您是否在自己的行事曆使用時間段法?以下說明為什麼您應立刻開始這麼做。

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsMay 7th, 2022
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在過去一週,您很可能已經重新安排任務的優先順序、重新排程定行事曆,甚至可能超時工作,以便完成任務。並非只有您會有這種感覺。根據最近的研究,相較於 2019 年,有 87% 的知識型工作者每天工作多兩個小時。然而每週卻有超過四分之一的期限被錯過。每天,我們都在競相爭取資源、需準時完成的需求間忙於應付,因而遭遇更多的紊亂且條理不清。

所幸,這個問題已有解決方案:時間段法。

您可藉由時間段法,重拾對自己行事曆的掌控,以便專注於真正重要的事。時間段法可協助您調整專注力與目的,使其一致,如此一來,您就能總是在對的時機安排對的事物成為優先事項。有了時間管理範本,您也可以將時間專門用於個人時間、休息時間、午餐,以及其他在「永不停機」的職場世界中經常被忽略的必要事項。

什麼是時間段法?

時間段法是一種時間管理策略,讓您將一天當中的每個部份 (我們真的是指每一個部分) 的排程安排妥當。您可透過時間段,有效地將一週的工作分解成小單位的片段,在這些片段內檢查電子郵件、從事專案工作、休息或甚至運動。

如同大部分時間管理策略,時間段是讓您重新拿回一天主導權並對自己的時間實際上如何運用有更加掌握的絕佳方式。根據工作剖析索引,在 2020 年當中,有 71% 的知識型工作者表示自己至少有一次感覺到過勞。此外,這些人當中,有 32% 提到自己無法停止或中斷對他們造成過勞的最主要因素。透過安排區塊狀的工作排程,您不僅可確保自己完成重要任務,更能確保自己將時間留下來休息並照顧自己

請觀看:克服數位世界中的中斷

時間段法如何運作

若要建立時間段,請將類似的任務組成群組,並排程時間段以便處理這些任務。主要有兩個時間段法基本要素:

  1. 在您的行事曆以視覺化的方式安排時間段,以免工作被打斷或發生排程時間沖突。

  2. 將多項類似任務組成一個可專注進行的時間段。

例如,您可能會先在上午 9 點建立一個一小時的時間段來回覆電子郵件。接著,您會建立上午 10 點至上午 11:30 的時段,從事當天您主要專案的工作 (例如:審閱並確認最終 GTM 簡報)。上午 11:30 時,您則建立另一個一小時的時間段來享用午餐,依此類推。

透過在您的行事曆建立時間段,您不僅將零碎的時間集中起來,用於關鍵的工作 (例如回覆電子郵件或完成任務),還減少情境之間的切換。您是否經常在多項任務之間被電子郵件打斷,並試著在與其他工作之間找空檔搞定較大型的專案?時間段功能有異與此,它能讓您設定特定的時間片段,用於重要的任務,以利您有效地專注於高影響力的工作。

時間段法之時間管理策略 Asana 圖解

時間段與時間箱

時間箱是另一種實用的時間管理策略,但它和時間段的運作方式稍有不同。以下說明他們的相異之處:

  • 若要建立時間段,您需指派一個時間段給一組任務,例如:檢查您的電子郵件、與客戶洽談或撰稿。

  • 若要建立時間箱,您需要為每項任務指派個別的「箱子」,而且每個任務都具有開始時間和結束時間。

若看到有時間段的行事曆,您會看見專用於批次任務的大段時間。例如,您可能會有一個下午 3 點到下午 4:30 的時間段用來對您建立的多個設計進行「審閱設計回饋」。而另一方面,若是具有時間箱的行事曆,則會將每個任務的排程安排出來。因此您可能會在下午 3 點到下午 3:15 針對「Facebook 橫幅圖片進行設計回饋之審閱」,而在下午 3:15 到下午 3:30 有另一項任務是「基於設計回饋修改首頁圖片」,依此類推。

