專案章程需要的三個元素

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsApril 5th, 2021
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開始一項新專案或計劃可能會產生一種令人興奮的感覺。但是,若要獲得專案核准,事前有哪些步驟呢?

若您以前從未經歷過專案簡報和核准流程,可能會覺得一頭霧水。從收集正確的資訊到以適合專案關係人的方式呈現,都需確保擁有成功所需的材料。其中一種方法,就是運用專案章程。

什麼是專案章程?

專案章程即您的專案目的、專案範疇和專案職責的電梯簡報,用以獲得主要專案關係人的核准。在章程中,您應該在開始之前對專案的主要元素進行精巧、簡潔的解釋。在開始撰寫其他更深入的專案規劃文件之前建立專案章程,您就可以獲得核准,或在必要時進行修正。

專案章程是您可以建立的眾多專案規劃材料中的一種。以下介紹其與其他專案規劃元素之間的區別:

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專案章程與專案計劃

專案章程應僅包含三個元素:您的專案目的、範疇和職責。當您的章程獲得核准,您就應該制定一項專案計劃。您的專案計劃以您的專案章程為基礎,為您的專案關鍵元素提供更深入的藍圖。

專案計劃中有 7 個重要元素:

  • 目標

  • 成功指標

  • 專案關係人與角色

  • 範疇與預算

  • 里程碑與交付項目

  • 時間軸與排程

  • 溝通計劃

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

專案章程與專案簡介

專案簡介即在您的專案獲得正式核准後,應建立的一份簡短文件。這份簡介是您的專案計劃的濃縮版本,可供您的專案團隊和專案關係人時常參考。就像章程一樣,您的簡介提供了關於為何這是好專案項目的情境內容,以及你將在專案期間完成的事情。

專案簡介中有四個部分:

  • 背景資訊

  • 專案目的與成功指標

  • 專案時間軸

  • 目標受眾

閱讀:撰寫清晰專案簡介的 5 個步驟

專案章程與商業企劃案

專案章程與商業企劃案都有著相同的基礎:兩者皆是向適當的關係人簡報專案的工具。專案章程與商業企劃案的主要差異在於範疇。

商業企劃案是解釋重大商業投資的收益和風險的正式文件。例如,如果您要向外部機構簡報大規模投資、目前業務實踐中的顯著提升,或者推出新產品線或服務,您就需要建立一份商業企劃案。相反,若您的專案需獲得核准但范疇較小 (例如,與過去的活動相似的活動,或適合您目前上市策略的產品發佈),請改為建立專案章程。

閱讀:撰寫有效商業企畫案的新手指南

是否應該建立專案章程?

在各種各樣的專案規劃工具當中,專案章程不一定是最適合使用的。以下介紹建立專案章程的適當時機,以及最好改為使用其他工具的時機。

  • 建立專案章程以便進行簡報並取得專案核准。專案章程可讓專案關係人清楚掌握專案目的、範疇和職責。重要專案關係人可以利用專案章程核准專案或提出變更建議。

  • 若您的專案代表的是重大商業投資,此時宜建立商業企劃案。商業企劃案包含額外資訊和文件,包括專案投資回報以及任何與專案相關的風險

  • 若您的專案已經獲得核准,此時宜建立專案計劃。專案計劃需以您的專案章程為基礎,用以提供額外資訊,例如專案時間軸或重要專案里程碑

  • 若您需要建立一份總結專案計劃重要高階詳細資料的文件,此時宜建立專案簡介

  • 若您需要為主管級專案關係人提供一份文件摘要,此時宜建立一份執行摘要

  • 若您需要以甘特圖的方式檢視專案的高階時間軸,此時宜建立一份專案藍圖

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如何建立專案章程

在專案章程中,您可與重要關係人分享專案詳細資料,以便取得啟動專案所需的核准。共有三個主要專案章程元素:

「為什麼」

要開始撰寫您的專案章程,可分享您的專案目的和專案主旨。在本節中,您應該概述為什麼這個專案很重要,以及專案結束時達到的主要目的是什麼。確保您的專案主旨清楚解釋為什麼在這個專案上付出努力很重要,以及這個專案對您的公司目標有何建樹。

除了您的專案主旨,您還應該闡明您的專案目的。這些是您計劃在專案結束時實現的要點,例如交付項目或資產。若要建立良好的專案目的,請遵循 SMART 方法。請確保您的目的是:

  • 明確 (Specific)

  • 可衡量 (Measurable)

  • 可實現 (Achievable)

  • 切實可行 (Realistic)

  • 有時間限制 (Time-bound)

閱讀:如何撰寫高效的專案目標 (附帶範例)

「是什麼」

專案章程中的第二個重要元素是專案範疇。您的專案範疇說明需準確定義專案涵蓋的部分以及不包括的內容。起草專案範疇時,即在設定界限,更重要的是,需概述您在專案時間軸內不會去做的事情。

建立專案章程時,解釋範疇中最重要的部分就是概述理想中的專案預算。請記住,您需要利用專案章程文件為關係人簡報此專案,因此您需要清楚展示預算以及資金去向。

請閱讀:用 8 個步驟定義專案範疇之快速指南

「誰」

在專案章程的最後章節,您應說明誰負責執行此專案,這包括所有重要的專案關係人、高階主管級關係人、專案贊助者以及一般專案團隊。若您還未確定人員,可起草一份簡要的資源管理計劃,用以說明在專案期間如何分配各種資源。

閱讀:資源管理入門指南

專案章程範例

[專案簡介] 行銷活動專案章程

專案章程範本

當您準備好開始時,請依循此易於使用的範例,建立您的下一份專案章程。

專案名稱

為專案命名。務必使內容可以充分描述,讓絕大多數人都能瞭解您的打算。

專案經理

此專案的聯絡窗口是誰?

最後修訂日期

您的專案章程是一份實況文件。在其中包含上次修訂的日期,對經常需要查看章程的團隊成員很有幫助。

專案主旨

為何要進行此專案?

專案目的

專案結束時,您計劃完成哪些交付項目和資產?

專案範疇

專案交付項目的界限是什麼?專案中未包含哪些倡議?

專案團隊與資源

誰負責執行此專案?有哪些可供使用的資源 (例如:人員、工具及預算)。

專案關係人與核准人

誰是專案關係人?誰需要核准此專案章程或所有專案交付項目?

從專案章程到專案成功

當您的專案章程獲得核准時,您可以繼續執行專案計劃。建立額外的專案計劃文件並著手進行專案管理時,務必在一處每個人都能存取的集中式工具中儲存所有專案詳細資料。

我們很自然地會想起 Asana,它就是能擔此重任的最佳工具。藉助 Asana,您可以管理團隊專案和任務,以便維持資訊同步並遵守期限。深入瞭解專案管理的優勢

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