職場協作:提升您團隊績效的 11 種方式

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaSeptember 22nd, 2021
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摘要

職場協作能激發創新、提高生產力及提升團隊滿意度。閱讀下文更多資訊,瞭解建立協作團隊的優點、挑戰及價值。

Asana 的一項使命是協助弘揚人性優點,使全球團隊能以不費力的方式一起合作。職場協作能將團隊合作提升到更高的層次,讓您的隊友發揮技能、長才、實現構想,從而達成一致的目標。

若能正確落實職場協作,就能對團隊和組織帶來正面的影響。協作能改善效率、創新及團隊關係。本文說明協作的職場工作氣氛有何優點和挑戰、在協作的團隊中應該要有哪些技能,以及如何提供團隊支援,以便建立創新又正向的工作環境。

職場上的團隊協作如何表現?

您可將協作視為實現團隊合作之運作的潤滑劑。它是促進團隊協同作用的三項策略之一,另外兩項策略分別為溝通和設定團體規範。

職場協作是創造絕佳團隊合作的基礎,團隊若能協作,就能合力激盪出新穎的構想、完成目標宏偉的專案,並達成目標。就最基本的定義而言,懂得協作的團隊在通力合作下,遠比個別團隊成員成就更多。

根據您的角色,職場上團隊協作的表現可能略有不同。

  • 對團隊主管而言,團隊協作能夠協助您分配工作,讓所有下屬同時間各自發揮所長、擴大他們的技能組合,且有助他們各朝職涯發展方向邁進。

  • 團隊協作有助身為個別貢獻者的您,以更有效的方式與團隊溝通並合力完成宏偉的計劃。

  • 對跨職能協作者而言,團隊協作是確保工作進展順利的關鍵。缺乏共同合作與溝通的明確方法,可能導致團隊最後面臨穀倉效應,而導致工作有所疏漏。

團隊一旦能協作,就能夠達成任何事。 

請閱讀:職場有效溝通的 12 個提示

成效卓著的協作會是什麼樣子?

成效卓著的協作會是什麼樣子?

下列幾個範例說明職場協作的具體表現方式。

  • 團隊腦力激盪:有效協作的完美範例是老派的腦力激盪會談。這個活動讓團隊的所有人貢獻自己的構想,為複雜的問題擬定創新的解決方案,進而有益專案之推動。

  • 多元組成的團隊:每個團隊成員都具備不同技能,且每個隊友都在討論中分享獨特的觀點。若能在建立包容性團隊時廣泛納入各種才能、技能等級和 (個人與專業) 背景,將能強化團隊的協作。

  • 坦率而開放的討論:為了讓團隊有效合作,您必須願意提問、深入探究特定問題點、甚至為了推動工作進展而提出不同意見。雖然開放與坦率的溝通有時並不容易或不自在,但良好協作的團隊會透過共同創造建立更好的解決方案、傾聽其他團隊成員的意見,以及朝向目標共同合作。 

「在結構複雜的組織中,您必須透過一些方式確保所有人擁有一致的資訊。若因為對當下的工作狀態缺乏組織層級的全方位視角而任由穀倉效應發酵,將成為最糟糕的工作情境。Asana 讓我們透過單一平台聯繫所有團隊,從而分享工作、進行溝通,並跟進彼此的工作進度。」–United Way of Salt Lake 執行長 Bill Crim

有效協作團體的核心價值

協作成效卓著的團隊仰賴下列核心價值:

  • 明晰度:清楚溝通是一切的關鍵。儘管團隊不見得對每件事看法一致,但重要的是能清楚溝通意見、構想和優先順序,以避免不必要的衝突或誤會。

  • 效率:團隊協作是否有成效,不一定與他們花多少時間合作有關。端看時間如何應用。會議或報告的時間盡可能縮短並且切中要點,將有助隊友準時完成工作。

  • 正向積極:並非所有團隊專案都能一帆風順。能放下失敗的挫折,以正向積極的態度開始新專案的團隊,就能長期協作,獲致成功。

  • 信賴:團隊成員必須對您要他們發表的構想以及表現的獨特技能,有安全感。請務必讓團隊明白,您很重視他們的福祉,並且相信他們的能力。 

  • 當責:查核團隊的進度並確保所有人均對自己的工作有當責的態度,若有人錯過期限或交付的工作成果品質不如預期,請試著找出問題,向他們提供支援,以利未來達成目標。

請謹記,組成多元的團隊能提高專案的績效。有不同等級的技能和性格特質很棒,但唯有每位團隊成員都擁抱相同價值觀,才可能實現成功的協作。

加強團隊協作的 11 種方式

所以您想建立有效協作的團隊嗎?那接下來該怎麼做?加強團隊協作並非開關切換那麼簡單,而是需要投入心力和專注力,才能發展此項專案管理技能。但若您對品嚐團隊協作帶來的成功果實已躍躍欲試,可利用下列 11 個提示,打造共同協作的公司文化:

