透過來自 7 位 Asana 經理的範例，瞭解如何為高績效團隊建立團體規範
摘要
群體規範塑造了團隊的工作方式，通常沒有人意識到這一點。 但當您有意識地定義它們時，您可以提高明晰（度）、促進協作並建立更強大的團隊文化。 瞭解什麼是群體規範、其重要性，以及 Asana 的領導者如何塑造這些規範以實現高效團隊合作。
您認為如果您穿著小丑服裝走進會議室，會發生什麼事？ 或者，如果您將所有電腦通知聲音更改為貓叫聲呢？
即使這些事情並非明確違反公司政策，您的隊友仍可能會感到驚訝。 這是因為團隊規範，即您的團隊遵循的隱含基本規則，即使您從未寫下來。 群體規範塑造了群體的行為方式，包括公認的著裝規定等小細節。
團體規範通常是隱含的，而非明確定義的，因此您可能從未想過這些規範。 透過有意識地建立團體規範，您可以賦予團隊協作權能、提高效率並最大限度地提高效益。
什麼是團體規範？
團體規範是指導團隊成員如何互動、有效協作和高效工作的口頭或不言而喻的規則。 通常，團體規範不會被寫下來。 相反，它們是以周圍的公司文化基本規則為指導，隱含地同意的行為規則和標準。 這些隱含價值觀會影響和塑造團隊成員做出決策、在工作中溝通甚至解決衝突的方式。
即使您從未有意識地建立過團體規範，您肯定也經歷過這些規範。 每種類型的群組 (包括友誼群組、非正式群組和工作群組) 都有一套規範，即使他們沒有意識到，他們也會隨著時間的推移而建立和完善這些規範。
在本文中，我們將重點介紹工作團體規範，以幫助您指導和塑造團隊的規範。 除非您正在建立一個從未合作過的全新群組，否則您可能已經制定了一些群組規範，例如：
您的團隊使用的溝通或專案管理工具
您的團體如何解決衝突或解決挫折
團體成員通常的互動方式，無論是正式還是非正式
團體成員遲到的可接受程度
透過明確確定和積極塑造團體規範，您可以建立和賦能一個高績效團隊，並將其提升到更高的層次。
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團體規範為何重要？
積極的團體規範讓團隊成員在日常工作中感受到正常和穩定。 團體規範會建立隱含 (或明確) 的共同價值觀體系，幫助團隊成員實現最佳工作成果。 透過消除不確定性帶來的疑慮和壓力，團體成員可以更有效地進行協作，並產生更大的影響。
當團隊成員擁有並理解群體規範時，他們就會知道他人對自己的期望，並能夠相應地執行。 正如瞭解專案優先順序有助於您專注於最具影響力的工作一樣，瞭解團隊的期望有助於您最有效地進行協作。
團隊規範還有助於團隊成員更有意識地運用時間。 我們的注意力往往與我們的意圖不一致，我們花費大量時間在工作附帶事務上，而不是在最重要的任務上。 團體規範透過明確定義團隊成員應如何互動，從而簡化會議實踐和溝通偏好。 將這些隱含規則轉化為明確的團隊政策，可減少對團隊成員應如何出現的猜測，從而提高效率。
此外，團體規範還可以：
透過賦予團隊成員參與決策的權力，在團隊成員之間建立歸屬感。
提升信任感，因為每個人都對正在發生的事情及其在其中的角色達成共識。
透過以可預測性取代不確定性來促進團隊合作。
良好的團體規範如何建立健康的團體互動形態
團體規範是健康團體和出色團體互動形態的基礎。
什麼是團體互動形態？
團體互動形態指一群共同工作的人員之間的互動、態度以及行為。
Bruce Tuckman 於 1965 年提出了團體發展階段理論，其中首次描述了團體是如何形成。 依據 Tuckman 的說法，團體發展共有 5 個階段：形成期、衝突期、規範期、執行期和解散期或哀悼期。
在團體發展的規範期，團體會自然而然地建立自己的規範。 但如果沒有明確的指導和領導，個別成員不可避免地會建立自己的團體規範。 透過預先建立團體規範，您可以確保團體凝聚力。
