專案章程是什麼？定義、撰寫步驟與免費範本

啟動新專案時，取得核准往往是第一道關卡。專案章程正是幫助您跨越這道關卡的關鍵文件，它能將專案的目的、範疇和關係人角色彙整在一處，讓決策者快速掌握全貌。

無論您是第一次撰寫專案章程，還是想精進既有的流程，本指南都能幫助您瞭解專案章程的定義、如何撰寫專案章程、應包含的關鍵要素，以及可直接套用的範本。

什麼是專案章程？

專案章程是在專案啟動階段建立的正式文件，其中概述專案的目標、範疇和主要專案關係人，以便在工作正式開始前取得核准。簡單來說，專案章程就是一份高階摘要，幫助決策者評估專案的價值，並賦予專案經理推動專案所需的權限。

專案章程是多種專案規劃材料之一。以下表格說明它與其他常見文件的區別：

為什麼您需要專案章程？

專案章程的價值不僅在於取得核准，更是幫助團隊從一開始就為成功奠定基礎的工具。建立清晰簡潔的章程，可以帶來以下好處：

• 提供明晰度和一致性。 章程確保從專案團隊到高階主管領導層的每位專案關係人，都對專案的目的和範疇擁有共同的理解。

• 避免範疇潛變。 藉由明確的界限，章程可作為參考點，讓專案專注於原始目標，防止額外的工作使時間軸偏離軌道。

• 取得專案關係人的認可。 精心制定的章程可作為內部行銷文件，在整個組織中建立對專案的信心和熱情。

• 授權專案經理行動。 章程正式承認專案的存在，並授權專案經理使用組織資源來實現目標。

專案章程的關鍵要素

雖然每個專案各有特色，但有效的專案章程通常包含以下基本要素，提供完整的專案概觀。這些要素是讓專案順利取得核准並有良好起步的基石。

• 專案目的和目標： 說明專案的重要性，以及您計劃實現的事項。這是簡報的核心。

• 範疇： 明確定義專案的界限，包括工作涵蓋的部分以及不包括的內容。

• 成功標準： 概述成功的樣貌。這些是用來確定專案是否達成目標的指標。

• 關鍵關係人和角色： 使用關係人名冊記錄主要參與人員，包括專案贊助人、專案經理和團隊成員。

• 高階時間軸和里程碑： 提供預估排程，其中包含關鍵日期和主要專案里程碑。

• 預算估算： 包含專案所需財務資源的摘要。

• 風險和假設： 確定可能影響專案結果的潛在挑戰或相依性。

您需要專案章程嗎？

在各種專案規劃工具當中，專案章程不一定是每個情境的最佳選擇。以下說明何時應建立專案章程，以及何時改用其他工具更為適合。

• 建立專案章程， 以便進行簡報並取得專案核准。專案章程可讓專案關係人清楚掌握專案目的、範疇和職責。重要專案關係人可以利用專案章程核准專案或提出變更建議。

• 建立商業企劃案， 若您的專案代表的是重大商業投資。商業企劃案包含額外資訊和文件，包括專案投資回報以及任何與專案相關的風險。

• 建立專案計劃， 若您的專案已取得核准。專案計劃需以專案章程為基礎，用以提供額外資訊，例如專案時間軸或重要專案里程碑。

• 建立專案簡介， 以總結專案計劃的重要高階詳細資料。

• 建立一份執行摘要，為主管級專案關係人提供一份簡潔的文件概述。

• 建立一份專案藍圖，若您需要以甘特圖的方式檢視專案的高階時間軸。

如何撰寫專案章程

撰寫專案章程的核心在於，向重要關係人清楚傳達專案的價值和計劃，以便取得啟動所需的核准。以下三個步驟可協助您建構一份完整的專案章程。

1. 定義專案目的 (「為什麼」)

撰寫專案章程的第一步，是清楚說明專案目的和專案主旨。在這個區段中，您應概述為什麼這個專案很重要，以及專案完成後預期達到的主要目的。確保專案主旨清楚解釋投入這個專案的理由，以及它對公司目標的貢獻。

同時，闡明您的專案目標，即專案結束時計劃實現的具體交付項目或資產。若要建立強而有力的目標，請遵循SMART 方法，確保目標是：

• 明確 (Specific)

• 可衡量 (Measurable)

• 可實現 (Achievable)

• 切實可行 (Realistic)

• 有時間限制 (Time-bound)

2. 釐清專案範疇 (「是什麼」)

專案章程的第二個關鍵元素是專案範疇。專案範疇陳述需準確定義專案涵蓋的部分以及不包括的內容。起草範疇陳述時，即為專案設定界限，更重要的是，需概述在專案時間軸內不會執行的事項。

建立專案章程時，說明範疇中最關鍵的部分就是概述理想的專案預算。在提出預算時，請務必納入：

• 預計成本總計： 所需的整體財務投資

• 資源分配： 預算將如何分配給人員、工具及材料

• 關鍵假設： 任何財務相依性或條件

3. 確定專案團隊 (「人員」)

專案章程的最後區段，應清楚說明誰負責執行此專案。其中包括所有重要專案關係人、主管級關係人、專案贊助者以及一般專案團隊成員。若尚未確定人員，可起草一份資源管理計劃簡介，用以概述在專案期間如何分配資源。

