如何提出及接納建設性的批評

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJanuary 4th, 2021
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如果我們告訴您,您並不完美,會如何?

顯然,您已明白這一點,但這還是有點讓人不舒服。任何類型的批評都讓人難以接受,批評您為之付出過時間和精力的事情時尤其如此。從本質上講,我們都希望做好工作。但是批評和稱讚一樣重要,甚至是更重要。良好的、建設性的回饋有助於改進並引導您邁向您此前可能無法達到的新高度。

但這並不意味著提出和接納建設性批評是容易的事。當您明白如何接納批評時,就能成為一名更出色的員工、朋友和團隊成員。在本文中,我們會為您介紹所有您需要瞭解的建設性批評相關內容,其中包括如何識別、提出及接納建設性批評。

什麼是建設性批評?

深入瞭解如何提出及接納建設性批評前,首先需要理解這是什麼。建設性批評側重於提供建設性回饋,並且輔以特定範例,協助您在某些方面進行改進。建設性批評應以帶著善意的友好態度提出。理想情況中,提出建設性批評的人也應準備好協助進行腦力激盪,尋求可能的解決方案及後續步驟,以作為成長過程中的寶貴工具。

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務必注意,建設性批評並非負面批評,不應從這個角度去理解。雖然建設性批評並非都是積極的,但仍應著重於幫助他人改進,而非打擊他人。

建設性批評與打擊性批評

您可能會遇到表面上是建設性批評而實際上是含蓄的負面評價的回饋。這種類型的回饋就是所謂的打擊性批評,與建設性批評不同,打擊性批評並非要幫助他人改進和成長為更好的人、員工或朋友。相反,打擊性批評是:

  • 意在進行人身攻擊

  • 企圖傷害他人自尊

  • 公開

  • 既不具體,也不可據以行動

  • 吹毛求疵或毫無必要的挑剔

如果您遇到了打擊性批評,要勇於抵擋,或者從導師處尋求幫助。依據所遇情境,您、導師或公司的人力資源部門都可協助處理這些情境。

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建設性批評的好處

即便您提出了完美的建議,建設性批評仍然是難以提出和接納的。但不要因為困難而逃避這種類型的回饋。實際上建設性批評有助於您與提出回饋的目標對象在個人和專業層面共同成長。

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誠實、批判性的回饋實際上可以加強而非削弱彼此的聯繫。”
Asana 共同創辦人 Justin Rosenstein

透過實踐建設性批評,可建立一種開放和信任的氛圍。您與團隊之間的每一次對話並非都是輕鬆的,沈重的對話也是發展協作團隊的重要環節。

在 Asana,所有類型的回饋都是我們文化中的重點。我們的每一位員工都需進行正念領導力組織 (Conscious Leadership Group)訓練,這樣大家就能學會以建設性的方式向彼此提出回饋。同時,我們也以正念、真誠、給予和承擔責任為我們的公司價值。出現問題時,我們會運用「五個為什麽」技術來探尋根本原因。

每一家公司都會有自己的價值與作法。但坦誠進行建設性、真誠的對話,有助於破除信任屏障,與團隊成員和協作者發展出更緊密的連結。如果您希望嘗試,可參考以下方式:

提出建設性批評的 11 個提示

每個人都可以提出建設性批評,但請務必為此以適當的方式開展回饋對話。如果您此前從未練習過如何提出建設性批評,不妨嘗試以下 11 種可行方式和不可取方式,讓您的回饋實用、具建設性且友善。

1. 可行:使用「我」語句

「我」語句是一種透過關注情況而非所談論之人來表達觀點的方式。「我」語句會以「我覺得...」或「我認為...」開始,而不是「你說過...」或「你做過...」

藉由「我」語句,提出回饋時會透過聚焦您的經驗而減少針對個人的感覺。透過以「我」開頭的每個句子,可持續闡明您是分享您的想法和意見,而非客觀事實。這樣有助於減少任何形式的批評帶來的個人防備感,而且會使整個回饋對話更有成效。

