停止拖延工作的秘訣

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJuly 7th, 2021
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若您正在瀏覽此頁面,很可能是因為您正在尋找停止拖延的方法。但求快的伎倆而勉強出來的動機是沒有用的。這是因為您的拖延問題實際上不是動機的問題,而是明晰度的問題。

Asana 在明晰度這一個層面琢磨很多,因為 達到明晰度是獲取出色結果的關鍵。問題是,沒人能保證一定始終能有明晰度。您需要一個提供可見度的專用工具和良好架構,才能預防穀倉效應,消除障礙以實現高影響力、有意義的工作。在本文中,我們將向您說明不瞭解您的工作何以重要如何導致拖延情況,以及該做什麼才能停止拖延。 

為什麼我們會拖延工作

什麽是拖延?

拖延是指習慣延遲或延後您需要完成的工作,而去做其他事或較不重要的事,或讓自己分心於非工作的活動,例如查看社交媒體或觀賞電視節目。 

拖延是一種時間不一致的表現形式,亦即無意識地偏好能獲得立即滿足的事項,而忽略可能於未來產生的報償。即便您知道自己必須完成某件事而不應該拖延,但相較於從事目標較長遠的工作,您卻更想去做當下的某件事並體驗其帶來的滿足感。

將即時滿足感帶入較長遠的專案中,可在某種程度上解決此問題。身為團隊主管的您可以透過在每日工作提出感謝和回饋,來辦到這一點。我們則運用 Asana 更向前推進一步,直接將慶祝的元素加入產品當中。畢竟,每個人不時都會看到一隻吉祥的獨角獸飛過自己的螢幕畫面。

完成專案里程碑後,慶祝吉祥物在清單檢視中 (一種試算表風格的網格檢視) 飛躍過 Asana 的專案畫面

拖延不表示懶惰

視情況而定,人們可能會引用許多不同的理由,作為他們拖延工作的原因。典型的理由包括:

  • 懶惰

  • 缺乏自制力

  • 對失敗感到恐懼

  • 積習難改

  • 完美主義 

  • 覺得工作好像不緊急

  • 對需求感到困惑 

  • 負面的自我對話 

  • 害怕複雜或不勝負荷的專案

  • 多工型態

這所有理由幾乎都源自於同一個原因,也就是造成拖延工作的核心障礙:缺乏明晰度。若您已養成拖延的習慣,您很可能對自己的工作何以重要並不清楚明瞭。這樣說不是懶惰,這是可修正的問題。 

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拖延的問題

時間不一致在工作的拖延上扮演了相當可觀的角色。通常您正在執行的工作都對更大的專案或組織宗旨有所貢獻。然而,視您的角色而定,那個目標可能看似與您的日常工作關係甚遠。若對您的工作何以重要沒有深入理解,自己就很難有動機把工作完成。 

這裡缺少的元素是明晰度當您清楚瞭解 (且可以直接畫出一條對應的線連接) 您正在執行的工作與它如何衝擊團隊或組織時,您就會更積極。但要辦到這一點很難。事實上,根據我們的研究,只有 26% 的員工清楚瞭解自己的工作與公司目標如何相關。 

瞭解您的工作如何向上銜接公司目標,可帶來更高的明晰度,讓人瞭解您如何對團隊和公司帶來影響力。這會讓決策變得簡單。您可以有意識地按照對公司目標帶來最大影響力的計劃,優先執行重要的任務。不過,請務必確認這些目標不是遙不可及或虛無飄渺的。要擊敗拖延,您需要清楚洞察自己的工作與公司目標的關聯。

延伸閱讀:如何使用 Asana 目標建立層次井然的明晰度

解決明晰度的問題

若要解決明晰度的問題,您可以做以下這兩件事:

  1. 建立團隊或部門目標。若您或您的團隊成員苦於無法瞭解您的個別工作如何連結至宏大的公司目標,不妨建立部門或團隊目標。如此一來,要在您的工作和團隊目標之間畫出連結線,並瞭解您所帶來的影響力。 