若您需要在預先設定的時間限制內完成工作,或經常苦於完美主義而想提高生產力,那麼為行事曆設定時間箱就特別實用。

閱讀:請嘗試時間箱法:目標導向的時間管理策略

時間段法與任務批次處理

任務批次處理是時間段法的其中一個元素。當您批次處理任務時,您會收集並連結所有類似的任務,以便一次同時處理這些任務。這些任務通常佔據的時間遠超過我們的想像,但由於它們可以快速完成,我們實際上沒有追蹤自己花費多少時間在這些任務上。批次處理任務可幫助您減少花費在附帶任務和零碎工作的時間,它鼓勵您對自己的時間和專注力用於何處更有主動權。

例如,假設您管理公司的社交媒體社交媒體內容行事曆。每週一,您都需要分流當週的貼文、分享上週貼文的簡短摘要,並查核設計團隊的進度,確保他們能按時交付下週的工作。通常,您會在任何您可以的時間做這些工作,而這就會導致工作散佈於一整天當中的各個時段中。

反之,若一次批次處理這三個任務,您就會更有生產力,並且專注於完成當天的工作。最後一個步驟是將工作排入您的行事曆時程中—如此就能使它成為一個時間段。

時間段法與時間追蹤

時間追蹤是指記錄您花費在專案上的流程,通常這麼做是為了記帳的目的。一般而言,時間追蹤比較是商業功能而非時間管理策略。時間追蹤對團隊和組織而言相當常見,例如創意代理商、律師事務所及自由工作者或合約工作者團隊,這些團隊是根據花費在其服務的時間來進行收費。若您想開始使用時間追蹤,以下有許多絕佳的工具及整合項,可協助完成時間追蹤

由於時間段讓您一目了然看出自己花費在各計劃的時間,因此時間段可協助時間追蹤,只是請確認您有徹底執行自己的時間段,或在產生變化時,予以更新。

誰該試用時間段法?

若您的行事曆大多被會議佔據,時間段法就不會有效,但如果您經常在行事曆上有幾塊空白的時段,您就能用此策略,更有效地管理自己的注意力和專注力。如同 帕金森定律所言:「工作會拓展至填滿可用的時間,以便將其完成」,因此時間段是拿回對行事曆掌控權,以及忠於自己意志的安排工作排成的絕佳方式。

時間段法在以下情況特別實用:

  • 您經常試著多工處理

  • 您需要協助專注於一項任務,並減少干擾

  • 您想要有意識地掌握自己的工作時間和精力

  • 您需要清楚理解自己每天的時間都用到哪去了

  • 您苦於超時工作

您開始使用時間段法時,應將每個區塊想像成不被打斷的一個工作段落,您可在此工作段落中解決關鍵的專案並進入深度工作力

什麼是深度工作力?

「深度工作力」一詞是由 Cal Newport 所創,他是時間段法在現代最得力的提倡者。儘管時間段在歷史上所被多位知名人士利用 (Benjamin Franklin 就是早期眾多使用此方法的名人之一),Newport 卻是首位在數位時代將時間段與深度工作力連結在一起的大師。根據 Newport,時間段可協助您安排無干擾的大段時間,以便讓自己深入於工作中,不被打斷。

立即開始為您的排程安排時間段的 7 個提示

時間段作法很簡單,但卻可能是不容易實施的策略,也不容易維持。透過這 7 個提示,您可以掌握自己的行事曆。此外,還能洞察您可能在流程的每個階段遇到的陷阱。

1. 找出當天您需要執行的工作

如同大多數的時間管理策略,第一個步驟就是找出您確實需要在某一天或一週內完成的事有哪些。若您還沒找出來,請練習將您所有重要的工作製作成 (並持續更新) 一份待辦清單

