職場有效溝通的 12 個提示

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsMarch 16th, 2021
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現在我們幾乎經常性地與我們的同事接觸。您向同事問好,拿了一杯咖啡,與虛擬畫面中的遠距團隊成員互動,或傳送一張穿著睡衣的貓咪 Gif 圖片給團隊時,可能不會做過多思考—這沒什麼問題。即使您是在工作時進行溝通,這幾種類型的訊息和職場溝通之間仍存有差異。

職場溝通指的是您針對工作附帶事務所做的溝通。明瞭何時以及如何有效進行工作的溝通,有助您減少誤會,提高團隊喜悅度、促進協作,並形成信賴。瞭解如何有效溝通工作的團隊有比較充分的準備面對困難情境,但建立優良溝通習慣需要花費時間和心力——這正是我們可以效力之處。以下 12 種方式可讓您將職場溝通技能提升一個層次。

當我們提到「職場溝通」時,我們指的是什麼?

職場溝通是您對工作附帶事務所做的任何類型之溝通。這包括個別任務的相關溝通、分享專案狀態更新,或向經理或員工提出回饋。瞭解如何進行職場溝通是有效協作的關鍵要素,因為您若無法清楚地溝通,就必須承受誤解、混淆,或甚至不經意傷到別人感受的風險。

職場溝通可能是面對面、書面,透過視訊會議平台,或以小組會議為之。也可能即時或非同步進行,透過電子郵件、錄製的影片,或在專案管理工具這類平台溝通工作相關事務。以下是一些職場溝通的範例:

  • 團隊會議

  • 一對一回饋會議

  • 接收資訊

  • 專案狀態或進度相關之溝通

  • 跨職能任務的協作

  • 非語言之溝通

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良好溝通的元素

現在您既已瞭解職場溝通可能包含哪些類型,那麼您要如何更好地進行這些溝通呢?良好溝通有幾個關鍵的核心原則,無論哪一種溝通類型,您都可以使用這些核心原則。具體而言,良好的溝通:

  • 以明晰度為目標。無論您是傳送 Slack 訊息、草擬電子郵件或當場寫下的答覆,都請以清楚溝通您的訊息為目標。

  • 尋求解決衝突,而非製造衝突。您溝通的理由是針對一個專案或任務解決問題或促進有效協作。良好的職場溝通可以提出瓶頸之處,或提供回饋,但務必以達成比現在更好的處境為目標。

  • 雙向互動。每個職場溝通的事件,都是一次資訊的交流。即便有一個人只以非語言的方式溝通,也是如此。

開放職場溝通的益處

清楚而有效的職場溝通可以:

閱讀:什麽是是矩陣式組織,它如何運作?

有效職場溝通的 7 個提示

有效職場溝通重點在於您溝通的地點、方法和時機。試著運用這七個提示,變成更強而有力的溝通者。

1. 知道在何處溝通,以及溝通什麼內容

溝通可以有許多種不同的形式:面對面、透過電子郵件、透過即時訊息,以及透過工作管理平台。若要達到最有效的溝通,務必依循溝通守則,並且在對的地方傳送對的訊息。

有時候,瞭解在何處溝通,事情其實只做了一半。您的公司可能有不同的溝通工具,因此知道用哪個工具更顯重要。您的問題或評論適合使用哪個工具?您需要即時溝通,還是可以傳送非同步訊息?若不確定,請詢問團隊成員或經理,瞭解您應該在何處傳送不同類型的訊息。例如:在 Asana,我們使用:

閱讀:為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要

2. 培養您的協作技能

協作是有效團隊合作的基石,若要培養強大的團隊協作技能,您必須練習開放而誠摯的溝通。這並非意味著您必須一味同意所有事——知道如何提出反對意見,以及化解這些歧異也是協作的關鍵一環。

協作與溝通技能有點像是「雞生蛋、蛋生雞」的情況。您可以透過有效溝通建立良好的協作關係,但瞭解如何協作也是強大溝通的關鍵元素。基本上,這只表示您需要隨時間的積累,同時練習改善協作和溝通技能。當您改善團隊協作後,您會更善於在工作環境中傳達資訊及意見。如此一來,透過誠實的溝通,協作將不再令人感到費力。

延伸閱讀:加強團隊協作的 10 個簡易步驟

3. 可以的時候請面對面討論

或許最多實證證明可避免誤解的方法,就是面對面溝通。若是虛擬團隊,透過視訊會議說話也可行。若您知道對話會很困難,面對面溝通尤其重要。透過文字書寫,語調可能很難傳達出來,因此理想的方式是讓團隊成員可以看到您的表情及肢體語言。

若是遠距或分散各地的團隊,也可透過電話溝通而非視訊會議溝通。 視訊會議疲乏是真實存在的,並且可能讓遠距團隊的協作和溝通變得格外困難。透過電話溝通可減少一部分的視覺疲勞,同時仍可讓您聽到團隊成員的聲音和語調。