  2. 在您的個人工作和公司目標間畫出清楚的連結。 即便您無法建立團隊或公司目標,也可找個方法將您的工作如何直接連結更宏大的公司目標化為可視化的圖像。例如,若能瞭解您的工作如何為 (推動較大公司目標的) 專案帶來衝擊,就有助您更深刻地瞭解自己的工作所具有的影響力。您可藉由 Asana 這類的目標管理平台辦到這一點。

停止拖延的 7 個提示

要想擊敗工作拖延,應建立較短程的團隊和部門目標,或在個人工作與更宏大的公司目標間畫出連結線。請嘗試這七個提示開始著手: 

1. 將工作與目標連結起來

停止拖延的最佳方法是清楚瞭解自己的工作如何為團隊和公司目標帶來貢獻。當您明白這層道理,工作就變得有意義。不僅不會為工作而工作,反倒會為更大的願景帶來貢獻。 

理想上,願景是您感到充滿熱情的事情。但即便不是,光是瞭解自己的工作如何連結到更大格局的目標,就有助提升其意義。與其苦於時間不一致的困擾,您過去通常會拖延的工作現在反而具有明確的價值。 

2. 明辨優先順序

期限的改變是無可避免的。可能發生的原因包括專案遭遇 範疇潛變、另一個專案變得更為優先,或您的團隊主管基於最後一刻提出的需求而重新分配資源。然而,若您知道哪個工作最重要,您就能做更好的準備,積極管理優先事項。接著,當期限和時程有所變動時,您就很清楚要交付哪些帶來有意義成果的工作。 

明辨優先順序是良好的抗拖延方法,因為這有助您清楚瞭解哪個工作最重要。有了清楚的優先順序,您就知道自己不是在執行不重要的任務。不僅不會覺得自己浪費時間工作,反而能瞭解自己的工作何以具重要性。

閱讀:管理緊迫排程並切換優先順序的 4 種方式

3. 用目標來對抗完美主義

有時候,慣性拖延者其實是完美主義者。此情況下,在工作上達到完美的壓力會令人難以招架,進而導致拖延的發生。然而,如同大部分其他工作拖延的類型一樣,完美主義也可透過明晰度來解決。

專注於影響力

若您苦於追求完美主義,那麼清楚瞭解自己工作的影響力會有幫助。與其把目標訂在達到完美,不妨專注於完成手上的任務,盡可能讓此任務支持公司的目標。以下說明我們的見解:

試想您正為網站首頁製作具有教育意義的動畫。許多人會看到這項工作,進而導致您內心裡的完美主義者恐慌發作。這是因為您聚焦於成果,腦中所想的是即將看到影片的所有人。與其如此,不妨專注於影片的目標和影響力。此動畫的目標是向不熟悉產品的人說明公司產品的優勢,而它的影響力是教育。透過重新導向,優先將重心擺在影響力,您就能減少完美主義的壓力,立即投入工作。 

定義何謂「完成」

對抗完美主義的另一個好策略是定義何謂「完成」。這是 Scrum 團隊用來快速推動工作的技巧。透過定義 (並堅定地使用此定義) 「完成」所代表的意義,您就可在某一個時間點停止工作,而不必在乎工作是否達 100% 的完美狀態。不確定時,請謹記完成比完美更好。 

閱讀:什麽是 Scrum?它是什麼,為何如此強大

4. 將大型計劃分解成較小的任務

要清楚瞭解您會如何以及在何時完成一個大專案,有時很困難。因此,您會很想推遲工作。基於計劃的範疇,您很難掌握所有變動部分,並將這些變動部分連結回到更大的目標。與其因任務 (或專案) 龐大而難以招架,不妨將工作分解成較小的部分,再使用專案管理工具追蹤並組織您的工作。

嘗試用 Asana 進行專管理

將大量工作分解成多個較小的部分,也有幫助,因為您很可能不必負責大型計劃的每個面向。例如,若您正在撰寫一本電子書,您負責該工作擬定大綱、擬定初稿及文案編輯的部分。但很可能有其他人負責電子書的設計,外加負責核准電子書的編輯。將「製作電子書」這個計劃分解成多個任務不僅讓開始動手變得更簡單,也讓您清楚誰在何時執行什麼任務。

閱讀:RACI 表指南 (附範例)

