透過 8 個步驟撰寫高效的專案狀態報告

Jenny Thai 撰稿人特寫照片Jenny ThaiJuly 15th, 2022
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專案狀態報告
檢視範本

摘要

高效的專案狀態報告是確保專案關係人在專案進展期間同步掌握資訊,並獲得所有相關資訊的最佳方式。這些高階資訊更新可主動讓您的團隊得知專案是進度正常、存在風險還是偏離軌道,以便您在必要時修正方向,從而每次都能遵守期限。瞭解如何透過幾個簡單步驟建立專案狀態報告,並且看一看立等可用的範本。

週末到了,您發現同樣的事又來了:得在各式各樣的試算表、電子郵件和工具中翻箱倒櫃,才能拼拼湊湊,產出一份說明專案現況的更新報告。

要讓團隊始終同步掌握資訊、積極找出風險所在,並且保持進度正常又符合預算,那麼對工作狀態提出報告就很關鍵。然而,以手動彙整來自不同來源的資訊,是導致工作附帶事務 (阻礙您進行有意義、高影響力任務的忙碌工作) 出現的最主要原因。 

與其手動集結這些資訊,不妨使用專案狀態報告範本來簡化此流程。這樣一來,您就可減少耗費在不必要的資料收集工作的時間,並將更多時間投入重要的工作。 

無論您正在籌備人生第一份專案狀態報告,或是在尋找一個比目前使用版本更佳的系統,這篇文章將帶您逐步瞭解進度報告是什麼、您要如何建立進度報告、如何使用專案狀態報告並每次都準時達成專案期限。以下說明如何辦到。

什麼是專案狀態報告?

專案狀態報告是及時對專案進度提供更新資訊的報告。專案報告之撰寫言簡意賅,提供關於專案進度的高層級資訊,以便團隊成員一目了然地深入瞭解專案當下的壯狀況。透過及時的狀態報告,您可確保整個專案團隊和跨部門專案關係人均瞭解哪些部分進度正常、哪些遇到阻礙、哪些接下來會執行。 

定期分享專案狀態報告很重要,因為這有助您確保所有專案關係人都得知專案資訊,並且對專案如何向前推展有共識。這類報告回答每個人的問題,甚至在團隊成員還沒有機會提問前就給了答案。報告顯示並向團隊說明您目前進度正常,進而讓您 (以及所有其他人) 充滿信心。

您分享專案狀態報告的頻率取決於專案的時間軸。有些專案得利於週報,而其他則僅需要每月一次的資訊更新。盡可能提高您專案報告的排程頻率,因為這對專案關係人而言非常實用。無論專案是進度正常、存在風險或偏離軌道,其內容都不應只對進展不順利的事物提供反應式報告,而應包含有效的報告,以利團隊同步掌握專案進度的最新資訊。

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高效專案報告的優點

報告不該只是您為做而做的一件事。高效報告有多種不同的優點。您對專案狀態提供正確報告時,就能有效地: 

掌握專案健全度

專案最壞的情況就是,在來到時程結束的那一刻時,您才發現之前一直偏離了軌道。沒有人喜歡被蒙在鼓裡,身為專案經理,您應有權能確保團隊隨時知道專案的健全度。 

若要辦到這一點而不要過多的手動作業,進度報告就是理想的方法。因為這些報告混合具有一些重要指標的高層次摘要,因此每個人都能對專案的健全度有概念。那麼萬一專案偏離軌道呢?您可快速並積極的加以修正,以便仍能準時達成專案期限,並符合預算。

閱讀:哪些原因導致專案失敗?7 個常見的原因以及解決方法

撰寫專案進度的摘要

專案狀態報告並非即時報告。這些報告是對過去一兩週、或一個月的專案工作期間所發生的事做出摘要。這類報告讓專案關係人有機會隨時掌握您在遵守專案計劃方面表現如何。 

若您正在尋找如何即時對專案做出報告的提示,請閱讀我們有關適用於每個團隊的通用報告工具這篇文章。 

減少手動作業

身為專案經理,您手上已有足夠的工作,不需要再每個週或每個月花費數小時從不同的位置抓取資料。專案報告工具讓您在同一處輕易找到所有資訊,並且按一下按鈕,就建立專案狀態報告。

分享後續步驟及行動項目

專案狀態報告應向外公佈給專案團隊、專案贊助人、重要的專案關係人,以及跨部門團隊成員。因為這些是高層次的報告,適合給想要隨時掌握專案進度資訊的任何人看。

這是讓每個人知道發生什麼事而毋須深入細節的最佳方法。若專案有重要的後續步驟或行動項目,可在此加以分享,以便所有人知道會發生什麼。 

積極找出阻礙

若您的專案進度不正常,狀態報告應讓其他人瞭解延誤的事項,以及您正採取何行動來解決任何阻礙,您因而得以展現積極因應,讓事情回歸常軌的努力。有如專案風險管理流程一樣,積極的狀態報告有助您在問題衝擊專案時程前,找出並克服它們。

