什麼是實施計劃?建立實施計劃的 6 個步驟

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaJune 2nd, 2022
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摘要

實施計劃又稱為策略計劃,其中列舉出團隊在完成共同目標時所應採取的步驟。這類計劃結合了策略、流程和行動,且從範圍到預算等專案的所有部分皆囊括在內。在本指南中,我們會討論什麼是實施計劃以及如何制定。

專案需要有計劃才能成功。您會在未制定施工藍圖的前提下建造一所房子嗎?大概不會,因為在沒有事先計劃的情況下將這些磚瓦和木頭壘在一起,其結果可能會是一場災難。同樣的概念在企業的世界中也是如此。實施計劃可作為任何共同目標的藍圖。您的計劃應包含從專案策略、預算到參與專案人員名單等一切內容。

在本指南中,我們會討論什麼是實施計劃以及如何制定此類計劃。這些步驟有助於您與團隊為各種大小專案作好準備。

實施計劃的目的是什麼?

實施計劃是一種列舉團隊在完成共同目標和計劃時所應採取步驟的文件。實施計劃與策略計劃極為相似。若策略計劃是詳細列明您為實現特定目標所採取的策略,實施計劃則是說明實現這些目標的逐步指南。

實施計劃的目的,在於確保團隊能夠在進入執行階段前,回答與專案相關的人、事、時、方式及理由。簡單來說,就是將策略轉換為特定任務的行動計劃。

什麼是實施計劃?

判斷實施計劃是否奏效的好辦法,就是將其交給團隊以外的人,看看對方是否能夠全盤理解這項專案。您的實施計劃應回答所有問題而無一遺漏。

什麼是策略實施 + 成功的 6 個關鍵步驟

如何以 6 個步驟建立實施計劃

若您希望您的實施計劃既全面且對您的專案團隊有益處,則需要遵循特定的步驟,同時納入正確的組成部分。在建立計劃時使用以下步驟,可降低策略中出現紕漏的風險。

如何制訂實施計劃

1. 定義目標

實施流程中的第一步,就是定義您的目標。確定您希望在專案完成時實現什麼,例如是否希望贏得新的行銷客戶,或是改進您的內部內容策略。從您的專案目標著手,有助於充實您的專案計劃。

不妨考慮:

  • 提問:定義目標時,您與團隊可能會對專案提出類似這樣的問題:「我們希望透過這項專案實現什麼?我們期望生產出怎樣的交付項目?我們計劃要與其分享專案交付項目的專案關係人是誰?

  • 對風險情境展開腦力激盪:即使您在實施計劃中稍後會進行更深入的風險評估,但在早期針對潛在風險情境進行腦力激盪,可讓您更真實地瞭解您能夠實現的事。

閱讀:如何撰寫高效的專案目標 (附帶範例)

2. 進行研究

對於希望實現的專案目標有了初步的構想後,您可以透過訪談、研究、焦點團體或觀察等研究方式繼續調整這些目標的定義。您的研究應由所在領域的重要專家進行。這些專家可以是團隊成員或外部專案關係人。您的研究成果應包含專案時間軸、預算以及可能的人員配置等內容的清單。

不妨考慮:

  • 使用共用工具進行協作:當您擁有合適的溝通工具時,協作就會變得更輕鬆。無論大家身在何處,皆可使用團隊協作工具來分享您的專案目標,並從他人處獲得回饋。

3. 列出風險

在實施策略的第一步中,您已針對風險情境進行腦力激盪,在第三步中,您需要列出在專案中面臨的所有潛在風險。這些風險可包括給薪休假、假期、預算限制和人員流失等各種情況。

列出風險的絕佳方式就是運用風險管控表。這個工具有助於按照優先順序列出專案風險,並據以作好應對準備。您還可以進行 SWOT 分析,以確定影響專案的任何弱點或威脅。

不妨考慮:

  • 需靈活且主動:列出風險並非只是一種準備策略。若您在實施計劃的這個階段中確定出可預防的風險,就能夠採取行動來預防這些風險。比如可以調整您的初始專案目標。

閱讀:專案風險管理流程 6 個清晰步驟

4. 排定里程碑

排定您的專案里程碑是規劃流程中的重要步驟,因為這些檢查點有助於在執行期間追蹤進度。里程碑可作為指標,這是一種能夠衡量您在專案中已取得進展及剩餘進度的方式。

若要將專案里程碑可視化並且讓整個團隊都能進展順利,不妨使用甘特圖。藉助甘特圖,您能夠以可視化排布實施排程,同時顯示您認為每一個任務所需的時長。

不妨考慮:

  • 增加彈性空間:即使盡您所能地按計劃行事,事情並不總能按計劃進行。透過在您的排程中增加彈性空間,可確保您的專案進展順利,而不會一直竭力維持緊迫的里程碑最終卻未能實現。

  • 明確相依性:依存項即與其他任務完成情況息息相關的任務。明確相依性,可以更輕鬆地維持專案進展順利,並且實現您的里程碑。

5. 指派權責與任務

每一項行動計劃都必須包含一份權責清單,並且逐一指派給團隊成員。透過指派權責,您就可以評估每一位團隊成員的績效,並且更密切地監控進度。RACI 圖表可成為有效的專案管理工具,適用於明確角色與權責。

