促進協作的 4 個必備溝通工具

有效溝通是任何 Business 版中最重要的部份之一。 透過實現輕鬆溝通，您可以解鎖協作，並使團隊成員更容易專注於重要的工作。 但市面上有很多溝通工具，每個工具提供的功能略有不同。 

您不應該使用過多工具。 研究顯示，知識工作者平均每天會在 10 個工具之間切換多達 25 次。 在應用程式之間切換會降低生產力並影響效率。 事實上，超過四分之一 (27%) 的員工表示，在應用程式之間來回切換時，他們會錯失一些行動和訊息，而 26% 的人表示，應用程式過多會降低他們的效率。 

您需要的是有效的 Business 版工具，在不妨礙高影響力工作的情況下，強化溝通。 在本文中，我們將瞭解有效的溝通工具是什麼，然後回顧四種溝通工具，以解鎖團隊中的有效協作。 

什麼是團隊溝通工具？ 

溝通工具旨在幫助您的團隊成員彼此溝通。 其中包括與團隊進行溝通的內部溝通工具，以及與供應商、客戶和代理商進行溝通的外部溝通工具。 兩者都是有效工作空間溝通的重要工具。 

所有溝通工具也分為兩種風格： 

• 同步溝通，例如面對面對話、即時訊息和任何其他即時進行的溝通。

• 非同步溝通，例如電子郵件、專案報告或錄製的訊息，換句話說，任何不需要即時回覆的溝通類型。 

並非所有工具都是溝通工具

有各種 Business 版工具旨在改善協作，但這並不意味著它們已針對有效的團隊溝通進行了最佳化。 如今，團隊正在使用 Adobe Creative Cloud、Google Docs 和 Salesforce 等 Business 版工具作為溝通工具。 

問題是，這些工具並非專為溝通而設計。 相反，這些專門的系統是完成高影響力工作的絕佳方式，但它們並非旨在幫助團隊清楚地溝通資訊。 

如何讓溝通工具變得有效

若要在團隊中實現有效溝通，您需要一個靈活的工具或一套精簡的工具，這些工具提供：

易於在整個團隊中採用

我們沒有人是獨自工作的。 為了讓溝通工具發揮效用，它必須易於存取且集中式。 這個工具應該是您團隊中每個人 (或盡可能接近每個人) 都在使用的工具。 

尋找一款具有良好使用者指南、設定和客戶支援選項的工具，以便每個人都能學習如何有效地使用它。 選擇一個適合您的工具是不夠的。 相反，應該尋找一個團隊中每個人都能使用的工具。

集中式資訊分享

當您擁有集中的事實來源時，您的團隊就能確切知道該去哪裡，並對人、事、時有清楚的深入解析。 協作和團隊合作是任何高效團隊的基礎，但這些人際關係始於有效的溝通，並依賴於此。 我們將在下文討論與溝通工具整合的重要性，但目前來說，這項工具應該是團隊互動方式的基石之一。 

與您的其他 Business 版工具的內建整合

您的溝通工具是團隊溝通的基石，但還有許多工具對您團隊的工作有所幫助。 無論是檔案共用工具，還是團隊工作專用的工具，您的團隊工具箱中可能已經有幾個工具。 

問題是，應用程式切換會降低生產力、增加重複工作，並使資訊更容易遺失。 為了避免這種情況，請尋找一個可與您最喜愛的 Business 版工具整合的溝通工具。 這樣一來，您就能在同一處進行工作溝通，同時仍能從其他更專業的工具中受益。 

彈性且可擴展的工作流程

最好的溝通工具對小型企業和企業公司都很有效。 請確保您選擇的工具可良好擴展，並且對於您團隊的所有工作流程都有足夠的彈性。 

這包括使用工具本身的各種方式，包括網頁應用程式、電腦版應用程式和行動應用程式。 對於團隊成員來說，擁有行動裝置選項至關重要，因為他們可以隨時隨地使用該工具。

您可以信賴的安全性

最後，如果不檢查其安全性，任何溝通工具都不算已完成。 請檢閱該工具的安全性實務，以確保其為值得信賴的選項。 其中一部分也是可擴展性，請確保您選擇的工具能夠隨著團隊的擴展而提供控制權限和使用者的方法。 

4 個最佳溝通工具

溝通工具並沒有一體適用的方法。 理想情況下，應尋找提供同步、非同步和外部溝通方式的工具。 藉助同步工具，您可以即時與專案關係人進行溝通。 非同步工具是一種集中式資訊系統，團隊成員可以在維持流程狀態的同時存取。 而外部工具則可與客戶、合作夥伴、承包商、代理機構等進行溝通。