應記得,您不僅需要知道哪些工作需要做,您還必須知道哪些是優先事項。確認自己了解哪些是最重要的任務,以便在當天完成這些任務。理想的情況是,找一個工具讓自己在工作上加入細節和情境資訊 (例如特定任務的優先順序、任何重要的附件或文件、相關的協作者等)。

潛在的陷阱:

即使使用了時間段法,也可能有幾天您無法完全做完您的工作。若您不知道哪些才是優先事項,就無法清楚了解今天自己應該完成哪些任務,而哪些則是可以延到明天的。

2. 想清楚自己什麼時候生產力最高

當您建立時間段時,您是安排了一個時段來處理工作 (可能是回覆電子郵件、參加會議、完成待辦事項或其他事)。時間段本身很實用,但您若按照自己生產力的偏好來微調工作,則可提高時間段的效益。

若您還不知道自己的生產力偏好,試著思考自己何時感到生產力最高。您是在早晨時光感到活力充沛嗎?若是如此,應將需要耗費最多心力的工作 (無論是需專注的工作或是會議) 安排在午餐之前的時段。您在剛進入下午時段感到充滿睡意嗎?請將較小的任務 (例如答覆電子郵件) 安排在這個時段,以便維持自己的生產力。尚未進入傍晚的午後,您是否又重新獲得一股幹勁?將您重要的任務留在該時段處理,並確保儘量減少可能中斷您心流的干擾事務。

閱讀:提高生產力的 12 個秘訣

潛在的陷阱:

您採用時間段法幾天後,應評估自己每天結束時的感受如何?是否覺得精疲力盡?若是如此,您可能對自己一天中生產力最高的時間判斷錯誤了。試著重新安排工作的時間段,看看是否有改善。

3. 可能的話將會議集結起來

會議是另一個您可用於自己偏好生產力時段的部分。一天之中會議可能會四散在各個時段,這就可能減損您的生產力。在 Asana,我們把這種情況稱為「瑞士起司排程」!散落各處的會議可能會妨礙您的生產力,使您的每日排程確實窒礙難行。不僅無法有時間專注工作,空出時間休息,反而會一直被會議干擾思緒。

如同任務一樣,您也可以為會議規劃時間段。與其讓它們散落於一整天的各個時段,不妨設法將相對相關的會議安排在同一個時間段 (在其中安插幾次休息時間好讓自己休息和充電),如此一來,您就有更多的時間專注工作。或著,也可考慮投資一個工具,讓工具自動為您監控這部分,例如:Clockwise

潛在的陷阱:

有時會有會議時程安排在您理想的會議時間段以外的情況,這沒關係。時間段是協助您有意識地管理自己時間的策略,但不能讓一整天安插在完美的排程中。若要成功獲得時間段的效益,應試著讓自己的行事曆保持彈性,在必要時重新安排事務的排程。

請閱讀:克服視訊會議疲勞:來自我們客戶的 7 個提示

4. 安排您時間段的時程

您知道自己何時生產力最高,且有機會為會議時程安排時間段後,就該安排並設定剩下的時間段了。徹底思考一下當天的優先事項,並在您的行事曆中針對各批次任務安排專用的專注時間。若您想在一天中回頭查看任務超過一次,也沒關係。例如:您可能會想安排兩個或三個時間段來檢查或回覆訊息。

潛在的陷阱:

建議您在安排時間段時,要讓自己可以查看,並且要求自己對該承諾負責。但若您行事曆中的所有時間都已被占滿,團隊成員可能很難安排臨時會議或找到機會與您進行重要的對話。

為了避免此情況發生,建議您在行事曆標示各個時間段。例如,您可能在早上安排了「專注時間」、中午是「個人時間」,而下午則是用來深度工作的「勿擾排程—工作時段」。透過寫明您安排的時間段類型,團隊成員就更能勇於在必要時插入特定時間段來安排時程。

