溝通計劃範本

良好的溝通可以決定專案的成敗。在 Asana 中建立溝通計劃範本,讓所有人維持資訊同步,並將重要資訊清楚傳達給專案關係人。

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溝通不暢的情況時有發生。在生活中,溝通不暢可能意味著您延遲 10 分鐘抵達餐廳,或者忘記輪到該您舉辦每週晚宴了。在專案管理中,溝通不暢可能更為嚴重,導致專案範疇潛變、錯過期限以及專案關係人不滿意。

為了減少溝通不暢並讓所有人維持資訊同步,您需要溝通計劃範本。溝通計劃範本概述您的團隊計劃如何在整個專案中與專案關係人進行溝通。這些範本透過設定預期,讓團隊維持同步,從而減少不必要的工作、減少溝通不暢,並確保每個人在正確的時間點獲得正確的專案資訊。

什麼是溝通計劃?

在專案管理中,溝通計劃概述了您的團隊計劃如何將重要的專案資訊傳達給主要的專案關係人。有效的溝通計劃包括專案期間如何以及何時進行溝通的資訊,例如您的團隊分享專案更新的頻率以及他們應該使用的頻道。這些計劃概述了專案關係人需要瞭解的內容 (以及何時需要瞭解),從而減少了不必要的工作,並確保每個人在分享專案詳細資料時都能達成同步。  

什麼是溝通計劃範本?

溝通計劃範本是基礎專案溝通計劃的大綱。此範本為您的團隊提供了一個標準結構,可用於為他們執行的每個專案建立溝通計劃,從而使團隊始終遵循相同的步驟,不會發生任何遺漏。

您可以這樣想:若沒有範本,您的團隊就必須在每次開始新專案時從頭開始建立溝通計劃。藉助範本,您的團隊只需製作一份副本,即可根據概述的結構建立專案溝通策略。

您為什麼需要溝通計劃範本?

策略性溝通計劃對於每個專案來說都是必備的,因為它減少了溝通不暢,並確保每個人在正確的頻道中獲得正確的專案資訊。溝通計劃範本更進一步,建立了標準化結構,無論專案如何,您都可以反覆使用。

您可以運用數位溝通計劃範本實現: 

  • 確保所有人資訊同步,瞭解如何及在何處向專案關係人傳達專案資訊。

  • 為每項資訊建立所有者,讓每個人都能瞭解自己的責任。

  • 將資訊分享位置標準化,減少重複工作。

  • 減少溝通不暢和非必要的工作,例如本來可以異步溝通的無效會議。

  • 為整個團隊提供溝通準則,以便清楚地溝通並繼續工作。

  • 鼓勵內部團隊成員和外部專案關係人提高透明度。

  • 藉助整合功能和業務應用程式,減少應用程式的切換,從而專注於產生高影響力的工作。

  • 建立提供更新的標準化架構。

  • 為專案關係人提供一處位置,以便在整個專案中留下回饋,並與您的團隊進行協作。

  • 使內部團隊成員和外部專案關係人的期望一致,從而減少範疇潛變並使專案順利推進。

溝通計劃範本中包含哪些內容?

溝通計劃範本提供了可用於為任何專案制定溝通計劃的結構。在高層次上,溝通計劃範本應包括:

  • 您計劃分享的資訊描述 (例如:專案里程碑或交付項目的更新)。

  • 您分享此資訊的頻率 (例如:傳送每週專案更新)。

  • 您用於傳達資訊的格式或溝通管道 (例如,使用 Zoom 進行團隊會議或腦力激盪;使用 Slack 進行快速、異步查核)。

  • 與您溝通的目標受眾 (例如:外部專案關係人)。

  • 負責分享資訊的專案團隊成員 。 

您如何使用溝通計劃範本?

