如何撰寫高效的專案狀態報告

Jenny Thai 撰稿人特寫照片Jenny ThaiJuly 1st, 201900
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專案狀態報告

設想某個早上,您打開電子郵件,查看您其中一個專案的三則不同狀態更新請求。您的經理想知道何時最終確定預算,某位團隊成員想知道應該計劃投入多少時間到專案中,而行銷長則詢問專案近期的延誤會對第一季目標產生什麼影響。

來自各方頻繁的狀態請求可能會讓人應接不暇,但其實有更好的方法可以向專案關係人通知專案更新內容:專案狀態報告。

專案狀態報告是什麼,為何如此重要?

專案狀態報告是對您專案的進度適時提供更新 (我們會討論您之後應該做更新的頻率)。這類報告對所有人似乎都會提出的問題 (稍後我們會探討執行頻率)。這類報告可以解答每個人都有可能提出的問題,從而避免重複提問。簡而言之,它們提供的是高階專案資訊,而非細陳一切。

定期進行專案狀態報告必不可少,因為這有助於讓所有專案關係人參與其中,且同步掌握專案進度。關於專案狀態的問題將大為減少,因為您已盡佔先機。報告所示說明您正步於正軌,從而讓您 (和其他所有人) 放心。

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若專案未能進展順利,狀態報告應使其他人瞭解延誤的內容以及您為解決困境所作的努力,讓您得以展示為補偏救弊而作出的積極應對。(專案時間軸也是一個出色的專案管理工具)。

閱讀:如何以 7 個步驟建立專案時間軸

如何撰寫出色的專案狀態報告

您會如何進行專案狀態報告呢?請確保為您的更新建立清晰的架構,此後的狀態報告和更新也應維持一致。同時,您應確保其與您的專案簡報相符,讓報告緊扣主題。

參考本指南,瞭解專案狀態報告需包含的內容,以及我們以員工滿意度專案為例所列舉的每一個實際步驟。

1. 為您的報告命名

直接使用專案名稱,以便清楚明晰,是一個不錯的選擇。若您要定期報告此專案,還可以將日期或時間戳囊括在內。

範例:2020 年 2 月 - 員工滿意度計劃

2. 指明專案目前狀態為進度正常、存在風險或偏離進度

使用一個可以讓您溝通專案狀態、進度是否正常的專案管理工具。其中一個方法就是使用顏色編碼系統 (綠色 = 進度正常;黃色 = 存在風險;紅色 = 偏離進度)。

範例:專案狀態正常。

3. 狀態報告快速摘要

您的專案狀態報告摘要應簡短,約兩到三句話即可。目的是要讓沒有充裕時間閱讀整份報告的讀者面對「太長、懶得看」的狀況也能掌握最重要的內容。

範例:我們的調查結果正在審查中。敬業委員會正與執行團隊就實施哪些新的敬業計劃進行磋商。

4. 挑選兩到三個重要領域或里程碑,醒目標示於您的報告中

選擇自上次更新以來您投入最多的工作內容。例如,您可以按時間順序將事項彙整於行事曆中,如已完成事項、進行中事項以及即將進行事項。可按每週、每月和每季度細分。也可以按角色將更新內容分組,如設計、文案、Web 開發人員。專案里程碑也是一種彙整方法,如進行敬業度調查、調查結果、實施回饋。

範例:進行敬業度調查、調查結果、實施回饋

5. 針對每一個重要領域新增高階概觀

針對狀態報告中的每一個重要領域,新增一些要點,說明進度、完成事項和將至工作的更新狀況。

範例:調查結果

  • 70% 的員工參加了滿意度調查

  • 我們的整體滿意度得分為 80%

  • 敬業委員會再次開會之前,執行團隊將審查結果

6. 新增其他文件或資源連結

儘管您不想將專案進展的每一個小細節都包含在內,但有些人還是會想瞭解更多。針對需要更多深入資訊的專案關係人,可以提供文件或資源的連結,例如專案的專案集

範例:將導向員工滿意度調查的連結包含在內

7. 關注專案中遇到的任何問題或挑戰

所有專案都會遇到障礙。出現問題時,讓專案關係人掌握進度,有助於每個人做出相應調整,以維持進度正常。

範例:執行團隊想在敬業委員會再次會議之前先查看結果,但接下來的三週都無法實施。這將延誤我們的整體專案時間計劃。

8. 包含其他備註和醒目提示

可以是步驟清單、您想對他人表達的稱讚,或其他您想要醒目提示的內容。

範例:感謝 Sarah A. 與員工多次溝通,鼓勵他們參加調查!

閱讀:如何成功管理多個專案免費試用 Asana 報告功能

用於建立專案狀態報告的範本

若您想要將前述段落中瞭解到的所有內容快速付諸使用,可以利用這份易填範本,撰寫您的下一份專案狀態報告:

報告名稱:

為您的報告命名。此處可以是專案名稱和日期。

專案狀態:

進度正常、存在風險還是延誤?

摘要:

將專案狀態報告中最重要內容的簡短描述納入於此。

主題/里程碑 1:

  • 概觀要點

  • 概觀要點

  • 概觀要點

主題/里程碑 2:

  • 概觀要點

  • 概觀要點

  • 概觀要點

主題/里程碑 3:

  • 概觀要點

  • 概觀要點

  • 概觀要點

問題/挑戰:

您是否面臨任何問題?您會如何解決?

