什麼是看板？完整指南與實用步驟

當團隊開始著手新專案時，往往需要一個簡單明瞭的方式來掌握所有工作的狀態：誰在負責什麼、進度到哪裡、何時完成。在試算表、電子郵件和即時通訊之間不斷切換，容易錯失重要資訊。工作流程看板正是解決這個問題的利器。

若您接觸過專案管理，應該聽過看板這個概念。看板協助團隊將工作可視化，讓每位成員清楚掌握工作量，從而更順利地推動任務完成。

本文將帶您全面瞭解看板，從基本概念到核心原則、最佳作法，再到如何為團隊建立一塊實用的工作流程看板。

什麼是看板？

看板是一種敏捷管理方法，使用視覺化看板來協助團隊跨不同完成階段追蹤工作。看板以持續改進的概念為基礎，將工作項目從待辦項目「提取」至穩定且可管理的流程中，而非一次將大量工作推送給團隊。

看板的運作方式如下：

• 卡片： 每個任務都以工作流程看板上的卡片表示

• 欄： 卡片會在代表工作階段的欄之間移動 (例如「待辦事項」、「進行中」、「已完成事項」)

• 即時可視度： 您的團隊可以一目了然地確切瞭解每項任務的狀態

看板特別受產品、工程和軟體開發團隊的歡迎，但任何想要建立更靈活工作流程的團隊都可以使用，包括行銷、人力資源和營運團隊。

看板的歷史沿革

Kanban 是 1940 年代晚期由日本豐田汽車 (Toyota) 的工程師 Taiichi Ohno 所發展出來的。Ohno 瞭解自己可以整合精實製造的元素 (又稱為「即時」(JIT) 系統)，從而改善豐田汽車的生產系統。

關鍵的創新是從「推送」流程轉變為「拉動」流程：

• 推式流程： 產品是基於預期的需求而製造，並被推進市場

• 拉動流程： 依據消費者的實際需求來建立和重新供應產品

此轉變使豐田能夠維持較低的庫存水準，同時在市場上保持競爭力。

「看板 (Kanban)」結合兩個日文字：看 (Kàn)，表示「招牌」；板 (Bǎn)，表示「看板」。在工廠中，看板最初是用來標示需要補充庫存的訊號卡片。

2000 年代早期，看板被改造用於軟體開發，由 David J. Anderson 將看板方法引入 IT 領域。軟體開發所用的看板使用與精實生產相同的「拉式系統」流程，強調持續交付和工作流管理。

軟體開發團隊發現看板與其 DevOps 實務高度互補。看板和 DevOps 之間的協同作用可更快取得成果，並促進持續改進和營運效率的文化。如今，看板已廣泛應用於軟體開發以外的領域，包括行銷、人資管理和個人時間管理。

什麼是工作流程看板？

工作流程看板是一種視覺化工具，用於管理團隊的工作負荷和流程。在工作流程看板上，工作顯示於專案看板上的欄中，每個欄代表一個工作階段。最基本的工作流程看板包含「待辦事項」、「進行中」和「已完成」三個欄位。

每一欄都有視覺化的卡片，代表個別的任務。隨著任務推進，團隊會在欄之間移動卡片。

把它想像成超市的貨架：隨著消費者購買而導致產品庫存減少，員工會在貨架上補充新產品。同樣地，隨著團隊完成舊任務，工作流程看板會不斷填入新任務。

您可以選擇使用實體看板 (例如在會議室掛上白板搭配便利貼)，也可以使用線上數位看板。對遠端或虛擬團隊來說，數位看板是更加實用的選擇，因為所有成員可以隨時隨地存取最新資訊。

線上工作流程看板

如今，您可以在線上建立並維護工作流程看板。虛擬工作流程看板軟體和工具能以靈活的方式將內容可視化，讓整個專案的工作一目瞭然。團隊經常利用 Asana 「看板檢視」這類的線上工作流程看板，將各個階段的工作可視化。

