改善團隊工作流程的 5 個專案管理階段

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaMay 19th, 2021
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專案管理階段
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摘要

有五個關鍵的專案管理階段可協助您簡化下一個專案,讓團隊得以依循井然有序的計劃。這些階段分別是:啟動、規劃、執行、績效、結案。

人們往往會誤解專案管理。許多專家將其視作管理專案時間軸,但實際上遠不止於此。好在,我們整理了一份簡單的指南,用於助您理解專案管理的 5 個階段。

為何瞭解這五個階段如此重要?理解專案管理生命週期,有助於藉助專案管理軟體實施更優質的內部流程。

Project Management Institute (PMI) 在其專案生命週期 PMBOK® 指南中定義了這一 5 階段模型,這一模型又稱為「專案管理知識體系」。PMBOK® 指南是所有尋求專案管理知識與能力成長之專業人士的絕佳參考點。

我們快速介紹專案管理的多個階段,或直接跳到專案管理三角形的部分。

專案管理的 5 個階段

1. 專案啟動

在專案管理模型的啟動階段中,專案是在廣泛層面上定義的。此時需確定專案贊助者及專案關係人,同時開始啟動初始的調查階段。將專案內容以書面形式記錄下來是個不錯的做法,這樣您就可以向團隊中的其他人輕鬆發佈溝通計劃。許多團隊都以初期的專案啟動會議可行性研究作為專案的起始。您的啟動方式應依據團隊偏好的溝通風格而定。 

除了展示專案起始構想以外,您還應列舉優點、成分以及與專案交付項目關聯的風險事實。您可能還需要依據組織衡量成功的方式,列舉其他指標。

評估專案後,您需要建立商業企劃案或為較小型的專案建立專案章程。這些工具可協助您深入概述和推銷您的專案,包括專案目標、預算和時間軸等詳細資料。無論您建立的是業務企劃案還是專案章程,這些工具對於後續參考及快速確定未來的專案目標都非常實用。

以下舉例說明應涵蓋於業務企劃案或專案章程中的內容。

  • 公司名稱:Apollo Enterprises

  • 專案名稱:OKR 教戰手冊

  • 專案經理:Kabir Madan

  • 目標:本報告的目標是向我們的客戶群提供世界一流的資源,以此增加潛在客戶。

  • 專案關係人:Daniela Vargas、Kat Mooney、Ray Brooks。

  • 時間軸:2021 年 6 月 1 日至 7 月 20 日。

  • 優勢:本報告的優勢包括適應新的競爭優勢、建立新的潛在客戶漏斗,以及最終在專案預算較低的情況下實現高投資回報率。

  • 風險:雖然我們看到的好處多於風險,但我們可能會引入無法轉化的不合格潛在客戶。

閱讀:撰寫有效商業企畫案的新手指南

2. 專案規劃

在專案管理的專案規劃階段中,您需要運用專案藍圖建立清晰的目標。執行目標規劃有多種方式,SMART 目標、CLEAR 目標以及目的與關鍵結果 (OKR) 就是可協助您著手進行的三種專案規劃策略。

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃
SMART 目標

SMART 目標是一個首字母縮寫詞,代表 Specific (明確)、Measurable (可衡量)、Achievable (可實現)、Realistic (切實可行) 和 Time-bound (有時限)。許多團隊都會使用這種方法,因為它能夠改善團隊溝通、定義清晰的藍圖並產生可追蹤的指標。

延伸閱讀:利用這些提示及範例,撰寫出色的 SMART 目標

CLEAR 目標是一個首字母縮寫詞,代表 Collaborative (協作)、Limited (有限制)、Emotional (情感)、Appreciable (可預估) 和 Refinable (可提煉)。許多團隊選擇這種方法是因為它在實踐中更切實可行一些,而且專注於協作。

OKR 與其他兩種方法的差異甚大。這種方法可以向整個公司開放目標,在整個組織中建立可視度。OKR 並非以專案開始然後定義目標,而是從目標開始,然後圍繞該目標建立專案。詳細瞭解 OKR 目標管理,確定其是否適合您的組織。

延伸閱讀:如何設定 OKR

SMART 目標、CLEAR 目標與 OKR:

雖然這三種策略採用不同的方法,但它們都實現了相似的結果。您可以選擇最符合您的業務目標的方法。

可在專案管理規劃階段使用的其他資源包括里程碑圖、甘特圖專案風險管理分析,所有這些都有助於為專案關係人澄清細節。雖然這些領域可能是在專案的初始範疇內進行探索的,但規劃階段是在目的、目標和風險方面進行擴展的最佳時機。

以下舉例說明我們如何運用 SMART 專案管理方法整理目標細目。

初始目標:增加潛在客戶

改善 SMART 目標

  • 明確:透過分配資源指南增加潛在客戶

  • 可衡量:每月潛在客戶產生量增加 15%。

  • 可實現:根據近期一項研究,我們瞭解到我們的客戶對資源指南感興趣。

  • 切實可行:收集客戶聯絡資訊以換取我們的資源指南。

  • 有時限:每年一月製作年度資源指南,以維持我們的潛在客戶流量。

3. 專案執行

在執行階段中,您的團隊需專注於實現既定的目的。他們需要運用在前兩個步驟中收集的資訊,以在指定時間範圍憑藉團隊合作與協作建立並發佈專案。

首先將任務指派給團隊成員。若您已使用了專案管理工具,則可以將這些任務新增至您的專案工作流程中,以便團隊在一處地方快速存取資源並進行交流。時間軸軟體和其他專案規劃工具可以協助您的團隊將專案中的每一個步驟可視化

下一步,您需要準備好追蹤和成功方法,讓每個人都能清楚瞭解如何衡量成功。可以是您計劃追蹤的特定績效指標,或行銷活動後您希望實現的目標。

由於截止時間和工作負荷每天都在變化,因此請務必依據需要更新專案排程,並且在完成後關閉依存項。若您要趕一個緊迫的截止時間,請務必依據優先順序安排團隊的排程。可以定期與團隊成員核對,以確保專案按部就班進行,並完成可交付成果。

雖然排程會發生波動,但盡可能接近原始時間軸非常重要,這樣您就不會發生範疇潛變。意即,不要超出專案的原始範圍。

閱讀:7 種導致專案範疇潛變的常見原因,以及避免方法

請參閱此時間軸計劃範例,以便更瞭解如何組織工作細目結構。 

專案時間軸:2021 年 6 月 1 日至 7 月 20 日

專案團隊:Kabir Madan、Daniela Vargas、Kat Mooney、Ray Brooks

  • 6 月 1 日:Kabir 需要設定專案任務並指派給團隊成員。

  • 6 月 14 日:Daniela 需要收集資源資料。

  • 6 月 18 日:Daniela 需要組織資料並提交給 Ray 供設計使用。

  • 6 月 28 日:Ray 需要提交設計初稿給 Kabir 進行審核。

  • 7 月 1 日Kabir 需要提供設計回饋。

  • 7 月 6 日:Ray 需要提交設計終稿給 Kat 供實施使用。

  • 7 月 12 日:Kat 需要提交模擬網站給 Kabir 進行審核。

  • 7 月 15 日:Kabir 需要提供模擬版本的回饋。

  • 7 月 19 日:Kat 需要提交最終模擬版本給團隊進行測試。

  • 7 月 20 日資源指南上線。

閱讀:5 個專案控制項以及應在何處實施

4. 專案績效

出於多種原因,衡量專案的有效性非常重要。能夠改進專案是一件大事,同時也十分重要,因為團隊成員可以從成功和失敗中學習。有許多不同的關鍵績效指標 (KPI),您可以使用目標設定軟體進行設定並實現策略目標。您所使用的 KPI 需取決於您的工作線以及您所進行的專案類型。

設定並達成策略目標

您應考慮的首要績效指標之一就是初始目標。專案是否解決了您試圖解決的問題?衡量績效時,很容易就會與初始目標脫節,但牢記這一點非常重要。

下一步,您應檢查其他 KPI,以確定專案是否成功。投資報酬率 (ROI)、成本績效指數 (CPI)、計劃值 (PV)、實際成本 (AC) 以及實獲值 (EV) 等都是通用的 KPI,除此以外還有多種指標。

與專案關係人就專案成功與否進行溝通,其中包括何事正確,何事錯誤。開誠佈公地接納回饋,是團隊成員從錯誤中學習的最佳方式。

請參考以下列舉的 KPI 範例。

  • 專案目的:潛在客戶獲得量環比增長 15%

  • 實際成本:以計費小時數為單位,共 6,487 美元

  • 實獲值:月環比收購增長 47,300 美元

  • 投資報酬率:40,813 美元

  • 進度績效指數 (實獲值除以計劃值):0.88

  • 客戶獲得成本 (成本除以潛在客戶數):每位潛在客戶為 0.61 美元

  • 月環比潛在客戶獲得:提升 18%

  • 月環比網站流量:提升 4%

  • 淨利潤率:提升 8%

閱讀:什麼是關鍵績效指標 (KPI)?