請閱讀:7 個常見的專案風險,以及如何預防

讓狀態會議成為歷史

狀態會議已成為歷史。我們現在知道這類會議並非運用您時間的有效方法。有別於面對面的會議,專案狀態報告是在集中的工具上分享,因此團隊成員可在想要確認時,以非同步的方式予以確認。他們可以返回參考資訊,或在必要時更深入研究專案。將您的面對面會議時間省下來,留給如腦力激盪或全員大會這類較有價值的會議吧。 

在您做報告前:請將報告與高效專案管理工具相互結合

專案狀態報告最大的優點是,減少您的手動作業,集中管理資訊,並使每個人輕易掌握最新消息。若您的資訊四散在多個不同工具,就無法有效使用專案報告範本。您仍需手動開啟此 Excel 試算表,以及某個團隊的電子郵件才能收集資訊。 

與其如此,不妨確認您有把專案管理軟體當作集中的事實來源。藉由專案管理軟體,您可:

  • 擁有集中的事實來源,以利團隊成員瞭解專案的人、事、時等資訊。 

  • 可輕鬆地以甘特圖、工作流程看板、行事曆或試算表風格的清單檢視,將專案以可視化圖表呈現。 

  • 按個按鈕就能建立狀態報告。 

  • 為閱讀狀態報告以及想要更多細節的團隊成員提供一個位置來查看並找到所需資訊。 

  • 可存取額外的專案資訊,例如專案計劃、溝通計劃、專案目標、里程碑、交付項目等。

我們很自然地會認為 Asana 是絕佳選項。Asana 是您整個團隊都可使用的工作管理工具。跨部門協作者需要檢視過去狀態報告的方式;關鍵的專案關係人需要從制高點掌握整個計劃或專案集管理流程。且您的團隊成員也需要在專案的生命週期中追蹤個別工作的方法。

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撰寫出色專案狀態報告的 8 個步驟

那麼,您要如何進行專案狀態報告呢?請務必建立清楚的架構,以便一致地應用於所有未來的狀態報告。您還應確保該架構與您的專案簡介相符,使報告緊扣主題。

參考本指南,瞭解專案狀態報告需包含的內容,以及我們以員工滿意度專案為例所列舉的每一個實際步驟。

1. 在工作發生之處建立報告

在您建立報告之前,請確認您已在專案管理工具中追蹤工作資訊。這樣一來,您就不必從眾多來源手動抓取資訊,而能減少手動作業,且按幾下按鈕就能建立報告。 

藉由專案管理工具開始著手,會讓掌握相依性和辨識將至任務變得簡單。如此一來,您就再也不會無法得知您專案的健全度。

2. 為您的報告命名

直接使用專案名稱是一個不錯的選擇,有利於清楚明晰。若您要定期報告此專案,也應將日期或時間戳記納入其中。

專案報告標題範例:2020 年 2 月 - 員工滿意度活動

3. 指出專案健全度

專案健全度是專案當下的狀態。專案健全度可能每個報告有所不同,特別是若您面臨阻礙或解除重大專案風險時,更是如此。請找一個無論是否進度正常,都可讓您溝通專案狀態的專案管理工具。要辦到這一點,有一個作法是使用顏色編碼系統 (綠色 = 進度正常;黃色 = 存在風險;紅色 = 偏離進度)。

專案健全度更新範例:專案狀態為進度正常。

4. 狀態報告之快速摘要

專案狀態報告摘要應簡短,約兩到三句話即可。目的是讓沒有時間閱讀整份報告的讀者,面對「太長、懶得看」的狀況也能快速掌握最重要的事實資訊。 

這是您報告的第一個區段,因此也是納入下列資訊的最佳位置: 

  • 納入強調資訊

  • 標示重大阻礙

  • 註記非預期的專案風險

狀態報告摘要範例:我們的調查結果回來了,正在接受檢閱。首次瀏覽後,我們看到 80% 的員工滿意度,比上一次調查上升了三個百分點。敬業委員會正與高階主管團隊合作,以便瞭解哪些新的敬業計劃可在我們的關鍵目標領域實施,這也包含職涯晉升與透明度。

5. 針對每一個重要領域新增高階概觀

視您的專案而定,您的關鍵領域可能基於報告不同而有所差異,也可能始終保持一致。例如,在一個持續改善的敏捷專案中,您可能會使用動態關鍵領域來涵蓋團隊在上一個衝刺期間處理的事情。又或者,針對活動策畫專案,有固定幾個您一律想要談到的關鍵領域,例如:促銷、註冊、講者。 