什麼是工作流程卡片？

看板卡片是看板系統的核心驅動力，每張卡片代表一個單獨的任務或工作項目。卡片提供手上工作的清晰概覽，讓團隊成員快速瞭解任務的關鍵資訊。

一張看板卡片通常包含以下資訊：

• 任務標題： 以動詞開頭的可行動文字描述

• 描述： 任務的詳細說明與背景資訊

• 截止日期： 任務預期完成的時間

• 負責人： 被指派執行此任務的團隊成員

• 關鍵專案關係人： 需要瞭解任務進度的人員

不同類型的工作通常會被指派不同顏色，讓團隊成員可以快速辨識任務類別和狀態。例如，設計工作可使用藍色標籤，而開發工作使用綠色標籤。

看板如何運作？

簡單來說，看板透過三個核心要素運作：視覺化看板上的任務卡片、代表工作階段的欄位，以及限制同時進行工作數量的 WIP 限制。

工作流程看板透過將個人任務指派給工作流程卡片，並以白板上的欄位組織工作，從而將團隊的工作流程可視化。看板採用「拉動系統」，當團隊成員完成手上的工作，才會從待辦項目中提取下一個任務，而非由管理者推送新工作。

看板的關鍵組成要素包括：

• 泳道： 反映工作流程的欄位，即任務從頭到尾必須完成的階段。常見的泳道包括「待辦」、「分析中」、「開發中」、「測試中」、「已完成」

• 卡片： 個別任務被放置在適當的泳道中，以視覺化方式規劃工作流程。每張卡片可以包含標題、描述、負責人和截止日期等資訊

• WIP 限制： 每個泳道的進行中工作數量上限，確保看板系統順利運作。例如，將「開發中」欄的 WIP 限制設為 3，代表同時最多只能有 3 項任務處於開發階段

隨著工作的推進，團隊成員會將卡片從左到右移動，經過每個階段，直到任務完成。當某個階段出現堆積 (即卡片數量接近或超出 WIP 限制)，就是一個信號，表示該階段存在瓶頸，需要團隊共同解決。

看板的 4 個核心原則

在團隊開始接觸看板之前，瞭解四個核心原則將有助於建立正確的心態。這些原則強調看板是一種漸進式的改善方法，而非一夜之間全盤改造團隊流程。

1. 從您目前做的事開始

您可將看板套用至任何目前的工作流程或過程。有別於更精細的敏捷管理流程 (如 Scrum)，看板的彈性足以在您團隊的核心作業內運作，不需要大幅重組團隊或改變既有的工作方式。

2. 同意追求漸增的、沿革的變動

巨大的改變可能會破壞團隊的節奏。若一次嘗試改變所有事，新系統可能無法運作。看板理解這個道理，架構著重於持續性的改善及漸增的改變，從一開始追求小幅度的調整，讓團隊的流程隨時間逐漸沿革、自然改善。

3. 認可目前的流程、角色和職責

有別於其他精實方法，看板並沒有預設的團隊角色，因此可在您目前的團隊結構和流程中運作。此外，您目前的流程可能有一些強大的要素，若試圖在一天之內徹底重建工作流程，可能會失去這些要素。

4. 鼓勵所有層級的領導行為

持續改善的精神在於，看板法認可來自任何一方的改變，不見得只是「從上而下」的改變。使用看板後，團隊成員可獲得鼓勵，勇於提出看法、激盪出新的流程沿革方式，並帶領別人從事新的工作計劃。

重要的看板最佳作法

看板核心原則有助在團隊開始接觸看板工作流程時，建立正確的心態。若要實施看板流程，請遵循以下七個實踐作法，協助團隊持續改善，並達成漸增性的成長。

1. 將工作可視化

看板最大的優點是，能夠看到工作在階段之間「移動」。此作法不僅讓您對工作在階段間移動的方式有大方向的掌握，更可對工作階段取得即時、一目了然的深入解析。當某個欄位的卡片開始堆積，團隊可以立即察覺瓶頸，並採取行動。

