如何撰寫高效的專案目標 (附帶範例)

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsDecember 11th, 2020
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如何撰寫高效的專案目標 (附帶範例)
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完成專案後,該做什麼?

若沒有一個可瞭解您的專案目的是什麼的系統,也就無法輕鬆得知:專案是否成功?目的是否實現?是否錯失標的?

起草一份專案目標並非難事,但在評估專案是否成功時,須確保它是可衡量且實用的方式。本指南將協助您掌握專案目標,充實您的專案管理技能

什麼是專案目標?

專案目標即您計劃在專案結束時所實現的事項。其中可包括交付項目與資產,或某些無形的要點,例如提高生產力或動力。您的專案目的應是可實現的、有時間限制的,而且是您可在專案結束時加以衡量的具體目標。

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專案目標是專案管理中的重要元素,若沒有專案目標,也就無法簡明扼要地在專案開始前與專案期間溝通您的目標,也無法在專案結束後擁有一個評估成功與否的衡量方式。

若您剛開始接觸專案目的,不妨參考其與其他專案管理元素之間的差異:

專案目標與專案目的

雖然某些團隊可能會將專案目的和專案目標交替使用,但目的與目標之間仍存在一項明顯差異。一般而言,專案目的等級高於專案目標。您的專案目的應說明專案成功時應實現什麼成果,以及您的專案與整體業務目標維持一致的程度。

而專案目標則是比專案目的更詳細、更具體。雖然很多專案目標可能會影響業務目標,但您的專案目標應更著重於專案結束時的實際、具體的交付項目。

  • 專案目標範例:在接下來的兩個月內,為客戶增加五種尋找產品內回饋表單的新方法。

  • 專案目的範例:使工程團隊更易於接收和回應客戶回饋。

專案目標與業務目標

專案目標僅表示特定專案的目的與績效指標。您的專案目標應適用於其相關專案,且應足夠具體,以便引導團隊評估專案是否成功。

業務目標則要大於單一專案。與專案目標不同,業務目標會推動您的業務軌跡和速度。您的業務目標應是整個公司或部門的長期準則。這些目標會在一個季度或一年中指引您的公司目的,應以您的團隊所使用的任何目標設定方法撰寫,例如目標與關鍵結果 (OKR)

  • 專案目標範例:在本季度結束時,將我們公司的淨推薦評分 (NPS) 提升至 62

  • 業務目標範例:在我們的類別中成為頂尖服務提供商。

專案目標與專案計劃

您的專案計劃即團隊為成功實現專案目標與目的所需完成的關鍵元素的藍圖。但是,您的專案計劃應包含幾個額外的關鍵元素,例如專案關係人、交付項目、時間軸等。

應在執行專案計劃前規劃建立專案目標,因為您的目標可能會推動專案計劃的其他元素,例如交付項目和成功指標。但撰寫專案目標後,您可能需要與專案關係人以專案計劃的形式進行分享。

  • 專案目標範例:在第三季度結束時,將電子郵件的點擊率 (CTR) 參與度提升 10%。

  • 專案計劃範例:請參閱我們專案規劃指南中的計劃範例。

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專案目標與專案里程碑

第一眼看上去,「目標」與「里程碑」似乎是同一回事,兩者都是專案中的標的。但一般而言,專案里程碑的範圍應小於專案目的。

專案里程碑即在專案時間軸中標記特定成就的檢查點。里程碑本身不表示工作內容,而是記錄一組任務或交付項目的完成情況。雖然項目里程碑很重要,但您的專案目標涵蓋的是整個專案。

  • 專案目標範例:在註冊截止日期 (6 月 23 日) 之前獲得 20,000 份關於我們線上活動的請柬回覆。

  • 專案里程碑範例:2021 年 6 月 8 日:即將舉行的網頁推廣線上活動上線。

專案目標與專案交付項目

專案交付項目即在專案結束時需完成的資產,例如,在行銷活動中,交付項目可能會是新的廣告或網頁。一般而言,專案目的會定義什麼是交付項目,但您的目標涵蓋的範圍不止於交付項目。

除了涵蓋交付項目以外,您的專案目標也應定義交付項目所帶來的好處和成果,特別是因為這些交付項目與您的專案目標及業務目的的宏大計劃有關。

  • 專案目標範例:在年底之前將每月的客戶流失率降低至 1% 以下。

  • 交付項目範例:針對所有流失的客戶發起贏回活動。

專案目標的優勢

清晰的專案目標有助於瞭解專案目前的進度。若沒有專案目標,就無法輕鬆瞭解專案成功與否,也無法為接下來需要執行的專案規劃可改進之處。

當團隊成員無法清楚瞭解其工作內容是否能配合大型專案及公司目標,他們的動力與參與度就會降低。根據 Asana 目標報告,僅 26% 的知識工作者清楚了解其個人工作對於公司目標的作用。誠然,您的專案目的並非公司目標,但卻是將個人工作及您的專案工作與公司目標聯繫起來的中間橋樑。

因此,當您擁有清晰定義的專案目的時,您的團隊成員就可以持續評估其工作,並且在偏離時重新專注於目的上。將您的目標看作是指南針,從而協助您的團隊繼續朝著正確的方向前進。

撰寫出色專案目的 5 個步驟

撰寫出色專案目標的秘訣,在於建立清晰且實用的目標。您可以透過 SMART 法來完成,SMART 表示:

  • 明確 (Specific)

  • 可衡量 (Measurable)

  • 可實現 (Achievable)

