為何社會性懈怠更關乎的是明晰度,而不是生產力

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsApril 16th, 2021
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為何社會性懈怠更關乎的是明晰度,而不是生產力橫幅圖片 Asana
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摘要

社會性懈怠是指有些人被視為團體的一份子,卻付出較少的努力。但事實上,沒有人願意把工作搞砸。本文將探討為何我們所認知的社會性懈怠實際上是源自於一個不同的問題——也就是缺乏明晰度。請繼續閱讀,以瞭解如何在工作中提高明晰度,使您的團隊成員能夠完成最出色的工作。

我們都有在學校裡做過小組專案的「可怕」經歷。無論團隊成員是誰、專案的主題是什麼,總是感覺有一個人最終做的比其他人少。然而在專案結束時,每個人都得到了同樣的小組作業成績,沒有造成任何負面影響。

如果某位團隊成員付出的比您少,卻仍然獲得與您相同的成績或學分,一定讓人感到非常沮喪。這種現象就稱為「社會性懈怠」,意即有些人在團體合作中付出較少的努力。根據社會心理學,當責任歸屬不明確,且焦點由個人績效轉為團體績效時,便會發生社會性懈怠。

學校小組專案中的社會性懈怠是一回事。更重要的問題是:社會性懈怠真的會在工作場合中發生嗎?如果是的話,您如何能幫助您的團隊成員完成最出色的工作 (即使他們是在群組環境中工作) 呢?

什麼是社會性懈怠?

社會性懈怠是一種心理現象,意即在團體環境中的某些團隊成員較不愿意付出努力。社會性懈怠效應指的是個別的團隊成員被認定為團體的一份子,卻沒有做出相應的貢獻。

社會性懈怠從何而來?

Max Ringelmann 在 1913 年首次描述了社會性懈怠現象。Ringelmann 是一名從事貿易的法國農業工程師,他找了一些人來進行拔河,在過程中發現了社會性懈怠的現象。他測量到成員在獨自拔河時會比和團隊一起拔河時付出更多的努力。這個現象最初被稱為 Ringelmann 效應,後來更名為社會性懈怠。

社會性懈怠目前已被廣泛研究。在 Many Hands Make Light the Work: The Causes and Consequences of Social Loafing一文中,Bibb Latané、Kipling Williams 和 Stephen Harkins 同時測量了人們獨自拍手大喊和在團體中拍手大喊的音量。他們的研究發現,團體的規模越大,每個人付出的努力就越少。他們認為這是因為團體愈大,其中每位成員的社會壓力便愈小。後來,Steven Karau 和 Kipling Williams 在 1993 年提出,社會性懈怠的起因是人們與他們在專案結束時會獲得的獎勵或讚揚之間的連結感較為薄弱。

社會性懈怠迷思

進行拔河比賽或集體大喊實際上可能會降低個人的努力程度。但這些研究無法直接套用至現代的工作場所,而且,將簡單的運動與現今永不停機的工作環境相比,並不能完全代表現代知識型工作者的實際經驗。

團隊合作和群組工作並不是個人貢獻減少的原因。真正的罪魁禍首是缺乏明晰度。當知識工作者不清楚他們正在進行什麼工作,或該工作如何對他們的公司產生影響時,便無法有效地優先考慮或執行具有高影響力的工作。這是造成過勞的一個重要原因。據報告,全球有 71% 的知識型工作者在 2020 年至少經歷過一次過勞的情形。在這些知識型工作者中,有三分之一的人表示,他們曾因為欠缺對任務和角色的明確瞭解而感到倦怠和過勞。

因此,如果您的團隊成員看似表現不佳或參與度不足,他們其實不是社會性懈怠者,而是可能只是感到難以適從。釐清是什麼影響了他們的生產力或動力,可以幫助他們更好地完成工作。最終,這也有助於確保每個人能在工作中感到更加自在並得到支持。

在工作中帶來明晰度的 4 個步驟

事實上,沒有人願意把工作搞砸。我們所認知的社會性懈怠,實際上是缺乏明晰度或動力的症狀。為了幫助您的團隊成員取得成功並完成最出色的工作,以下的四種方法可讓您在工作中提供更高的明晰度和更豐富的情境資訊。