閱讀：擁有出色團體互動形態的秘訣高績效團隊的團體規範範例
每個團隊都有獨特的群體規範，而且通常團隊不會將其寫下來。 話雖如此，如果您的團隊要寫下一份規範清單，您可能會寫下以下內容：
每次會議都有相關的會議日程，因此團隊成員可以準時出席會議並做好準備。
團隊成員在 Asana 和 Slack 等共用工具中進行工作溝通，以便每個人都能存取所需的資訊。 團隊會盡可能優先考慮透明度、可視度和群組討論。
團隊成員每週一早上分享他們的優先事項。 如果出現新的工作，他們有權調整截止日期，以便完成最重要的工作 (同時仍要考慮專案期限或發佈)。 工作和專案與個人KPI或團隊和公司 OKR相關聯，以確保團隊成員瞭解並優先處理高影響力的工作。
群組成員會以積極的意圖行事，並以意圖性為導向，如果發生分歧，他們會主動採用既定的衝突解決策略來解決。
群組成員盡最大努力確保專案關係人在專案過程中及早參與其中。 他們使用RACI 表，確定其工作的關鍵專案關係人，並確保每個人都達成共識。
群組領導者和團隊領導者主動分配資源，以減少過勞並促進平衡。
群組成員透過專案狀態更新掌握最新資訊，這些資訊會在 Asana 這樣的集中的事實來源中分享。
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7 位 Asana 經理如何有意識地建立團隊規範
團體規範對團隊而言，就像組織文化對公司而言一樣。 如果您沒有有意識地建立團體規範，這些規範會隨著時間的推移而自然發展，而不一定是您想要的那樣。
有意識地建立團體規範就像出色的團隊建立活動：您需要一位強大的領導者來引導團隊。 為了幫助您實現這一目標，我們請 Asana 的七位團隊負責人告訴我們他們是如何隨著時間的推移建立群體規範的。 以下是他們的說法。
Asana 產品經理 Tony Chang
我們會在定期團隊會議開始時，透過紅色、黃色、綠色來檢查每位團隊成員的感受，無論他們的感受來源是與工作相關或與工作無關。 這使我們能夠以透明和情境的方式開始會議，有助於改善我們彼此溝通和理解的方式。
Asana 使用者營運經理 Sinéad (Nade) Nic Eoin
以同理心和真誠領導。 團隊中的經理以身作則，以同理心進行一對一會議和對話。 在每次對話中，經理都會努力瞭解團隊成員的生活狀況。
每天在團隊聚會中進行開放式討論。 我們的團隊每天都會進行例會，以提供客戶遇到的任何錯誤或問題的最新資訊。 這些會議是我們每天工作的重要環節，能讓團隊凝聚在一起，分享知識，並建立連結。
假設對方是出於善意。 在使用者營運團隊中，我們以善意的態度處理每一次互動。 這使我們能夠完成工作，並思考需要採取哪些措施才能達成解決方案。
在會議中保持安全的沉默。 我們試著不害怕沉默。 有時候，人們只需要幾秒鐘的時間來整理自己的想法和構想，或鼓起勇氣說出來。
積極且尊重地聆聽。 我們瞭解打斷他人會扼殺對話。 我們有一個群體規範，即在人們發言並分享回饋或想法時充分傾聽。
Asana 品牌設計師 Greg Dodds
我們實踐開放和積極回饋的文化，特別是在設計審評會議期間。 團隊成員可以在創意流程的任何階段引入一項工作，並獲得團隊的支持。 在泡泡中發揮創意很困難，因此我們有召開設計審評會議的傳統，為人們創造一個安全的空間，讓他們在任何狀態下都能帶來自己的工作，並從他人那裡獲得新的想法和回饋。
Asana 本地化經理 Ariel Tavares Grilo
我安排每週團隊會議，以協作方式專注於優先事項、分享更新和解決問題。 如有必要，我也會鼓勵團隊利用這段時間向隊友提供建設性的回饋。
我也經常根據每個人對相關工作的興趣重新分配職責和任務。 這樣一來，我們每個人都可以從事對我們最有趣的活動，並因此保持動力。
