擁有出色團體互動形態的秘訣

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsMay 12th, 2022
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無論您是第一次擔任專案經理,或已經是一位經驗豐富的團隊負責人,都有一個共同點:我們都希望所帶領的人員可以表現出色。您希望隊友能夠彼此協作、溝通和連結,以便盡可能輕鬆地充分發揮其效能。但是,若您管理的人員無法融洽共處,如何能夠發揮良好的團隊合作?

此時是團隊互動形態的用武之地。瞭解促成良好團隊互動形態的因素後,您就可以使團體溝通更清晰、協作更有效,共同完成更有影響力的工作。

什麼是團體互動形態?

團體互動形態指一群共同工作的人員之間的互動、態度以及行為。這一名詞由心理學家 Kurt Lewin 首先提出,用以描述團體如何行動及應對不斷變化的環境。

這種互動形態並不會憑空出現,而是從人們如何看待自己與同儕之間、在同儕當中的關係中衍生。例如,若您的團隊能夠自在地協作,則您的團體互動形態就是積極正向的。相反,若有兩個人同時試圖帶領一個專案,而沒有聽取對方的意見,則可能會出現消極負面的團體互動形態。

在 Asana 中,我們認為良好的團體互動形態始於良好的組織文化。當團隊成員感覺到在工作中可以完全釋放自己時,他們就能夠更有效地進行協作和溝通。

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Anna Binder, Head of People at Asana
閱讀:Asana 的多元、包容與平等方法

什麼是團體?

團體即一起工作的人員集合。可以是正式的團體,像是在同一位經理手下工作的隊友、跨職能的專案團隊或辦公室成員,也可以是非正式團體,例如擁有共同興趣或身分相同的同事。

例如,在 Asana 中,我們會建立名為員工資源小組 (ERG) 的非正式團體。我們有三分之二以上的員工從屬於一個或多個這樣的團體,這些團體為各種社群提供支持,為我們的員工創造出安全、積極和包容的空間,從而讓不同的職能團體彼此融合。

團體如何形成

Bruce Tuckman 於 1965 年提出了團體發展階段理論,其中首次描述了團體是如何形成的。依據 Tuckman 的說法,團體發展共有 5 個階段。

  • 形成期。這是團體剛開始聚集在一起的時候。若他們正進行著某個專案,他們可能在專案目標上維持一致,或是定義其專案計劃。在這個發展階段中,團體成員的行為彼此獨立,而成員之間的大部分對話都是彬彬有禮的,同時保持距離。

  • 激盪期。第二個發展階段通常始於某種分歧。這種分歧是團體成員能夠更積極地分享意見、彼此坦誠相待的催化劑。得益於這種坦誠,團體成員之間開始建立互信。

  • 規範期。當團體解決了最初的分歧或衝突後,團體互動就會逐漸協調且友善。在這個發展階段中,團體會開始建立團體規範,即使這些規範並未經過討論或記錄,仍然如此。與形成期的獨立性不同,規範期中的團體成員更傾向於團體決策,且會將團體凝聚力放在首要位置。事實上,規範期中的問題在於團體成員過分猶豫而無法分享己見,導致停滯不前。

  • 執行期。這是團體處於最佳狀態的時候。團體成員既能夠獨立執行,也能以團體的形式解決問題。個人成員不會在意其他團體成員對他們的看法,而是專注於團體的目標。

  • 休整期或結束期。Tuckman 在 1977 年時增加了這一階段,用以描述專案結束後團體的解散。若團隊一直合作良好,則當團隊結構解散時可能會產生失落感。

藉助 Asana 賦予團隊權能

為什麼團體互動形態如此重要

良好的團體互動形態能夠促進協作和溝通,因為這類形態減少了團隊合作中的阻礙。若對話順利進行,一起工作會讓人備感輕鬆。但實現這一狀態需要時間、練習和支持。

團體互動形態是一種工具,可以幫助您更好地進行溝通和協作。若您管理的團隊並未按照您希望的方式向前發展,培養積極正向的團體互動形態有助於提高團隊的工作效率,從而實現目標。

溝通在團體互動形態中的作用

不明確的溝通往往會導致混亂、衝突,產生負面的團體互動形態。透過明確溝通預期和管道,您就能夠讓團隊進行清晰有效的溝通

從建立溝通計劃著手,明確團隊成員應使用的溝通管道、使用時機、不同細節的溝通頻率,以及負責各個不同管道的人員。例如,在 Asana 中,我們會使用:

  • 電子郵件與外部客戶或合作夥伴進行溝通。

  • Slack 針對每日更新內容和快速提問與團隊成員進行即時溝通。

  • Asana 針對工作內容進行非同步溝通,例如任務詳細資料、專案狀態更新或重要專案文件。

  • ZoomGoogle Meet 進行團隊會議,例如專案腦力激盪。

使用 Asana 改善團隊溝通

解決現有的負面團體互動形態

當團體中存在負面的互動形態時,團體成員可能會難以完成工作。在極端情況下,負面的互動形態會導致情感受傷,此時需要解決衝突。若您管理的團體存在負面的互動形態,首先要瞭解這些形態來自何處。然後,您可以找出導致這些問題的原因並努力解決這些問題。

解決負面的團體互動形態前,首先需要識別其訊號。負面互動形態看起來可能表現為不同的動作和行為,具體取決於不同群體。一些需要注意的訊號包括:

  • 團體成員中經常出現挫敗感

  • 團體成員之間感到不自在

  • 在與同儕的關係中感受到困惑、發生衝突或存在負面自我評價

  • 團體成員不合作或不溝通

  • 產生排除其他團體成員的小團體、子團體或朋黨

  • 排外的友誼團體

一旦您識別出消極的團體互動形態,您就可以依據造成問題的原因來解決這些問題。以下是造成消極團體互動形態的最常見原因,以及在團體中解決這些問題的方法。

感知到社會性懈怠

  • 問題:團體成員感覺某一位成員或某些成員在工作上表現不積極。

  • 解決方案:找出導致社會性懈怠的原因,並且對該團體成員提供支持。

社會性懈怠即一些人在團隊協作中不愿全力以赴的心理現象。如果團體成員認為其他人並未發揮作用,可能會導致挫敗感,且會降低團體士氣。若出現這類情況,請閱讀我們的文章,瞭解社會性懈怠為何更關乎明晰度而非生產力,以及對此您可以採取什麼行動。

互不相容的溝通風格

  • 問題:小組成員使用的是消極或激進的溝通方式,阻礙了良好的溝通。

  • 解決方案:幫助團體成員改為以自信的方式表達。

溝通風格即團體成員的互動與溝通方式。可以想像得到,某些溝通風格可能會在工作場所中導致衝突。例如,某個激進的溝通者可能會導致其他團體成員難以表達自己的意見。若團體成員似乎表現出消極的溝通風格,您可以找出他們以這種方式溝通的根本原因,幫助他們以更自信的方式進行溝通。請閱讀我們的經理人的溝通風格指南瞭解其方法。

缺乏創意和創新

  • 問題:團體成員無法創造性地解決問題。

  • 解決方案:鼓勵協同創作和不同的意見,激發良好的團體協作並避免集體思維。

規範期中的一種風險是您的團隊變得過於團結,以至於不再挑戰彼此。分歧實際上也是協作中的一個關鍵環節,若要共同創造最佳解決方案,團體成員需要共同建立一個構想。若您注意到您的團體一直順其自然而不再提出新的想法,不妨挑戰他們,刺激他們提出更好的創造性解決方案。

過多 (或過少) 自主權

  • 問題:您的團體似乎陷入了團體發展的激盪期,他們無法成功地設立並堅持團體規範。

  • 解決方案:如有需要,請重新評估您的管理風格

作為團體負責人,您需要為您的團體提供可以提出個人想法、發揮創造力和創新精神的空間。但請務必避免採取完全自由放任的方式來管理團隊。另一方面,請務必為您的團隊提供充足的空間來制定團隊規範並彼此建立聯繫。在引導您的團體朝著正確方向發展與讓他們開發自己的團體流程之間,存在一條細微的界限。遇到疑問時,請鼓勵您的團體彼此協作,但請記住,如有需要,您應做出最終決定。

閱讀:此管理風格如何協助您支持團隊

將團體轉化為團隊

處理消極的團體互動形態並協助您的團體更有效地合作,有助於實現共同目標、提振團體士氣。但在支持團體互動形態方面,最好的方式是幫助您的團體將自己看作是一個團隊,而不僅僅是一群人。

團體與團隊之間的差異

團體即一起工作的人員集合。雖然這些團隊成員可能會在某個專案期間一起工作,但他們不一定將自己看作是整體的一部分。通常,團體成員之間因目標而鬆散地聯繫在一起,但可能在工作時並沒有共同的目標或價值。

