使用構想看板，提升團隊協作效率

當您的團隊聚集在一起提出新的想法時，可能會產生很多靈感，但以有意義的方式正確記錄想法是一個全新的挑戰。 在當下靈感迸發時，在便利貼上記錄想法可能既有趣又有效率。 但是，當您需要將霓虹粉紅色和綠色的紙張轉化為可呈現給領導團隊的可執行項目時，會發生什麼情況？

使用數位構想看板不僅是與虛擬團隊進行腦力激盪的有效方法，也是將所有出色 (和不太出色) 的構想集中在一處的完美工具。 

繼續閱讀，深入瞭解不同類型的構想看板、使用數位看板的優點，以及每個人都應該知道的 Asana 构想看板整合。

什麼是構想看板？

構想看板是團隊匯集想法的可視化方式。 在將構想轉化為行動計劃之前，構想看板是記錄、組織和編輯構想的絕佳位置。

這些看板的形狀和大小與構成它們的想法一樣多，您可以將它們寫在一張空白紙上，在牆上建立便利貼集合，或將團隊的所有想法組合在數位白板上。 

何時使用構想看板

構想看板是一種提出新鮮和創意構想的絕佳方式。 通常，這會發生在腦力激盪會議期間。 

當您的團隊針對以下任何一項進行腦力激盪時，可以使用它們來記錄想法：

• 產品名稱

• 創意概念

• 解決方案 

• 回顧或事後分析

• 設計構想

• 廣告概念

• 活動構想

• 產品或流程改進

任何類型的構想流程都能從構想看板中獲益。

如何建立構想看板

無論您是使用實體白板還是線上構想看板，建立看板的步驟都非常相似。 為了獲得長期靈感和目標設定，許多團隊還會使用願景看板範本，將視覺效果與結構化步驟結合起來，以維持動能。

步驟 1：設定目標和計時器

只有在每個人都瞭解目標的情況下，腦力激盪會議才能以目標為導向。 召集您的隊友，並告知他們您正在尋找的內容。 根據腦力激盪的性質，在會議之前讓團隊掌握最新情況甚至會有所幫助，這樣他們就可以事先研究和考慮想法。 

然後，當您準備好開始腦力激盪會議時，請設定計時器。 有效的腦力激盪應在 15 到 45 分鐘之間進行。 設定計時器有助於您的團隊專注於手上的任務。

根據您的具體目標，將會議分成更小的部分通常很有幫助，有助於您的團隊保持進度。

在最近一次團隊腦力激盪以獲得文案構想時，我們的行銷團隊花了前十分鐘提出主題，接下來的十分鐘則針對這些主題提出具體的文案構想。 當您為腦力激盪增加時間限制時，您的團隊更有可能立即開始工作並保持專注，而不是等待靈感的到來。”

步驟 2：營造開放且積極的環境

當您的隊友不覺得害怕或擔心提出壞主意時，他們會更願意貢獻自己的想法。 事實上，在腦力激盪開始時，詢問團隊的「壞構想」會很有幫助，這樣可以減輕他們的壓力，並讓創意流程順暢。 誰知道呢，也許其中一個「壞主意」就是一個偽裝的好主意。

步驟 3：指定一名記錄人員或進行虛擬協作

當您將團隊成員聚集在同一個物理空間時，請指定一位記錄員在腦力激盪期間記錄所有想法。 使用數位腦力激盪工具會很有幫助，這樣您就可以在會議結束後立即分享想法，而無需先進行轉錄。 

或者，如果您在遠端環境中使用構想看板，請與您的隊友分享線上腦力激盪範本。 這樣，他們就可以即時或依據自己的排程在看板上進行協作。

步驟 4：討論構想

記錄所有想法後，請逐一進行。 根據團隊提出的構想數量，先投票選出最佳構想，並減少您將詳細討論的構想數量，這麼做會很有幫助。

讓每個想法背後的主腦有機會進一步解釋他們的想法，提出問題以釐清他們的想法，並邀請其他人為這些想法添砖加瓦。 持續記錄所有這些新增內容，以便建立完整的構想集合。

步驟 5：編輯您的構想看板

最後，編輯構想看板，將不會進入最終名單的構想封存或刪除，並將您想要轉化為行動項目的構想加以強調。 數位構想看板將使您的團隊更輕鬆地完成這一步，因為您可以來回拖放項目，並建立更有條理和結構化的文件。 它還可以讓您將想法擱置一旁，並將其儲存以供下一次腦力激盪使用，而不會有遺失的風險。

