何謂工作流程看板?新手指南。

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJuly 18th, 2022
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什麼是看板 - 標題
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請試想:您的團隊正開始著手一個新專案。您需要一個簡單的方法來檢視工作,以便隨時掌握工作的內容、負責人、所處階段,以及所有項目何時到期等最新資訊。您可以捲動瀏覽專案文件、試算表、電子郵件及訊息,以便將其拼湊起來,取得深入見解。或者,您也可以在同一處透過工作流程看板來檢視一切。

若您稍有接觸專案管理或開始尋找將工作可視化的方法,您可能聽過看板。工作流程看板是可視化專案管理的一種方式,特別受產品、工程和軟體開發團隊的歡迎,但任何團隊都可以使用看板。此文章涵蓋您需要瞭解何謂工作流程看板的一切資訊,包括如何運作,以及您可如何發揮工作流程看板的最大效益,以便管理您團隊的工作。

什麼是看板 ?

看板是協助團隊取得工作平衡的一種方法,讓每位團隊成員妥善掌握工作量餘裕,以便順利完成工作。看板的架構建以持續改進的概念為基礎,將工作項目從產品待辦項目提取至穩定的工作流程中。

看板架構是透過工作流程看板來加以應用,它是可視化專案管理的一種形式,讓團隊以更佳的可視化方式呈現其工作負荷和工作流程。在工作流程看板中,工作顯示於依欄組織的專案看板中。依據傳統,每個欄都表示一個工作階段。最基本的工作流程看板可能會有待辦事項進行中,以及完成等欄。在任務完成前,個別任務 (以看板上的卡片表示) 會在欄之間移動。

線上工作流程看板

您可以在白板、紙張上建立工作流程看板,或使用專屬的線上工具以達到最佳效果。線上工作流程看板工具能助您以動態的方式將內容可視化,讓整個專案的工作一目瞭然。團隊經常利用 Asana 看板檢視這類的線上工作流程看板將各個階段的工作可視化。

[看板檢視] Asana 中用於 Scrum 的團隊工作流程看板
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看板的歷史沿革

Kanban 是 1940 年代晚期由一位日本豐田汽車 (Toyota) 的工程師 Taiichi Ohno 所發展出來的。Ohno 瞭解自己可以整合精實製造的元素,從而改善豐田汽車的系統,而不是以預期的需求為基礎來生產新產品。Ohno 的看板架構根據應客戶的需求來生產和再次供應產品。看板架構將豐田汽車的生產流程從一個「推式」流程 (產品是被推進市場) 轉變為「拉式」流程 (產品是基於市場需求而製造)。結果,豐田汽車的庫存量有所下降,但同時仍可在市場上維持競爭力。

Ohno 精實生產架構仰賴看板卡之使用。事實上,「看板 (Kanban)」是結合兩個日文字:看 (Kàn),表示「招牌」; 板 (Bǎn),表示「板子」。看板卡在豐田汽車是以紙卡方式使用,卡面會顯示需要的新產品、零件或庫存,進而觸發該項目的生產流程。

雖然看板仍廣用於許多製造情境中,卻已在 2000 年代早期針對軟體開發而改造。軟體開發所用的看板受 Ohno 的精實製造法的啟發,也如 Ohno 的精實生產所做的,實施了相同的「拉式系統」流程。

在現代化的看板中,團隊會先以工作的待辦項目開始著手。根據個別團隊成員的能力和工作量餘裕,再從待辦項目中將工作「拉」走。接著,團隊成員可隨著工作經歷任務生命週期 (由工作流程看板上的階段來表示),目視追蹤工作直到完成為止。目前存在的看板,被用作可視化專案管理系統,以便在需求和工作量餘裕間取得平衡。

看板就是 Scrum 嗎?

您可能聽過人們一起提及看板和 Scrum,事實上,大部分運用 Scrum 的團隊也會運用工作流程看板。儘管 Scrum 與看板的概念相通,但 Scrum 是不同的架構。看板著重流程改善,而根據傳統,實施 Scrum 則是為了協助團隊更快完成更多工作。基於此目的,Scrum 會組織「衝刺 (sprint)」活動,例如為期兩週的工作階段當中,每天都會有會議,並需要在該週期的時間內完成定量工作。

閱讀:看板與 Scrum:有何差異?

看板就是 Agile (敏捷式管理) 嗎?