2. 有限的進行中工作

進行中工作限制 (或 WIP 限制) 是在任何特定時刻可顯示在單一欄中的卡片數目上限。

看板法植基於盡早交付的原則，任務應在欄與欄之間快速移動，而不因為同時處理太多工作而陷入「進行中」遲滯狀態。WIP 限制鼓勵團隊減少多工處理，專注於完成手上的工作。

對於 WIP 限制的設定並無固定規則，但建議從小數字開始 (例如每欄 3 至 5 張卡片)，再根據團隊的實際能力進行調整。

3. 管理流程

若要有效限制進行中的工作，請在工作流程看板內將任務流程最佳化。前置時間是從任務進入看板到將其標記為「完成」之間的時間，而週期時間則是任務實際開始處理到完成的時間。

管理流程可用於：

• 減少任務的前置時間和週期時間

• 減少工作流程中的瓶頸

• 在工作仍然相關的時候完成交付

4. 明確陳述流程政策

由於看板中的任務移動速度很快，請確保團隊已建立並清楚溝通應遵循的慣例。您的流程政策應引導團隊實施看板法的方式，例如定義「完成」的標準、卡片從一個欄位移到下一個欄位的條件等。

此外，團隊每個人都應獲鼓勵參與並就您的看板政策創新，依循第四個看板核心原則：激發所有層級的主動性。

5. 實施回饋循環

採用看板法時，建議從兩個不同的面向收集回饋：

• 客戶回饋： 就團隊生產的解決方案收集客戶回饋和使用者故事，瞭解品質和有效性。如果發現問題 (例如程式碼中的錯誤或產品缺陷)，請再次審視看板流程，並增加更多審查和評估的時間

• 團隊回饋： 定期與團隊就看板流程本身進行回顧。他們對自己的產出感覺如何？有哪些瓶頸需要解決？這是另一個鼓勵所有層級領導力的機會

回饋是持續改善不可或缺的一部分，因此也是看板架構的核心要素。

6. 使用關鍵指標持續改善

追蹤關鍵績效指標對於有效實施看板系統至關重要。常用的看板指標包括：

• 前置時間： 任務從進入看板到完成所需的總時間

• 週期時間： 任務從開始處理到完成所需的時間

• 輸送量： 特定時間內團隊完成的任務數量

這些指標提供團隊進度和效率的深入解析，並能突顯需要改進的領域。團隊可以利用此資料做出明智的決策，並持續改進其看板流程。

7. 以協作方式改善，以經驗法則演進

看板的核心是持續改善。這也意味其他流程改進方法可與看板一起完善地運作。無論是 Scrum 或是其他選擇，建議一律提倡協作、試驗，並讓您的流程演進。

如何以 5 個簡單步驟建立工作流程看板

根據看板的第一個核心原則 (從您目前做的事開始)，您可以將看板應用於任何工作流程。將工作流程看板可視化的最佳方式是使用工作管理工具，例如 Asana。在 Asana 中，每個專案都能以四種方式檢視，包括看板風格的「看板檢視」。

無論您如何建立工作流程看板，請依循這些簡單的步驟：

1. 以空白的看板開始

儘管您的工作流程看板最後會貼著所有待辦項目任務及已完成工作，目前可以從空白的看板開始。若您使用如 Asana 的工作管理工具，請切換至「看板檢視」。

2. 建立表示工作的各欄

依照傳統，工作流程看板各欄代表不同的工作階段。您建立的欄將視團隊而定，以下是常見的欄位配置：

• 待辦項目、收件匣，或新項目：此欄是新工作被指派給團隊成員前的所在位置

• 就緒或已排定優先順序： 當工作已就緒，並處於可展開狀態時，請將它移動到此欄

• 進行中： 團隊目前正在進行的工作。您可以將「進行中」欄拆解成不同的子欄，例如內容團隊可能建立「擬稿」、「審閱」及「編輯」的欄，而工程團隊則可能有「開發」、「測試」及「部署」的欄

