經理人的溝通風格指南

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJune 15th, 2022
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瞭解如何與您的團隊進行有效溝通非常重要。溝通是我們在工作中所做一切的關鍵要素。完成自己的工作、與團隊成員協作、委派工作給隊友和分享進度報告,這些全都仰賴有效的溝通。

這就是四大溝通風格派上用場的地方。四大溝通風格對人們的溝通方式做了分類。它們是網路上常見的概念,且許多人相信瞭解自己的溝通方式有助於瞭解如何有效與團隊成員進行協作。

問題是,如果您只專注於某人的溝通風格,便有可能錯過大局。也許某位隊友正展現攻擊型或被動型的溝通風格,但他為什麼要這麼做?如果某人看起來像是攻擊型的溝通者,這種侵略性從何而來?如果某人提出的似乎是被動攻擊型的評論,是什麼讓他覺得自己無法更直接地溝通?瞭解他人溝通風格背後的影響因素,而非只注重效果,有助於為團隊成員提供更好的支持,並幫助他們更有效地溝通

請閱讀:職場有效溝通的 12 個提示

什麼是溝通風格?

溝通風格是一種描述人們不同溝通方式的方法。有四種主要的溝通風格:被動型溝通、攻擊型溝通、被動攻擊型溝通,以及自信型溝通。每種溝通風格都可以口語、非口語或書面的形式展現。

四大溝通風格

廣義上來說,有四種不同的溝通風格。以下是每種風格的通用定義,以及這些風格如何展現於工作中:

  • 被動型溝通風格。這種溝通風格的人不會經常發言。相反地,他們喜歡隨大流。被動型溝通者通常不會對抗,且甚至可能表現得順從。他們的非口語溝通可能包括交叉雙臂,同時避免眼神接觸。

  • 攻擊型溝通風格。這種溝通風格的人對自己的觀點非常自信,以至於他們可能不會傾聽隊友的意見。他們可能會經常在對話中插入自己的想法,且有時可能會使用「你錯了」或「你不懂」等帶有敵對性的言辭。在非口語表達方面,這種類型的人會保持強烈的眼神接觸。

  • 被動攻擊型溝通風格。這種溝通風格的人不喜歡直接說出他們真正的意思。他們的口語和非口語溝通可能不相稱,例如,他們可能會說他們很興奮,卻表現出皺眉或肩膀下垂這類矛盾的肢體語言。

  • 自信型溝通風格。這種溝通風格的人會為自己挺身而出。他們是那種知道如何解釋和倡導自己想要的東西的溝通者。自信型溝通者在進行非口語溝通時可能會使用手勢,且說話時可能會有冷靜或開心的臉部表情。

自信型溝通的優勢

在理想的工作場所,每個人都應該使用自信型溝通風格。自信型溝通者強調合作和交流。由於自信型溝通風格建立在相互尊重的基礎上,這類型的溝通者更為注重團隊精神。他們瞭解自己的工作重點,並且不怕表達自己的需求。因此,自信型的溝通者覺得他們可以完全投入工作。

自信型溝通者可以做到:

  • 在與他人交流時有效表達自己的感受

  • 優先考慮協作和交流

  • 尋求回饋以便持續改進

  • 進行坦率和尊重的對話

  • 倡導它們在工作中的所需

由於自信型溝通者能在工作中進行有效溝通,他們通常受益於:

  • 高度自尊

  • 良好的自我意識

  • 工作上的互相尊重

  • 明確的目標與期待

  • 提升的溝通技能

那麼其他三種溝通風格呢?

如果您正在閱讀本文,那麼您可能正在嘗試以某種方式改善與團隊成員的溝通,無論他們是表現出被動型、攻擊型,或是被動攻擊型的溝通方式。

表面上,溝通風格會影響團隊成員自我表達的方式。這些風格可能會影響團隊成員在一對一會議中的表現、透過電子郵件進行交流或與團隊成員互動的方式。溝通風格非常具有現實意義,而確定團隊成員的溝通方式是在工作中實現有效溝通的第一步。

判別團隊成員具有某種溝通風格的根本原因

然而,僅僅確定團隊成員的溝通風格是不夠的。正如您想像的那樣,某些溝通方式可能會在工作場所產生衝突,舉例而言,攻擊型的溝通者可能會讓其他團隊成員難以表達自己的意見。

如果團隊成員向外展現出負面或難以應對的溝通風格,則可能存在潛在原因,例如工作上的壓力或混亂。當您能夠確定團隊成員對外的溝通風格時,您便可以為他們排除使用自信型溝通的阻礙。

由於自信型溝通是創造誠實和開放環境的最佳方式,您的團隊成員很有可能希望成為自信型的溝通者。即使在銷售或法務等競爭激烈的團隊中,自信型溝通也能讓團隊成員有效地表達自己的想法並與團隊成員合作。如果團隊成員無法以自信的方式進行交流,那麼工作中可能存在阻礙,導致他們無法真正地展現自己的個性。

作為他們的經理,您可以解決這個問題。通過深入瞭解每個隊友的溝通風格,您可以開始判別他們為什麼會以攻擊型、被動型或被動攻擊型的方式進行交流,以及該如何應對。您可以實施流程和支援系統,以確保團隊成員在工作中感到自在。當您疏通可能阻礙他們前進的事物時,成員們便能夠自信地進行溝通,以倡導自己的需求。

