Hope for Haiti 透過 Asana 改善更多海地人的生活

海地是一個文化豐富的加勒比國家，與多明尼加共和國共享一個島嶼，有著悠久的天然災害歷史。 其中最大的一場是 2010 年發生的 7.0 級地震，震央距離該國首都不到 20 英里。 雖然對死亡人數的估計各不相同，但許多人認為有超過 200,000 人死亡。 2016 年，颶風馬修襲擊該國，造成超過 500 人死亡，超過 100 萬人無家可歸。

Hope for Haiti是一個致力於改善海地人民 (尤其是兒童) 生活品質的非營利組織，在這些災難之前、期間和之後都在現場提供協助。 該組織透過專注於教育、醫療保健、基礎設施、水資源取得，以及向海地企業和企業家提供貸款和補助金的計劃，支援並幫助海地人擺脫貧困。

Skyler Badenoch 擔任 Hope for Haiti 執行長已有三年，但他對海地的熱愛始於 13 多年前。 事實上，他見證了 Hope for Haiti 對 2010 年地震的應對，並親自伸出援手。 如今，他負責管理一支分佈在海地和美國的 65 人團隊。 他的團隊中有 10 名成員在美國工作，專注於募款、行銷、行政支援、財務和治理，而其他 55 名成員則在海地，他們是醫生、護士、教育工作者和行政人員，而且全都是海地人。 這個跨國組織致力於透明度、當責和良好治理。 他們也是 Charity Navigator 和 Guidestar 等第三方評級平台評價最高的非營利組織之一。 透過在工作中遵循最佳作法，他們促進了對海地以及對慈善事業的普遍信任。

成長如何導致變革的需求

2007 年，Hope for Haiti 在海地的年度預算為 100 萬美元，有 4 名員工。 自此之後，他們的員工人數增加了 15 倍，預算增加了 4 倍，這還不包括他們的實物捐贈計劃，該計劃已增長至 1,100 萬美元 (超過 10 倍)。 雖然組織的成長使其在海地的影響力更大，但也帶來了挑戰，例如低效的溝通、捐贈者關係和報告。

隨著組織成長，溝通開始陷入瓶頸。在 Hope for Haiti，溝通效率不彰對我們造成傷害：若我們無法正常運轉，就無法盡全力為更多對象服務，而我們有責任改善這一點。”

該組織每隔幾年就會進行一次 SWOT 分析，在最近一次分析中，有多位人員認為專案和捐贈者溝通是組織需要改進的領域。 因此，Skyler 決定研究能夠幫助他們在一處地方進行溝通和管理工作的平台。

尋找解決方案

憑藉 SWOT 分析結果，Skyler 迅速確定了工作管理平台可以消除瓶頸的四個領域。 他需要：

• 在可能的情況下簡化並自動化流程，例如災害應變、緊急情況規程、資助申請和管理，以及報告。

• 提高整個組織正在進行的工作的可視度，這樣隊友就不需要互相聯絡以取得更新。

• 將溝通集中在同一處，從團隊討論和進度確認到捐贈者關係和報告。

• 改善專案管理和報告，讓專案順利進行，報告流程變得簡單，且讓捐贈者信任組織。

在試用另一款輕量型工作管理工具後，Skyler 感到失望，因為該工具不夠直觀，也不夠強大，無法滿足團隊的需求。 但當他的高階主管教練、一位同事和一位業界同行都推薦 Asana 時，他決定試用免費版本，看看它是否能滿足組織的需求。

根據他的研究，Skyler 知道 Asana 取得成功的最佳方式是獲得高階主管的支持。 他決定先讓核心領導層接受並能自在地使用 Asana，然後再推廣給組織的其他成員。 因此，他開始與團隊一起使用 Asana 追蹤每週目標設定和查核會議。 每週一早上，他們每個人都會將三個工作目標和一個個人目標新增至共用的 Asana 專案。 在一週中，隊友會使用評論 相互確認進度。

團隊很快就習慣使用 Asana 追蹤這些每週目標。 他們可以看到每個目標的狀態，這些任務充當每週會議的內建日程，並立即改善了團隊的溝通能力。

我們一開始在 Asana 中追蹤每週目標時，作為領導團隊的溝通立即得到了改善。此外，還讓我瞭解整個組織優先事項的進展情況。 ”

在整個組織範圍內推出

雖然 Hope for Haiti 最初使用 Asana 的免費方案，但該組織知道，透過付費功能，組織可以更有效地運作。 因此，在 2020 年 3 月中旬，當 Asana 宣布將為在醫學研究和 COVID-19 救援第一線工作的非營利組織提供免費的Asana Business 計劃時，Skyler 申請了，而Asana 也捐贈了接下來 12 個月的免費 Business 版計劃。