• 暫停： 若基於某些原因必須擋下工作，請將它移動到此欄

• 已完成或完成： 一旦任務完成後，就將任務移至此欄

3. 新增任務以表示工作

使用工作流程看板時，每個任務均以一張卡表示。務必將任務標題寫成可行動的文字，建議以動詞開始，以便團隊確知應進行什麼任務。

若您使用虛擬工作管理解決方案，也可加入其他資訊、情境和檔案至看板任務卡。接著，使用標籤來追蹤中繼資料，例如任務需花費的時間，或其優先順序。

4. 在各階段間推動工作

使用工作流程看板的核心元素之一是在各階段間推動工作。您可以拖放任務來手動完成，也可以找一個虛擬工作管理解決方案來自動化這個流程。例如，您可利用 Asana 設定「規則」，根據相關的任務資訊自動將工作導向不同欄，一旦任務被指派給團隊成員後，就自動將任務移動到「進行中」欄。

5. 如有必要，請建立新的工作流程看板

理論上，您可以永久使用相同的虛擬工作流程看板。因為看板是透過持續的流程追蹤工作，您無須丟棄目前的看板。但在某些系統中 (例如 Scrum)，團隊會為每個新的衝刺活動建立工作流程看板。只要建立新看板、清空白板、移動任務待辦項目，就可再次開展工作。

數位看板工具

雖然傳統的實體工作流程看板仍然有效，但使用 Asana 這類數位工作流程看板工具，可以顯著提升團隊的工作效率和持續改進方法。

數位工作流程看板工具是一種以網頁或應用程式為基礎的平台，在具有彈性的互動式環境中複製實體工作流程看板的功能。以下說明數位工具如何提升團隊效率：

• 流程可視化： 數位看板工具可提供最佳可視度，讓團隊瞭解任務在工作流程中的移動情況。透過這種透明度，團隊可以更輕鬆地識別並解決瓶頸，確保從開始到完成的工作流程更順暢

• 輸送量追蹤： 團隊可以追蹤特定時期內已完成的任務數目，衡量其輸送量。數位看板工具提供對生產力趨勢的深入解析，協助做出以資料為依據的決策

• 前置時間管理： 瞭解任務自始至終的持續時間，以便預測專案時間軸並設定切實可行的期限。團隊可以使用數位專案管理工具準確追蹤前置時間，改善規劃和執行流程

• 自動化： 數位看板工具通常包含自動化功能，可處理重複性任務，例如根據觸發因素在欄位之間移動卡片、傳送通知以及更新任務狀態。減少手動投入量，讓團隊專注於更具附加價值的活動

• 整合： 與其他工具和平台整合，確保工作流程看板不會孤立運作。整合可連結文件儲存、溝通工具和開發環境，將所有相關資訊保存在一個可存取的位置

• 分析和報告： 數位看板工具通常包含內建的分析和報告功能。團隊透過這些功能深入解析工作模式，識別趨勢、預測未來績效，並對流程做出明智的調整

工作流程看板：優點與缺點

看板的主要優點包括工作流程可視化、提高團隊效率、鼓勵持續改善，以及減少工作流程中的浪費。然而，看板也有其限制。以下是一個快速比較，可協助您決定：

看板是一個深具彈性的工具，有利團隊運用工作量餘裕在工作上取得平衡。若您要將看板導入非工程團隊，請考慮一次推動一個工作分組，以便輕鬆導入。

看板與 Scrum 的比較

看板和 Scrum 都是常見的敏捷方法，但兩者的運作方式有明顯差異。瞭解這些差異有助您為團隊選擇最合適的方法。

許多團隊也會混合使用看板和 Scrum (稱為「Scrumban」)，結合兩者的優勢。最重要的是找到最適合團隊工作模式的方法，並持續根據實際情況調整。

將團隊的工作可視化

使用工作流程看板後，團隊可清楚查看任務的發展歷程，瞭解每個人進行的任務，以及任務的進度狀況。若您已準備好為團隊試用工作流程看板，請開始使用 Asana。

您可以透過四種方式檢視任何 Asana 專案，包括「看板檢視」，一種看板風格的檢視方式，有助團隊以更簡單的方式將工作流程可視化。

有關看板的常見問題