新手指南:如何編寫有力的商業企劃案

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsNovember 16th, 2022
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幾乎所有的專案都需要獲得批准,不論是獲得團隊的簡單認可,或是取得管理決策人士的支持。您可能很熟悉如何使用專案計劃或專案章程提案執行新的行動,並為專案取得許可。不過,如果您提議的專案涉及重大的商業投資,您便可能需要建立一份商業企劃案。

若您從未寫過商業企劃案,我們在此為您提供協助。利用一些資源及少許的規劃,您便能寫出商業企劃案,幫助您取得管理成功專案所需的資源及支援。

什麼是商業企劃案?

商業企劃案是一份文件,解釋若公司進行某項重大的商業投資或行動,將可以獲得的價值或收益。該行動可以是任何事情,例如宣傳新產品或新功能的推出、提議增加現有行動的支出,或是對新的代辦機構或承包商投入重大投資等。令人信服的商業企劃案會概述此類重大投資決策的預期收益。關鍵專案關係人將透過您提供的商業企劃案決定是否要採取其中所述的行動。

若您未曾撰寫過任何商業企劃案,它可能聽起來和其他的早期專案規劃文件有些相似。以下是商業企劃案的詳情:

商業企劃案對比商業計劃書

商業企劃案是為某項新策略或者重大行動所擬的提案,內容應該闡述公司的商業需求,以及公司能藉由此行動獲得哪些好處。

另一方面,商業計劃書則是針對全新的業務所擬定的大綱。通常,我們會草擬一份商業計劃書,細述商業策略、使命聲明、願景聲明,並說明我們計劃將如何達成之。您可能會替現有的業務制定商業計劃書,但這種情形只有在試圖對於該業務的方針採取重大變革時才會發生。

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商業企劃案對比執行摘要

執行摘要是重要文件的概述,涵蓋了專案關係人需要注意的所有主要專案事實及細節,使他們在沒有時間閱讀整份文件時仍能迅速抓到重點。事實上,執行摘要是編寫商業企劃案的最後一步,其中包含專案關係人需要知道的所有重要細節。

延伸閱讀:如何編寫執行摘要 (附有範例)

商業企劃案對比專案章程

如果您需要替專案製作一份電梯簡報,但不太需要完整的商業企劃案,那麼您需要的可能是專案章程。專案章程與商業企劃案十分相似,用於說明計劃的關鍵細節。確切來說,專案章程涵蓋三個主要的專案要素:專案目標、專案範疇,以及重要的專案關係人。您的管理團隊將會使用此專案章程批准進一步的專案發展。

延伸閱讀:專案章程需要的三個要素

我需要商業企劃案嗎?

不是每個專案都需要商業企劃案甚至專案章程。您只需要針對能夠帶來重大商業資源的行動或投資而建立商業企劃案。如果現有的行動規模較小,請考慮建立一份專案章程,以向有關的專案關係人推銷您對專案的想法。

即便您不需要向任何專案關係人推銷專案,您也應該準備好回答關於該提案的基本問題,例如:

  • 此專案的目的是什麼?

  • 為什麼要進行這個專案?

  • 此專案與組織的目標有何關聯?

  • 我們將使用哪些指標來衡量專案成功與否

  • 此專案是由誰負責執行?

  • 此專案的完成期限為何?

建立並推銷商業企劃案的五個步驟

除了納入關鍵事實和數據,您的商業企劃案也應該說明為何該投資或行動對您的業務而言是個好主意。對於有疑慮處,請言簡意賅、避免使用行話和術語,並總是專注於傳達專案的價值。如果這是您第一次建立商業企劃案,別擔心,請按照以下五個步驟練習編寫紮實的商業企劃案。

1. 蒐集資訊

您不必憑一己之力編寫商業企劃案,而是要確保合適的團隊成員及專案相關人有為相關部分作出貢獻。例如,IT 團隊應該參與所有關於工具和時間軸的決策,而財務團隊則應該負責審查所有預算和風險管理的部分。若您建立商業企劃案是為了提出新的行動、產品線,或客戶人設,請確保同時諮詢該領域的專家。