5. 記錄每一個待辦事項

即便您並非執行複雜的計劃,詳列每個待辦事項仍然有所助益。若沒有清楚的方法將您手中的工作可視化,就很容易感到難以招架,並且對您必須做的一切失去掌控。然而不只有您遇到這個問題。根據我們的調查,每週有 26% 的期限都是被錯過的。 

記錄每件待辦事項是取自儘管去做 (GTD) 法的技巧。一旦您清楚瞭解手上有什麼任務,您就能更輕易地組織、安排優先順序,並執行工作。請務必在 待辦清單應用程式 (而非手寫的核對清單) 中追蹤工作。儘管劃掉清單項目很有趣,但在應用程式中追蹤您的工作則有助您排序工作並安排工作的優先順序、將更多情境資訊增加至重要的待辦事項,以及與團隊成員分享這些待辦事項。 

若要建立出色的虛擬待辦清單,請閱讀我們的文章:15 個秘訣助您建立真正有用的待辦清單

使用 Asana 建立待辦清單

6. 設定期限

若不清楚任務何時到期,很容易會想推遲工作。若有清楚的期限,您就更易於確切瞭解任務必須在什麼時候完成。接著,您就能藉此加以規劃,確保任務準時完成。畢竟,若您一開始就不知道工作何時到期,您就不可能完成出色的工作成果。

一旦您在待辦清單工具中記錄所有待辦事項後,務必確認每個項目都有關聯的期限。這也是讓您辨別哪些工作對自己而言並非高度優先事項的機會。若您看到這樣的任務,請延遲該工作,直到您更有空的時候再做,或將該任務交由其他人代理。

這件事別只做一次。在工作的一天結束前,快速分流工作,並為每項新任務設定截止日期。如此一來,當您隔天開始工作時,就更有能力完成任務。

7. 嘗試這些時間管理策略

一旦有了明晰度,您就更可能感受到動力十足。然而,仍有幾天您會需要一點額外支援,才能專注於任務。若真是如此,請嘗試時間管理策略來減少多工情況,讓自己進入心流狀態。 

  • 儘管去做 (GTD) 法GTD 法的基本概念是,若在心智上追蹤愈多資訊,您就會變得較沒有生產力,也較不能專注。與其仰賴您的大腦,GTD 法倒是鼓勵您將所有工作資訊儲存在大腦外部、井然有序的事實來源之處。 

  • 番茄工作法番茄工作法強調在工作和休息時段間來回轉換。一個番茄工作法單位是 25 分鐘的工作時段,接著 5 分鐘的休息時間。進行四個回合的番茄工作法後,應給自己一個長的休息時間。透過簡短而全心投入的工作,您更可能提高生產力,並維持較高的動力。

  • 時間段法時間段法是一種將一天當中每個部份均安排排程的時間管理策略。透過時間段法,您能有效將工作週分解成小單位的時間片段,利用這些片段檢查電子郵件、執行專案、休息或甚至運動。

  • 時間箱法時間箱法是讓您提高生產力並減少拖延的時間管理策略。一個時間箱代表要在一個特定時間範圍內完成特定任務的目標。

  • 2 分鐘法則。 2 分鐘法則是簡單的時間管理策略:若有一個任務需時不到兩分鐘就可完成,請立刻把它完成。此方法著重小任務,其理念是若您快速解決掉這些小任務,您就有更多時間 (以及更多腦力) 完成影響力較大的工作。

閱讀:助您完成出色工作的 18 個時間管理提示、策略和速成技巧

別在建立明晰度這件事上拖延

儘管您可嘗試以意志力逼迫自己不要拖延並採取「做就對了」的態度,這種策略頂多可在短期內有成效。長遠來看,停止拖延最有效的方法,是將您的工作連結到較大的目標。 

如同其他個人發展技巧一樣,要讓自己停止拖延也需要時間。若這是您已養成的習慣,別指望一夜之間趕走它。相反地,應把重心擺在利用一段時間來 (為自己也為團隊) 建立明晰度。慢慢地,您會發現自己可以清楚瞭解自己的工作何以具有重要性,進而愈來愈有動力完成工作。

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