制定應變計劃以預防業務風險的 8 個步驟

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsApril 23rd, 2021
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摘要

業務應變計劃即團隊或組織的後援策略。其中列明了當非預期事件導致計劃偏離進度時應如何應對,例如失去重要客戶時如何調整,或是軟體服務中斷超過 3 小時應該怎麼做。取得制定有效應變計劃的逐步說明,以便在發生非預期事件時,讓團隊可以立即採取行動,讓事情重回正軌。

沒有人希望 A 計劃失效,但準備一份強大的 B 計劃是應對任何情況發生的最佳方式。有了可靠的後援計劃,您就可以有效應對非預期事件,並且盡快讓事情重回正軌。

應變計劃是一種主動策略,能夠協助您處理事態惡化並確保業務持續進行。在本文中,深入瞭解如何針對非預期事件制定應變計劃,並且制定恢復策略,以確保您的業務維持健康狀態。

什麼是業務應變計劃?

業務應變計劃是一種策略,用以說明組織面臨導致原始計劃偏離進度的重要或業務關鍵事件時的應對方式。若業務應變計劃能夠正確執行,可以降低風險,並且幫助您盡快恢復正常業務。

您可能已經熟悉應對自然災害的應變計劃,亦即公司和政府通常會為洪水、地震或龍捲風後的災難復原制定的應變計劃。

但應變計劃對於業務風險同樣重要。例如,您可以制定一份應變計劃,概述當主要競爭對手合併時您會採取的措施,或者失去重要客戶時的應變措施。您還可以為可能產生重大影響的小型事件制定應變計劃,例如軟體服務中斷超過三個小時。

業務應變計劃與專案風險管理計劃的差異

專案風險管理即識別、監控並處理專案層級風險的流程。在專案規劃流程的開始階段運用專案風險管理,可針對可能發生的風險做好準備。為此,可建立一份風險管控表,用以識別和監控潛在專案風險。若風險確實發生,您可以運用風險管控表,主動定位風險,並且盡快解決。

應變計劃與專案風險管理計劃類似,因為它可以協助您識別並解決風險。但是業務應變計劃應涵蓋跨多個專案的風險,或是可能影響多個部門的風險。若要建立應變計劃,則需要識別大型的業務層級風險,並且做好準備。

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應變規劃的 8 個步驟

您可以在組織的不同層級中制定應變計劃。例如,如果您是團隊負責人,您可以為您的團隊或部門制定一份應變計劃。或者,公司高層應針對可能影響整個組織的狀況,制定業務應變計劃。

制定應變計劃時,務必評估每一種風險的可能性和嚴重程度。然後,當您制定好計劃後,需取得經理或部門主管的核准。這樣,發生負面事件時,團隊就可以迅速採取行動并快速解決風險,而無需等待核准。

1. 製作風險清單

解決風險前,首先需要識別風險。可從製作風險清單開始,列舉可能影響您公司的任何、所有風險。請記住:應變規劃可有多種不同層級,您可以針對公司、部門或計劃層級進行規劃。請確保您的應變計劃與您負責應對的風險範圍和程度保持一致。

應變計劃是一種大型的投入,因此需與相關專案關係人進行一次腦力激盪會議,以便識別、討論潛在風險。若您不確定誰應該參加腦力激盪會議,可建立一份專案關係人分析圖,以便判斷誰應參與其中。

2. 依據嚴重程度和可能性衡量風險

您不需要針對所列出的每一種風險都制定應變計劃。列出風險和潛在危險後,可與專案關係人一起確定每一種風險的潛在影響。

依據兩項指標評估每一種風險:風險發生時的影響嚴重程度,以及風險發生的可能性。在風險評估階段中,需為每一種風險指明嚴重程度和可能性,我們建議使用高、中和低來表示。

3. 明確重要風險

針對每一種風險指明嚴重程度和可能性後,您與專案關係人可自行決定哪一種風險是最需要處理的。例如,您必須針對高可能性和高嚴重程度的風險制定應變計劃,但對於低可能性和低嚴重程度的風險,則可能不需要制定應變計劃。

您與專案關係人應決定判斷的依據。例如,針對低嚴重程度、高可能性的風險應如何應對?針對高嚴重程度、低可能性的風險又該如何?

以下是不同風險的發生方式,以及您的團隊可能會遇到的潛在應變計劃情境:

  • 高嚴重程度和高可能性中嚴重程度和高可能性。需為這些風險制定強而有力的應變計劃。如果發生這些風險,請確保您已制定出強而有力的緩和計劃,以便盡快恢復正常的業務營運。

  • 高嚴重程度和中可能性。同樣需要針對這類風險制定應變計劃。即便這些風險發生的可能性較小,但發生後可能會對您的業務功能造成嚴重影響。應主動針對最壞的情況進行規劃,可協助您快速應對非預期事件。

  • 高嚴重程度和低可能性。您仍應針對這些風險制定應變計劃。這類應變計劃的唯一差異,就是完成後應與誰分享。可考慮減少分享這些計劃的人群,因為與之相關的人員也比較少。

  • 中嚴重程度和中可能性低嚴重程度和高可能性。可考慮針對這類風險制定應變計劃。您可能需要針對這些應變計劃進行小群體專案關係人會議,或採取較寬鬆的措施進行應變規劃。但是,如果發生某些風險,尤其是有發生的可能性時,針對可能的措施制定一個通用的 B 計劃也是一個很好的主動策略。