藉助 Asana Business 版的力量，Skyler 開始尋找將整個組織的工作轉移到平台上的方法。 他們最大且最重要的計劃 (年度策略計劃) 是第一個，Skyler 向Asana 顧問尋求協助。 在顧問的指導下，Skyler 和團隊將包含多個目標、策略和戰術的複雜計劃轉換為 Asana 專案。 現在，Hope for Haiti 團隊使用專案集來追蹤整個組織在策略計劃方面的工作，並使用專案時間軸來查看進度並建立狀態報告。 組織的基石在 Asana 中，Skyler 因此再次確信 Asana 是其團隊的合適解決方案。

讓 Asana 顧問協助我們將策略計劃移轉至平台，節省了我們的時間、排除阻礙計劃實行的巨大障礙，並讓我們相信 Asana 是合適的解決方案。 ”

在整個組織中使用 Asana

藉由在 Asana 中的每週目標和策略計劃專案奠定的基礎，Skyler 和組織擴大了其使用範圍，納入更多工作流程，包括：

• 資助申請和管理：位於美國的團隊使用 Asana 管理其募款工作，以免最後一分鐘發生手忙腳亂的情況。 此外，當 SWOT 分析發現取得資助和報告方面的效率低下時，他們將這些流程轉移至 Asana。 現在，團隊使用 Asana管理資助申請、報告以及來自資助的預期現金收入。

補助金管理至關重要，因為資金很難獲得。藉助 Asana 所獲得的效率，使我們成為更具競爭力的組織，進而能夠尋求新的資金來源並節省時間。 ”

• 規範合規：位於海地的團隊使用 Asana 進行所有工作，從內部溝通到報告和 COVID-19 規範。 當發生 COVID-19 等緊急情況時，團隊使用 Asana 建立並推出應對規範。 例如，他們制定了在診所接收和治療患者的複雜程序，其中包括測量患者體溫、洗手站、分發口罩等。 他們將規程記錄在 Asana 專案中，並用其進行內部溝通，確保每位員工都遵循必要的步驟。

新冠肺炎發生時，我們的組織當仁不讓必須著手災難因應，雖然團隊和董事會中有醫生，我們也有處理緊急情況的經驗，但我們仍然需要像 Asana 這樣的組織工具來幫助我們推動流程。 ”

• 追蹤實物捐贈：今年，該計劃的目標是募得超過 2,000 萬美元的捐款，幾乎是他們通常 1,100 萬美元目標的兩倍，其中包括必須運送到海地、進口並分發給合作夥伴和最需要的人的藥物、醫療用品和設備。 現在，他們在 Asana 中追蹤流程，而不再依賴 Excel 試算表。

藉助 Asana 提供更好的捐贈者體驗

有了 Asana Business 版的協助，Hope for Haiti 現在能夠更快地與捐贈者合作。 最近，專業網球選手大坂直美在參加線上遊戲錦標賽時，選擇了該組織，並捐贈 25,000 美元，用於協助 COVID-19 疫情救援工作。 Hope for Haiti 團隊使用 Asana 來處理這段關係，確保他們傳送正確的材料，且不會錯過與 Naomi 團隊的任何接觸點。

當 Hope for Haiti 收到捐款時，他們希望向 Naomi 報告其影響。 在使用 Asana 之前，此流程需要多個檔案和冗長的電子郵件串。 但透過在 Asana 中追蹤捐款的影響，團隊能夠在短短幾週內整理出一份報告，並與 Naomi 分享。

若沒有 Asana，我們就無法如此快速地整理大坂直美捐款的報告。 ”

回到他們的基金會

儘管 COVID-19 讓 Hope for Haiti 的重點有所轉變 (並且是一個範例，說明了該組織在面對緊急情況時可以使用 Asana 多快做出回應)，Skyler 和團隊仍堅定地致力於推進其核心計劃：改善獲得優質教育、醫療保健、乾淨飲用水、實物醫療捐贈和經濟機會的機會。 使用 Asana，Skyler 知道組織對這些計劃的影響只會隨著新發現的效率和流程而增加。

而且，隨著組織的核心價值與他們實現目標的方式之間重新建立連結，Hope for Haiti 現在比以往任何時候都更有能力繼續超越其目標。 例如，團隊將使用 Asana 來規劃其年度Hike for Haiti募款活動，該活動邀請世界各地的人們參與健行，以聲援在海地步行超過合理距離前往學校的學童。 Skyler 和他的團隊希望做出的改變是一座需要攀登的大山，但他的團隊比以往任何時候都更有準備，藉助 Asana 完成這段旅程，並為他們心愛的海地帶來影響。

身為執行長，很難掌握每個團隊發生了什麼事。Asana 讓我能夠查看所有進行中的工作，無論是募款和捐款者管理，還是現場營運。 ”