Excel 時間軸與行事曆的最佳替代方案

Molly Talbert 撰稿人特寫照片Molly Talbert
February 8th, 2024
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擬定專案的各個步驟是建立清楚計劃的關鍵,但若您只看任務清單,就可能很難以可視化呈現工作如何相互連結,以及每項任務何時截止。這時專案時間軸和行事曆就派上用場了。這兩者都以可視化的視覺呈現方式顯示您的專案計劃,因此您可以在工作進行的當下即時查看、瞭解相依性,並在遇到阻礙前先一步發現阻礙。

開始規劃專案時,您的第一個直覺可能是開啟 Excel 並在應用程式中開始建立您的專案時間軸和行事曆。但請退一步稍待一秒鐘,沒錯,儘管您可以使用 Microsoft Excel 建立專案行事曆或時間軸,這卻不見得總是工作的最佳工具。對於數字計算和建立樞紐分析表而言 Excel 是絕佳工具,但它的設計並非用來管理專案或以時間軸、行事曆和其他有用版面配置來顯示資訊的。

與此不同的是,像 Asana 這類的協作工作管理軟體則有助團隊規劃及管理專案,且已內建了時間軸和行事曆檢視 (無須公式或合併儲存格),來幫助團隊以可視化的視覺方式呈現他們的工作。

本文中,我們將說明 Excel 在哪些關鍵的專案管理需求上顯得捉襟見肘、相較於工作管理軟體它的表現如何、專案時間軸範例及行事曆範例,以及針對您的專案建置時所需採取的步驟。

閱讀:如何以 7 個步驟建立專案時間軸

Excel 時間軸及行事曆與工作管理軟體

Excel 是非常實用的工具,但並非針對管理專案而設計。以下說明使用 Excel 管理專案的三個陷阱,以及您可以如何切換到專用的工作管理工具,來改善您管理專案的方式:

一致的專案結構

  • Excel:由於試算表是由個別儲存格組成的空白畫布,因此建立您的專案排程時,您必須決定哪些資訊應放入哪些儲存格。設立結構可能很耗時,且很難掌握每個關鍵細節。此外,每個人都能設定他們有別於您的行事曆和時間軸,這會造成跨專案的不一致。

  • 工作管理軟體:由於它是特別設計用來管理您的所有專案及任務的,因此這個工具具備有助您制定計劃的內建結構。通常會透過標準方式來擷取各部份的工作、組織工作,且有額外的欄位可擷取如指派對象和截止日期等重要資訊。此外,您可在不同檢視中快速設定自己的計劃 (如行事曆、時間軸、清單或工作流程看板),並且將相同的結構用於多個專案

集中、可行動的計劃和時間軸

  • Excel:試算表中每個儲存格的資訊並未繫連至實際被執行的工作。您仍需要使用電子郵件、對話和其他工具來溝通,並與隊友就專案工作進行合作。因此,關鍵的專案細節就散落在不同位置,而重要的情境資訊可能很容易遺失。

  • 工作管理軟體: 您可在同一處與團隊共同組織、追蹤及溝通專案幾乎所有部分。這樣一來,每個人都清楚必須完成什麼事、誰負責哪個部分,各個項目何時到期。接著,您可以直接在工具中溝通、協作並附加檔案,使一切資訊相互連結,資訊容易找到。

閱讀:為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要

即時更新專案資訊

  • Excel:由於工作其實不是在試算表中發生的,因此當範疇、責任和期限改變時 (或單純只是任務完成時),您就必須在每個儲存格中手動更新資訊。這類的工作附帶事務可能耗費時間,尤其遇到複雜專案或時間表更是如此,而資訊就可能很快變得過時,或因此疏忽了細節。

  • 工作管理軟體:有人完成任務、重新指派一部分工作,或改動專案裡的截止日期時,時間軸或行事曆會自動更新,反映這些改變。這有助專案成員對計劃感到有信心,確保清楚的責任劃分,並且隨時都能強調工作當下的狀態。

您應使用行事曆還是時間軸?