是的。軟體開發使用的看板是敏捷式管理的子集合。敏捷式管理是一種專案管理模式,其設計旨在協助團隊獲得一定彈性來對變化作出回應。敏捷式管理的中心思想是調適規劃、演化開發、盡早交付,以及持續改善。

看板如何運作

現在的工作流程看板通常是具有表示工作階段欄的虛擬看板 (但工作流程看板仍可在白板上繪製,並使用便利貼追蹤)。工作流程看板中的每張「卡」都代表一項任務,而任務會隨著完成的情況在工作階段間移動。使用看板系統的團隊通常會在一個工作流程看板上進行協作,但任務通常會指派給個別的團隊成員。

看板的 4 個核心原則

您考慮展開看板架構時,有四個核心原則有助引導您的團隊:

1. 從您目前做的事開始

您可將看板套用至任何目前的工作流程或過程。有別於更精細的敏捷管理流程 (如 Scrum),看板的彈性足以在您團隊的核心作業內運作。

2. 同意追求漸增的、沿革的變動

巨大的改變可能會破壞您的團隊,若您一次嘗試改變所有事,您的系統可能會無法運作。看板理解這個道理,因此看板架構為持續性的改善及漸增的改變建立索引。它不選擇一次改變所有事,而是從一開始時追求漸增性的改變,從而真正地隨時間流逝而讓團隊的流程逐漸沿革。

3. 認可目前的流程、角色和職責

有別於其他精實的方法,看板並沒有任何預設的團隊角色,故可在您目前的團隊結構和流程中運作。此外,您目前的流程可能有一些出色的要素,若試圖在一天之內徹底重建您的工作系統,可能會使您失去這些要素。

4. 鼓勵所有層級的領導行為

持續改善的精神在於,看板法認可來自任何一方的改變,不見得只是「從上而下」的改變。使用看板後,團隊成員可獲得鼓勵,勇於提出看法、激盪出新的流程沿革方式,並帶領別人從事新的工作計劃。

看板的 6 個實踐作法

看板核心原則有助在您團隊開始接觸看板工作流程時,引導團隊建立正確的心態。若要實施看板流程,請遵循這六個實踐作法,以便協助團隊持續改善,並達成漸增性的成長——這正是看板架構的核心信念。

1. 將工作可視化

看板的最大一個優點是,您可以實際看到工作在階段之間「移動」。任務卡會從工作流程看板的左側開始,然後隨著團隊執行之後,緩慢地移動,直到固定於已完成欄。此作法不僅讓您對工作在階段間移動的方式有大方向的掌握,更可對工作階段取得即時、一目了然的深入見解。

閱讀:如何使用構想看板,實現成效卓著的團隊協作

2. 有限的進行中工作

敏捷法中的看板法,是植基於盡早交付的原則,亦即任務應在欄與欄之間快速移動,而不因為野心過大而處於「WIP (進行中工作)」遲滯狀態。對於在任何特定時間內允許多少任務處於「進行中」狀態,並無預設的規定,但一般而言,應鼓勵團隊減少多工處理,而專注於產出個別工作。

3. 管理流程

實踐作法 #2 建議您限制進行中的工作,而要辦到這一點,最好的方式就是在您的工作流程看板內將任務流程最佳化。管理並改善流程可減少準備時間 (在任務開始以及將任務推動到已完成欄之間花費的時間量),並確保您在任務或新產品仍有所需求時予以交付或出貨。

4. 明確陳述流程政策

由於看板中的任務移動速度非常快,因此請確保團隊已建立並清楚溝通應遵循的慣例。您的流程政策應引導團隊實施看板法的方式。此外,團隊每個人都應獲鼓勵參加並就您的看板政策創新,並依循第四個看板核心性原則:激發所有層級的主動性。

5. 實施回饋循環

採用看板法時,建議從兩個差異團體收集回饋:您的客戶和您的團隊。

  • 客戶就您團隊生產的解決方案收集品質和有效性的回饋。產出的是否為正確的東西?過程是否有任何問題 (例如程式碼中的錯誤,或專案中的缺陷)? 請再次審視看板流程,並增加更多審查、慎思及評估的時間。

  • 經常與您的團隊就看板架構本身執行流程進行確認。他們對自己的產出感覺如何?您在此處有另一個機會鼓勵所有層級的領導行為,並改善團隊的流程政策。

6. 以協作方式改善,以經驗法則演進

看板的核心是持續改善。但這也意味其他系統可與看板一起共同完善地運作。無論是 Scrum 或是其他選擇,如有必要,建議一律提倡協作、試驗,並讓您的流程演進。

看板如何應用

根據看板的核心原則 (從您目前做的事開始),您可以將看板應用於任何工作流程。您可以用白板和一些便利貼,或用試算表及一點格式來建立工作流程看板,但將工作流程看板可視化的最佳方式是使用工作管理工具,例如 Asana。在 Asana 中,每個專案都能以四種方式檢視,包括看板風格的看板檢視。

無論您如何建立工作流程看板,請依循這些簡單的步驟,將看板應用至您現有的流程:

1. 以空白的板子開始

儘管您的工作流程看板最後會貼著所有待辦項目任務及已完成工作,目前仍可以從空白的板子開始。若您使用如 Asana 的工作管理工具,請務必切換至看板檢視。

用 Asana 建立工作流程看板

2. 建立表示工作的各欄

[看板檢視] Asana 中用於 Scrum 的工程衝刺工作流程看板

依照傳統,工作流程看板各欄代表各種不同工作階段。您建立的欄將視您團隊而定,以下包括的是常見的欄:

  • 待辦項目收件匣,或新項目:此欄是新工作被指派給團隊成員前的所在位置。

  • 就緒已排定優先順序:當工作已就緒,並處於可展開狀態時,請將它移動到此欄。

  • 進行中:這是目前執行行動的工作。視您團隊而定,您可能會將進行中欄拆解成其他不同的欄,例如:內容團隊可能會建立用於擬稿審閱,及編輯的欄,而工程團隊則可能會有開發測試,以及部署的欄。

  • 暫停:若基於某些原因工作被擋下了,請將它移動到此欄。

  • 已完成完成:一旦任務完成後,就應放置於此欄!

3. 新增任務以表示工作

[任務] Asana 工作流程看板任務

使用工作流程看板時,每個任務均以一張卡表示。務必將任務標題寫成可行動的文字。建議以動詞開始,以便您的團隊確知他們應進行什麼任務。

若您使用的是虛擬工作管理解決方案,也可加入其他資訊、情境、檔案至看板任務卡。接著,請使用標籤來追蹤中繼資料—例如:該任務需要花費多少時間,或優先緩急如何。

4. 在各階段間推動工作

使用工作流程看板進行工作流程管理的一個核心元素,是在各階段間推動工作。您可以拖放任務,透過手動方式辦到這一點,也可找一個虛擬工作管理解決方案,將這個工作自動化。例如,您可利用 Asana 設定原則,以便根據相關的任務資訊自動將工作導向不同欄,例如:一旦任務被指派給團隊成員後,就將任務移動到進行中欄。

藉由 Asana 將工作自動化

5. 如有必要,請建立新看板卡

理論上,您可以永久使用相同的虛擬工作流程看板。因為工作流程看板是透過持續的流程追蹤工作,因此您無須丟棄目前的看板。但在某些系統中 (例如 Scrum),您將經常為每個新的衝刺活動建立工作流程看板。只要建立新看板 (或清空您的白板),移動您的任務待辦項目,就可再次開展您的工作。

工作流程看板:優點與缺點

現在您已瞭解看板運作的方式,剩下的唯一問題是:您團隊是否應該使用看板?這沒有正確或錯誤的答案,但以下說明您團隊使用看板架構時可能體驗到的一些優點和缺點。

看板的優點

看板是一個出色、深具彈性的工具,有利團隊運用團隊工作量餘裕在工作上取得平衡。一旦執行得當,看板能:

  • 對您團隊的工作提供一目了然的深入見解。看板是可視化專案管理的一種形式,有助您實現任務,並清楚掌握團隊的工作流程。

  • 提高明晰度,特別是為遠距工作的團隊。若您的團隊正遠距工作,可能難以對每個人正在進行的工作明察秋毫。透過集中化管理的工作,以及即時減少特定時間中的工作量,工作流程看板可協助您和您的團隊取得一目了然的深入見解,瞭解誰正在進行什麼工作。

  • 鼓勵彈性。因為看板架構是植基於持續改善的流程之上,實施看板法的團隊能隨時間流逝而提高彈性和動能。若您依循這四個核心原則和這六個關鍵實務作法,您的團隊會變得更敏捷,對於改變會更開放。

看板的缺點

看板並非適合所有團隊的最佳架構。看板的缺點包括:

  • 非工程團隊間不是那麼常用。如同 Scrum、Agile,以及其他精實法,看板在非工程界的團隊中並不廣為人知。看板可以適用各式各樣的團隊,是有效的工具,但若您計劃導入看板流程至非工程團隊,請考慮一次推動一個工作流程就好,以便協助您的團隊適應導入的過程。

  • 若同時發生太多的工作,看板可能很快地會令人感到喘不過氣。因為每個任務卡需要佔據很多視覺空間,而又同時在一瞬間發生太多事,您的工作流程看板可能很快就變得雜亂而令人備感壓力。

將您團隊的工作可視化

使用工作流程看板後,您的團隊可清楚查看任務的發展歷程,瞭解每個人進行的任務,以及任務的進度狀況。若您已準備好要為您的團隊試用工作流程看板,請試用 Asana。您可以透過四種方式檢視任何 Asana 專案,包括看板檢視。這是一種看板風格的看板檢視,有助您的團隊以更簡單的方式將工作可視化,並輕鬆瀏覽工作。

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