決策流程中的 7 個重要步驟

Sarah Laoyan 撰稿者特寫照片Sarah LaoyanOctober 26th, 2021
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摘要

決策流程是收集資訊、評估替代做法及做出最後確定選擇的方法,其目標是儘可能做出最好的決定。本文將詳細說明逐步流程,讓您瞭解如何做出妥善的決定,並說明不同的決策方法。

我們每天都在做決定。要搭公車去工作呢,還是撥電話叫車?吃巧克力味還是香草味的冰淇淋?喝全脂牛奶還是低脂牛奶?

做這些微小決定時會涉及一個完整的流程,而這些是簡單、輕鬆的選擇,若我們最終要面臨的是更具挑戰的決定,那又如何呢? 

工作上的決策不像早上喝拿鐵時加哪種牛奶那麼簡單。這也正是何以瞭解決策流程如此重要的原因。 

什麼是決策流程?

決策流程是收集資訊、評估替代做法,以及最後做出確定決定的方法。 

以下七個步驟構成的流程,旨在因應具挑戰性的決策,這類決策涉及多位 專案關係人,但此流程也可用在早餐碗裡要倒哪種穀片這麼簡單的決定。 

決策流程的 7 個步驟

步驟 1:辨別必須要做的決策

辨別決策時,請問自己這幾個問題: 

  • 什麼問題需要解決?

  • 您計劃要透過此決策之實施達成什麼目標?

  • 您要如何衡量成功?

這些問題是所有的常見目標設定技巧,最終將可協助您找到可能的解決方案。當您清楚定義問題後,接著就能獲得更多資訊,從而找到解決問題的最佳決策。

閱讀:衡量成功的 22 種商業目標類型

步驟 2:收集相關資訊

收集與待決策事項相關的資訊,是做出明智決策的重要步驟。您的團隊是否有與此問題相關的歷史資料?以前是否有任何人嘗試過解決這個問題?

尋找團隊或公司外部的資訊也很重要。有成效的決策需要從不同來源取得資訊。應找外部資源,無論是進行市場研究、與顧問合作,或是與有相關經驗而隸屬不同公司的同仁對談都是必要的。收集資訊有助您的團隊針對問題找出不同解決方案。

步驟 3:找出替代解決方案

您在此步驟中必須針對手上的問題尋找許多不同的解決方案。找出一種以上可能的替代方案很重要,特別是要做商業決策時,因為不同的專案關係人基於其各自的角色可能會有不同的需求。例如,若公司在找工作管理工具,設計團隊和開發團隊的需求可能就不相同。當下馬上選擇唯一一種解決方案不見得是正確的作法。

閱讀:什麼是決策樹分析?做出更妥善決策的 5 個步驟

步驟 4:權衡手中的實證

您已想出所有不同解決方案並分析他們如何能解決一開始遇到的問題時,就是詳加權衡的時候了。讓團隊開始明辨每個選項的優點和缺點,然後從選項中去除不適合的替代方案。

您的團隊可以透過幾種常見的方法分析並權衡選項的實證:

步驟 5:從替代方案中做選擇

下一步是做出最終決策。考量您收集到的所有資訊,以及此決策可能如何影響每位專案關係人。 

有時候,正確的決策不見得會出現在這些替代方案中,而是必須混用幾個不同的替代方案。有成效的決策會需要以創意的方式解決問題,並且跳脫框架思考,因此,無須讓自己或團隊受限於有清楚界定的選項。

Asana 的核心價值之一就是不做錯誤的妥協。只選擇一種決定,可能意味失去其他選項所提供的優點。可以的話,應嘗試找到能勝過既有替代方案的選項。

步驟 6:採取行動

最終決策者核定決策後,就應將解決方案付諸行動。花點時間建立實施計劃,以利團隊資訊同步,瞭解後續步驟。接著,應將計劃化為實際行動並監控進度,以便判斷這是否為妥善之決策。 

步驟 7:審查您的決策及其衝擊 (好壞一併考量)

做完決策後,您可監控步驟 1 所制訂的成功指標 。您可用這來判斷此決策是否達到團隊制定的成功條件。

審查決策時可考量這些問題:

  • 該決策是否解決您團隊在步驟 1 指出的問題? 

  • 決策對團隊產生的衝擊是正向的還是負面的?

  • 哪些專案關係人得益於此決策?哪些專案關係人則因此受到負面衝擊?

若這個解決方案不是最佳選擇,您的團隊也可善用專案管理的疊代形式所帶來的優勢。這麼做可讓團隊快速因應變化,以他們所具有的資源做出最妥善的決策。 

決策模式類型

儘管大部分決策模式均著眼於這七個相同的步驟,但仍有幾個不同的方法可用來幫您做出妥善的決策。

理性決策模式

此決策模式類型是最常見的類型,既符合邏輯且講究順序。以上所列七個步驟,正是理性決策模式的一個範例。 

您的決策若對團隊會有重大衝擊,且您必須將成果最大化時,這就是您應使用的決策流程類型。它要求您透過各式各樣的角度詳加考量,縮小偏頗的可能性,以利您儘可能做出最妥善的決定。

直覺決策模式

此決策模式類型不僅由資訊或資料來確立,更需要仰賴直覺。此形式之決策需要仰賴先前的經驗和模式辨認,才能形成強大的直覺。

此決策類型通常是由經驗豐富,處理過類似種類問題的決策者所採用。他們對即將實施的解決方案,已具備實際的成功經驗。

創意決策模式

創意決策模式需要對問題收集資訊及深入解析,再提出可形成解決方案的有潛力構想,這一點與理性決策模式相似。 

其不同點在於,決策者不辨別各個選項的優點和缺點,而是在一段時間內試著要自己完全不要積極思考解決方案。其目標是讓潛意識發揮作用,帶領自己做出對的決策,這一點與直覺決策模式相似。 

這種解決方案最適合用於疊代流程,如此一來,團隊就可測試解決方案,並隨事物的變動而調整。

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