您的溝通計劃範本不應是靜態的,而是一種動態工具,您可以進行更新和自訂,以確保您的團隊滿足專案的溝通需求。製作基礎溝通計劃範本後,您就可以開始為您的特定專案自訂範本。可以採取的步驟包括: 

  • 確定需要專案更新的關鍵專案關係人

  • 建立同步和。 

  • 概述您為專案關係人群組更新不同專案細節的行動計劃

  • 確定您要分享的專案更新類型,以及需要在每次更新中納入哪些人員。

  • 與專案關係人合作,確定他們接收專案資訊的理想溝通方式

  • 確定更新的頻率,以便最大程度滿足專案關係人的需求並使專案進展順利。 

  • 為資訊分享任務指派所有者,讓您的團隊在權責上達成共識。 

  • 設定自訂標籤以重點摘要重要詳細資料,例如更新的頻率以及您的團隊將在何處進行分享。  

  • 使用週期性任務讓您的溝通計劃按部就班。 

溝通計劃範本的整合功能和推薦應用程式 

溝通計劃範本可清楚定義分享哪些資訊以及團隊中由誰負責分享,從而為您的團隊建立透明度並減少溝通錯誤。我們的同步功能和業務應用程式透過減少應用程式切換和簡化資訊分享的功能,讓溝通更輕鬆。 

整合功能

  1. 清單檢視。清單檢視是一種網格狀檢視方式,可讓您一目了然地輕鬆查看所有專案資訊。如同待辦清單或試算表,清單檢視也能一次顯示您的所有任務,因此您不僅可以查看任務標題和截止日期,還能檢視與優先順序、狀態等內容相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼任務,藉此毫不費力地實現協作。

  2. 自動化。 將手動工作自動化,以便您的團隊減少花費在虛功上的時間,並將更多的時間花在您僱用他們完成的任務上。Asana 中的規則依觸發條件和動作運作,本質上就是「當 X 發生時,執行 Y」。您可以使用規則自動指派工作、調整截止日期、設定自訂欄位、通知專案關係人等。從個别自動化到整個工作流程的管理,您的團隊都能藉由規則功能留出時間執行需要應用技能和策略性的工作。

  3. 自訂欄位。自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案共用自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  4. 將任務新增至多個專案。 工作本來就是跨職能的。團隊需要有效跨部門執行工作。但若是每個部門都有自己專屬的歸檔系統,工作就會停滯不前,面臨穀倉效應。藉助 Asana 可輕鬆追蹤和管理多個專案中的任務。不僅可以減少重複性的工作,還能提高跨團隊的可視度。此舉有助於團隊在情境資訊中查看任務、檢視誰正在進行什麼工作,並使您的團隊和任務保持連結。

推薦的應用程式

  1. Slack。 將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

  2. Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

  3. Zoom。Asana 和 Zoom 合作,致力於協助讓團隊會議的目的更明確、焦點更集中。Zoom + Asana 整合讓許多事情變得十分容易,例如準備會議、進行可直接引導行動的對話,以及在通話結束後立即取得資訊。透過 Asana 開始會議時,其參與者都擁有相同的會議議程,可針對即將討論的事項提供可視度及背景資訊。在會議中,團隊成員可以快速地在 Zoom 當中建立任務,因此不會遺漏任何細節與行動項目。而會議結束時,Zoom + Asana 整合可隨即將會議錄音與文字紀錄傳送至 Asana,讓所有協作者及專案關係人可以按其需求再度檢視會議內容。

  4. Gmail。 您可藉由 Asana for Gmail 整合,直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的任何任務都會自動包含您電子郵件的內容資訊,如此一來,您再也不會錯過什麼。寫電子郵件時需要參考 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕松搜尋該任務。

常見問題

什麼是溝通計劃範本?

溝通計劃範本是一種可重複使用的資源,可提供定義專案溝通計劃的結構。這些範本可讓團隊和外部專案關係人就分享的專案資訊類型和時間取得一致共識,從而減少非必要的工作並減少溝通錯誤。 

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