什麼是專案章程？如何撰寫 + 範本

開始一項新專案或計劃可能會令人興奮。 但是，若要獲得專案核准，事前有哪些步驟呢？

若您以前從未經歷過專案簡報和核准流程，可能會覺得一頭霧水。 專案章程可協助您收集正確的資訊，並向專案關係人展示。 在本指南中，您將瞭解什麼是專案章程、應包含的關鍵要素，以及如何撰寫專案章程，讓您的專案獲得許可。

什麼是專案章程？

專案章程是專案啟動期間使用的正式文件，其中概述了您的專案目標、範疇和主要專案關係人，以便在工作開始前獲得核准。 它是一份簡短的高階摘要，可協助決策者瞭解專案的價值，並賦予專案經理向前推進的權限。

專案章程是您可以建立的眾多專案規劃材料中的一種。 以下介紹其與其他專案規劃元素之間的區別：

為什麼您需要專案章程？

專案章程不僅能讓您的專案獲得核准。 這是一個基礎工具，可讓團隊從一開始就為成功做好準備。 建立清晰簡潔的章程，您就可以：

• 提供明晰（度）和一致性。 章程可確保從專案團隊到高階主管領導層的每個專案關係人，都對專案的目的和範疇有共同的理解。

• 避免範疇潛變。 藉由明確的界限，您的章程可作為參考點，讓專案專注於其原始目標，防止額外的工作使您的時間軸偏離軌道。

• 取得專案關係人的認可。 精心制定的章程可作為內部行銷文件，在整個組織中建立對專案的信心和熱情。

• 授權專案。 章程正式承認專案的存在，並授權專案經理使用組織資源來實現其目標。

專案章程的關鍵要素

雖然每個專案都是獨一無二的，但強大的專案章程包含幾個基本要素，可提供完整的概觀。 請將其視為讓您的專案獲得核准並有良好起步的基石。

• 專案目的和目標：說明專案為什麼很重要，以及您計劃實現的事項。 這是您簡報的核心。

• 範疇：明確定義專案的界限，包括工作涵蓋的部分以及不包括的內容。

• 成功標準：概述成功是什麼樣子。 這些是您用來確定專案是否達到目標的指標。

• 關鍵關係人和角色：使用關係人名冊記錄主要參與人員，包括專案贊助人、專案經理和團隊成員。

• 高階時間軸和里程碑：提供預估排程，其中包含關鍵日期和主要專案里程碑。

• 預算估算：包含專案所需財務資源的摘要。

• 風險和假設：確定可能影響專案結果的潛在挑戰或相依性。

您需要專案章程嗎？

在各種各樣的專案規劃工具當中，專案章程不一定是最適合使用的。 以下介紹建立專案章程的適當時機，以及最好改為使用其他工具的時機。

• 建立專案章程以便進行簡報並取得專案核准。 專案章程可讓專案關係人清楚掌握專案目的、範疇和職責。 重要專案關係人可以利用專案章程核准專案或提出變更建議。

• 若您的專案代表的是重大商業投資，此時宜建立商業企劃案。 商業企劃案包含額外資訊和文件，包括專案投資回報以及任何與專案相關的風險。

• 若您的專案已核准，此時宜建立專案計劃。 專案計劃需以您的專案章程為基礎，用以提供額外資訊，例如專案時間軸或重要專案里程碑。

• 建立專案簡介，以總結專案計劃的重要高階詳細資料。

• 建立一份執行摘要，為主管級專案關係人提供一份簡潔的文件概述。

• 若您需要以甘特圖的方式檢視專案的高階時間軸，此時宜建立一份專案藍圖。

如何建立專案章程

在專案章程中，您可與重要關係人分享專案詳細資料，以便取得啟動專案所需的核准。 專案章程有三個主要元素。

1. 「為什麼」

要開始撰寫您的專案章程，可分享您的專案目的和專案主旨。 在本區段中，您應該概述為什麼這個專案很重要，以及專案結束時達到的主要目的是什麼。 確保您的專案主旨清楚解釋為什麼在這個專案上付出努力很重要，以及這個專案對您的公司目標有何建樹。

