如何建立及管理專案行事曆，為團隊奠定成功的基礎

您的工作日是否有時候會讓您感覺如同身處毫無秩序可言的荒野西部？有幾種跡象：工作彼此孤立且並不協調。專案的各個部分毫無關聯，且經常錯失截止時間。您對團隊的工作負荷情況幾乎一無所知，且由於溝通不暢而導致工作重複。但好消息是，這諸般問題都可以透過使用專案行事曆來解決。

首先，請您放心，您不是唯一遇到這方面問題的人。2019 年 Pulse of the Profession 問卷調查的資料顯示，由於績效不佳，各組織去年在專案支出方面浪費了近 12% 的投入。專案管理可協助您重回正軌，將混亂變為秩序。

更棒的是，您可以透過合併專案行事曆，駕馭您瘋狂的工作日，這是專案管理流程中必不可少的一環，可以減少時間與資源的浪費。無論您是為內容流程、活動藍圖還是產品發佈整合您的各個部分，當您掌握專案中已經進行和即將來臨的事務時，都會有一種彷彿自己就是鎮上警長的感覺。

什麼是專案行事曆？

專案行事曆收集您工作中的各個部分，並且將其置於一處集中式、可視化的地方，供整個團隊存取使用。專案行事曆可為您提供整個專案排程的鳥瞰式檢視，這樣您就可以查看各個部分的截止時間。同時，它還可協助普通僱員提前規劃並針對其最重要的專案組織工作。有了這一份可靠的專案規劃行事曆，您就可以隨時瞭解最新情況，確切掌握您今天、下周和之後的工作。而且由於您的團隊也可以存取，因此每個人都能夠輕鬆查看現在需要完成以及即將完成的工作。

專案行事曆的類型

提到專案行事曆時，您腦海中首先浮現的是什麼？是否想到了形式很像行事曆的 Excel 試算表？是否想到了像 Google Calendar 一樣的行事曆管理系統？還是跳脫了這個框架，想像到了專案管理工具中的行事曆。

組建專案行事曆的方式多樣，而作為專案經理 (即便這不是您的正式職位)，您的任務之一就是找到適合您團隊的系統。此處快速提要三種建立專案行事曆主要方式的優點和缺點：

在 Excel 中建立專案行事曆的優點和缺點

在 Excel 中建立專案行事曆，可能是最為傳統的方式。在這種試算表式的專案行事曆中，您會修改 Excel 的列與欄，使其看起來像是傳統的月度行事曆。

優點：

• 您的團隊可能已經可以存取這個工具，也知道使用方法。

• Excel 提供專案行事曆範本，這樣您就不用從頭做起。

• 您可以依據需新增至專案行事曆的資訊量，展開和收闔儲存格。

缺點：

• 由於 Excel 並非專為用作專案行事曆而設計，因此難以使用這款工具擷取和追蹤可行動的工作內容。

• 難以納入詳細資料、檔案和其他團隊可能需要使用的補充工作內容。

• 在 Excel 中建立專案行事曆後，難以重新調整或修改您的可視化顯示方式。

在 Google Calendar 中組建專案行事曆的優點和缺點

另一種組建專案行事曆的方式，就是在您團隊的行事曆管理系統中進行，例如 Google Calendar。在這一類型的專案行事曆中，您會使用行事曆活動來表示將至的工作內容。

優點：

• 您的團隊可能已經可以存取這個工具，也知道使用方法。

• 由於大多數行事曆管理系統都能夠一次顯示多個行事曆，因此您可以同時檢視您的個人行事曆與公司工作活動行事曆。

• 行事曆活動一般會包含標題和描述，因此您可以使用活動標題來表示任務標題，並且在活動描述中新增其他情境脈絡。

缺點：

• 類似 Google Calendar 的行事曆管理系統的設計目的在於顯示活動，而非任務和交付項目。

• 一天當中有多個任務「活動」時，會迅速演變為不勝負荷的情況。

• 試圖在用於會議的工具中同時檢視將至的任務，可能會產生混亂和無序感。

將專案管理工具用於專案行事曆的優點和缺點

專案管理工具可提供強大的功能，協助您與團隊協調和執行您最宏大的專案。藉助專案管理工具，團隊可以多種方式將專案可視化，例如行事曆、工作流程看板以及時間軸。

優點：

• 專案管理工具可提供放大的方式，用以檢視專案中的所有任務，但您也可以藉由點選每個任務，取得更多詳細資料、情境和相關附件。

• 您可以輕鬆整合您的專案行事曆與您最喜愛的業務工具，這樣團隊就可以在一處地方獲得完成工作所需的檔案和情境。

• 在專案管理工具中，您可以切換多種檢視方式來檢視同一種專案資訊，例如專案行事曆、工作流程看板、待辦清單和時間軸。專案關係人可透過此舉，以最適合自己的方式將工作內容可視化。