4. 留意自己的肢體語言和語氣

溝通的重點不僅在於您說了什麼,也關乎您說話的方式。務必避免雙臂抱胸,或回覆得太過簡短而顯得魯莽。通常您的肢體語言可能與當下的情境無關,您或許是累了或對個人生活中的某件事感到壓力。但您的團隊成員可能不曉得這個狀況,就可能因為看到您的舉動而認定您在生氣或對某件事不高興。針對困難的對話,尤其要試著放鬆自己的肢體語言和表情,以免不經意地表現出可能錯誤解讀的線索。

5. 將雙向溝通視為首要之務

職場溝通中,聆聽跟說話同等重要。身為協同合作的團隊成員,有一個任務就是聆聽其他人的想法而不只是逕自表達自己的想法。

以下是兩個常見的聆聽類型:為回覆而聆聽,以及為瞭解而聆聽。當您是為回覆而聆聽時,您會專注於您接下來要說什麼,而不是另一個人在說什麼。使用這類型的聆聽方法,您很可能遺漏關鍵資訊,或甚至複述另一個人剛剛才說過的話。

與其如此,不妨採用聆聽瞭解法,即聽取另一個人要說什麼,而不要思考自己要如何回覆。若確實有話想說,請把它寫下來,以便再回來聆聽並瞭解,而不是試圖記著您接著要說的事。

6. 緊扣事實而非故事

「事實與故事」是 Conscious Leadership Group 共同創立者 Diana Chapman 建議的一種技巧。在這裡所說的「事實」是指實際發生了的事——會議室中每個人都很容易達成一致的事。相對地,「故事」則是您對情況的解讀。

例如,在小團隊會議上,經理因為不滿意您的工作而向您提供即時回饋,這是一個事實。但是,您由於並沒有預期該回饋的發生,而您認為自己的經理之所以即時分享了這個回饋,而不是等到和一對一會議才說,是因為他們對您的工作感到不滿,這就是一個「故事」,因為您無法得知究竟事實是否如此。

故事的存在是無可避免的——我們所有人都會從事實杜撰出故事。但是我們應區別故事和事實,並避免依據故事行事,除非您有辦法證實故事是真的。以這個例子來舉例,您可以在下一次的一對一會議和您的經理談談,並請教他為什麼在團隊會議上分享回饋。

7. 確認與您交談的對象是正確的人

有效職場溝通的關鍵既在於您談話的內容,也在於您談話的對象。不良的溝通通常發生在您找錯人談的時候,或試著在錯誤的場合分享資訊。

為了避免這件事發生,務必確認會議室中出席的或接收訊息的是對的人。若不確定對象是誰,請透過演練來找出是否有任何重要的專案關係人可能被遺漏。

請閱讀:什麽是專案關係人分析,它為什麼很重要?

養成領導溝通技巧的 5 種方法

您若是領導者,您就有權力在團隊中設立並建立溝通慣例。強而有效的溝通可打造健全的公司文化、信賴您的員工,並打破跨職能團隊間的穀倉效應。以下說明如何辦到:

1. 處理任何根本性的改變

開始改善團隊的溝通技能前,請確認沒有任何根本性的問題會導致任何人無法誠實溝通。每個人是否都覺得能自在而開放的談論?有沒有任何事可能導致團隊成員感到無法完全呈現真實的自己?

身為領導者,您可以做的一件最有價值的事,是確保員工對於出席工作時展現完整的自己 (或表現出他們想要給別人的觀感) 感到自在。無論是指言語上提出不同意見、談論自己工作以外的愛好,或誠實表達哪種溝通類型對他們而言最有效果—務必瞭解每位團隊成員的需求,並確實在團隊環境中提供。

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我們的員工敬業度調查中不斷出現的一個主題是我們可以進一步改善跨組織的資訊分享和溝通,因此我們設法找到方法來辦到這一點。”
Islamic Relief Canada 財務長 Usama Khan
閱讀:Islamic Relief Canada 運用 Asana 提高 75% 的影響力

2. 頻繁地尋求回饋

若您不針對溝通風格尋求回饋,可能永遠不會獲得回饋。即便職場溝通會對每個與他人的互動帶來衝擊,團隊成員仍可能不會立即將之視為需要提供回饋的一件事。針對您的溝通風格向您的員工尋求回饋,就能為您的團隊持續改善並制定清楚的溝通策略。

3. 瞭解團隊溝通風格

與您的團隊有效溝通的另一個方法,是問他們希望如何溝通。溝通偏好不應該是個秘密 (或猜謎遊戲),立刻知道團隊成員偏好的是視訊會議或電話連繫、清晨會議還是下午擠出時間開會,有助您建立幫助他們發揮所長的環境。

需要詢問的重要問題包括:

  • 他們是晨型人還是夜貓子?