  • 中嚴重程度和低可能性低嚴重程度和中可能性低嚴重程度和低可能性。不需針對這類風險制定應變計劃。這類風險很可能不會發生,而且即使發生也不會對您的業務功能造成重大影響。但是,請務必規劃定期重新審視這些風險,評估其嚴重性和可能性是否發生了變化。

4. 針對重大風險制定應變計劃

請針對每一種您確認為重要的風險制定應變計劃。作為應變計劃的一部分,需描述風險,並且針對風險發生時團隊所採取的措施進行腦力激盪。每一個計劃都應涵蓋使業務恢復正常所需採取行動的所有步驟。

您的應變計劃應包含以下資訊:

  • 啟動該計劃的觸發因素

  • 立即應對措施

  • 應參與計劃及接收通知的人員

  • 關鍵權責,若需要,應包括 RACI 表

  • 應對措施的時間軸 (例如:需立即執行的事務和長期執行的事務)

例如,假設您確定潛在人力短缺為可能且嚴重的風險。這種風險可能會顯著影響正常的營運,因此您需要對此制定應變計劃以作準備。團隊中的每位人員都擁有一些特定的技能,因此當同時有超過一位人員離開時,就會難以管理團隊的權責。您的應變計劃可能需要包含負責特定專案或流程的人員,以備您僱用替補人員所需;或者為防止發生技能穀倉效應,而納入改善團隊文件記錄方法。

5. 取得應變計劃核准

確保公司相關負責人瞭解計劃,且同意您的行動方針。如果您正在制定團隊或部門層級的計劃,這一點尤其重要。制定應變計劃,意味著您賦予團隊針對風險進行快速應對的權力,但您需要確保行動方針正確。此外,預先核准也能讓您得以充滿信心地啟動計劃,明白自己在做正確的事,而無需提前徵求核准。

6. 發佈您的應變計劃

制定應變計劃後,請與適當的人分享。確保每個人都瞭解您的計劃,這樣風險發生時,您可以儘可能快速、流暢地行動。將您的應變計劃儲存於集中事實來源,以便每個人都能在需要時輕鬆存取。

在工作管理平台中建立專案,是發配計劃且確保每個人取得制定計劃逐步指南的絕佳方式。

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7. 監控您的應變計劃

定期審視您的應變計劃,確保其仍然準確無誤。需考慮新的風險或新的機會,例如新員工或不斷變化的商業環境。如果有新的執行長加入團隊,也請務必列出應變計劃供其審查。

8. 有需要時制定新的應變計劃

針對所有已經發現的風險制定應變計劃很不錯,但請務必定期監控新的風險。如果您發現了新的風險,且風險的嚴重程度或可能性足夠高,請針對這類風險制定新的應變計劃。同樣,也許回頭審視您的計劃時,發現某些您擔心的情境可能不會發生,或即使發生了也未必如設想那樣影響您的團隊。

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常見應變計劃陷阱及預防方法

應變計劃是協助您快速將業務功能恢復正常的強大工具。若要確保您的應變規劃流程儘可能順暢,應留意常見的陷阱,例如:

缺乏支持度

制定應變計劃需時費力,因此在開始前,務必取得主管級專案關係人的支持。制定計劃時,持續與您的支持者進行核對,確保您已涵蓋處理重要風險,且您的行動計劃是可靠的。這樣一來,您就可以確保專案關係人能夠將您的應變計劃視為他們可支持的事。

對「B 計劃」式思維的偏見

某些公司文化並不接納 B 計劃思維,他們傾向將一切資源投入到 A 計劃,並期望能成功。但相比主動制定 B 計劃,這種思維方式可能實際上會讓團隊暴露於更多風險中。

把它想像成航行前檢查天氣,這樣您就不會意外陷於風暴中。雖然萬里晴天十之八九不會突然變成暴風雨,但做好準備總是好的。如果確實發生了負面事件,制定應變計劃可以協助您做好準備,確保公司能夠應對自如,並儘快恢復。

一勞永逸的應變計劃

制定應變計劃需要大量工作。有時,當您完成後,您可能會認為這已是一次出色的工作而拋諸腦後。但是,請務必安排定期提醒 (可能每年一次或兩次),在必要時審視和更新您的應變計劃。如果出現新的風險,或者如果業務營運發生變化,更新應變計劃可確保您能夠對負面事件作出最佳應對。

制定應變計劃後,該如何?

制定應變計劃需要大量工作,但需要用到時,就會慶幸自己曾做了一份。但是,除了制定強而有力的應變計劃以外,還要維持您的計劃處於最新狀態。

積極主動可以幫助您在風險發生之前降低風險,因此請務必將您的應變計劃傳達給團隊成員,他們可在風險確實發生時負責執行這些計劃。請勿讓您的應變計劃蒙塵於文件中,制定計劃後,如若需要,您就應該使用它!

制定計劃後,務必將其儲存於每個人都能存取的集中式位置,例如工作管理平台。若發生需要用到某項應變計劃的事情時,將計劃儲存於集中式可存取的位置,有助於團隊快速將計劃轉化為行動。

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