請嘗試時間箱:目標導向的時間管理策略

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJune 6th, 2022
facebooktwitterlinkedin
請嘗試時間箱:目標導向的時間管理策略文章橫幅圖片
立即試用 Asana

我們都有過 30 分鐘的任務失控並佔據一整天工作時間的經驗。若您不對時間設定限制或界線,那麼一天中的工作便很容易被拖延。這種情況甚至還有一個名稱,叫做帕金森定律,根據此定律,「工作會為了填補可用於完成的時間而擴展。」

時間箱是其中一種可幫助您重新掌控工作排程的時間管理策略。它可以助您對抗拖延、找回失去的生產力,並專注於真正重要的工作,而非浪費時間在簡單的任務上。藉助時間箱,您將會練習為每項任務分配特定的時間,這樣您便可以花費較少時間進行工作規劃,進而將更多時間用於工作流程中。

什麽是時間箱?

時間箱是一種目標導向的時間管理策略,用以幫助您提高生產力並減少拖延。當您建立「時間箱」時,您就是在設定一個目標,以在特定的時間範圍內完成特定任務。

在開始一項任務前先計劃好它需要多長時間,可以讓您有意識地瞭解您的時間花在什麼地方,以及您正在進行什麼工作。這麼做有助於減少工作附帶事務,目前這佔用了我們 60% 的時間。當您開始使用時間箱後,便能確保擁有所需的一切,而無須等待核准或尋找文件。

您可以利用時間箱安排個別任務,幫助您的團隊變得井然有序,或更有效地管理會議。三種時間箱的策略全都來自相同的方法。但不論您使用時間箱的目的為何,第一步都是決定您要使用「硬式」或「軟式」的時間箱。

藉助 Asana 提高生產力

硬式與軟式時間箱

在建立時間箱前,您首先需要做的,是決定要使用硬式或軟式的時間箱。硬式時間箱代表任務或活動必須在時間箱結束時停止,無論任務是否完成。若您傾向於完美主義且經常為了已完成的工作汲汲營營,那麼硬式時間箱對您會格外有幫助。在團隊環境中,建立硬式時間箱可助您確實處理待辦項目中的每項任務。同樣地,在會議期間使用硬式時間箱可以幫助您涉及日程上的每個項目。

另一方面,軟式時間箱較為靈活。使用軟式時間箱時,時間箱的結束代表建議您對當下進行的事項進行收尾,並繼續下一個任務。您可以將軟式時間箱用於複雜的工作,尤其是當您無法在開始時確定工作會花費多少時間時。作為團隊,建立軟式時間箱可為協作者提供更大的彈性,同時幫助每位成員對工作的完成時間取得共識。在會議進行期間,使用軟式時間箱能幫助您保持進度正常,而不會像硬式時間箱那樣中斷對話。

要設定硬式或軟式的時間箱,取決於您的工作目標,且您可以同時使用兩者。在每次開始設定時間箱時,請決定要使用的是硬式或軟式時間箱,並保持相應的期望。

我要如何設定時間箱?

若要設定時間箱,請首先確認您需要完成的任務或工作為何,然後:

  1. 確定該項工作需要花費多長時間。

  2. 若使用個人或團隊時間箱,請在行事曆中排出時間進行該項工作。

  3. 決定要使用硬式或軟式時間箱。

  4. 啟用時間箱。

  5. 避免在使用時間箱的過程受到干擾,以便專注於手上的任務。

  6. 完成工作,然後稍作休息。

時間箱的長度為何?

時間箱的長度沒有固定規則。事實上,有些團隊 (特別是敏捷團隊) 使用的時間箱代表為時數週或數月的工作。但若要建立真正有效的時間箱,請計劃建立一段時間進行深入工作、聚焦於該特定任務,並進入心流狀態。在使用時間箱時,您應該使用「勿擾模式」這類的功能延遲通知,以便在不受干擾的情況下專心工作。