  • 他們喜歡結構固定的會議還是隨興所至的腦力激盪會議?

  • 他們會盡可能將內心的想法當場說出來,還是寫在紙上?

  • 他們認為自己是哪種性格類型:內向、外向還是中向性格?

  • 他們覺得自己瞭解團隊成員嗎?或是他們希望有更多團隊交流的活動?

  • 對他們而言哪種類型的會議或任務最能鼓舞士氣?

閱讀:經理人的溝通風格指南

4. 留點時間舉行團隊建立或破冰活動

瞭解您的團隊是掌握溝通之道的關鍵。抽空在工作場合以外瞭解團隊成員尤其重要。破冰問題能在每場會議中融入個性特點並帶來樂趣,因此不妨考慮從閒聊開始,然後再深入討論會議議程。

閱讀:適用於團隊凝聚的 110 多個最佳破冰問題

5. 設定語氣

記得:您溝通與協作的方式會影響整個團隊。職場中開放與清楚溝通的標準由您決定。您設定該標準並進行溝通後,團隊就會跟進。

每幾個月,再回來檢視每位成員對團隊溝通的感受並記錄。過去幾個月內,是否出現您想要摒棄或鼓勵的習慣?定時思考團隊如何溝通 (而不是「設定後又忘了遵守」團隊的作法) 有助您對溝通方法更有意識。

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隨著組織成長,溝通開始遇到瓶頸。在 Hope for Haiti 的例子中,溝通效率不彰對我們造成傷害:若我們無法正常運轉,就無法盡全力為更多對象服務,而我們有責任改善這一點。”
Hope for Haiti 執行長 Skyler Badenoch
閱讀:Hope for Haiti 透過 Asana 改善更多海地人的生活

其他類型的職場溝通

多數有關職場溝通的討論假設「職場」是面對面的場域。實際上從全球辦公室到遠端團隊,有各種不同的方式可跨越不同地區進行溝通。大部分溝通最佳作法仍適用於任何團隊類型,但為了協助團隊成員真正彼此聯繫,有幾項額外的考量和最佳作法可供您運用。

分散式團隊

分散式團隊分別在全國或全球多個辦公室工作。這類團隊可能分處不同時區及語言,且每個辦公室有各自的文化和習慣。別期望每個分散式團隊都以相同方式溝通,事實上,分散式團隊的優點之一,在於與全球各地的隊友共事激發的多樣化思考。

如果您在分散式團隊中工作,充分溝通是關鍵,這樣一來,位於不同時區及辦公室的團隊成員才能掌握最新資訊。務必將一切資訊記錄於團隊成員可以離線存取的集中資訊來源,並尋求可即時更新的工具,不讓任何成員因為資訊延遲而拖慢工作。

請牢記,時區可能影響大家對話的方式。試著將會議安排在每個人都方便的時間,如果團隊成員無法參加,可改提供影音錄製檔案及筆記。重複確認適當人員確實掌握最新資訊,同時並未因為成員與大部分團隊成員分處不同辦公室的緣故,而被排除在資訊更新對象中。

閱讀:透過 Asana 在分散世界中重聚並蓬勃發展

線上同仁

如果您與虛擬團隊合作,確立彼此溝通的地點及頻率是關鍵。確切瞭解應使用的每一套溝通工具,有助團隊成員感受到彼此的聯繫,即使實際上都於遠端工作。

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遠端工作的我們必須重新學習如何以多種方式溝通:Slack、Asana 和這些工具間的整合已取代或補強許多我們過去習慣的當面溝通方式。”
JKR Global 創意營運負責人 Casey James
閱讀:Jones Knowles Ritchie 運用 Asana 管理可隨規模擴大而成長的品牌設計業務,同時應對新出現的挑戰並實現永續性

遠端團隊成員可能會有穀倉效應及彼此脫節的感受,因此,不妨考慮與全體團隊就偏好的溝通習慣進行練習。部分團隊成員可能喜歡臨時召集開會,有些人則偏好預先排定議程明確的會議。由於團隊成員當面互動的機會較少,因此,團隊共同確立上述偏好是關鍵,這樣一來,才能讓溝通管道保持開放。

最後,務必邀團隊成員參與定期的團隊交流活動。無論是在每場會議開始時進行破冰活動,或安排時間在每週結束時單純聊聊天,無論大家分別身在何處,專屬於團隊的時間都有助團隊成員建立關係。

閱讀:成功管理新型態遠端團隊的 3 項指導概念

有效職場溝通的錦上添花效果

清楚溝通的最後一個要素是所有溝通和工作資訊應該要有集中的事實來源。利用集中化的系統 (如工作管理工具) 可協助您跨所有團隊層級協調工作。請參閱工作管理簡介文章,深入瞭解工作管理如何讓專案協調和溝通變得更輕鬆。 

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