5. 專案結案

這一階段在不同的公司和團隊之間差異最大。有的人喜歡認可努力的付出,但有的人喜歡立即著手下一件大事。結案專案沒有正確或錯誤的方法,您可以自行決定哪種方式最適合您和您的團隊。

專案要結案時,建議與專案關係人進行會議,更深入地瞭解是否成功。這種類型的會議通常稱之為「事後分析」。若您決定舉行會議,可能需要事先寄發匿名調查,確保會議能夠涵蓋所有關鍵問題。回顧您在績效階段衡量的 KPI 是不錯的做法,這樣一來,所有專案相關方都能清楚瞭解哪些事項進展順利,哪些不順利,從而防止在未來的專案中重蹈覆轍。

結案專案前,將專案材料組織和儲存在共用資料夾中,供團隊成員存取也是不錯的做法。專案簡介、範本、副本資產、設計檔案、開發工作等材料在評估績效時非常重要。

專案結案階段往往會錯過的一個重要機會就是繼續監控績效。您的團隊是否習慣了在設定舊專案後就將其忘記?不斷測試和重新發現執行專案的新方法以繼續發展業務非常重要。 

此處列舉一個會議日程範例,可協助您完結下一個專案。

專案名稱:OKR 教戰手冊

日期:2021 年 8 月 20 日

時間:北美中部時間上午 10 點至 11 點

日程詳細資料

  • 專案快速回顧 (上午 10:00):Kabir 回顧專案初始目標及目的,回顧交付項目。

  • 回顧結果 (上午 10:15):Kabir 回顧專案績效,重點關注我們初始潛在客戶產生目標及其他關鍵 KPI。

  • 專案案關係人資訊提供 (上午 10:30)Kabir、Daniela、Kat 和 Ray 分享關於何事進展順利、何事可再改進的資訊。

  • 行動項目:Kabir 在 8 月 20 日結束時傳送會議記錄,並且安排需在 9 月 3 日之前完成的最佳化。

請準備好事後分析,並就我們可以提升未來績效的方法提出意見。

閱讀:專案整合管理指南 (7 步驟流程)

專案管理的優勢

知識工作者平均每天會在 10 個應用程式之間切換多達 25 次,而且大多數團隊仍在進行遠距工作,團隊合作從未如此分散於各地。專案管理由此成為成功組織的重要組成部分。無論您的團隊是 5 人還是 500 人,將任務和溝通安排在一處地方都會是一項挑戰。運用這五個專案管理步驟,可協助您的團隊維持進展順利,且確保生產力處於最高水平。

專案管理的優勢

除了瞭解專案週期管理生命週期以外,專案管理還有其他好處。正確的專案管理工具不僅可以將工作和目標集中在一個地方,而且還可以消除混亂、提高團隊有效性、提升效率並協調溝通。這樣可以有更多時間專注於重要的事情上,例如發展成功的業務。

若要著手改進目前方法,其中一個途徑就是不斷學習新工具和瞭解資源。雖然工作流程看板Scrum 衝刺等專案管理方法已經存在一段時間,但還有新的軟體功能可以協助您的團隊將生產力和成功提升到一個新的水平。專案管理的關鍵,就是永遠不要停止嘗試新方法。

閱讀:專案管理的優勢為何?

管理難以管理之事

待探索的元素如此豐富,該從何開始呢? 很簡單:從關注您的團隊開始。歸根結底,您的責任就是讓團隊成員能夠做到最好。

您實施的專案管理流程和工具應能改善溝通,藉助生產力軟體提高生產力,有助於緩解期限壓力。如有疑問,可詢問您的團隊。當一群人齊心協力時,大家所取得的成就會讓您驚喜。

需要協助來為特定團隊尋找工作管理工具嗎?請參閱適用於每類團隊動態的解決方案,從行銷到活動策劃,皆可為您的組織尋找創新機會。

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