  • 切實可行 (Realistic)

  • 有時間限制 (Time-bound)

如需全面瞭解這一方法,請參閱我們的文章:瞭解如何撰寫更出色的 SMART 目標

1. 在專案開始時設定專案目標

為了讓您的目的能夠指引專案成果,您需要在開始時設定,並且用於指引您的專案。如前所述,您的專案目的是專案計劃的關鍵元素,專案計劃同樣需要在專案開始時建立。

2. 在目標設定流程中納入您的專案團隊

專案目標獲得的支持越多,就會越成功。您的專案關係人需要清楚瞭解專案的目標,這樣他們就可以最有效地處理專案計劃的其餘部分以及專案期間產生的工作。

3. 建立簡潔而清晰的專案目標陳述

如果這是您第一次撰寫專案目標,您可能會試著要列出所有細節,不過,請試著儘可能讓專案目標更簡潔。將專案目標看作是指引專案成果的陳述,專案目標陳述應為一到兩句話的長度。其餘像是專案預算或關係人等資訊,則應包含在專案計劃中。

4. 確保您的目標是您可控制的事項

這就是首字母縮寫字 SMART 的用武之地,可協助您建立定義明確、真實且可控的專案目標。這個架構中有 5 個元素:

  • 具體。務必讓您的專案目的陳述清楚涵蓋團隊目前正在進行的專案。避免撰寫範圍過大的專案目標,這樣的目標無法直接與專案成果連結。

  • 可衡量。在專案結束時,您需要一種可以清楚回顧並確定專案是否成功的方式。請確保您的專案目的是可以清楚衡量的,例如百分比變更或資產的具體數目。

  • 可實現。是否可以合理期待在您的專案中實現專案目標?這一點事關專案範疇,若您的專案範圍是不切實際的,則您的專案目的也會如此。若沒有可實現的專案目的,您的專案可能就會面臨範疇潛變、延誤或工作過度的問題。

  • 真實。建立專案目的時,應對專案資源有大致上的瞭解。確保您的目標可在專案的時間範圍和資源下達成。

  • 有時間限制。您的專案目標應考慮到專案時間軸的長度。務必將可用於處理專案的時間考慮在內。

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5. 在專案生命週期期間查核您的專案目標

明白個人工作為所在組織提升了多少價值的員工,其工作動力可提升 2 倍。若要讓您的團隊維持一致、保持動力,請務必定期為他們查核及更新專案目標。可在您的專案狀態報告中,包含一個與專案目標關聯的段落。分享專案目前是否進度正常、存在風險或偏離進度。這樣,必要時,您的專案團隊就可以重新調整,並以最有助於專案目標達成的方式繼續前進。

出色專案目標與拙劣專案目標的範例

撰寫專案目標並非易事,需要為您的專案耗費時間來撰寫。不過沒關係!請參考以下三個出色與拙劣的目標範例,寫出您自己的專案目的:

範例 1:商業專案目標

  • 拙劣:發佈新的首頁。

這個專案目標缺少了很多重要特徵。雖然這個目的可衡量、可實現且可行,但並不具體,也沒有時間限制。首頁何時上線?重新設計的重點應是什麼?

  • 出色:建立全新的首頁資產和文案,著重介紹四個客戶故事和使用案例。在第二季度結束時推出以客戶為中心的新首頁。

此專案目標非常紮實。它具體 (建立新的首頁資產與文案)、可衡量 (發佈更新後、以客戶為中心的首頁)、可實現且可行 (著重介紹四個客戶故事和使用案例)以及有時間限制 (第二季度結束)。

範例 2:非營利性專案目的

  • 拙劣:將我們生產流程的永續性提高 5%

雖然這個專案目標比上一個範例中的更具體,但仍然缺少幾個重要特徵。這個目的是可衡量的 (5%),但並不具體,也沒有時間限制,因為它沒有具體說明「永續性」是什麼意思,也沒有說明何時應該改進生產流程。因此,我們確實無法知道它是否可實現或是否可行。

  • 出色:在接下來的 12 週內,將營運浪費減少 5%,並且將回收產品的使用量增加 20%。

這個專案目標建立於前者的基礎之上,因為此時我們已有一個具體的目標。同時,這個專案目標包含了用於衡量目標的方式 (5%... 20%)。這個目標看起來宏大長遠,但其時間限制 (在接下來的 12 週內) 使其既可實現,又可行。

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範例 3:個人專案目標

  • 拙劣:改進績效評估

無論您是否相信,大多數個人專案目的都是不具體或無法衡量的。這是因為我們很難將成功指標轉向內部,轉向我們自己。但是為了瞭解我們是否改進並且實現了我們的個人目標,我們需要建立一個更清晰的專案目標。

  • 出色:在 2021 年 3 月和 9 月的績效評估中,至少獲得 5 分中的 4 分。

此時,我們有一個可以用來查核所有正確方塊的專案目標:它是具體的 (獲得 5 分中的 4 分)、可衡量 (5 分中的 4 分) 可實現且可行 (5 分中的 4 分為我們提供了應對任何意外困難的空間) 以及有時間限制 (在 2021 年)。

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客觀來說,專案目標是個好東西

設定專案目標,有助於團隊獲得明晰度、在工作上維持一致,而且可以完成更多工作。但請記住:專案目標只是整體專案計劃中的一個部分。若要深入瞭解如何在專案規劃階段提高明晰度與一致性,請參閱我們的撰寫專案計劃指南。

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範本

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