這並不代表您不能將時間箱用於規模較大的工作。不過,如果您想在需要花費兩三個小時以上的任務上使用時間盒,請首先將該工作拆解為較小的部份。

例如,假設您正在創作一本電子書。這本電子書本身將有 25 頁長,並需要經過多輪審查、修訂和設計。此專案將費時數週的時間,而在此期間,您可能會同時進行其他專案和任務。時間箱透過將大型專案拆解為可處理的時間段,不只可讓「創作電子書」的任務更易於管理,還可以幫助您在這幾週內朝著目標穩定前進。

時間箱並不是一種讓您更快完成所有工作的策略,它只是一種對任務進行分解和重新思考的有效方法。在電子書的例子中,您可能會想在開始編寫大綱前先建立幾個用於研究的時間箱。將這些工作分散在數天的時間中,可以幫助您朝著目標取得進展,而不會覺得自己永遠無法完成工作。完成研究階段後,請建立幾個時間箱進行大綱的編寫、審核和批准。請繼續將電子書的創作拆解為較小的任務,並在工作期間給自己幾天的休息時間,以避免發生過勞。藉由將工作拆解為較小的部份,您便可以避免拖延,並使任務感覺更容易管理。

在自己的工作中使用時間箱的 7 個技巧

若您想使用時間箱幫助提升專注力或減少拖延,請嘗試以下這 7 個技巧進行有效的時間管理。

1. 將時間箱的時間設為優先事項

若您的一天很忙碌,您可能會想要重新安排或取消您的時間箱。請盡量避免這麼做。設定好時間箱後,請將之視為您與自己安排的會議。這並不是鬆散的計劃,而是在對自己做出承諾,會在您所排出的時間內進行這項任務。就像除非絕對有必要,否則您不會在最後一刻取消與團隊成員的會議,故您也不應該取消已設定好的時間箱。

2. 將您的時間可視化,以便更好地掌握之

時間箱在可視化的情況下最為有效。這麼做可幫助您在行事曆上實際安排專注時間,以便查看任何特定任務所具有的時間限制。同時,這也有助於您遵守您的排程表,並讓團隊成員知道您何時沒空。若沒有在行事曆上安排專注時間,團隊成員可能會認為那是空餘時間而安排會議或向您提問。

3. 設置計時器

無論您是使用硬式或軟式時間箱,請設置一個計時器,以便知道您的時間何時結束。請記住:在建立時間箱時,您就是在設定一個目標,要在一定的時間內完成特定任務。計時器可助您要求自己對該承諾負責,並在時間到時提醒您。

設定計時器還可以讓您在工作時不必考慮時間。您不需要經常查看時鐘或確保下次會議不會遲到,而是有專門的時間投入工作並進入心流狀態。

若使用硬式時間箱,請計劃好時間一到便繼續執行下個任務。若您尚未完成正在做的事情,您可以在稍後設定的時間箱中繼續進行。若您使用軟式時間箱,請使用計時器作為指標,指示您在接下來的五至十分鐘內收尾,並繼續下一個任務。

4. 關閉通知或使用「勿擾模式」

時間箱之所以有效,是因為它可以幫助您專注於手上的任務並進入心流狀態。很多時候,我們會讓分散的注意力決定我們的意圖,這不僅會導致生產力下降,還會阻礙有效的、高影響力的工作。同樣地,您也不希望在使用時間箱的時候不必要地分心。

透過延遲通知或使用「勿擾模式」功能,您便能確保不被打擾,同時讓團隊成員知道您將盡快回覆他們。大多數工具能讓團隊成員在需要聯絡時「覆寫」這些設定,故您不會完全失去聯繫,只是在您使用時間箱時隔絕不必要的通知。

5. 在時間箱之間稍作休息

當我們在 Asana 中討論生產力時,我們的意思不是「儘可能做到最多」,那也不是使用時間箱的目的。相反地,我們是將時間管理策略視為一種將效率最大化並讓工作發揮最大影響的方法。

同樣地,對您的工作使用時間箱並不是一種維持絕對最高生產力的方法,而是幫助您更有意識、有效地利用時間。如同所有專注的工作,請確保您在時間箱之間進行短暫休息,即便只是站著伸展身體或喝杯水亦可。