缺點：

• 您的團隊可能對於專案管理工具並不熟悉。

• 跨職能專案關係人可能需要存取這項工具，才能檢視您的專案行事曆。

如何建立專案行事曆？

一起動手吧！我們建議使用專案管理工具來組建專案規劃行事曆。藉助專案管理工具，您會獲得許多有價值的能力，從而：

• 更輕鬆地建立和移動任務

• 調整截止日期

• 指派任務所有者

• 分享材料

• 增進並簡化溝通

• 在一處地方檢視所有團隊工作內容

• 可在行事曆、甘特圖或工作流程看板等多種檢視方式之間切換

• 按時完成

• 可利用整合工具

現在回到建立您實際的行事曆上。您需要採取的具體行動如下：

1. 規劃步驟。決定從開始到結束需要做些什麼來完成專案。確定所有相依性。暫時不要擔心時間的問題。

2. 設定開始日期和截止日期。現在，全盤檢視您的步驟，為每一個步驟新增實際的日期。

3. 確定關係人。將每一個步驟指派給適當的團隊成員，明確權責。

4. 依據需要進行調整。您的專案行事曆是一種即時文件，請務必經常檢查，並且隨專案計劃發展而調整工作內容。

專案行事曆完成建立後，請與專案關係人分享，讓每個人維持資訊同步的同時，瞭解接下來幾天、幾週或幾個月中需要他們完成的事務。鼓勵團隊每日利用專案行事曆進行進度溝通與文件分享。

管理專案行事曆的 10 個提示

與所有業務工具一樣，也有使用專案行事曆的最佳作法。以下是一些可協助您更有效管理專案行事曆的提示：

1. 不要過於複雜。需非常清晰，且務必新增詳細資料 (所有者、截止日期、專案詳細資料、參考材料等)。

2. 使用顏色區分，以便輕鬆利用可視化功能。

3. 依據需要複製任務。許多任務與任務類型都會重複，可利用這一點，複製任務或請求，而無需每次都從頭開始。

4. 確保團隊工作負荷處於平衡狀態。試著識別出誰可能存在工作過度、誰可能賦閒的情況，並依據需要調整您的專案行事曆。

5. 定期追蹤與監控。您可以透過查看專案行事曆，快速確定哪些交付項目未如期交付。

6. 依進度調整。可藉助專案管理工具拖放日期，即可輕鬆變更。

7. 建立專案時間軸，用以顯示專案中每個單獨任務或工作的持續時間。

8. 設定專案里程碑。您可藉此衡量進度並分享成功。

9. 與專案關係人分享行事曆。您可以改為讓所有專案關係人參考您的專案行事曆檢視，而無需針對專案狀態提出各種問題。

10. 建立專案行事曆範本，供後續工作中重複使用。

3 個專案行事曆範例

專案行事曆有著無限變化，可適應任何專案。這種靈活性是其吸引力的重要組成部分。但這些行事曆也是可重複使用的；若您的專案類型經常重複，可以組建一份可以重複使用的專案行事曆範本，從而節省後續的時間。

專案行事曆範例如下：

1. 編輯行事曆

編輯專案行事曆透過在一處地方管理所有內容，並以可視化形式容納重要日期和截止時間，從而維持內容生產正常進行。任務和截止日期可易於存取。將任務指派給專案關係人 (作家、編輯、設計師，甚至出版商)，並且為每篇文章分配目標發佈日期，以便掌握接下來的發佈內容及發佈時間。可使用此範本掌控您的全盤內容計劃。

2. 行銷專案計劃

無論您的行銷專案是為即將到來的活動或行銷活動發佈，專案行事曆都是邁向成功必不可少的一環。透過專案行事曆進行有效的專案管理，行銷專員得以進行集中式溝通、協作並建立可重複的流程。制定您的行銷計劃，其中包括日期、所有者和計劃類型 (無論是公關、社交媒體等)。行銷領域中會不斷發生變化，這意味著需要快速推延截止時間，並且調整日期以確保行銷計劃處於最新狀態。使用範本，在整個行銷團隊中建立明晰度與權責。

3. 產品藍圖

在專案行事曆這樣一處集中式位置建立並更新您的產品藍圖。您可在此溝通時間軸內容與策略，同時在一處地方追蹤多條產品線。您還可以分享您的藍圖，獲得回饋和支持。可利用此專案行事曆範本，清楚掌握您的業務與產品優先順序。

讓您的工作日常更輕鬆

會充分利用工具者都是聰明人。專案行事曆只是其中一種簡單的方式，卻可以讓您的日常工作更順暢、更高效。瞭解 Autodesk 旗下的 Redshift 如何藉由管理其編輯內容、使用 Asana 中的專案行事曆，連續三年取得年增長 30% 的成績。