時間段法之時間管理策略 Asana 圖解

5. 阻擋干擾,留下個人時間段

時間段不只是安排工作任務排程的方法,您每天也應能安排休息時間。正如同安排工作專用時間一樣,建立一個時間段用於個人活動,可協助您繼續堅持使用這個方法。除安排午餐時間、給自己簡短的個人休息時間、日常活動或任何其他您需要完成的每日任務,例如從學校接小孩或在午後前幾個小時運動。

潛在的陷阱:

並非所有個人時間段都需要有目的。可考慮留一段空白的個人時間段,以便臨時決定是想要散步一下、瀏覽社交媒體、清理您的住所,或打電話問候母親。不為個人時間段設立預設目的,您就能做任何自己覺得在當下最能為自己充電的事,這一切沒有所謂的錯誤答案 (我們不會偷偷告密)。

5. 允許工作發生預料外的中斷事務

您若沒有留下空間給一天當中發生的意外事件 (例如必須盡快完成的不預期任務,或最後一刻才被安排在重要專注時間段內的會議),時間段就會失敗。您會希望能參與這些事務,但又不希望因此而徹底毀了自己的一天。

若這種情況在工作中頻繁出現,建議您留下專用的午後時間段,作為彈性時間。這樣一來,您就有可用來處理預料外任務時間段。或者,若有事發生,打斷您早上的時間段,您就能把中斷的工作挪到彈性的午後時間段。

潛在的陷阱:

務必確認突然出現的新任務,其優先順序確實高於您當下正在進行的工作。通常預期外的工作令人感到急迫,但這不意味著它比您一開始進行的工作更重要。應一律謹記自己工作的優先順序,再根據新的狀況重新排程。

6. 將失去的時間規劃進去

即便是最有效率的時間段使用者,也會在一天當中失去一些時間。無可避免地,您會需要查看看似高度優先的 Slack 訊息或電子郵件。您可能會接到一通必須接聽的電話。若您是在家工作,就必定會受到室友、小孩或寵物的干擾。這很正常,但也沒關係!

考慮留下專用於專注工作的特定時間段,並保留其他給深度工作。當您查看電子郵件及瀏覽每日任務時,您可能不會因為被干擾打斷而搞砸任務。但若您安排用於深度工作的時間段,不妨將所有通知設定為延遲,並開啟「勿擾」模式。

潛在的陷阱:

想清楚最佳策略幫自己儘可能減少干擾,可能得花點時間。應持續調整並視需要重新調整您的時間段。經過一段時間後,您可能會發現自己透過這個時間管理技巧而減少了時間的浪費。

7. 視需要調整

如同所有時間管理策略,您應調校及調整時間段,直到自己覺得滿意。第一次嘗試時間區段時,您不會立刻獲得完美的一天。給點時間讓它發酵,並做自己覺得正確的事。請記得:唯有它能滿足您的目標和需求時,這個策略才有效益,所以,將有效果的部分最佳化,至於您覺得不能幫助自己提高生產力的部分就去除吧。

潛在的陷阱:

若時間段法不符合您的風格,也沒關係。試試其他時間管理技巧,例如時間箱,這是目標導向的時間管理策略,可讓您指派每項任務的開始和結束時間。若要深入瞭解,請閱讀我們的時間箱指南

時間段範例

每個人的行事曆都有差異,所以每個時間段行事曆也會略有不同。但若您實施上述的七個策略,您的行事曆看起來可能會類似於以下這個範例:

時間段法之時間管理策略 Asana 圖解

下一步:決定額外的所有時間要如何利用

時間段可幫助您更有意識地掌握自己的時間。留下專用給重要工作的特定時間段,您就能專注於完成任務。您將不會因多工處理拖延而失去時間和精力。然而,像所有時間管理策略一樣,唯有您清楚了解自己需要做什麼,以及該在何時完成時,時間段才會發揮效益。

如需更多關於如何組織和管理工作的提示,請查閱我們的文章,了解如何製作真正有效的待辦清單

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