6. 在工作管理工具中擷取所有工作

為了建立時間箱,您需要知道要進行什麼工作。若您還沒有在專案或 Asana 這類的工作管理工具中制定待辦清單,請立即這麼做。這些工具有助於判定哪些重要的任務即將到來,以及您每天需要完成的工作有哪些。

延伸閱讀:15 個秘訣助您建立真正有用的待辦清單

7. 將相似任務分組

為了有效運用時間箱,您應該為大多數任務或計劃建立個別的時間箱。但即使具備時間箱的優勢,切換任務仍需要耗費時間和精力。為了避免此情形,請在相鄰的時間箱中對相似的任務進行分組。這麼一來,即便在進行個別計劃的時候,您仍然可以將腦力保持在同一個「軌道」上。將相似任務分組有助於維持專注力和心流,即便您在不同的時間箱之間切換亦是如此。

舉例而言,在銷售團隊中,您可能需要為各種銷售機會建立簡報稿和電子郵件。理想情況下,您應該為每項任務建立時間箱,但請嘗試將相同客戶的任務分組為接續的時間箱。例如,若您需要為 A 公司建立一份簡報稿和電子郵件,並為 B 公司建立一份簡報稿,請先在兩個接續的時間箱中進行 A 公司的兩項工作,然後再進行 B 公司的工作。

與團隊一起使用時間箱的 4 種方法

除了作為一種有效的個人生產力工具之外,時間箱也可以幫助您領導和管理團隊。請留意,時間箱不該是一種懲處措施,而是一種讓團隊更好地組織工作、為工作排定優先順序的方法。以下是其作法:

1. 決定為什麼要使用時間箱

時間箱可以是一個很棒的管理工具,但請確保團隊中的每位成員都瞭解為何要使用此工具,以及要運用於哪些任務上。您是否正以團隊的身份嘗試使用時間箱,看看您是否喜歡它?這是否是您想要實行的策略,以便更好地瞭解工作所需的時間?是否存在任何您想要解決的生產力問題?

請花點時間與您的團隊坐下來討論。請務必提供問問題和回饋的空間,以確保您的時間箱策略能夠生效。

2. 在工作管理工具中擷取團隊任務

為了使團隊有效地利用時間箱,您需要瞭解每位成員正在進行什麼工作,以及該項工作何時到期。藉助工作管理工具,您可以與整個團隊共享一個集中事實來源,進而提升可視度和團隊協作。一旦您對人、事、時有了明確掌握,便能更清楚成員的工作負荷,並更有效地為工作安排優先順序。

閱讀:如何有效管理團隊的工作負荷

3. 對完成任務所需的平均時間取得共識

若您是與團隊成員一起使用時間箱,請在下次的一對一會議中花點時間對任務的所需時間取得共識。舉例而言,若您的團隊是一個工程團隊,請在錯誤修復所需的平均時間上達成共識。若您的團隊是設計團隊,請為不同類型的創意工作設定一致的期望。

雖然這些時間是由團隊共同決定,但並不代表所有事情都必須在這段切確的時間內完成。有時候任務比較複雜,它們各自的時間箱也應該更長。但擁有一個基準能幫助您和您的團隊盡可能有效地推進時間箱。設定好期望值後,您可以在往後的一對一會議中隨時回顧,並根據需要進行調整。

4. 嘗試將時間箱用於團隊休息時間

就像為個人使用時間箱一樣,請務必鼓勵您的團隊騰出時間休息。除了將時間箱用於工作之外,也請考慮為停機時間設定時間箱,確保團隊成員有進行休息。此外,透過闡明休息時間與工作或任務專用的時間一樣重要,您還可以積極避免過勞或工作負荷壓力

在會議中使用時間箱的 3 個方法

當團隊會議有效時,可以幫助完成大量工作。但很多時候,會議缺乏重點且目標不明確,故團隊成員花費更多時間在來回討論,而將更少的時間用在實際工作上。

為了使會議更有效,準備會議一份目的和日程會很有幫助。不過,時間箱可以幫助您和您的團隊保持進度正常並涵蓋所有您想討論的內容,進而將您的會議提升至嶄新的境界。以下是其做法:

1. 分享帶有會議主題和時間限制的會議日程

將時間箱用於會議的最簡單做法,就是制定一份日程,這點您可能已經正在做了。寄出會議日程可確保所有人都清楚瞭解該會議的目的。有了會議日程,您便可以確保會議有效利用您團隊的時間,在過程中進行決策並推進工作。

閱讀:工作會議浪費時間嗎?運用以下提示加以改進。

若要為會議日程建立時間箱,請添加一行文字,說明每項日程項目將花費多長時間。澄清所使用的是軟式或硬式的時間箱也很有幫助。最後,請務必提前與您的團隊分享會議日程以及任何預備材料。這麼一來,每個人都可以儘可能地準備好參加會議。請於會議開始後再次分享該日程,或將其保留在投影幕上以幫助引導討論。

2. 決定您要使用的是硬式還是軟式時間箱

請務必在會議日程中說明您將使用硬式或軟式的時間箱。事先讓與會者瞭解時間限制將減少會議期間的混亂。

何時在會議中使用軟式時間箱的範例

除非您的會議日程很緊湊,否則請盡量在會議期間建立軟式時間箱。這麼做可以讓團隊成員知道他們應該進行收尾,而不會感覺是您在「把他們趕下台」。可作為範例的會議包括:

何時在會議中使用硬式時間箱的範例

如果您的會議議程很緊湊,且需要在會議結束前涵蓋所有內容,請計劃使用硬式時間箱。這些會議可能包括:

  • 設計工作坊或審核

  • 探索會議

  • 含有豐富日程的會議

  • 專案計劃

如果您是會議主持人,設定硬式時間箱可能會讓人感到尷尬。沒有人喜歡在談話中打斷報告者或團隊成員。在會議開始前確保團隊知道您使用的是硬式時間箱可以幫助緩解這種尷尬。提醒他們為什麼要使用硬式時間箱 (例如確保涵蓋會議日程上的所有主題) 可能也會有所幫助。

不該使用時間箱的會議範例

不是每場會議都適合使用時間箱。有些會議在使用自由的談話形式時成效最佳。雖然您每次都應該寄送會議日程 (即便只是預期討論議題的粗略大綱),但請避免為以下這些會議設定時間箱:

3. 通知講者時間快到了

不論您使用的是硬式或軟式時間箱,請務必讓團隊成員知道他們的時間快到了。您可以決定給予多長時間的通知,以及是否給予多次提示。顯然,您會希望避免多次打斷對話,故請嘗試使用警告標誌,看看哪些對您有用。舉例而言,您可以在還剩下一分鐘時使用提示音,或在剩下 30 秒時舉起左手示意。如果您的團隊是使用視訊會議開會,請考慮在聊天室中發表評論。

請閱讀:克服視訊會議疲勞:來自我們客戶的 7 個提示

時間箱的優勢

有多種方法可以使用時間箱提高您的工作效率、幫助您的團隊協調工作或主持會議。終極的問題是:您應該使用時間箱嗎?

雖然並非所有情況都適用時間箱這種時間管理技巧,但它可以幫助您做到:

  • 對您的工作更加有意識。為了建立時間箱,您首先需要決定哪些任務將優先進行,以及每項任務應該花費多長時間。為每項任務仔細考慮這些細節能幫助您更加留意自己的時間花在何處。

  • 更加專注地工作。藉由騰出時間工作,您同時也在告訴大腦這是寶貴的專注時間。這麼做可以幫助您提升專注力,進而增進工作效率。

  • 減少多工處理。事實上,人類的大腦無法進行多工處理。每當我們切換任務,大腦都需要「重新上傳」該任務的資訊,即便您沒有意識到,這都會耗費寶貴的時間和精力。使用時間箱,您可以一次專注於一項任務 (或相關的一組任務)。這樣,您便無需在專案之間跳來跳去。

  • 藉助目標導向的時間管理增進動力。在建立時間箱時,您就是在為自己設定一個目標:在這些預設的時間限制內完成特定任務。即使您並不是每次都成功,給自己一個努力的方向可以激發動力,特別是當您對工作不感興趣時。