指派權責與指派個人的任務不同。一位團隊成員可能需要負責監視專案審核,而您可以指派另外三名團隊成員負責專案的交付與溝通,供多個團隊進行審核。當您指派權責和任務時,請務必使您的期望值清楚明確。

不妨考慮:

  • 溝通是其中關鍵:指派角色、權責或任務時,最好傳達出為何選擇某一位特定團隊成員的理由。與其讓團隊成員提問為什麼需要負責特定角色,不妨利用規劃流程中的這個步驟,作為一次彰顯團隊成員優勢的機會。

  • 在一處共用的工具中追蹤權責:使用專案管理軟體等共用工具,團隊成員就可以清楚掌握人、事、時。

6. 分配資源

資源分配是降低風險的最佳方式之一。若您可以規劃好專案需要哪些資源,且確保能夠使用這些資源,您就能避免專案進行過程中的資源耗盡問題。若您在實施流程的這一步驟中發現資源不足,您可以在啟動專案前據以調整專案。

資源可包括金錢、人員、軟體、設備及其他物質或技術材料。時間也是一種資源,因為需要完成專案的團隊成員可能也正在進行其他專案。

不妨考慮的提示:為專案確定可用資源時,向自己提問以下問題:

  • 這個專案的優先順序等級是什麼?

  • 誰可以執行此專案?

  • 可使用的預算是多少、工具是什麼?

  • 我們需要哪些額外資源?

  • 誰需要核准這項資源分配計劃?

建立實施計劃時遵循這些步驟,可增加實現專案目標的可能性。在實施計劃中納入一份項目核對清單,也有助於成功實施。

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實施計劃中包含的內容

瞭解如何制定實施計劃至關重要,但您還需要知道計劃中包含哪些內容。如果您想推進一個成功的專案,此清單包含您需要考慮的六個最重要的項目。

實施計劃核對清單

1. 目標

您需要在實施流程的第一步中列出您的專案目標。設定目標,確定團隊用以進行衡量以便監控進度的指標。透過明確專案目標,您與團隊就能隨著工作推進衡量進度與績效。

2. 範圍陳述

執行研究時,在第二步中需要設定專案範圍。您的專案範圍陳述應列明您為專案設定的界線,同時大致上定義出目標、截止時間以及您努力實現的專案成果。在實施計劃中定義專案範圍,有助於防止當您在專案中不斷進展時發生範疇潛變

3. 交付項目大綱

交付項目即專案的有形目標。在管理時間範圍、委派任務和分配資源時,概述您希望建立的交付項目,可以作為一種資源。

4. 任務截止日期

雖然專案時間軸可能會隨專案進度而發生變更,但明確您在實施規劃期間的預期截止日期是非常重要的。預估任務截止日期時,您可以依據這些截止日期排定里程碑,並針對專案的完成進行規劃。通常您會看到進行策略規劃和實施規劃時使用的是甘特圖。這是因為甘特圖以類似於時間軸的線性路徑顯示資訊。

5. 風險評估

在實施流程的第三步中,您需要進行風險評估。無論您使用風險管控表SWOT 分析還是應變計劃確定風險,都請務必在您的計劃中納入這三項文件。其他參與專案的人就可以由此審視您的發現,並協助您預防這些風險。

6. 團隊成員角色與職責

在計劃的第五步中,您需要為團隊成員指派角色與職責,同時詳細紀錄這些內容,以便大家能夠各負其責。無論您使用 RACI 表還是其他工具來明確團隊成員角色,您的計劃中都應有一處地方供大家在遇到問題時參考使用。

您的實施計劃可能是特別針對您目前執行的專案,因此可能會包含上述內容未能述及的部分。不過,您可以利用上述六項作為指南,以便確認您的計劃是否已經完善。

專案實施中有諸多方面與策略規劃重疊。作為專案經理,制定策略計劃的同時制定專案實施計劃,有助於最大限度減少規劃所花費的總時間。

在規劃流程中節省時間的另一種方式,就是將所有計劃都置於工作管理平台中。當您的專案團隊準備好開始進行實施流程時,一切內容都已備妥在一處便利的地方。

實施計劃的好處

進行實施規劃有著諸多好處,其中最大的好處就是增加專案成功的機率。實施專案計劃,即為執行專案建立了一幅藍圖,從而避免問題發生。

實施計劃的其他好處包括:

  • 團隊成員與重要專案關係人之間的溝通得到改善

  • 更好的組織與資源管理

  • 改善參與專案的每一位人員的權責劃分

  • 專案時間軸與每日工作流程結構更完善

  • 團隊成員之間的協作更輕鬆

在沒有實施計劃的情況下直接進入執行階段,可能就像是在舞台上發表演講卻不知道要說什麼。做好準備是一流表現的關鍵。

藉助專案管理軟體簡化實施規劃

瞭解實施規劃的步驟是專案管理的基礎。妥善規劃的專案總是無往不利。

專案管理軟體讓所有團隊成員和專案關係人都能存取實施計劃,從而簡化其使用。使用線上軟體建立您的計劃,也意味著您可以即時編輯,進而為流程改進留出空間。

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