運用 Asana 行事曆規劃工作

根據您的行事曆,您今天有哪些工作?本週有哪些任務?本月有哪些專案?有了 Asana 相助,您可以在行事曆檢視任務及專案,妥善管理您的時間、工作負荷,以及工作期限。

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檢視您的行事曆

螢幕擷取畫面:「我的任務」的行事曆檢視,可用於規劃及管理您的工作排程

Asana 提供數種不同的行事曆檢視。您可以在行事曆上查看您個人的任務清單以及專案。下次隊友問您是否尚有餘裕時,請在「我的任務」中確認您的行事曆。行事曆也可以使用行動應用程式存取,因此您即使不在辦公桌前,仍可快速審視或調整工作排程。

另一方面,如果要規劃有期限的專案,請試著使用時間軸。它可以幫助您管理相依性,讓您在開工前先做好明確的排程,並且讓您的團隊隨時掌握工作的變動。

行事曆檢視訣竅

GIF 示範:將任務拖曳至專案,重新排程截止日期

  • 如果有某個日子的行程看起來特別擁擠,只要將任務拖曳至新的日期,便可更改截止日期。
  • 如果您偏好在行事曆檢視中查看所有任務,則可將之設定為「我的任務」或特定專案的預設檢視
  • 在想設定的截止日期上點兩下,就可以建立新的任務。將游標移到任務的截止日期上勾選隨之出現的標記,便可將任務標記為完成。
  • 在專案中使用行事曆檢視:在編輯行事曆案中可輕易查看內容短缺之處,在活動衝刺規劃專案中則可確保各個任務期限之間有合理的間隔。
  • 在任何專案中使用行事曆篩選,以便按照自訂欄位排序,迅速找到最優先項目、內容類型、核准狀態 (或任何您的自訂欄位所標示的屬性)。
  • 在任務上使用開始和截止日期,即可瞭解自己需要在任務上花費多少時間。瞭解何時開始和瞭解何時完成一樣重要。
  • 請前往我的設定...,找到顯示標籤頁,即可變更行事曆中一週開始的日子。

使用行事曆與時間軸的時機

時間軸與行事曆檢視可分別提供不同的深入解析,各有適用的目的。它們都是專案檢視,因此您可以隨時在它們之間切換。然而,以下是幾項值得思考的要點:

考慮因素針對這些情況,應該採用時間軸檢視針對這些情況,應該採用行事曆檢視
期限您的專案有結束日期您的專案正在進行中
工作流程您的專案有相依性,且工作流程有特定的順序各任務彼此獨立
排程您想建立專案排程,並檢視其中的進度您想查看本週或本月的工作
受眾您想與高階主管、其他團隊、專案關係人分享專案資訊您想在「我的任務」中檢視您自己的排程,或所屬團隊的總體排程

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參考「玩轉 Asana」

觀摩 Asana 行事曆的實際使用,並跟隨「如何使用 Asana」深入學習

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