第一次進行策略規劃?請從此處開始。

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsApril 16th, 2021
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摘要

策略計劃可協助您定義並分享公司在未來三到五年內的方向。其中包含公司的願景和使命宣言、目標以及實現目標所採取的行動。我們將在本文中比較策略計劃與其他專案及業務工具,介紹為公司建立成功策略計劃的四個步驟。

如果您供職於小型公司或初創公司,建立一份策略計劃可能會讓您受益匪淺。當您清楚瞭解組織的發展方向時,您就可以確保團隊將注意力集中於最具影響力的專案上。

策略規劃流程不僅有助於在此過程中確認您的方向,還能建立可供您與員工及關係人分享的文件,讓大家能夠及時掌握資訊。在本文中,我們會為您介紹如何著手進行以及如何開發策略計劃。

什麼是策略計劃?

策略計劃是一種工具,用於定義組織方向以及為實現目標而採取的行動。通常來說,策略計劃中包含公司的願景宣言與使命宣言、長期目標 (以及短期目標、年度目標),朝著正確方向前進所要採取的步驟的行動計劃也會包含在內。

一份紮實的策略計劃可為組織提供明晰度和聚焦點。根據我們的調查研究,這種明晰度並非必然,僅有 16% 的知識工作者表示其公司在制定公司目標並進行溝通方面是有效的。將時間投入到策略規劃中,為公司的未來建立起三到五年的願景。然後,這一策略可針對年度和季度公司目標為您提供資訊。

閱讀:協助您入門的 7 個策略規劃模式 (外加 8 個框架)

我是否需要策略計劃?

策略計劃是您可用於規劃並實現目標的眾多工具中之一。策略計劃與其他專案及業務工具之間的比較如下:

策略計劃對比商業計劃書

開始一項業務或大幅調整您的商業策略時,應建立一份商業計劃書。商業計劃書有助於記錄您著手進行的策略,讓每一位團隊成員都能針對核心業務優先順序及目標維持資訊同步。隨著業務開始營運,此工具可協助您記錄策略並與重要投資人或關係人分享。

若您已建立起業務,可考慮棄用商業計劃書,而改為使用策略計劃。即便您在一家相對年輕的公司工作,也可以在商業計劃書的基礎上建立策略計劃,以便協助您朝正確方向前進。在進行策略規劃的過程中,您需要從早期建立的諸多基礎業務元素中汲取經驗,用以制定未來三到五年的策略。

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策略計劃對比使命與願景宣言

您的策略計劃、使命宣言和願景宣言彼此緊密相連。實際上,在策略規劃的過程中,您需要從願景和使命宣言中汲取靈感,以此組建策略計劃。

因此,您應在建立策略計劃前,完成使命與願景宣言起草。理想情況中,這是在業務規劃階段中或是公司成立後不久時所建立的內容。如果您還沒有使命或願景宣言,不妨立即著手花些時間來建立。使命宣言陳述了公司的目的,且說明了您的組織嘗試要解決的問題。願景宣言則以非常廣泛的方式說明了如何實現目標。

策略計劃中應包含使命與願景宣言,但應同時涵蓋除此以外更具體的內容。理論上,您的使命與願景宣言在公司的整個生命週期中應維持一致。策略計劃則是從您的使命和願景宣言中汲取靈感,並且概述您為了朝著正確的方向發展而採取的行動。

例如,如果您的公司生產寵物安全設備,則您的使命宣言、願景宣言和策略計劃可能會如下:

  • 使命宣言:「確保世界上動物的安全。」

  • 願景宣言:「創造便於使用的寵物安全及追蹤產品。」

  • 您的策略計劃可能會列舉您在接下來數年讓公司逐步實現使命與願景而採取的步驟。例如,您要開發新的寵物追蹤智慧項圈,或為寵物主人改善微晶片植入體驗。

閱讀:撰寫完美願景宣言的 7 個步驟

策略計劃對比公司目標

公司目標是範圍較廣的目標。(如果您的組織快速發展) 您應每年或每季度設定這類目標。這些目標可讓您的團隊清楚瞭解您打算在某段時間內完成什麼。

相比公司目標,您的策略計劃更具有前瞻性,其中應涵蓋一年以上的工作內容。可以這樣看:您的公司目標推動的是整體策略,而您的策略計劃則是跨越多年的,因此應比公司目標更龐大。

請閱讀:什麼是目標與關鍵結果 (OKR)?