團隊則是一群擁有共同目的和共有目標的人。團隊成員不僅在個人成功上投入,也會在團隊的成功上投入。團隊比團體更有動力和凝聚力,因為團隊成員會將自己看作是大局中的一員。團隊成員共同擁有一個他們專注於共同實現的特定目標。

從團體發展為團隊

要如何讓您的團隊能夠將自己看作是一個團隊?在某些情況中會更容易實現,例如,您可以透過聚焦於某個跨職能專案目標,將跨職能團體轉變為團隊。

有些情況則是缺乏明確的共同目標。例如,一群人的經理是同一個人,但可能進行著完全不同的專案,目標也完全不同。經理可以運用團隊凝聚活動拉近團體成員的距離。但建立團隊最簡單的方法就是分享價值。

建立共同價值以激發團隊凝聚

擁有共同價值可以很自然地將每個人放在同一個團隊中,因為彼此擁有共同語言。有了共同價值,您就可以跳過形成期,直接進行高影響力的工作。

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Anna Binder, Head of People at Asana
閱讀:我們如何設計出能推動業務成果的文化

您可以在團隊、部門或公司層面建立共同價值。大多數公司都會有共同價值,若您的公司也有,請務必將這些價值融入到日常工作中。可提醒您的團體,共同擁有這些價值觀有助於跳過規範期,因為共同價值本身就是規範。團隊成員擁有相同的價值觀,因此無需努力學習如何合作,也能發揮出協作的力量。

在 Asana 中我們如何運用共同價值觀

在 Asana,我們相信公司的價值觀會指引我們實現我們的使命。每一位來自全球各地的 Asana 員工都擁有相同的 9 個公司價值觀

  • 使命。我們為目標驅馳,致力於投身超越自我的事物。將使命視為價值也使我們能夠持續以建立 Asana 的理由為立足點。

  • 既快又好。我們承諾在我們所做的工作上表現出色,並且快速完成,不會為了某一項工作而犧牲另一項。

  • 明晰。我們的產品和文化旨在確保團隊掌握人、事、時及原因,從而獲得最佳的工作體驗和成果。

  • 共同創造。偉大的成就並非一個人就能實現,而是眾志成城的結果。我們全力以赴,摒棄自負,懷著同理心和信任,共同完成偉大事業。

  • 授權與擔責。恪守承諾意味著把握鼓舞人心的機會,當我們不得不延後處理某些事情時仍然堅守。我們承擔我們的所有承諾,並且賦予他人實現這些承諾的能力和信任。

  • 審慎。我們專注於眼前,致力於給自己時間反思,給自己空間來整合所學到的東西。這些作法使我們能夠共同學習並改進我們所做的一切,並不斷發展我們的文化。

  • 拒絕不必要的妥協。我們會保持好奇心、創造力、對新觀點持開放的態度。在極端的兩面之間做選擇會失去其中一方的好處,因此,我們致力於尋求結合兩者的第三種方式。

  • 真誠 (對自己和對他人)。我們明白,最出色的工作與真實密不可分,對於成長與協作大有裨益。我們全身心投入到工作中,並致力於建立一個包容的環境,讓每個人都能夠對完全釋放自我感到安全、振奮。

  • 人性化。我們擁抱人之所以為人的價值,樂意花時間玩樂,並且為自己創造有意義的體驗。當我們將任務標記為完成時,為什麼會有獨角獸在我們的產品中飛躍?但問題是,這有何不可?

共同價值建立了一套團隊中所有人都認同的核心信念。例如,我們在 Asana 中的共同價值可以幫助我們直接建立團隊的互動模式,即他們應共同創造解決方案,同時授權並擔責。同樣,當團隊成員處理更大的專案時,他們會有一個共同的基準,即他們要如何做到這一點——透過拒絕不必要的妥協,同時既快又好地完成出色的工作。更通俗地說,真誠和審慎等價值有助於我們每日在團隊和辦公室中現身。

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Anna Binder, Head of People at Asana

良好的團體互動形態始於每個人

您將會循序漸進地學會建立良好的團體互動形態。透過運用良好的協作與溝通軟技能,您就可以賦予團隊權能,交出最好的成績單。若方便,請儘早、經常建立共同價值,讓您的團體轉變為一支團隊。

若要深入瞭解,請閱讀我們的文章:有效職場溝通

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