1. 明確人、事、時

若要為團隊提供明晰度和一致的步調,首要任務就是確定每個專案或任務中由誰在什麼時候進行什麼工作。請瀏覽團隊中的任務和專案,確認其是否有超過一名所有者。如果一項工作沒有明確、唯一的所有者,團隊成員便可能會對該項工作的責任歸屬感到困惑。

這種明晰度的欠缺可能使工作發生延誤或無法完成。根據工作剖析索引,在錯過截止期限的案例中,有 27% 是因為流程不明確所導致。事實上,在 Asana,我們強烈認為每項任務都只應該指派給一位成員,故已將這個作法融入我們所建構的產品中。

例如,假設您隸屬於內容團隊,且正和同事一起編寫一本電子書。若您無法明確知道誰是哪項任務的所有者,您的工作最後可能會延誤,或是未能提醒設計師該文案已準備好上線,原因就是您與同事都不是該項工作的實際負責人。或者,您與同事可能都會嘗試與設計師就工作進行溝通,導致情況變得混亂且缺乏明晰度。

缺乏明確的角色劃分、所有權和交付項目會使重複性工作大幅增加——團隊有 13% 的時間花在已經完成的工作上,每年因重複性工作而損失的時間高達 236 小時。清晰的流程和所有權可以幫助您避免這種情況,並將更多時間花在獨特的、高影響力的專案上。

2. 在一個集中式的工具中協調工作

您不僅需要明確掌握人、事、時,還需要一種方法來追蹤所有這些資訊。如果每位團隊成員都使用不同的工具管理他們的工作,那麼您根本不可能釐清每個人正在進行什麼工作。

反之,請確保您的團隊是在一個集中式的工具中協調工作。當然,我們建議使用像 Asana 這類的工作管理工具來做到這點。工作管理是一種追蹤正在進行的流程、專案和任務的方法,進而為整個團隊提供明晰度。根據我們的研究,將近 70% 的知識型員工認為,如果他們擁有清晰的工作管理流程,便能更好地實現個人目標。您可以透過即時協調跨職能工作和追蹤進度,為您的團隊建立這些清晰的流程。

閱讀:工作管理介紹

3. 減少工作附帶事務

重複性、手動性的工作會導致壓力和過勞,但我們每天有大部份的時間都花在這些任務上。知識型工作者平均有 60% 的時間用來處理工作附帶事務,例如等待核准、搜尋文件或參加狀態更新會議。

當您減少工作附帶事務時,您的團隊便能更輕鬆地優先進行具有高影響力、高技術性和策略性的工作。一些減少工作附帶事務的策略包括:

  • 省略狀態會議——請改為在您的工作管理工具中分享專案狀態更新

  • 手動性工作和日常任務自動化,讓您的團隊有更多時間專注於富有影響力的工作。

  • 整合您最喜愛的業務工具,以免應用程式超載。

4. 將每日工作與公司目標連結起來

若無法清楚瞭解您的工作與公司目標有何關聯並為之做出貢獻,便很難安排工作的優先順序。即使您用盡全力,也會感覺自己只是在空轉車輪。不過,這種類型的明晰度很難實現。事實上,只有 26% 的知識型工作者非常清楚他們的個人工作與公司目標之間的關聯性。

為了橋接每日任務和組織優先事項之間的斷層,請確保您的團隊成員瞭解他們的工作如何有助於達成關鍵的公司目標。這麼做不僅能提升團隊成員的動力,還可以幫助他們重新確定工作的優先順序,或在必要時變更期限。一旦團隊成員明白哪些任務對業務來說至關重要,便可有效應對緊迫的排程和不斷變動的優先順序

將每日工作與公司目標連結起來也可以幫助您的整個團隊朝著同一個方向前進。每個人都可以清楚看到每位團隊成員的貢獻,優先事項便不再顯得混亂或發生混淆。這樣,所有團隊成員都能確信他們所進行的優先事項可與其他同事正在進行的工作相互契合。

真正的問題不是社會性懈怠,而是欠缺明晰度

為了幫助您的團隊以最佳方式完成工作,請將重點放在提高明晰度,而不是減少社會性懈怠。提供清晰的流程、在優先事項上取得共識,並將工作集中在單一工具中,以為您的團隊成員提供支援。這樣,您便可確保您的團隊擁有成功所需的一切資訊,並朝著相同的方向一起前進。

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