專案章程範例

查看實際的專案章程範例，有助於瞭解如何建構自己的專案章程。以下是行銷活動專案章程的範例，其中包含前述的關鍵要素。

請注意此範例如何：

• 保持簡潔： 所有基本資訊都能放在單一頁面上

• 定義明確的目標： 特定目標清楚可識別

• 確定專案關係人： 清楚列出角色和職責

專案章程範本

當您準備好開始時，請依循此範本，建立您的下一份專案章程。

專案名稱

為專案命名。務必使內容可以充分描述，讓絕大多數人都能瞭解您的打算。

專案經理

此專案的聯絡窗口是誰？

最後修訂日期

您的專案章程是一份實況文件。在其中包含上次修訂的日期，對經常需要查看章程的團隊成員很有幫助。

專案主旨

為何要進行此專案？

專案目標

專案結束時，您計劃完成哪些交付項目和資產？

專案範疇

專案交付項目的界限是什麼？專案中未包含哪些倡議？

專案團隊與資源

誰負責執行此專案？有哪些可供使用的資源 (例如：人員、工具及預算)？

專案關係人與核准人

誰是專案關係人？誰需要核准此專案章程或所有專案交付項目？

撰寫專案章程時的常見錯誤

即使是經驗豐富的專案經理，在撰寫專案章程時也可能犯下常見錯誤。以下是需要避免的幾個陷阱：

• 內容過於詳細。 專案章程應是高階摘要，而非完整的專案計劃。若章程篇幅過長，專案關係人可能不願閱讀，反而失去其溝通的效果。

• 目標模糊不清。 使用「改善效率」或「提升品質」等籠統描述，無法讓審核者理解專案的具體產出。建議採用 SMART 方法定義明確的目標。

• 忽略風險和假設。 未納入潛在挑戰和條件，可能導致專案啟動後才發現資源不足或時間軸不切實際。

• 未明確指定角色。 若章程中未清楚定義誰是專案贊助者、誰是專案經理，核准和決策流程可能陷入混亂。

專案章程最佳作法

建立有效的專案章程，關鍵在於平衡詳細資料與明晰度。請遵循這些最佳作法，確保章程達標並為專案取得許可。

• 保持簡明扼要。 專案章程應是高階摘要，而非詳細的專案計劃。目標為一至兩頁，以便專案關係人輕鬆進行審查及核准。

• 與專案關係人協作。 使用專案關係人參與度計劃，讓重要專案關係人參與建立流程。這樣可以盡早獲得認可，並確保每個人的觀點都得到考量。

• 專注於明晰度。 使用簡單、直接的語言，避免使用行話和術語。目標是讓任何人都能閱讀章程，並瞭解專案的宗旨和價值。

• 將其變成一份實況文件。 雖然章程設定了初始方向，但若專案的主要參數有變，則可以進行更新。請務必註明修訂日期，以確保所有人掌握一致的資訊。

從專案章程到專案成功

當專案章程獲得核准後，您可以安排專案啟動會議，並繼續進行後續規劃。建立額外的專案計劃文件並著手執行專案管理時，務必在一處每個人都能存取的集中式工具中儲存所有專案詳細資料。

Asana 正是能擔此重任的工具。藉助 Asana，您可以管理團隊專案和任務，讓資訊保持同步並遵守期限。立即開始，深入瞭解專案管理的優勢。

有關專案章程的常見問題

撰寫專案章程時的常見錯誤

即使是經驗豐富的專案經理，在撰寫專案章程時也可能犯下常見錯誤。以下是需要避免的幾個陷阱：

• 內容過於詳細。 專案章程應是高階摘要，而非完整的專案計劃。若章程篇幅過長，專案關係人可能不願閱讀，反而失去其溝通的效果。

• 目標模糊不清。 使用「改善效率」或「提升品質」等籠統描述，無法讓審核者理解專案的具體產出。建議採用 SMART 方法定義明確的目標。

• 忽略風險和假設。 未納入潛在挑戰和條件，可能導致專案啟動後才發現資源不足或時間軸不切實際。

• 未明確指定角色。 若章程中未清楚定義誰是專案贊助者、誰是專案經理，核准和決策流程可能陷入混亂。

專案章程最佳作法

建立有效的專案章程，關鍵在於平衡詳細資料與明晰度。請遵循這些最佳作法，確保章程達標並為專案取得許可。

• 保持簡明扼要。 專案章程應是高階摘要，而非詳細的專案計劃。目標為一至兩頁，以便專案關係人輕鬆進行審查及核准。

• 與專案關係人協作。 使用專案關係人參與度計劃，讓重要專案關係人參與建立流程。這樣可以盡早獲得認可，並確保每個人的觀點都得到考量。

• 專注於明晰度。 使用簡單、直接的語言，避免使用行話和術語。目標是讓任何人都能閱讀章程，並瞭解專案的宗旨和價值。

• 將其變成一份實況文件。 雖然章程設定了初始方向，但若專案的主要參數有變，則可以進行更新。請務必註明修訂日期，以確保所有人掌握一致的資訊。

從專案章程到專案成功

當專案章程獲得核准後，您可以安排專案啟動會議，並繼續進行後續規劃。建立額外的專案計劃文件並著手執行專案管理時，務必在一處每個人都能存取的集中式工具中儲存所有專案詳細資料。

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