2. 不需按照順序編寫您的商業企劃案

有些在商業企劃案中首先出現的項目 (例如執行摘要) 其實應該在最後編寫,因為這時您已經握有所有重要的資源及資訊,得以提出明智的建議。您的執行摘要將報告所有的調查結果,並根據種種因素為業務提出建議。藉由先匯集如專案目的、財務資訊,以及專案風險等各項細節,您可以確保執行摘要確實涵蓋所有相關的資訊。

3. 循序漸進地建構您的商業企劃案

商業企劃案所描述的是公司的某項重大投資。同樣地,編寫商業企劃案也是一項重大的時間投資。然而,並非每項措舉都適合您的業務,故請務必與專案關係人一同審視您正在進行的工作。想必您不願意在這份文件上花費數小時甚至數週的時間,最後卻被執行決策者直接打回票。

請考慮向專案贊助者或與您關係良好的執行決策者進行「軟啟動」,概述您的商業企劃書,以確認該計劃確實值得進行。接著,在建構商業企劃書的各個部份時,請務必與主要關係人核對內容,確保沒有任何毀壞計劃的因素。

4. 精修您的文件

在建立商業企劃案中的不同章節時,您可能會需要回頭完善先前編寫的部分。舉例來說,在與財務團隊一同完成成本效益分析後,請務必回頭更新所有與預算有關的專案風險。

在報告您的商業企劃案之前,請與關鍵專案關係人一同進行最終審視,查看是否有些章節還能更進一步完善。在此階段,您也差不多可以開始撰寫放在文件開頭的執行摘要。依據商業企劃案的長度,執行摘要應為一至兩頁長。

閱讀:如何建立競爭力分析 (附範例)

5. 發表商業企劃案

最後一步是實際發表您的商業企劃案。先以一個簡短的電梯簡報解釋提案的內容、原因,以及達成方式。請將這次簡報視為一次機會,用於解釋目前業務需求、該提案如何滿足需求,以及預期的業務收益。同時,也請務必對任何風險或聽眾可能會產生的疑慮做出回應。

應避免逐頁報告您的商業企劃案。請在簡報前將文件交給專案關係人,讓他們有機會事先瀏覽。接著,在報告結束後再次分享該文件,讓他們能進一步鑽研細節。

商業企劃案核對清單

先釐清為什麼要做

商業企劃案的第一個部分讓您有機會針對新專案提出強而有力的論點。請確保您的論點能夠滿足觀眾的興趣和需求。雖然這是文件的第一個段落,卻應該是最後撰寫的部分。除了納入執行摘要的傳統要素,您也應該在這個部分回答以下問題:

  • 此專案能夠解決什麼樣的業務問題?這是您解釋專案重要性以及為何執行決策者應該考慮之的機會。

  • 您的商業目標是什麼?此專案的成功將帶來什麼結果?您將如何衡量專案成功與否?專案的成功對您的企業有何意義?

  • 此企劃案如何融入公司的整體營運策略計劃?請確保您所提出的商業企劃案與重要的公司目標相關聯。商業企劃案中倡議的行動應當要能夠推動實現公司的願景聲明

說明財務狀況和投資報酬

在商業企劃書的這個部分,您應該說明專案的財務基礎。請不要期望能夠獨立完成這個部分,而應該與公司的財務團隊共同合作撰寫。確切來說,這個部分的內容需要回答以下問題:

  • 此專案的成本為何?即便這對公司來說是一項嶄新的措舉,也要研究並估算該專案的花費。

  • 專案中各項獨立部分的成本是多少?除了估算專案的總成本以外,也要細分不同項目的花費。例如,您的專案可能包含新工具及資源的成本、競爭情報的成本,以及代理機構的成本等。

  • 預期的投資報酬率 (ROI) 是多少?我們已經談過成本的部分,現在該談談公司將如何從此計劃中受益,同時也請務必解釋您是如何計算投資報酬率。

  • 此專案將對現金流造成什麼影響?現金流是指將因該業務而出入的資金。由於重大的投資將花費大量資金,因此會對現金流產生負面的影響。然而,也應預期能得到可對現金流造成正面影響的高投資報酬率。