團隊的支柱是尊重他人。 因此，我們建立了團隊關係，並以非常尊重的方式與其他團隊互動。 這樣做是建立健康工作環境的關鍵。
公共與分析師關係主管 Erin Cheng
在我們的團隊中，我們擁抱 Asana 對自己和他人真誠相待的價值觀。 我們在這段居家工作期間一直在建立團隊，從未面對面見過，因此更重要的是，我們要真誠地面對自己在工作內外可能遇到的問題。
在每週團隊同步和所有一對一會議開始時，我總是會先問「你最近怎麼樣？」 或「您感覺如何？」 而不是直接進入日程。 這不僅為我們的團隊創造了空間，讓他們分享在個人和專業角色中可能要處理的事情，而且還創造了一個安全的環境和持續的對話，而不僅僅是關於手上的任務。
在定義我們何時有空和沒空時，我們也會努力達到絕對的明晰（度）。 我在首頁有一個幼兒，所以我經常會在睡覺後或週末午睡時趕上工作。 我已向我的團隊明確表示，雖然這些時間最適合我的工作，但我不期望他們在線上和/或回覆。 每個人都能夠拔掉插頭，這一點至關重要。
透過針對非工作時間的溝通和回應設定明確的期望和群組規範，每個人都可以獲得所需的休息和充電時間，而不會因為經理在線上而感到壓力。
Asana 行銷分析主管 Sonya Chu
轉換為遠距工作後的 Slack 標準
當團隊第一次進行遠距工作時，突然之間就有了一種全新的合作方式，再加上團隊中還有新成員，他們之間沒有既有的緊密關係。 我們沒有強制執行現有規則，而是將其作為團隊練習，分享我們所擔心的問題，以及我們希望作為團隊建立的規範。
例如，我們決定保持能夠拍拍某人的肩膀並提出簡短問題的感覺很重要，但保護長時間的專注和流程時間也很重要。 作為一個團隊，我們決定傾向於過度溝通而不是溝通不足，因此我們都同意隨時隨地在 Slack 上聯絡任何人都可以，前提是每個人都會管理自己的 Slack 通知，並可以選擇在最方便的時間回覆。
閱讀：在工作中運用心流狀態力量的 6 個提示提出愚蠢的問題
我發現，當分析師覺得他們可以向其他分析師詢問並獲得頻繁的意見時，他們就能更快地產出更高品質的工作成果。 雖然行銷分析團隊中的每個人都非常平易近人且樂於助人，但由於我們所有人都在遠端工作，而且團隊中的許多人都是相對較新的成員，因此團隊通常很難自在地互相提問，特別是因為他們並不總是確定要問誰。 在團隊頻道中提問感覺不太恰當，而且令人害怕，因為我們使用該頻道發佈團隊公告。
其中一位分析師提出了一個好主意：透過建立一個名為「愚蠢問題」的 Slack 頻道，為問題創造一個安全的空間。 事實上，我們的大多數問題都不愚蠢，但為「愚蠢的問題」留出空間確實有助於人們克服因其問題而被評斷的恐懼。 這樣做，以及讓更多資深分析師和我自己透過提出自己的「愚蠢」問題來塑造行為，確實有助於建立始終鼓勵提問的氛圍。
Asana 日本行銷主管 Akira Uchino
明晰（度）是第一步。 提升明晰（度）的一部分包括幫助團隊成員在某件事上設定「個人最佳」。 我的工作是鼓勵團隊成員瞭解自己的能力。 然後，透過這種理解，他們對成長以及如何實現目標有了清晰的願景。 從那裡，我們可以共同創造他們如何朝著這個方向邁出下一步，並弄清楚日本行銷團隊如何支持他們的成長。
投資於您的團隊
雖然建立團體規範需要時間，但投資於此就是投資於您的團隊。 明晰的群組規範消除了不確定性，並使團隊成員明瞭他人對自己的期望。 這樣，每個人都能為成功做好準備，新成員也能從第一天開始就投入工作。
如需更多關於如何賦權團隊和建立出色團隊合作的提示，請閱讀我們的文章： 10 個簡單步驟增進團隊協作。
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