1. 強調協作的價值,創造協作的氛圍

這一點似乎顯而易見,但重點是實際建立對您和團隊而言重要的協作關係。並非每個團隊都重視協作——有些團隊是由競爭或個別貢獻者而帶動。花點時間表明團隊協作的重要性,並說明如何讓團隊達成目標的規劃。

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使用 Asana 後,我們整個組織開始有高效的協作。Asana 破除了團隊和專案間的穀倉效應,有助人員瞭解他們的角色如何對更高的組織架構帶來貢獻。”
United Way of Salt Lake 獎助金經理 Katy Shoemaker

2. 建立溝通慣例

建立和促進團隊協作的方式之一是為團隊制定溝通與合作守則。請記得:一開始的協作不可能完全不費力。團隊成員必須花時間與彼此磨合,才能完全自在地相互合作,這沒有關係。實際坐下來討論,並與團隊共同制定團隊的溝通計劃,就能讓整個過程更簡單。

花點時間決定:

  • 哪些事應該透過電子郵件溝通?

  • 哪些訊息應該透過直接傳訊系統傳送?

  • 哪些資訊應該透過您的專案管理工具分享?

  • 是否有大家偏好的會議日期或時間?

  • 作為一個團隊,應該要建立哪種溝通與討論守則或規則,才能創造具包容性的環境?

知道何時不要溝通也同樣有幫助。務必為需要極端專注的工作留下時間,必要時鼓勵員工為自己設定「勿打擾」時段,鎖定行事曆時段避免零散的會議日期。Asana 實施週三無會議日,藉此為所有人留下時間 (無論是最新進的隊員,抑或是高階主管都是如此),以利專注投入工作。

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隨著組織成長,溝通開始遇到瓶頸。在 Hope for Haiti 的例子中,溝通效率不彰對我們造成傷害:若我們無法正常運轉,就無法盡全力為更多對象服務,而我們有責任改善這一點。”
Hope for Haiti 執行長 Skyler Badenoch

3. 邀請大家共同創造

團隊協作的核心原則是團隊可以比自己單獨工作時取得更出色的工作成果。因此提倡團隊協作最好的方式之一就是邀請大家共同創造。別只是告訴團隊成員就某個專案合作,不妨舉辦腦力激盪會議、邀請大家參與討論,並允許大家提出反對意見。共同創造是指共同建立一個構想,而非單打獨鬥,逐漸地悖離目標。

共同創造也不見得必須面對面。非同步進行的腦力激盪會議,其益處可能令人難以置信。與虛擬團隊共同發想的一個簡單方式是讓所有人在 Google 文件中協作。只要開啟文件,就能基於其他人的構想,持續做出貢獻。

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使用 Asana 最重要的一點就是知識共享。我們發現愈多功能、向愈多團隊介紹愈多功能,所有人就愈能瞭解使用此工具的價值所在,並且樂於開始使用。”
Islamic Relief Canada 財務長 Usama Khan

4. 鼓勵開誠布公的溝通…

…並且真的做到。團隊成員覺得自己可以完整貢獻心力到工作中時,就會發揮協作的力量。應鼓勵團隊成員參與、創新及溝通,而不是避而不談他們的想法或隱忍自己的感受,他們應該能發揮個人特長,並將所有自己想到的絕妙構想帶入工作中。

但開放的溝通也意味著,有時人們的意見會有歧異之處。歧異的觀點不會阻礙團隊協作。事實上,有益的歧異觀點和開放的對話,是實現團隊成功協作的關鍵。

閱讀:如何提出及接納有建設性的批評

5. 以身作則的領導方式

缺乏協作領導者,很難建立共同協作的團隊。協作是從頂層開始運作,因此務必一律邀請大家共同發想、鼓勵開誠布公地溝通,並為團隊留下時間投入創新與協作。鼓勵團隊成員在有疑問時與您聯繫,或安排一對一會議,提供額外的會議時間。

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Asana 提供機會讓我用更精簡的方式與整個企業的同仁合作,包括執行長,乃至於我團隊中的同仁。因為它,我成為更出色的領導者。”
AppsFlyer 客戶長 Ziv Peled

6. 留下時間進行團隊交流

您上次和團隊聚在一起聊天是什麼時候的事了?團隊凝聚活動不僅只是紓壓的絕佳方法,更是讓彼此在工作情境外的場域相互瞭解的機會。您同事的人生目標是什麼?您老闆的家鄉在哪?這些事實對他們的經驗有何影響?新隊友接手目前工作前,從事什麼工作?

