如何從專案管理中汲取經驗

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJune 21st, 2022
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摘要

藉由準確記錄在專案生命週期中所獲得的經驗,您可以從錯誤中汲取教訓,並與其他專案經理分享這些發現。本文將逐步引導您完成汲取經驗的五個步驟:識別、記錄、分析、儲存和提取。瞭解如何進行經驗汲取問卷調查和腦力激盪會議,以及如何與其他專案經理分享這些資訊。 

專案交付項目並不是專案所帶來唯一有價值的東西。無論您的計劃是大獲成功、不幸失敗或不好不壞,您都可以從任何專案中汲取一些經驗教訓。 

不過,有效地收集和記錄所學到的經驗教訓可能不容易。在本文中,我們將逐步引導您瞭解如何在專案管理中進行經驗汲取會議並擷取所學到的經驗教訓。以下說明如何進行。 

可從專案管理中學到的經驗教訓有哪些? 

您在每個專案中都會學到一些新東西,而經驗汲取會議可讓您確實捕捉那些資訊,並對其進行編撰,以便與其他團隊分享。當您執行經驗汲取會議並建立經驗汲取報告時,所建立的文件將可供整個專案團隊用以改進未來的專案。 

記錄下來的經驗教訓可以傳承給執行類似計劃的其他專案經理,或提供給正準備進行類似專案的團隊成員使用。在團隊之間分享經驗教訓可避免在同樣的錯誤上重蹈覆徹。不僅您可以從專案錯誤中學習,透過經驗汲取報告,其他人也可從中汲取教訓。 

您可以在專案時間軸中的任何時間隨時擷取經驗教訓。事實上,根據專案的複雜性,您可能會需要在每個專案管理階段結束時進行一次經驗汲取會議,以便把握時機,趁熱打鐵。這麼一來,您便可以評估哪些方面做得好、哪些地方出了問題,以及您可以從中學到什麼。 

不同類型的經驗汲取會議

您可能已經以不同的名稱進行過經驗汲取會議。工程團隊經常進行名為 5 個為什麼的經驗汲取會議,這種會議專門用於判定專案失敗的根本原因。Scrum 團隊會在衝刺會議結束時進行回顧。有些專案團隊還會在專案結束時進行事後分析。 

重點在於擷取資訊並與所有人分享。無論您怎麼稱呼它,請盡可能為每個專案舉辦至少一次的經驗汲取會議。

閱讀:詢問「5 個為什麼」以找出問題的根源

進行經驗汲取會議的 5 個步驟

如果您是經驗汲取會議的新手,請依循以下這五個步驟,確保以每個人都能取得的方式準確地擷取、記錄和分享專案資訊。 

1. 識別

在此階段中,您會識別汲取自專案的經驗教訓有哪些,以便在第二個步驟中將其記錄下來。識別階段由三個步驟組成:

步驟 1:經驗汲取問卷調查

請在專案完成後 (或大型計劃的重要專案階段結束時) 立即寄送一份經驗汲取問卷調查給每位專案團隊成員。這樣一來,您便可以在所有人對專案內容仍記憶猶新時網羅回饋。接著,請匯總這些資訊,以大致瞭解每個人從專案中學到了什麼。 

經驗汲取問卷調查是汲取經驗的過程中最重要的部份之一。以下有一個可供您使用的範本。此問卷調查通常可用於任何專案,但您可以調整問題來配合您的專案需求。 

步驟 2:安排經驗汲取會議

請在進行經驗汲取會議之前選擇一名會議主持人。理想情況下,請找不是專案經理的成員擔任主持人,這樣團隊成員便可自由地暢所欲言。請讓團隊負責人或鄰近的團隊成員來推進會議。 

在安排好經驗汲取會議後,主持人需要分享預讀資訊,以確保專案團隊成員取得資訊同步。這可能會包括重新分享專案計劃專案目標等專案規劃文件。您還可以根據專案的複雜程度分享專案時間軸和專案成就。 

步驟 3:執行經驗汲取會議

除了經驗汲取問卷調查之外,也請為所有團隊成員舉辦一場線上腦力激盪會議。這麼做可以讓團隊成員就他們所學到的經驗加以擴展。尤其,請在進行經驗汲取腦力激盪會議時提出三個主要問題:

  1. 有哪些地方進展順利? 