「我」語句的範例

「我認為你可以在簡報裡多用一些圖片。有時候,我閱讀畫面上的文字時,這些文字會讓我分心。是否可以試試,在每一頁投影片中只放入主題?」

2. 不可取:使用三明治方法

您可能此前曾聽說過三明治方法 (有時候也稱為「回饋三明治」),這恐怕是最為知名的批評策略了。在三明治方法中,先從正面的內容開始,然後提及建設性批評,最後又以正面的評論結束。

儘管這個方法很受歡迎,但三明治法並不是傳達實用、建設性批評的有效方式。因為是將建設性批評嵌套其中,所以不太有機會讓回饋能夠可行動或對後續步驟進行腦力激盪。相反,無論您要提供多少條回饋,都應花時間讓您的回饋儘可能具體且實用。

3. 可行:提供可行動的回饋

提供建設性回饋的目的是要向對方提出可採取的行動。除了指出可改善之處,好的建設性批評也包含構想和對方可採取的後續步驟,以便進一步提升其技能。當您提供回饋時,請務必澄清,如果進一步討論或腦力激盪有助於對方改進,您會很樂意這樣做。

如果您的回饋無法據以行動,則不應提出,或者等到您有了可據以行動的想法後,再向對方提出。若沒有可據以行動的建議,您的回饋就會非常接近打擊性的批評,而不再是建設性的幫助。

提供可行動建設性批評的範例

「我真的很喜歡你在行銷活動會議上分享的構想。但是我認為它沒有吸引到足夠的注意,因為你沒有把它和流程聯繫在一起。如果是我的話,我會用一些相關的範例來支持你的計劃。」

4. 不可取:公開分享您的回饋

即使是措辭最好的批評也會難以接受,如果您提出回饋的對象在其工作上花費了大量時間和精力時尤其如此。為了讓回饋具有建設性且實用,您需要針對對方可以如何改進進行對話。

如果公開分享您的回饋,則這一類型的對話就是不可取的。對方可能會感到尷尬、羞愧或遭受人身攻擊,而無法開始對話。他們可能會防衛性地回應,或並不接納回饋而依然故我。務必花點時間坐下來對談,才能讓對話最有成效。也可以安排時間提出建設性批評,或以定期安排一對一會議的方式進行。

5. 可行:適當時候提出正面的評論

三明治方法並非提出回饋的最佳方式,但並不是說不能提出正面的回饋。建設性批評不應只有負面回饋。告訴他們對方做得好的地方也一樣有效。如此,他們就會花時間磨練其長處,也會彌補其弱點。

正面建設性批評的範例

「你過去一周所做的工作真的很有創意。我很欣賞你從新的角度處理客戶回饋的方法,我覺得你找到了一個我們可能從沒有想到的解決方案。」

6. 不可取:勉強正面

話雖如此,就像需要避免三明治方法一樣,也應避免勉強正面。建設性回饋的重點不是要給對方毫無意義的稱讚,而是幫助對方成長和改進。

無論您提出的回饋是哪一種類型,都請務必經過仔細考量,且應確實如此。不真誠的回饋可能會讓人覺得沒有幫助,也會讓後續的回饋對話更困難。

7. 可行:以對話方式進行

若建設性批評不以尊重的態度提出和接納,則毫無價值。使用「我」語句的一環就是從您的角度提供回饋。但是,您要提出回饋的對象可能會有不同的觀點。可給他們一些時間,詢問為什麼會有這種感覺,以及他們可以如何依您的回饋進行改進。請記住,最好的回饋應是協作性的,而不是規定性的。

建設性回饋對話進行方法的範例

「我感覺你對之前這個專案的關注點有些偏離。你覺得呢?是否對於我們在這個專案上所使用的方法有什麼不清楚的地方?」

8. 不可取:試圖「意外地」提出回饋

提出回饋可能會讓人不悅。有時,讓對方知道您想給他們一些回饋可能會讓人感到尷尬或不愉快,如果他們在對話中採取防備的態度,或者有其他問題要問您時,該怎麼辦?