在工作場域內外皆徹底相互瞭解的團隊,對彼此有較深入的認識,如此一來,當你們為下一個專案而忙碌時,隊友就能輕易地溝通,使協作更具成效。

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我不希望員工過勞。我希望他們友善地對待彼此,享受工作的時刻。Asana 幫我們辦到了。”
Epitaph Records 執行長 Brett Gurewitz

7. 強調成功的團隊合作成果

有好的工作表現時,人人都喜歡獲得讚賞。團隊成員的團隊合作有成時,向他們祝賀也同樣重要。若兩個團隊成員合力實現一個新的構想,或帶領團隊完成一個特別困難的計劃,請花點時間表揚他們。

請團隊成員說說對自己該次經驗的看法,哪個部分成功了?自己是如何和隊友共同協作、合力達成目標?這不僅讓他們有機會成為鎂光燈的焦點 (他們值得享受這一刻),更能成為其他團隊成員未來協作可參考的藍圖。

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在使用 Asana 前,我們從未有過跨多個專案追蹤所有當下發生、跨部門工作的方法。現在我們能夠洞察細節,並且清楚明瞭每次衝刺要致力達成的目標。”
Hudl 的網頁開發資深經理 Bart Johnston

8. 提供輔導機會

營造團隊協作的默契是一項軟技能:事實上,這必須結合人際智慧與溝通技能。儘管每一位團隊成員都能努力改善這些技能,然而有時外部觀點的助益可能大到令人難以置信。

有些無法具體化的因素來自工作經驗、在公司服務的時間長短、對市場或工作職能的熟悉程度,而新進員工可能亟欲深入瞭解。在公司內提供並鼓勵輔導制度,有助於整個團隊持續改進。

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Asana 讓我們瞭解自己實際執行的工作總量,進而可讓我們重新安排優先順序,並就當下進行的工作類型重新規劃策略。”
泰爾弗管理學院內容策略師 Carla De Ciccio

9. 透過協作來設立目標

您的團隊如何設立目標?設立目標對任何團隊都是相當重要的一個環節:設立目標有助您就重要事項達成共識並執行,朝這些目標前進。目標通常會「由上而下」設立,亦即由領導階層設立目標和達成目標的指標。這麼做有助團隊或公司達成一致的目標,卻無法提供團隊協作的機會,他們也無法針對要如何達成目標提出創新。

不妨設立混合目標,讓團隊或公司領導階層設立主要目標,但鼓勵個別團隊成員針對他們要達成的目標自行設立關鍵結果或 KPI。您可以透過工作坊及腦力激盪討論這些指標,但為團隊成員開啟一扇門,讓他們參與目標制定,則能讓他們對目標的達成更積極。

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Asana 讓我們成為更傑出的專案經理,因為它促使每位員工當責而勇於任事。”
EarthEnable 幕僚長 Ryan Conlin

10. 保持彈性

身為協作團隊主管的您必須持續因應不同需求和隊友的做法進行調整。請別期望不同背景的同仁遵守相同的流程,不妨肯定並支持他們獨特的工作風格。您實施協作工作的策略愈有彈性,團隊就更容易達成目標。

11. 使用分享工具

要讓您的團隊合作的最棒且最簡單的方式,就是在一個分享的工具裡進行協作。當您有一個集中的事實來源時,所有團隊的工作就會在同樣地點進行。任何新的更新、分享的檔案或額外的情境資訊全都可以輕易找到。減少合作和協作的隔閡,您就能賦予團隊權能,從而不費力氣地共同合作。

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團隊用於協作和溝通的高科技工具非常關鍵,現在甚至因為 COVID-19 而更是如此。因為我們打從第一天的設定就是使用 Asana 和其他工具,因此當我們開始在家工作後,得以迅速進入狀況。我們的工作流程和產出毫無中斷。”
Dow Jones 行銷長 Rossa Shanks