策略計劃對比商業企劃案

商業企劃案是一種協助您為公司宣傳重大投資或計劃的文件。建立商業企劃案時,需要概述此次投資的優點是什麽,以及這項大型專案如何對企業產生正面影響。 

最終,您可能會針對策略計劃藍圖上的事務建立商業企劃案,但策略計劃不應止於此。這類工具應囊括您多年以來的藍圖,跨越整家公司,而不應只是一項動議。

閱讀:撰寫有效商業企畫案的新手指南

策略計劃對比專案計劃

策略計劃是全公司範圍的多年計劃,其中包含您在接下來三到五年中需要完成的事務以及計劃完成的方式。而專案計劃則是概述如何完成特定專案。此專案會是有助於實現特定公司目標的諸多舉措之一,而公司目標反過來也是有助於實現策略計劃的諸多目標之一。

專案計劃中有七個部分:

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

什麼是策略規劃?

策略規劃是為實現策略目標而建立計劃的過程。策略規劃的流程中包含幾個部分,涵蓋收集深入解析、開發策略,以及當計劃準備就緒時管理績效。

何時應建立策略計劃?

策略計劃是一種工具,可用於協助您定義並分享公司未來三到五年的方向。藉助這種計劃類型,您可以定義重大的賭注與投資,概述這些重大計劃如何助您實現公司使命與願景,還可以針對日常專案與這些商業計劃之間的關聯建立藍圖。如果您的團隊或公司目前還沒有策略計劃,應建立一份。如果您已有策略計劃,則應在實現大部分或所有目標時進行更新。

依據組織發展速度,應每三到五年建立一份策略計劃。如果您的組織發展迅速,可考慮每兩到三年建立一份策略計劃,以便跟上各種新的或不斷變化的業務優先順序。

策略規劃的益處

策略規劃有助於建立明確的目標,以此說明公司在未來三到五年如何向著使命與願景宣言邁進。如果將公司發展軌跡看作是地圖上的一條路線,策略計劃相當於協助您更好地量化從 A 點 (此時的狀態) 到達 B 點 (未來幾年希望實現的狀態) 的方式。

建立清晰的策略計劃並與團隊分享時,您可以:

  • 讓每個人都能針對共同目標達成一致

  • 主動設立目標,以幫助您實現目標

  • 定義長期目標,然後設立邁向長期目標的短期目標

  • 評估目前的狀態與機會或威脅

  • 幫助企業變得更持久,因為您考慮的是長遠發展

  • 提升積極性和參與度

策略規劃流程

策略規劃的流程應由負責組建策略計劃的一小群重要專案關係人執行。這類小型團隊有時候稱之為管理委員會,應由 5 至 10 名公司的重要專案關係人和決策制定者組成。他們不是唯一參與流程的人,但他們是推進工作的人。

建立管理委員會後,您就可以著手進行策略規劃流程了。

步驟 1:確定您的位置

建立策略計劃並確定方向前,首先需要確定目前的狀態。為此,管理委員會應從員工和客戶等其他專案關係人處收集多種資訊。一般而言,需收集:

  • 產業及市場相關資料,瞭解市場機會,以及在不久的將來即將會遇到的潛在危險。

  • 客戶深入解析,瞭解客戶對公司的期望值,例如產品改進或其他服務。

  • 關於產品、業務實務或公司文化等需要處理的員工回饋

  • SWOT 分析,以協助您針對業務評估目前與將來的潛力。SWOT 是由幾個英文字首字母組成的縮寫字,代表 Strengths (優勢)、Weaknesses (劣勢)、Opportunities (機會) 以及 Threats (威脅)。在策略規劃的過程中,您需要定期進行這類分析。

若要回答 SWOT 縮寫字中每一個字母提出的方面,管理委員會需要回答這一系列問題:

優勢:

  • 您的組織目前哪方面做得好?

  • 您與競爭對手之間拉開差距的因素是什麼?

  • 您最有價值的內部資源是什麼?

  • 您擁有哪些有形資產?

  • 您最大的優勢是什麼?

劣勢:

  • 您的組織哪方面做得不好?

  • 您目前缺乏什麼 (產品、資源或流程方面)?

  • 競爭對手哪些方面比您做得好?

  • 是否有任何限制阻礙您的組織?

  • 哪些流程或產品需要改進?

請閱讀:限制理論的初學者指南

機會:

  • 您的組織擁有哪些機會?