雖然回饋對話可能讓人不舒服,但試圖「意外地」提出回饋可能會導致潛在的成長機會變成負面體驗。如果您的回饋與平常迥然不同,則可能會令人沮喪、不知所措,而且會使對方感覺受到人身攻擊。請務必改為事先讓對方知道這是一次回饋對話。

9. 可行:及時回饋

在動作發生後不久即提出建設性批評會很有幫助。這樣,彼此對當下的情境會記憶猶新。如果等太久,您的回饋可能會變得不太相關,導致效果減弱。應試著在情況發生的 2-7 天內提出回饋。

及時回饋的範例

「我想跟進一下您上週四向主管級專案關係人所做的簡報。我認為你的投影片非常清晰,但我希望可以有更多時間進行問答。也許下次,你可以傳送一些預讀內容,這樣就可以跳過前面的投影片部分了。」

10. 不可取:未經深思熟慮即提出回饋

即便需要及時提出回饋,也不應未經思考就提出。即使您突然想到了對方可以如何改進,也不妨等待至少一天時間,確認是否需要提出這個回饋,以及您是否能夠以建設性、正面的方式提出。安排回饋對話前,問自己:

  • 這個回饋是否能夠幫助對方改進?

  • 他們是否需要傾聽這個回饋?

  • 我是否準備好幫助對方針對改進方法進行腦力激盪?

  • 是否有任何對方可以採取的後續步驟?

11. 可行:語氣及肢體語言應友善

您提供回饋最終是為了要幫助他人改進。即使提出回饋很困難,也請務必保持積極的肢體語言和輕柔的語氣。

一開始您可能不喜歡提出建設性批評,所以考慮練習要說些什麼以及如何說。需特別注意語氣,確保沒有皺眉、怒視或交叉雙臂。即使您實際上並沒有沮喪感,但這些訊號也會加強對方的防備心,而且導致回饋對話無效。如果您要遠距提供回饋,請務必在對話時開啟視訊。

接納建設性批評的 6 個步驟

您已練習過如何提出建設性批評,又該如何接納回饋?毫無抗拒地接納建設性批評非常困難。即便您理性上知道對方提出回饋是在幫助您,但在人性中,即使批評是有用的,仍不免會在接受批評時產生一點抵觸心理。

希望對方提前讓您知道會向您提出回饋。當您知道有人會對你提出建設性回饋時,您就可以做好準備,並且確保批評不會讓自己措手不及。

即便您在無預警的情況下收到建設性批評,但只要不是打擊性的批評,都不妨嘗試這六個步驟,為接納批評做好準備:

  1. 避免立即反應。回饋會引起我們的反擊或逃跑反應,而且會將理論上有用的對話變成一場充滿腎上腺素的挑戰。在做出回應之前,深呼吸並抵製做出反駁、回應或爭論的衝動。

  2. 如有需要,可提醒自己建設性批評可以幫助自己改進。即使您不知道會接到這些回饋,也要記住,這種建設性批評是以您的最大利益為出發點。

  3. 不斷傾聽直至理解,而不要回應。當有人提出建設性批評時,請傾聽,不要對回饋做出答复或作出防衛性的回應。請記住,對方提出回饋是為了幫助您,嘗試以開放的心態去傾聽。

  4. 將回饋連結到您的角色,而不要連結到自己身上。回饋讓人感覺是針對個人,因為我們認為他人在批評自己。但在工作環境中,建設性批評通常是以您的角色為基礎。良好的回饋可以幫助您改進工作,而且通常並不是像您感受到的那麼個人化。

  5. 感謝為您提出回饋的人。提出建設性回饋很難。應感謝對方在幫助您改進方面付出的精力和努力。

  6. 可以提問,但不要挑戰回饋內容。雖然您不應該質疑或反駁回饋,但可以提出問題,並且針對如何改進進行腦力激盪。如果您在收到批評性回饋後還沒有準備好立即提問,也沒有關係。可安排一次後續會議,進一步討論如何改進。

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建設性回饋打造協作團隊

如果做得好,有效的批評可以為更健康的協作團隊鋪平道路。這是因為協作團隊可以彼此坦誠相待,而且不怕談論真實的事。閱讀本文,您也會變得更有協作性,可以更有效地合作。

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