協作所帶來的優勢

團隊協作的 5 個優勢

職場協作若能妥善實施,能對您的團隊和組織帶來正向的影響。它能改善跨團隊的效率、創新和彼此間的關係。

提高創新能力

聚集您的隊友後,可激發創新構想,建立可因應複雜問題的解決方案,而這是光憑自己的能力想不出來的。

請回想以前真正精彩的一次腦力激盪會議。團隊可能被新構想淹沒,以彼此的建議為基礎制定出最終的計劃。這就是團隊協作的魔力:如果只憑一己之力,團隊勢必無法擬定彼此都同意的解決方案。必須仰賴包括您在內的所有成員共同參與,並以創造力彼此激盪,才能達成目前的成果。

閱讀:如何使用構想看板,實現成效卓著的團隊協作

團隊更樂在工作 

善於協作的團隊會有較高的團隊滿意度。就專案進行協作有助團隊成員建立情感聯繫、凸顯個人專長和天賦、使成員看見自己在更大規模藍圖中的角色,因而感覺受到重視。快樂的團隊也會直接影響工作的品質,最終將對組織的成功與否發揮影響。

請閱讀:團隊士氣如何影響員工績效

四散的團隊,仍能方向一致

當隊友不處於同一個辦公空間時,協作就會變得比較困難,儘管如此,此時的協作卻益發重要。理想的協作工具能夠協助團隊成員合作,不易感到孤立無援,或覺得對組織沒有歸屬感。

不妨善加運用協作軟體,讓團隊成員能定期向彼此更新進度,並積極參與決策、腦力激盪會議及工作分配。即使團隊成員不在同一間辦公室,像這樣的協作經驗也能讓他們感到彼此的聯繫更為緊密。

團隊成員共享知識 

當團隊成員一起合作時,就會經常性地涉入彼此的工作。由於他們對於共同的計劃必須合力做出貢獻、一起解決,因此團隊成員必須分享及談論他們的工作,這樣一來,大家對於全團隊的工作內容就能更清楚明瞭。

工作流程最佳化

雖然裝配線可能名聲欠佳,但卻也已證明它們能帶來高效率。當您的團隊成功協作時,就能改善全公司的流程和個別的工作流程。 

協作能讓團隊的生產力提高,把時間節省下來用於其他任務。這可能會影響您客戶的體驗,因為您的團隊在客戶需要時以更快的速度做出反應。

協作的挑戰

我們談過團隊協作的益處,以及如何讓團隊感到協作毫不費力。儘管以正確的方式實施協作並無不利,但您仍可能在實施這些策略時誤踩陷阱,以下說明其中一些可能的陷阱。 

瞭解這些困難的團隊主管更易於在艱難情境產生時,為隊友提供支援,以下說明一些團隊會面臨的挑戰:

導入進度緩慢

  • 問題:您的團隊在實施一些新政策和使用一些新協作工具時拖拖拉拉。

  • 解決方法:務必從小處著手。建議開展一項新的工作或專案,藉此讓大家感受新流程和工具。若內部有一些可以指引其他人適應工具導入過程的行家成員,也會很有幫助。Asana 變革之路的開發宗旨,即是協助團隊成功地實施新做法。

為每位同仁創造空間

  • 問題:生性害羞或較沒有自信的團隊成員在協作的工作場域中可能會捉襟見肘。儘管他們的看法也受到重視,但通常較不願意分享或提出自己的獨特構想,因為他們害怕失敗,或得不到團體的接納。 

  • 解決方法:領導者可以舉辦高度包容性的會議並制定對話準則,藉此為往往不發言的同仁創造表現的空間。您的團隊也應瞭解不該對失敗感到擔心,反倒應該將之視為成長的機會,這樣一來,對於自己的構想、能力和才能缺乏自信的隊友,就能減輕壓力。

閱讀:克服這 19 個無意識偏見以助提升包容性。

過多資訊

  • 問題:您團隊的合作若要有成效,就必須知道資訊存放的位置。唯有所有資訊都唾手可得、井然有序,而不是四散於多個平台 (或更糟地存放於個別的帳戶中) 時,才能造就天衣無縫的職場協作。 

  • 解決方法:使用 Asana 這類的工作管理工具,將所有檔案和其他應用程式存放於同一處,讓自己確切知道工作執行的相關人、事及時間。工作管理工具不僅會減少應用程式間來回切換的情況,還能讓團隊更輕易地找到資訊或任務、對其評論以及進行協作。 