構想看板的類型

首先，構想看板有實體和數位兩種。 您可以在紙張、白板、便利貼、玻璃牆上收集想法和資訊，或者您可以選擇數位化的方式，這樣就能更輕鬆地與不同辦公室甚至不同國家/地區的團隊成員分享您的想法。

構想看板有各種形狀和設計：

• 圖表或看板：這些構想看板可讓您在腦力激盪時將構想組織成不同的類別。 最受歡迎的工具之一是工作流程看板，它將您的想法分類為任務。 例如，您的工作流程看板可能會有表示未開始任務、進行中任務和已完成任務的欄。

• 心智圖或叢集：這些圖表是將想法之間的關聯可視化的絕佳方式。 您可以使用這些連結，透過階層進一步強調優先順序。

• 情緒看板：如果您正在進行更具創意的工作，例如新產品設計或廣告活動，請建立一個充滿圖片、顏色和插圖的構想看板，以收集新的構想。

數位構想看板的優勢

使用數位或虛擬構想看板而非實體看板，可以在許多方面使您的團隊受益。

• 包容性：團隊中的每個人都可以參與其中。 由於構想看板是以數位方式填充的，即使是團隊中較保守的成員也有機會貢獻自己的構想，而不會覺得自己成為眾人目光的焦點。

• 可分享性：無論您是進行線上腦力激盪會議，還是在同一個物理空間中與團隊會面，都可以輕鬆地與每個人分享構想看板。 無需再拍攝白板照片並試圖辨識潦草的筆跡，分享和編輯您的想法從未如此簡單。

• 無限編輯：說到編輯，由於您的構想看板是數位化的，您可以隨心所欲地新增、刪除和重組看板，而不會造成便利貼的混亂。 

• 靈活性：有時候，團隊成員並非總能同時參與。 如果您管理的是一個地理位置分散或遠距的團隊，數位構想看板可讓您的隊友在自己的時間新增構想。

• 組織：使用數位構想看板，您無需在寫下構想之前擔心設計或排序。 選擇一個符合您願景的構想看板範本，然後輕鬆開始腦力激盪。 您團隊的所有構想都將即時儲存，並且只需按一下按鈕即可進行排列。 您目前不需要但想保留以備將來參考的想法可以封存，並在稍後重新顯示。

• 詳細資料：您可以將連結、圖片、影片或文件新增至數位構想看板，以進一步支持您的觀點。 這樣可以更輕鬆地將所有想法集中在一處，並連結相關資訊。

• 輕鬆實施：選擇好您最喜歡的想法後，您只需將其複製並貼到行事曆、工作流程看板工具或工作管理軟體中即可。

在 Asana 中使用數位構想看板

Asana 可透過 Lucidchart 等整合，協助您與團隊分享數位構想看板。 將所有工具和構想集中在一處，以便專注於真正重要的事情：與團隊聯繫以進行創新構想的腦力激盪。

Lucidchart  

Lucidchart 可讓您建立虛擬圖表和構想看板。 藉助 Lucid 可視化協作套件，您可以快速輕鬆地繪製組織的腦力激盪、流程、系統和人員。 藉助與 Asana 的整合，您可以輕鬆與團隊分享圖表和構想看板。

針對構想採取行動

可視化看板不僅在您腦力激盪新構想時有所幫助。 它們還可以透過將行動項目分類為類別，協助您組織待辦事項，從而幫助您追蹤每個任務的進度。 

線上工作流程看板是建立專案工作動態概觀的理想位置，這樣您的團隊就能隨時掌握需要完成的工作、正在進行的工作以及已完成的工作。