選擇使用專案行事曆抑或是時間軸,取決於專案的複雜度以及您想要查看的資訊。以下說明這兩個可視化專案計劃類型的使用時機:

專案行事曆

[行事曆檢視] Asana 中的品牌活動專案

您想要根據日期範圍和期限來查看工作何時進行時,專案行事曆的版面配置就很實用。從制高點檢視截止日期,您就可視需要調整專案計劃。

專案時間軸

[產品 UI] Asana 中的品牌行銷活動專案,甘特圖式檢視 (時間軸)

當您必須查看工作的順序和工作分組情況、以及工作何時進行時,甘特圖這類的時間軸, 就很實用。它也顯示重疊的情況 (工作同時進行),且有助您發現銜接不佳的相依任務。

閱讀:第一次使用甘特圖嗎?請從此處開始。

在工作管理工具中的時間軸和行事曆範例

在以下的範例中,我們會使用 Asana 說明使用協作管理工具作為您的專案行事曆或時間軸,而不用 Excel 試算表會是什麼情況。

編輯和內容行事曆

[產品 UI] Asana 中的編輯行事曆專案 (行事曆檢視)

在試算表管理您的編輯行事曆需要很多前置工作和手動更新,或是在隨時有最後一刻的突發事件或日期變動發生時,必須大幅移動儲存格。然而,若有工作管理工具,您就能將編輯行事曆連結到內容製作流程,以便瞭解各部分內容處於哪個開發階段,並且可以視需要快速改動發佈日期。

免費的編輯行事曆範本

行銷活動

在試算表中建立行銷活動計劃就像在玩俄羅斯方塊遊戲。只要您想到有事情適合放進去,就會突然出現打亂一切的新任務。 然而,當您在 專案管理工具中使用時間軸檢視時,則很容易安排任務的排程,查看時間衝突,並改動工作,這樣一來,您就可以準時發佈行銷活動。

免費的行銷活動管理範本

活動策劃

[時間軸檢視] Asana 中的客戶答謝活動專案

若要成功舉辦活動,有許多必須追蹤的細節 ,以至於很可能不久後就變得難以在試算表中管理每項任務、每個廠商以及內部專案關係人,因為您必須不斷地更新資訊。藉助工作管理系統,您則可以建立由可行動任務組成的時間軸、讓職責和期限清楚明白,並且讓所有聯絡人資訊和創意資產與任務相互連結,如此一來,您的活動就可以順利舉行,毫無閃失。

免費的活動策劃範本

產品發佈

[時間軸檢視] Asana 中的產品發表時間軸、甘特圖風格檢視

由於變動的部分和要協調的團隊如此多,因此當您在 Excel 時間軸中管理產品發佈時,很容易因為無法查看工作如何相互連結,導致錯過關鍵步驟。在工作管理工具中,您可設定任務的日期範圍和相依性、查看時間衝突並調整工作,並附加檔案到任務,以利所有人知道何時發生什麼事。

免費的產品發佈範本

如何建立更出色的專案時間軸或行事曆

您現在既已瞭解各種檢視的使用時機,以及在工作管理工具中建立專案時間軸或行事曆的優勢,以下說明如何在 Asana 中建立:

  1. 建立一個 新專案或使用 CSV 匯入工具匯入現有的 Excel 專案計劃

  2. 闡明為了完成專案必須先完成的各個步驟及各個工作部分。

  3. 設定每個工作部分的開始及截止日期,使工作進行的時間點清楚明瞭。

  4. 將工作指派給隊友,讓職責劃分清楚,而您則可要求隊友對其負責。

  5. 按一下時間軸或行事曆標籤頁,在最適合您的檢視模式中親眼查看專案計劃

  6. 視需要改動工作並調整您的計劃,以便確保專案的進度正常,並遵守期限。

若想要獲得靈感或需要一點額外協助,請造訪 Asana 的範本庫。您可從超過五十個範本中自由選擇,無論您的團隊執行什麼工作,都能快速輕鬆地啟動專案。

讓試算表管理專案成為歷史

成功的專案始自清楚的計劃。在正確的工具中建立專案時間軸或行事曆,您的團隊就能提高生產力、有效地協作,並對專案計劃感到有信心。

若您尚未佈署 Asana,請先開始免費試用。您將能存取數十種範本,立刻開始規劃下一個專案。