  2. 有哪些地方出了問題? 

  3. 有哪些地方可以改進? 

2. 紀錄

進行經驗汲取會議的主要目的是與整個團隊分享這些經驗教訓。請計劃好建立一份詳細的經驗汲取報告,並納入所有專案資訊和討論筆記,以及關於經驗的執行摘要,以供相關的專案關係人檢視。 

經驗汲取報告的形式

  • 執行摘要

  • 調查結果摘要

  • 經驗汲取問卷調查

  • 詳細建議

延伸閱讀:如何編寫執行摘要 (附有範例)

3. 分析

分析和應用所學到的經驗教訓,好讓其他團隊和未來的專案可以從中受益。若您是在專案中期進行經驗汲取會議,這一點格外重要。請分析來自經驗汲取問卷調查的資訊,以便有效地改進您的專案並應對接下來的階段。或者,若您是在專案結束時汲取經驗,先使用分析階段收集解析和機會,再開始您的下一個專案。 

4. 儲存

請將所汲取到的經驗存放在每個人都能存取的中央知識庫 (例如專案管理工具)。有了一個集中事實來源,專案負責人便可存取所分享的訊息,為他們的專案做好最完善的準備。 

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5. 提取 

若您正在進行類似的專案,請搜尋過去專案的經驗汲取報告,以避免犯下相同的錯誤。在一個集中事實來源中分享這些報告,讓所有專案經理都能在專案規劃流程開始之前檢視之。 

經驗汲取問卷調查範本

在經驗汲取會議的第一階段寄出經驗汲取問卷調查,以取得來自專案團隊的資訊。雖然您仍會就該專案進行面對面的討論,但經驗汲取問卷調查是確保您取得準確資訊以從專案中學習的關鍵部份。

以下是一份通用的經驗汲取問卷調查範本,您可以將其用於任何專案。

請回答您對以下每個陳述的同意或不同意程度: 

若您選擇不同意或非常不同意,請提供更多資訊,協助我們改進未來的專案規劃流程。 

專案規劃

專案計劃包含了適當程度的細節。我擁有瞭解專案內容所需的一切資訊。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案計劃清楚地說明了專案的目的。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案具有明確的範疇。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案排程清晰易懂。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案溝通計劃明確地定義了我應該以何種方式、以及在何處就專案工作進行溝通。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案計劃已分享給所有的專案關係人,並且很容易找到。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

作為專案關係人,我對自己在專案規劃流程中的參與程度感到滿意。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案執行

我瞭解每個人在專案生命週期中所身負的責任。

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案關係人有加入專案並有效地參與專案工作。

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案的環境具有協作性。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案經理可以聯絡得上並及時回應。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案變更可有效管理並且符合專案範疇。

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案計劃中記錄的初始專案排程與實際的專案排程密切符合。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案結果符合原始專案章程中所定義的內容。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案團隊對他們的目標和個人責任有共同的理解。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

成果

專案內容切實可行且能夠達成。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

整個專案生命週期中的任務皆有明確的定義。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

專案具有健全的績效指標來幫助定義成功。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

我相信我們達成了專案目標。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

我對專案的參與 (包括工作負荷、時間及努力) 達到了我的期望。 

  • 非常同意

  • 同意 

  • 不同意也不反對 

  • 不同意 

  • 非常不同意 

  • 不適用

汲取的經驗教訓

汲取經驗教訓可以幫助您判別和傳承機構知識。團隊成員和專案負責人無需重造車輪,便可清楚地瞭解哪些地方做得好、哪些成效不彰,以及哪些有待改進。 

將過去的經驗教訓與未來團隊的工作連結起來,可讓您以正確的方式啟動您的專案。當每個人都確切知道誰在什麼時候做什麼、發生了什麼事情,以及發生的原因,您的團隊便更有能力完成具高度影響力的工作。 

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