看:四種 Asana 專案檢視

4. 使用狀態報告讓團隊掌握最新情況

專案狀態報告是一種帶有高階資訊的即時更新,用以顯示專案交付項目的進展情形。這樣,您便可以與團隊保持同步,確定您是否能夠準時完成交付項目。若您無法準時完成,可以先行一步進行修正,而不是到了專案時間軸的尾聲才手忙腳亂地完成您的交付項目。

在 Asana,我們推薦每週或每兩週寄送報告給您的團隊,好讓他們在專案目標和交付項目上保持同步。專案狀態報告也非常適合用來與未關注專案日常工作的專案關係人分享專案的整體情況。

閱讀:如何撰寫高效的專案狀態報告

分享專案狀態更新的最佳方式,是在您追蹤工作的相同地方進行。請不要花時間手動收集來自各種來源的資料,而是使用一個具有報告和狀態功能的工作管理工具,這樣您只需按幾個按鈕便可以即時掌握工作狀態。

5. 專案完成後衡量其成功程度

希望您已經完成所有的專案交付項目了。但即使您做到了,還是需要收集指標並評估整個專案的成功度。您是否完成了交付項目,但超出了專案排程?您是否在節省時間和資源的情況下輕鬆完成了專案項目?如果您進行的是外部交付項目,外部的專案關係人反應如何?請花一點時間向您的團隊進行匯報,以便您在下次建立及管理專案交付項目時將這次的經驗教訓融入其中。

在編寫您自己的專案交付項目前,請先查看以下這些範例

您所建立的交付項目將會取決於您的專案目標和專案計劃。您的交付項目應該符合您的專案範疇,換句話說,請不要設定無法在專案時間軸內完成、或您所擁有的資源無法支持的交付項目。編寫合適的專案交付項目可以幫助您建立成功的專案並實現目標。以下是一些常見的專案及其切實可行的交付項目。

行銷宣傳計劃

[清單檢視] Asana 中的行銷宣傳規劃專案,附帶專案交付項目的試算表式檢視
  • 交付項目類型:外部交付項目

  • 外部交付項目範例:一部長 60 秒、適合在 YouTube 發表的實況影片。

免費的行銷活動管理範本

銷售計劃

[清單檢視] Asana 中的銷售策劃專案,附帶專案交付項目的試算表式檢視
  • 交付項目類型:內部交付項目

  • 內部交付項目範例:紮實的銷售及營運規劃,詳細說明 2022 財務年度的集客式與推播式銷售策略、收入目標、目標客戶和銷售工具。

免費的銷售計劃範本

可用性測試計劃

[清單檢視] Asana 中的可用性測試專案,附帶專案交付項目的試算表式檢視
  • 交付項目類型:外部交付項目

  • 外部交付項目範例:在 8 月 4 日完成至少有 20 名參與者的可用性測試會議。

免費的可用性測試範本

產品行銷發佈

[清單檢視] Asana 中的產品行銷發佈專案,附帶專案交付項目的試算表式檢視
  • 交付項目類型:外部交付項目

  • 外部交付項目範例:透過社交媒體、網頁以及 PR 推廣新的產品功能。

免費的產品發佈範本

公司活動策劃

[清單檢視] Asana 中的公司活動策劃專案,附帶專案交付項目的試算表式檢視
  • 交付項目類型:內部交付項目

  • 內部交付項目範例:於 12 月 18 日舉行公司的線上節日派對。

免費的活動策劃範本

Deputy 如何藉由 Asana 改善公司資訊同步

Deputy 讓員工能夠輕鬆建立值勤名單並追蹤工作時數,使雇主的員工規劃變得更加簡單。員工還可以使用應用程式記錄工作時數和換班,從而從中受益。從中小型到大型企業,各種規模的組織都在使用 Deputy,包括 Amazon、Aesop、Nike、Messina 和 Reliant Healthcare。

即便在最好的情況下,大規模的科技管理也很棘手,但如果工作缺乏標準化,一切就會變得一團混亂。先前,Deputy 的團隊使用不同的工作管理工具,導致了資訊孤島、溝通不良和資料遺失。這些效率低落的情形降低了整個公司的專案和交付項目的透明度。

Deputy 對此問題的解法,就是整合他們所有的員工管理工具。全公司只使用一個工具,使協作更加容易,並提高企業整體的透明度。Deputy 選擇了 Asana,因為它滿足了公司的需求,並且提供最佳的使用者體驗。

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能把所有資料放在同一處讓人很放心。有了 Asana,我們能更輕易確保每一個人都朝同樣的方向前進。”
Deputy 全球 IT 部門負責人 Joseph Fuller

Asana 目前為 Deputy 全公司的各部門所採用:

  • 行銷部門使用 Asana 表單接收請求並在平台上管理所有宣傳活動。這使得團隊中的協作變得更加輕鬆。

  • 客戶支援部門負責追蹤 Deputy 說明中心的文章開發,確保全面涵蓋所有主題。

  • 客戶成功部門在 Asana 中管理客戶部署,使時間軸和職責清楚明確。

  • 財務及其他公司團隊仰賴 Asana 平台來管理月末結帳等重複性工作及大型專案。

  • 專案管理處 (PMO) 負責追蹤合規性和辦公室遷移等大型專案。Asana 任務確保不會遺漏任何細節。

  • 企業工程部門在 Asana 中規劃其季度和月度衝刺以及管理專案,例如為客戶支援團隊部署 Zendesk。

整體而言,Asana 建立的單一事實來源能使公司上下正進行的工作清晰可見,並確保每個部門都有一致的前進方向。提升專案和交付項目的可視度也提高了信任度,這在當今有 59% 的員工異步工作的遠端工作環境中格外重要。

有了 Asana,團隊成員可以即時且輕鬆地看見每個人在做什麼,以及他們期望何時完成那些交付項目。工作完成後,員工無需寄送電子郵件,他們唯一需要做的就是將該交付項目標記為完成,以便通知適當的人員。這有助於提高整個組織的效率,因為職責、交付項目和期限都很明確。

若想深入瞭解 Deputy 團隊如何在全公司使用 Asana,請閱讀完整的案例研究

每次都能達成您的專案交付項目

達成想要實現的目標會帶來很棒的感覺,完成您的專案交付項目也不例外。追根結底,達成專案交付項目的重點在於設定並溝通明確的目標,然後在專案的過程中持續追蹤那些目標。若想賦予您的團隊更多工作上的明晰度和可視度,請嘗試使用工作管理工具。

Asana 是一個用以幫助團隊維持同步、按時完成工作並實現目標的工作管理工具。深入瞭解 Asana

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