  • 如何利用公司的獨特優勢?

  • 是否有任何可利用的趨勢?

  • 如何利用行銷與新聞機會?

  • 是否有針對您的產品或服務的新需求?

威脅:

  • 您應該關注哪些嶄露頭角的競爭對手?

  • 是否存在任何讓您的組織面臨風險的劣勢?

  • 您是否曾經或可能經歷過可能會減少市占率的負面新聞?

  • 是否有機會改變客戶對公司的態度?

步驟 2:開發您的策略

此時是誕生魔法的時候。若要開發策略,需要考慮目前的位置,即您現在的情況。然後,從您的原始業務文件中汲取靈感,這些就是您的最終目的地。開發策略,實際上就是掏出指南針,問自己「我們下一步要去哪裡?」此舉有助於準確確定需要走哪條路。

在規劃流程的這一階段中,需從重要的公司文件中汲取靈感,以確保策略計劃能讓公司朝正確方向發展,這類文件舉例如下:

  • 您的使命宣言,用於瞭解如何朝著組織核心目的持續邁進。

  • 您的願景宣言,用以闡明策略計劃如何配合您的長期願景。

  • 您的公司價值觀,用以指引您執行對公司最重要的事務。

  • 您的競爭優勢,用以瞭解您可為市場提供的獨特價值。

  • 您的長期目標,用以追蹤未來五到十年期望實現的目標。

  • 您的財務預測及規劃,用以瞭解您對未來三年財務狀況的預期、您預期的現金流數額以及您可能可以投資的新機遇。

步驟 3:組建您的策略計劃

現在,您已知道目前的情況與未來的方向,是時候著手進行了。計劃中需考慮您的定位與策略,從而制定出未來三到五年的組織計劃。請記住,即便您制定的是長期計劃,也應隨季度和年份而制定策略計劃中的各個部分。

組建您的策略計劃時,應定義:

  • 接下來三到五年內公司的優先事項,且以 SWOT 分析和策略為依據。

  • 第一年的年度目標。您不需要為策略計劃的每一年都制定目標。應持續建立與整體策略目標關聯的新年度目標。

  • 第一年的相關重要成果與 KPI。其中某些部分應由管理委員會制定,某些部分則由更密切接觸工作的特定團隊制定。請確保您的重要成果與 KPI 是可衡量且可行動的。

  • 接下來數年的預算。預算應以財務預測及您的方向為依據。您是否需要大刀闊斧地花錢來開發產品?是否要組建團隊?是否要注意行銷方面?請闡明您最重要的計劃,以及您計劃如何針對這些計劃分配預算。

  • 高階專案藍圖。專案藍圖是一種專案管理工具,可協助您將複雜計劃的時間軸可視化,不過您還可以為您的策略計劃建立一份更為高階的專案藍圖。可概述您希望在特定季度或年份進行的工作,使計劃更具有可行動性、更易於理解。

步驟 4:分享、監控、管理您的策略計劃

此時,您應已制定出策略計劃。規劃流程的最後一步是監控並管理您的計劃。

  1. 分享您的策略計劃,這類文件應公佈於眾。確保團隊可以存取這份文件,以便瞭解其工作對於公司優先事項及整體策略計劃的貢獻。我們建議您在進行管理和追蹤工作的相同工具中分享您的計劃,這樣您就能夠更輕鬆地連結高階目標與日常工作。若您並未使用這類工具,可考慮使用工作管理工具

  2. 定期 (每季度和每年) 更新您的計劃。務必使用策略計劃說明您的短期目標。您的計劃不是一成不變的,如果您的公司決定改變方向或進行新的投資,則可能需要更新計劃。隨著新的市場機會和威脅湧現,您可能需要微調策略計劃,以確保您的組織在未來幾年內朝著最佳方向發展。

請記住,即使您定期更新,計劃也無法一直持續下去。當您實現大部分策略目標時,或者從您第一次制定計劃以來已經發生重大變化,可能是時候建立一份新的計劃了。

緊扣計劃

若要將公司策略轉換為計劃,並最終產生影響,務必主動將公司目標與日常工作內容加以連結。明確這一連結後,可以為您的團隊成員提供完成最出色工作所需的情境。藉由清晰的優先順序,團隊成員可專注於能夠對公司產生最重大影響的計劃,可能還會因此更投入。

若您希望著手建立計劃,可深入瞭解如何藉助 Asana 連結目標與日常工作

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範本

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