針對狀態報告中的每一個重要領域,新增一些要點,說明進度、完成事項和後續工作的更新狀況。

高層次縱觀關鍵領域的範例:調查結果

  • 70% 的員工做了滿意度調查。

  • 我們的整體滿意度評分為 80%。

  • 只有 57% 的員工回報自己的職涯進展有清楚的路徑,比上次調查低了 5%。 

  • 41% 的員工將透明度列為他們想要看到的首要改善項目。

6. 新增其他文件或資源連結

儘管您不應將專案進展的每個小細節納入,但有些人仍會想要瞭解更多資訊。針對尋找更深入資訊的專案關係人,您可以提供文件或資源的連結。這可以包括更具體的專案資訊,例如具體專案里程碑的連結,或專案發揮的更廣大影響力,例如關於專案對哪些商業目標起作用的說明。

範例:納入員工滿意度調查的連結,以及提升員工在會計年度期間之參與度的更大範圍的公司 OKR 連結。

7. 標示專案面臨的任何阻礙

所有專案都會面臨困難,它們的表現方式可能是專案風險、非預期的預算增加,或衝擊專案時程的延誤。在問題發生時讓專案關係人隨時得知最新資訊,有助每個人據以調整,從而維持正常的進度。 

困難範例:高階主管團隊想要在敬業委員會下一次會議前查看結果,但卻得再等三週才能這麼做。這會延遲我們整體的專案時程。

8. 強調後續步驟

可以是後續步驟清單、您想對他人表達的稱讚,或其他您想要強調的任何內容。

範例:感謝 Sarah A. 與員工多次溝通,鼓勵他們參加調查!

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用於建立專案狀態報告的範本

若要將前一個區段中學到的所有內容快速應用,可以利用這份容易填寫的範本,撰寫下一份專案狀態報告:

報告名稱:

為您的報告命名。此處可以簡單寫下專案名稱及報告的日期。

專案健全度

專案進度正常、存在風險或已延誤?

摘要:

在此處納入簡短描述,說明可從您的專案狀態報告獲得什麼最重要的資訊。請切記,專案關係人工作繁忙,可能只會檢閱此區段,因此應納入整個團隊需要知道的任何強調重點或阻礙

關鍵領域 1:高層次綜觀

  • 有關進度、達成項目及後續工作的具體細節。

  • 有關進度、達成項目及後續工作的具體細節。

  • 有關進度、達成項目及後續工作的具體細節。

關鍵領域 2:高層次綜觀

  • 有關進度、達成項目及後續工作的具體細節。

  • 有關進度、達成項目及後續工作的具體細節。

  • 有關進度、達成項目及後續工作的具體細節。

關鍵領域 3:高層次綜觀

  • 有關進度、達成項目及後續工作的具體細節。

  • 有關進度、達成項目及後續工作的具體細節。

  • 有關進度、達成項目及後續工作的具體細節。

其他資訊及連結: 

請連結至專案關係人可能會感到好奇的相關專案細節或較高層次的專案資訊。此區段讓團隊成員有機會深入瞭解具體細節,或瞭解專案計劃如何銜接您更大的策略目標。 

阻礙:

您是否面臨任何問題?您會如何解決?

其他備註和提醒:

是否有任何其他事項是您團隊需要知道的?主要的後續步驟有哪些? 

專案狀態報告範例

雖然撰寫專案狀態報告的方法指南很有幫助,但有時候看到真實範例才能讓您真正瞭解自己的更新會是什麼樣子,對嗎?我們認為您可能也有類似的想法,因此以下為您提供了一個可能有所幫助的範例:

報告名稱:電子書發佈

專案狀態:進度正常

摘要:

本週重大突破!我們仍處於構思階段,但本週 Avery Lomax 會選出一個主題。內容和設計團隊會隨時待命,待我們發出指示時馬上開始著手。

概念:

  • 計劃團隊會面,討論整體主題

  • 我們有三個最終構想,將在週五選出其中之一

  • 給內容團隊的簡短說明於下週四到期

內容:

  • 我們的構想確定後,內容團隊即準備好開始撰寫文案

  • 他們正在收集應包含在內的相關公司資訊

設計:

  • 設計部審查了五個電子書範例,以便決定他們喜愛的樣式

  • 他們將在下週二之前選出範本

其他備註和提醒:

  • Jen 下週整週不辦公,若有任何內容相關問題,請直接聯絡 Joy

  • 感謝 Henry 為我們精心挑選了大量可供選擇的主題!

