行動計劃範本

相較於以往,現在要採取行動再簡單不過了。瞭解如何建立可在 Asana 中重複使用的行動計劃範本,此後進行策略規劃時,再也不需要靠猜測了。

建立您的範本

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[產品 UI] Asana 中的行動計劃專案,試算表風格的專案檢視 (清單)

什麼是行動計劃範本?

行動計劃範本將所有任務集結起來,幫助您達成特定目標。它是在策略規劃流程中建立的,專案團隊使用它的方式和待辦清單相同,但行動計劃稍微更複雜一點。

行動計劃範本是可重複使用的行動計劃版本。建立可重複使用的行動計劃範本,能幫助您省下每次新專案就要從零開始所需耗費的時間和心力。不僅專案經理可以使用它,每次有人在任何部門建立新行動計劃時,他們都能重複使用您建立的範本,減少組織耗費在準備策略規劃會議的時間。

行動計劃範本的 5 個部分

提到任何行動計劃範本,最重要的一點是,它們是屬於您的——意即它們可供自訂,因此最符合您的使用需求。若要充分發揮行動計劃的功能,可依循此處提出的實用最佳做法。

1. 目標設定

您開始著手工作前,必須瞭解工作的目的是什麼。舉辦目標設定的腦力激盪會議,藉此機會決定想要達成的行動計劃結果。設定目標時,請運用 SMART 目標法

  • 明確 (Specific)

  • 可衡量 (Measurable)

  • 可實現 (Achievable)

  • 切實可行 (Realistic)

  • 有時間限制 (Time-bound)

把這些目標當作行動計劃範本的指北針。一旦目標設定完成,就能參考目標來確保您的任務與長遠的計劃一致。這有助確保各步驟的行動都有其目的性,且相互關連,從而去除不必要的重複性「工作附帶事務」。

2. 建立任務清單

若要建立有成效的行動計劃,必須要透過任務將您的目標轉換為行動項目。以階層架構組織您的行動計劃範本,使目標在最上層,其下則留空間給所有相關的任務。當您將範本用於新專案時,此任務清單區段就可以成為待辦清單。讓所有專案關係人能隨時存取您的任務清單,所有人都能即時進行調整以及追蹤。如此一來,就能輕易檢視流程,同時又能確保團隊保持專注力。

3. 審視資源配置

針對每個行動計劃範本留下一處空間,當作資源配置區段。這有兩個好處,一方面可以向外部團隊顯示您在各專案需要什麼資源,一方面則可判斷自己的行動計劃是否可行。例如:若審視您的資源配置後,發現沒有可配置給某個具時效性的專案,那麼你就知道專案該暫停了。若您使用專案管理工具建立行動計劃範本,則可以把它自動化,自動指派團隊成員以及新增隨著每個新行動計劃更新的工具或整合。

4. 設定期限和里程碑

每個行動計劃都應有時間範圍。在您的範本設定可重複至各專案的時間軸或預估開始日期。專案里程碑也很實用,特別是當行動計劃範本的時間範圍較長時,更是如此。隨著您朝最終目標推展工作,這些里程碑可區隔出較大的成果。最後,請將追蹤工具連結至範本,以利自己查看行動計劃的進度,並即時提出指標相關的報告。

5. 審閱並更新

您將行動計劃範本用於多個專案後,應該加以審視。尋找可從中精簡項目、建立新工作流程或省略不必要任務之處。設定週期性提醒,以利更新行動計劃範本,從而確保它是完全針對您的需求而自訂。

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是網格式檢視,能夠藉以輕鬆查看所有專案資訊,讓您一目了然。如同待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,如此一來您不僅可查看任務標題和截止日期,還可檢視任何相關自訂欄位,例如:優先順序、狀態等。不妨讓整個團隊清楚看見誰在何時執行什麼任務,藉此實現毫不費力的協作。

  • 目標。Asana 中的目標與您為實現目標所做的工作直接聯結,團隊成員因而能夠輕鬆瞭解其工作方向。通常情況下,我們的目標與實現這些目標的工作是分開的。透過將您的團隊和公司目標與實現目標的工作彼此聯結,團隊成員就能即時洞悉並清晰瞭解其工作如何直接為您的團隊和公司的成功做出貢獻。團隊成員也能因此做出更好的決策。如有必要,他們可以確定支持公司策略的專案,並優先安排可提供可衡量結果的工作。

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

  • 子任務。有時候待辦事項的規模太大,難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期距離較寬鬆,或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准,請使用子任務來追蹤工作。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法,可同時確保所有小型待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份,或擷取多步驟流程的個別組成部份。

推薦的應用程式

  • Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

常見問題

如何制定行動計劃範本?

建立可重複使用的行動計劃範本很簡單,尤其是當您使用專案管理工具時。您可以從 Asana 的行動計劃範本開始著手,再將它自訂成符合自身需求的範本。即使您使用較多手動模式,也建議在最簡單的行動計劃納入目標、具體任務、連結的資源,以及截止日期。

行動計劃範本和待辦清單範本有何不同?

行動計劃和待辦清單很容易令人混淆,因為行動計劃範本其實是一種類型的待辦清單範本,但它會與目標連結。待辦清單範本可能是隨機、沒有連結的任務清單,而行動計劃範本則總是與最終目標相互連結。

行動計劃範本有哪些範例?

行動計劃範本幾乎可以應用在任何商業計劃。您可以建立一般性的範本,以利全公司使用;若有較為具體的需求,也可按照部門分門別類。例如:可建立行銷行動計劃範本,以便用於週期性的品牌行銷活動,或適用於短期季度 OKR 的組織行動計劃範本。您可在專案管理平台建立一個行動計劃範本,把它與公司分享,讓每個團隊和人員以他們認為適合自己的方式使用這個範本。

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