  • 制定可預測的工作排程表。時間箱可以幫助您更清楚地瞭解一天的工作安排會是如何。透過在行事曆中安排時間箱,您可以清楚看到您會在何時完成哪些任務。這可以減少工作排程中的「猜謎遊戲」,並幫助您自信而清晰地處理每天的工作。

  • 減少減完美主義。若您經常為了已完成的任務而苦惱,時間箱可以為您疏通阻礙,並幫助您提升生產力。時間箱的運作遵循「進步大於完美」的原則。即便您正在進行的任務並未盡善盡美,一旦時間到了,您就必須繼續前進。

時間箱的缺點

儘管時間箱有很多好處,但這種時間管理策略並不適用於所有人。以下是一些時間箱的常見缺點,以及您可以採用的應對方法。

問題:我需要很費力地趕在時間箱到期前完成任務。

解決方案:您可能會因為沒有留出足夠時間來完成任務而在初期遇到問題。沒關係,這是學習過程的一部份。首先,請嘗試使用軟式時間箱,這樣即使您低估了工作的所需時長,您仍然可以完成任務。您所設置的時間箱越多,就愈能準確地估計一項任務需要多長時間。

問題:時間箱太短

解決方案:在我們看來,這其實是一個優點。將工作拆解成較小的區塊可以幫助您更瞭解您的時間花在何處。若您的團隊是一起使用時間箱,將大型任務分解為較小的部份也能夠讓團隊清楚知道您在做什麼以及何時完成。請務必在 Asana 這類的工作管理系統中追蹤工作,這樣您不僅可以輕鬆檢視工作的整體內容,還能夠檢視較小的組成成份。

問題:計時器響起時中斷了我的心流。

解決方案:時間箱最棒的部份就是當您進入心流狀態時,但若計時器在此時響起,並且您必須切換任務,這可能會令人感到沮喪。這就是為什麼我們建議將相似的任務分組為接續的時間箱。假設您必須為同一個客戶建立銷售簡報,請將那些時間箱串連放置,並在中間安排選擇性的五分鐘休息時間,這麼做可以幫助您從一項任務接續到另一項任務。

請記住,時間箱是一種供您使用的工具。如果您處於最佳狀態並想稍微違反規則,那就去做吧。使用時間箱的框架作為高效工作的起跳板,無論那對您來說是什麼。

問題:時間箱迫使我匆忙完成任務,導致工作品質低落。

解決方案:在確保您所設定的時間箱切實可行。時間箱這類的時間管理技巧的目的不是要榨乾您擁有的每一分生產力。這麼做會導致過勞而非成功。請改變作法,確保您為工作設定切實可行的所需時長,並且別忘了在任務之間安排休息時間。

如果您是與團隊一起使用時間箱,並且覺得太過匆忙,請與團隊成員或經理討論該問題。將任務拆解為較小的部份會有幫助嗎?是否存在阻礙您有效完成工作的障礙?時間箱應該幫助您更好地工作,而不是強迫您以過快的速度進行工作。找出可能阻礙您前進的因素不僅可以提高您的時間管理技能,同時也能夠讓您的工作更有效率。

問題:我已經將所有時間箱添加到行事曆,但卻覺得有點不知所措

解決方案:時間箱是一種目標導向的時間管理技能,可幫助您重新掌握您的行事曆,但這種時間管理策略並非每個人都適用。沒關係!如果您感到有點不知所措,請試試看另一種時間管理策略,例如時間段法。

時間段與時間箱類似,可幫助您更有意識地安排時間。相較於為每項單獨的任務安排開始和停止時間,您會建立時間段,用以專心處理相似的任務,例如回覆所有的電子郵件或進行所有的設計評審工作。如果這感覺更符合您的風格,請閱讀我們的如何開始使用時間段法一文。

是時候使用時間箱了

就如同大多數的時間管理技巧,時間箱只有在對您有所助益時才有價值。嘗試一下,或查看其他包含時間箱的時間管理技巧,例如番茄工作法

不論您使用的是哪一種時間管理技巧,請務必在 Asana 這類的共享工作管理系統中追蹤工作。透過共享的集中事實來源,您可以提高可視度、幫助您將工作拆解為較小部份,並實現跨團隊協作。

相關資源

文章

Inbox Zero: What it is and how to achieve it