問題/挑戰:

我們都明白,電子書的截止時間緊迫。重點是,我們都使用專案管理工具進行工作,讓每個人始終井然有序、進度正常。感謝大家!

利用工作管理工具簡化報告

上方的報告清楚而容易理解。在 Asana 這類工作管理工具中建立此報告後,您可自動填入除了摘要之外的所有區段。以下說明上方的報告在 Asana 中看起來會是什麼樣子:

針對電子書發佈會議的 Asana 專案狀態報告範例
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專案狀態報告最佳做法

現在,您瞭解了專案狀態報告中需包含哪些內容,但可能還有一些其他疑問。為專案建立狀態報告時,這些最佳作法有助於制訂出色的更新內容。

報告的頻率為何?

您傳送專案更新的頻率取決於執行的專案類型。若您的專案時程很短,或任務與任務間進展很快速,請將目標訂為傳送每週專案狀態報告。反之,若您要報告的計劃是長期專案,您可能只需要傳送雙週報或甚至月報。最重要的一點是確認您的專案關係人都獲得最新資訊。 

您使用專案報告工具時,可為自己設定一個任務,以便固定在每週的特定一天傳送狀態報告。無論您傳送的是每週狀態更新,或是每月進度報告,這類週期性提醒都可讓專案關係人輕鬆得知資訊。選擇任一種方式,專案關係人都可開始期待您的更新,也就意味著可以降低他們詢問進度的頻率 (此外,他們也會喜歡自己始終能得知最新消息)。

您可定期傳送報告,藉此避免與專案相關的多個會議 (我們都知道不必要的會議非常不討喜)。省略進度報告會議,騰出時間來做更重要的工作。

需要包含誰?

儘管取決於專案本身及有誰參與其中,但通常您應規劃向參與您專案的所有專案關係人傳送更新。您應在專案規劃流程期間建立一份關係人分析:列出所有專案關係人、贊助者及團隊成員,但若您不確定,就請參閱您的專案計劃

即使每週狀態報告不會影響特定的團隊成員團隊成員,您仍應與所有人分享此報告。重點是讓所有人有高層次的綜觀理解。不需要深入檢閱報告的團隊成員可快速略讀摘要區段,而其他參與程度較深的成員則可深入瞭解您提供的細節。

請閱讀:什麽是專案關係人分析,它為什麼很重要?

詳細程度如何?

專案狀態報告不應囊括每一個小細節。讓工作本身自述其說,您只需要在整理資訊的同時,加上一點色彩。把專案狀態報告想像為一種頭條訊息,只把專案中影響大多數專案相關者的最重要部分包含在內。

您應一律指出專案是進度正常、存在風險或偏離軌道,提供簡短摘要來說明哪些已完成,哪些將至,再向外連結至其他資源,供想要更多細節的人員參考。

在何處撰寫專案狀態報告?

起草和分享狀態更新報告的最佳方法是利用工作管理工具。應找一種能提供綜觀專案的工具,以利您的團隊對所有專案相關的工作提供及中的事實來源。這樣一來,不僅不用在試算表中管理專案,您還可以把一切資訊儲存在同一處:狀態更新、專案簡述、關鍵交付項目,以及重要的專案里程碑。您的報告將可輕易地與人分享,且專案關係人可以隨時返回察看之前的報告,以免電子郵件過多造成您的負擔。

針對產品行銷發佈專案的 Asana 專案概觀範例

彙整您的專案:總結工作

我們所討論的狀態報告一率都在專案期間傳送,以便確保所有人得知最新資訊。儘管如此,專案結束後,傳送最終的摘要報告也是不錯的做法。將此視為您專案的執行摘要。您可藉此機會為專案關係人提供專案彙整。把它當成正式的結案動作。

同樣地,這是高層次概觀,但不應納入更新和狀態內容,而應提供整體專案進程的摘要。以下是您在專案摘要報告中應回答的幾個問題:

  • 此專案的目標是什麼,是否實現了?

  • 專案是否按時、按預算 (如有預算) 完成?

  • 哪些成就值得強調?

  • 我們遇到了什麼挑戰?

  • 從這個專案我們學到什麼內容是有助執行未來專案的?

請閱讀:成功辦理專案反思會議的 6 個步驟

運用自行提供資訊的狀態報告,讓每個專案關係人掌握進度

若您想在下一個專案有更出色的表現,請嘗試傳送專案狀態更新。這會讓您提高生產力、效率及當責,同時讓其他每一個人快速 (且投入地) 瞭解正在進行的工作。 

使用我們提供的資源來建立報告,這些報告提供恰到好處的資訊,而不會流於過多細節。找一個如 Asana 這類的專案管理解決方案,其專門設計的功能可協助您完成狀態報告。您將省下時間,盡可能有系統地完成工作。

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