  • 此專案的敏感性分析為何?敏感性分析是一份總結,顯示您提出的數據具有多大的不確定性。您的商業企劃案會受到各種變因影響。請務必對這些變因進行解釋,並說明它們如何影響您的預測。

預覽專案細節

商業企劃案是用以提議新的計劃。除了財務風險之外,您也需要花一些時間預覽專案細節。舉例來說,您的商業企劃案應該包括以下內容:

  • 您的專案目標專案的關鍵可交付成果專案末期的情形將是如何?專案結束後,您預期創造或實現什麼樣的結果?

  • 您的專案計劃書專案計劃書是一份藍圖,闡述為了成功達成專案目標,團隊需要實踐哪些關鍵要素。

  • 您的專案範疇這項專案有哪些界線?您將會努力達成哪些確切的目標、可交付成果,以及工作時限?

  • 相關專案關係人名單誰是這個專案的重要關係人和主要決策者?這可能包括實際進行此計劃的專案團隊成員、負責發起專案的執行決策者,以及可能涉及的任何外部關係人。

  • 甘特圖式整體專案藍圖。在這個階段,您尚不需要提出詳細的專案時間軸,但您應該概述專案中的各個階段相對於其他階段大約將在何時啟動。為此,請利用甘特圖軟體建立一份專案藍圖,並在藍圖中加入所有重要的專案里程碑

  • 重要的專案依存項。有任何可能阻礙專案啟動的因素存在嗎?這項工作是否依賴於其他任何正在進行中的工作?

專案風險討論

在概述財務影響及重要的專案細節後,請列出所有潛在的專案風險。請替您的商業企劃案建立一份專案風險管理計劃。專案風險管理並不是要排除風險,而是用以判定、分析,和積極回應任何潛在的專案風險。清楚地定義每一項專案風險,以及該風險可能對專案造成的影響,可以有效地幫助您與專案團隊管理及避開那些風險。

請在商業企劃案的風險部分納入以下內容:

  • 針對所有潛在專案風險的風險分析。是什麼樣的風險?有多大可能會發生?此風險的優先層級為何?

  • 您所做的任何假設 (如果有的話)。在專案風險管理中,所謂的假設指的是任何您認為將會成真的、關乎此專案的事情,但不保證該假設一定會成為事實。以假設作為專案決策的基礎,將使專案面臨風險的威脅。因此,請務必審慎批准每一項專案假設,以避免危及專案的成功。

  • 市場上任何可比較的替代選項。如果您編寫商業企劃案的目的是要在市場上推銷一項新產品或新觀點,請先評估所有現存的選項。這些替代選項會影響您的財務評估或專案的成功嗎?

將您的商業企劃案付諸行動

在商業企劃案的最終章節,請說明此企劃案將如何轉化為可行動的專案。這個部分應該回答以下幾個問題:

  • 決策將會如何進行?專案的執行者是誰?專案的發起人是誰?請考慮建立一份 RACI 表以闡明專案的責任歸屬。

  • 如何衡量與報告專案的進展?不是每個專案關係人都需要知悉專案的每一個變動。請概述您專案溝通計劃的關鍵部分,並說明專案的狀態更新將如何傳達。

  • 下一步該做什麼?如果管理團隊批准這份商業企劃案,您將採取哪些步驟將此計劃付諸行動?

實現您的商業企劃案

恭喜!您建立了一份扎實的商業企劃案並獲得了批准。下一步就是將您的企劃案轉變成現實。發起大規模的改變可能讓人心生畏懼,實際實施您的商業企劃案也不例外。

請務必使用專案管理工具管理並組織您的新行動。透過中央事實來源追蹤誰正在進行何項工作及其完成時限、分享狀態更新,並讓專案關係人了解情況,您便能夠將一份優秀的商業企劃案轉變為成功的專案。

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