其他備註和醒目提示:

還有其他您的團隊需要瞭解的事情嗎?

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專案狀態報告範例

雖然撰寫專案狀態報告的方法指南很有幫助,但有時候看到真實範例才能讓您瞭解自己的更新會是什麼樣子,對嗎?我們認為您也有同樣的想法,因此為您提供了一個可能有所幫助的範例。

專案狀態報告

專案狀態報告

就是說,撰寫狀態報告的方法不止一種,您的報告可能會和範例完全不一樣。但是,只要您的專案狀態報告中提供了相關的更新內容,就是一份好的報告。

報告名稱:電子書發佈

專案狀態:進度正常

摘要:

本週重大突破!我們仍處於構思階段,但本週 Avery Lomax 會選出一個主題。內容和設計團隊會隨時待命,待我們發出指示時馬上開始著手。

概念:

  • 計劃團隊會面,討論整體主題

  • 我們有三個最終構想,將在週五選出其中之一

  • 給內容團隊的簡短說明於下週四到期

內容:

  • 我們的構想確定後,內容團隊即準備好開始撰寫文案

  • 他們正在收集應包含在內的相關公司資訊

設計:

  • 設計部審查了五個電子書範例,確定他們喜歡的樣式

  • 他們將在下週二之前選出範本

其他備註和醒目提示:

  • Jen 下週整週不辦公,若有任何內容相關問題,請直接聯絡 Joy

  • 感謝 Henry 為我們精心挑選了大量可供選擇的主題!

問題/挑戰:

我們都明白,電子書的截止時間緊迫。重點是,我們都在使用專案管理工具進行工作,讓每個人都能井井有條、進展順利。感謝大家!

下載指南:行銷人員教戰手則免費試用 Asana 報告功能

專案狀態報告最佳作法

現在,您瞭解了專案狀態報告中需包含哪些內容,但可能還有一些其他疑問。為專案建立狀態報告時,這些最佳作法有助於制訂出色的更新內容。

報告的頻率為何?

每週定期傳送狀態報告是掌握專案進展的好方法。為自己設定一個任務,於每週特定一天傳送狀態報告,或使用帶有週期性提醒功能的平台。專案關係人會期待您的更新內容,這樣一來,他們向您要進度更新的頻率就會下降。另外,他們還會因為可以始終掌握進展而感到高興。

若您每週傳送報告,就可以減少多個與專案有關的會議了 (我們都知道不必要的會議令人討厭)。省略進度報告會議,騰出時間來做重要的工作。

閱讀:善用 Asana,讓進度報告毫不費力

需要包含誰?

這取決於專案以及涉及的人員,但通常您需要將更新內容傳送給執行專案的所有專案關係人。若已經有一份不錯的專案簡介,您就會瞭解專案關係人是誰,因為這在簡介中已有指明。

即使本週狀態報告對某一位特定團隊成員沒有影響,仍應該分享給每個人。讓每個人都擁有高階概觀非常重要。

閱讀:專案管理的優勢為何?

詳細程度如何?

專案狀態報告不應囊括每一個小細節。讓工作本身自述其說,您只需要在整理資訊的同時,加上一點色彩。把專案狀態報告想像為一種頭條訊息,只把專案中影響大多數專案相關者的最重要部分包含在內。

您總希望能表明專案是進度正常、存在風險還是偏離進度,快速摘述已完成和即將來臨的事項,接著提供導向其他資源的連結,供需要深入瞭解詳細資料的人使用。

在何處撰寫專案狀態報告?

最好的方法是起草和分享狀態報告更新時,使用工作管理工具。尋找一種能提供專案概觀的工具,這樣團隊就可以針對所有與專案相關的工作,擁有集中事實來源。如此一來,您就無需在試算表中管理專案,而可以將狀態更新、專案簡報、關鍵交付項目、重要專案里程碑等全部內容保留在同一處。您的報告變得易於分享,專案關係人也可隨時查看之前的報告,從而避免電子郵件過多帶來的麻煩。

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彙整您的專案:總結工作

在專案期間傳送前述的狀態報告可讓每個人掌握最新進度。但是,專案完成後,傳送最終總結報告也是不錯的做法。將此視為專案的執行摘要。此時可藉機為專案關係人提供專案彙整。您可以把它當作正式的結案動作。

同樣,這是一種高階概觀,除了包含更新和狀態內容以外,您還需要提供有關整個專案進展情況的摘要。您可能需要在專案摘要報告中回答以下幾個問題:

  • 此專案的目標是什麼,是否實現了?

  • 專案是否按時、按預算 (如有預算) 完成?

  • 哪些成就值得強調?

  • 我們遇到了什麼挑戰?

  • 我們從此專案學到哪些經驗,可能有益於我們執行未來的專案?

運用出色的狀態報告,讓每個專案關係人都能獲得及時更新

若您希望以超水準表現完成下一個專案,可以試著每週更新狀態。這樣可使您產能高、效率高且充分當責,同時也讓其他所有人快速 (且投入地) 瞭解當下的情況。運用我們提供的資源建立報告,以提供恰恰好足夠的資訊,而毋須深入過多細節。使用像 Asana 這樣的專案管理解決方案,善用其專為協助撰寫狀態報告而設計的功能,既可節省時間,又能儘量井井有條。

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The beginner's guide to Agile methodologies