您還應該闡明您的專案目標，即您計劃在專案結束時實現的具體交付項目或資產。 若要建立強而有力的目的，請遵循SMART 方法，並確保您的目的是：

• 明確 (Specific)

• 可衡量 (Measurable)

• 可實現

• 切實可行 (Realistic)

• 有時間限制

2. 「是什麼」

專案章程中的第二個重要元素是專案範疇。 您的專案範疇陳述需準確定義專案涵蓋的部分以及不包括的內容。 起草專案範疇陳述時，即為其設定界限，更重要的是，需概述您在專案時間軸內不會去做的事情。

建立專案章程時，解釋範疇中最重要的部分就是概述理想中的專案預算。 在提出您的預算時，請務必納入：

• 預計成本總計：所需的整體財務投資

• 資源分配：預算將如何分配給人員、工具及材料

• 關鍵假設：任何財務相依性或條件

3.「人員」

在專案章程的最後區段，您應解釋誰需要負責執行此專案。 其中包括所有重要專案關係人、主管級關係人、專案贊助者以及一般專案團隊。 若您還未確定人員，可起草一份資源管理計劃簡介，用以概述在專案期間如何分配資源。

專案章程範例

查看實際的專案章程，有助您瞭解如何建構自己的專案章程。 以下是行銷活動專案章程的範例，其中包含我們討論過的關鍵要素。

請注意此範例如何：

• 保持簡潔：所有基本資訊都能放在單一頁面上

• 定義明確的目標：特定目標很容易識別

• 確定專案關係人：清楚列出角色和職責

專案章程範本

當您準備好開始時，請依循此易於使用的範例，建立您的下一份專案章程。

專案名稱

為專案命名。 務必使內容可以充分描述，讓絕大多數人都能瞭解您的打算。

專案經理

此專案的聯絡窗口是誰？

最後修訂日期

您的專案章程是一份實況文件。 在其中包含上次修訂的日期，對經常需要查看章程的團隊成員很有幫助。

專案主旨

為何要進行此專案？

專案目標

專案結束時，您計劃完成哪些交付項目和資產？

專案範疇

專案交付項目的界限是什麼？ 專案中未包含哪些倡議？

專案團隊與資源

誰負責執行此專案？ 有哪些可供使用的資源 (例如：人員、工具及預算)？

專案關係人與核准人

誰是專案關係人？ 誰需要核准此專案章程或所有專案交付項目？

專案章程最佳作法

建立有效的專案章程，關鍵在於平衡詳細資料與明晰度。 請遵循這些最佳作法，確保您的章程達標，並為您的專案取得許可。

• 保持簡明扼要。 專案章程應是一份高階摘要，而非詳細的專案計劃。 目標為一至兩頁，以便專案關係人輕鬆進行審查及核准。

• 與專案關係人協作。 使用專案關係人參與度計畫，讓重要專案關係人參與建立流程。 這樣可以盡早獲得認可，並確保每個人的觀點都得到考量。

• 專注於明晰（度）。 使用簡單、直接的語言，避免使用行話和術語。 目標是讓任何人都能閱讀章程，並瞭解專案的宗旨和價值。

• 將其變成一份實況文件。 雖然章程設定了初始方向，但若專案的主要參數有變，則可以進行更新。 請務必註明修訂日期，以確保所有人掌握一致的資訊。

從專案章程到專案成功

當您的專案章程已核准時，您可以安排專案啟動會議，並繼續進行規劃。 建立額外的專案計劃文件並著手進行專案管理時，務必在一處每個人都能存取的集中式工具中儲存所有專案詳細資料。

我們很自然地會想起 Asana，它就是能擔此重任的最佳工具。 藉助 Asana，您可以管理團隊專案和任務，以便維持資訊同步並遵守期限。 立即開始，深入瞭解專案管理的優勢。

有關專案章程的常見問題