過多通知

  • 問題:既然所有人都連接上線了,您的收件匣就會不斷發出「叮」的聲音提醒您有新資訊,導致您幾乎做不了任何事。 

  • 解決方法:務必選擇可輕易控制重要通知項存取權限的協作軟體。選擇有「勿打擾」及「取消訂閱通知」功能的解決方案,以利您的團隊更易於專注於對他們而言重要的工作。

閱讀:非同步溝通與您所想的大不相同

複雜的決策流程

  • 問題:專案涉及的隊友人數愈多,您就會收到愈多意見,而這可能會拖慢決策流程。 

  • 解決方法:優秀的領導者能夠使用溝通技能和對他人的影響力,領導團隊在這些流程中一步步前進,帶領團隊找出所有人都有共識的解決方案。 

強硬性格人員之間的摩擦

  • 問題:隊友若性格強硬可能對組織是件好事,但當團隊中的隊友性格都很強硬時,就可能導致摩擦和抗拒。 

  • 解決方法:把焦點放在建立多元的團隊,確保成員的不同性格能發揮互補作用,並善於合作。作為領導者,您應確認所有人均感覺受到公平對待,並且獲得隊友的支援。定期向他們確認,詢問隊友的協作技能,引導他們成為更優秀的團隊合作者。

成果達成緩慢

  • 問題:團隊績效未改善,且團體互動的氛圍也似乎沒有改變。或您不確定職場協作是否改善了組織的運作方式。

  • 解決方法:就促進團隊協作而言,您可能無法在一夜之間看到成果。然而協助您的團隊獲得明晰度和可視度的好處顯而易見。不妨在開始實施時,試著建立清楚、可測量的目標,並認定「當下的狀況」,如此一來,之後便能回顧,並衡量工作隨時間的進展如何。

共同合作時,並非所有團隊都會面臨相同的挑戰。儘管如此,您作為領導者的準備度愈高,就愈容易克服挑戰。

不可或缺的團隊協作工具

4 項團隊協作工具

協作應用程式可幫助您的團隊更輕易地溝通、分享檔案以及協調工作。請試用這些工具,協助團隊實現更具成效的協作:

檔案分享工具,例如:Google Workspace、Microsoft Office 或 Dropbox

團隊協作最大的關卡之一在於必須無止盡地搜尋文件,或得等到電子郵件回覆後才能取得檔案。有了集中化的檔案分享工具,您的團隊就有他們能夠存取的共享知識庫和檔案庫。

如 Slack 或 Microsoft Teams 這類的溝通工具

您的團隊目前如何溝通?針對簡單任務進行快速溝通或一些逗趣的團隊交流時刻,對團隊協作而言可能非常關鍵。優秀的團隊會持續不斷地聯絡,即便他們並沒有持續交談也是如此。若您的團隊是遠距團隊,這一點尤其重要。儘管會議或齊聚一堂是溝通的絕佳方式,但傳訊工具則可讓所有團隊成員輕易存取資訊。

視訊溝通工具,例如 Zoom 或 Google Meet

對遠距團隊而言,視訊會議對團隊協作而言非常關鍵。增加與團隊面對面的時間有助於創造協作的環境,即便您是遠距工作也是如此。務必讓團隊的每個人都有存取權限,以便建立視訊會議,並知道如何使用工具。

工作管理工具,例如 Asana

工作管理是團隊協作策略的關鍵一環,您可藉助工作管理工具輕易地對團隊需求取得共識、即時以視覺方式呈現工作進度,並闡明目標。工作管理軟體是幫助團隊辦到這一點的理想工具。它可協助團隊組織工作、保持同步,並達成目標。

很重要的一點是將您的所有協作工具整合起來,如此才能減少工具間切換的勞累。平均而言,員工每天在 10 個工具間來回切換。然而使用 Asana 後,您則能在同一處存取所有喜愛的工具。

協作讓團隊合作得以運作順利

當團隊開始協作時,您的表現會更出色。儘管團隊合作不見得都很容易,但卻對創新、效率和團隊氣氛大有助益,絕對值得投資。有鑒於此,無論是我們的協作團隊還是您自己的團隊,都可以贏得這一切。

遠距協作雖然是徹底不同的場域,然而若能抱持著正確的心態,選用正確的線上工具,您仍能成功地與全球各地的隊友聯繫。

藉助 Asana 管理遠距工作

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