傳送即時訊息： Slack 或 Microsoft Teams

同步或即時溝通是即時與團隊進行介面的有價值方式。 這些聊天工具是與單一團隊成員進行溝通或在群組聊天中分享更新的有效方式。 

即時訊息溝通工具是保持聯繫的有價值方式，特別是當您在分散式或遠距團隊中工作時。 不過，這些工具對於解決大規模問題來說效果不佳，因此請尋找其他同步或非同步溝通工具，例如下面列出的工具。

面對面溝通： Zoom、Google Meet 或 Skype

即使您的團隊主要是面對面工作，您仍然需要投資視訊會議工具。 這些工具通常比電話更有效，並且能夠讓您的團隊在不在同一空間時進行協作。 對於大多數虛擬團隊而言，視訊會議是一種絕佳的方式，不僅可以進行資訊腦力激盪，還可以建立關係、舉辦團隊凝聚活動，並與團隊成員建立連結。 

工作相關溝通： Asana

同步溝通的對立面是非同步溝通，即不需要即時回覆的訊息。 這是您溝通工具組中非常重要的一部分，因為非同步溝通不會破壞流程狀態，還能提高生產力。 

像 Asana這類的工作管理工具，可讓您的團隊在工作進行時輕鬆溝通。 溝通始終與團隊工作的更廣泛背景相關，因此團隊成員可以輕鬆獲得所需的所有資訊。 此外，這些類型的溝通工具可讓團隊成員控制通知並保持流程。 

無論您的團隊選擇哪種專案管理工具，都請確保您有一個共享工作空間，用於存放團隊的所有資訊。 尋找一種能夠讓您以不同檢視方式查看工作的工具，例如工作流程看板、甘特圖、行事曆和試算表風格的清單檢視。 

管理外部溝通： Gmail 或 Outlook

電子郵件是非同步溝通的典型工具，尤其是在外部溝通方面。 與您溝通的供應商、承包商、代理商和客戶無法存取您團隊的內部溝通工具，因此電子郵件等工具對於有效的外部溝通至關重要。

如何將協作工具與您的溝通技術堆疊整合

Business 版溝通問題的解決方案並非更多工具。 最近的研究表明，團隊使用的應用程式越多，工作重複的可能性就越大。 事實上，生產力的第二大和第三大障礙是必須回覆電子郵件和訊息，以及過多的會議和視訊通話。 

若要提高生產力並實現協作，請確保您的四個主要溝通工具與其他重要的 Business 版工具進行強大的整合。 這樣一來，您就可以從這些專業工具中受益，而無需在非為有效工作空間溝通而設計的工具中進行直接溝通。

請記住：一般知識工作者每天在 10 個應用程式之間切換多達 25 次，而且這個問題只會隨著您在鏈條中的位置越高而增加。 高階主管報告稱，每天在 14 個應用程式之間切換 31 次。 整合的好處是，您的團隊可以在一處位置存取資訊，同時仍能從針對特定團隊用途的量身定制工具中受益。 

整合內部溝通工具

內部溝通工具是您用來與內部團隊溝通的工具。 這包括從您的小型專案團隊到整個公司的任何人。 通常，這些工具都有保護措施，因此外部合作夥伴無法存取。 

內部溝通工具包括： 

• 檔案分享工具： Google 雲端硬碟、Dropbox、Box 和 OneDrive

• 員工參與度工具： BambooHR、Workday、Lattice 和 Culture Amp

• 螢幕分享或錄製工具： Vimeo 和 Loom

您的團隊可能用於內部溝通的其他工具包括：

• 行事曆同步工具： Google 行事曆和 Microsoft Outlook

• 團隊專用工具： Adobe Creative Cloud、Salesforce、Github、SEMRush 和 Figma

• 分析工具： Google Analytics、Tableau、Looker 和 PowerBI

這些工具是完成出色工作的關鍵部分，但它們並非為溝通而設計。 與其在工具本身中進行溝通，不妨尋找一個與這些工具整合的中央工具，以便在一處位置存取您的所有工作資訊。 

整合外部溝通工具

外部溝通工具是您用來與組織外人員進行互動的工具。 這包括客戶、自由職業者、承包商、代理商和其他合作夥伴。 

外部溝通工具包括：

• 客戶支援工具： Zendesk 和 ServiceNow

• 社交網路工具： LinkedIn 和 Glassdoor

• 公開論壇和網路研討會託管工具： Livestorm 和 Zoom

您的團隊可用於管理外部溝通的其他工具包括：

• 社交媒體管理工具： Sprout Social、Buffer 和 Hootsuite

• 時間追蹤工具： Clockify、Harvest 和 Everhour

透過溝通計劃明確期望

一旦您擁有有效的溝通工具，請確保您的團隊知道何時使用哪個工具。 最好的做法是使用溝通計劃範本。 溝通計劃概述了團隊應該如何以及在何處溝通資訊。 若要深入瞭解，請閱讀我們的文章，瞭解建立溝通計劃的四個步驟。