為被動型溝通者提供支持

如果某人看似是被動型的溝通者,他們可能在工作中感到不舒服或社交焦慮。無論出於何種原因,此人都覺得無法自信地表達自己,或在工作中表現出完整的自我。根據 Mayo Clinic,被動型溝通者可能承受更大的壓力。這些人也很常見。根據工作剖析索引,去年有 42% 的知識工作者認為他們的壓力等級非常高。

您可以如何提供幫助:分享一份溝通計劃

溝通計劃概述了您的團隊將如何以及在何處就工作進行溝通。這可能包括團隊成員應該使用哪些工具、何時使用即時與離線交流,以及誰負責團隊的每個溝通管道。這麼做可以消除工作溝通中的猜測,進而為社交焦慮或壓力大的團隊成員提供協助。

在分享溝通計劃時,請務必釐清:

  • 應使用何種溝通管道、何時使用

  • 團隊成員何時應進行同步 (即時) 溝通、何時應進行異步 (在自己的時間內) 溝通

  • 應分享更新的頻率

  • 團隊成員如何表明他們正處於離線狀態或專注模式

閱讀:為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要

在分享溝通計劃以提升被動型溝通者的能力時,最重要部分是闡明應在何時使用哪些工具。例如,在 Asana,我們使用:

  • Asana 就工作進行異步溝通,例如分享更新、回饋或專案狀態報告

  • Slack 進行即時、同步的交談和快速提問

  • 電子郵件與任何不在 Asana 中的外部關係人進行溝通

  • ZoomGoogle Meet 與我們的全球團隊進行團隊會議和面對面對話

與攻擊型溝通者進行協作

如果某人看似是攻擊型的溝通者,他們可能覺得自己在工作中得不到支持。即使這種被攻擊的感覺是潛意識的,也自然會導致團隊成員做出防禦性反應,導致更多的攻擊行為。根據 Mayo Clinic,團隊成員可能會使用攻擊型溝通風格來獲得他們想要的東西,但這麼做可能會破壞團隊之間的信任。

您可以如何提供幫助:釐清專案角色與職責

您的團隊成員可能會以帶有攻擊性的方式進行溝通,因為他們認為這是獲得想要的東西的唯一途徑。支持他們並同時引導他們採用更自信的溝通方式的最佳方法,是釐清誰正在進行什麼工作,以及每位團隊成員在專案中的職責為何。

為此,請考慮建立 RACI 表以說明每位成員所扮演的不同角色。RACI 是一個縮寫詞,代表:

  • 執行者:執行者是工作的直接負責人,並為任何問題提供解答。在 RACI 圖表中,每項任務或計劃都只有一名執行者。

  • 當責者:當責者的責任是監督工作。他們負責確保工作按時完成。在 RACI 圖表中,每項任務或計劃都只有一名負責人。

  • 指導者:指導者負責在工作完成前進行簽核。可以有多名指導者。

  • 知悉者:知悉者與正在進行的工作互相連結,但它們無需參與任何審查流程。他們應該隨時掌握工作的進展情形。可以有多名知悉者。

RACI 圖表可以讓您的團隊成員清楚瞭解誰是該角色的直接負責人,以及誰正在進行審查或提供反饋。建立 RACI 圖表可以透過兩種方式為攻擊型溝通者提供支援:

  1. 若他們包含在 RACI 圖表中,則圖表能夠說明其角色所涵蓋與不涵蓋的職責。

  2. 若他們不包含在 RACI 圖表中,則他們可以清楚瞭解自己並非此工作的關係人。

閱讀:RACI 表指南 (附範例)

為被動攻擊型溝通者排除阻礙

如果某人看似是被動攻擊型的溝通者,他們可能覺得自己的意見不會被團隊接受。如果過往的直接溝通對他們不起作用,他們可能已經恢復到被動攻擊型的溝通方式。根據 Mayo Clinic,此種溝通者對於直接表達自己的需求感到不自在。

您可以如何提供幫助:騰出時間進行團隊凝聚活動

鼓勵被動攻擊型溝通者變得更自信必須從團隊層面做起。請確保您的團隊成員在專案或任務之外相互瞭解。這麼做也會幫助他們學習與彼此協作的最佳方式,並更輕鬆地進行溝通。

請考慮每週或每月安排一些週期性的團隊凝聚活動。這些活動可以是冷知識猜謎之類的有趣活動,也可以只是讓您的團隊聚在一起的聊天時光。除了這些專門的會議之外,請定期抽出一些時間相互瞭解。在 Asana,我們會在大多數會議開始時進行破冰活動,以便定期聯繫。破冰活動能確保我們在每次會議中都保持交流和輕鬆的心態。

閱讀:適用於團隊凝聚的 110 多個最佳破冰問題

同時,也請鼓勵團隊成員各自認識彼此。若可能的話,請鼓勵他們安排非正式的咖啡聊天時間或一對一交流。這些活動我們在 Asana 每兩週就會進行一次,以便成員建立聯繫。

為您的團隊建立更好的環境以改善溝通

當團隊成員樂於分享他們的想法,並能夠自在地表達不同意和堅持他們的需求時,就代表您的努力正在發揮作用。一旦這種情況開始出現,請繼續投入團隊凝聚、指導和溝通的最佳做法,以幫助您的團隊維持自信、果斷的溝通風格。

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