資助追蹤

如何在 Asana 中建立資助申請管線

有幾個方法可以建立您的資助申請管線。請利用以下方式快速開始:

  1. 利用我們的資助申請管線範本開始著手,再針對您組織的需求加以自訂。
  2. 若您目前已在追蹤資助,請匯入現有的試算表

如何存取所有 Asana 範本

展示如何從頂端列的 + 按鈕存取 Asana 範本的 GIF 檔

若您偏好從零開始建立自己的管線專案,或想要適用於 Asana 專案的一般最佳做法,請從此處開始

需要一次管理多個進行中的資助申請?

若您使用我們的範本:

  1. 複製範本中的 [範例任務],重新命名,並將其轉換至專案中
  2. 然後將這些專案新增至專案集中,從而協助您在一處地方管理並監控所有資助。

管理資助申請專案的提示

現在您已建立專案,這些提示將有助您在新增資助至管線時妥善管理。

1. 使用申請流程階段區段組織您的專案

螢幕擷取畫面:顯示在 Asana 中新增區段的方法

透過建立區段,使資助處於管線中哪一階段能夠清楚明晰。可藉由區段查看申請流程中的不同階段,例如「確定範疇」、「申請」、「待處理」等,並且據以將任務進行分類。

隨著申請的不斷進展,可從某一區段將任務拖曳至另一區段,以反映其狀態。

2. 藉助時間軸功能,規劃申請排程及資助週期

在管線中新增資助後,務必為其指派截止日期,這樣您就可以按時提交或更新。然後從截止日期開始倒推工作,為流程中的每一個步驟設定切實可行的開始和截止日期。您可以使用時間軸將您的排程可視化,加以調整,使其切實可行,且易於設定任務之間的相依性,從而使工作能以正確的順序進行。若您需要調整任何事務的時間安排,可藉由「時間軸」輕鬆拖放至新的期限

3. 以表單擷取的方式尋找新機會

新的資助機會可能會無處不在,而表單則可讓您快速尋找和審查。建立一份表單,用以擷取評估與核准機會所需的詳細資料。提交後,表單將轉換為管線專案中的任務。

在組織中或您的網站上分享表單連結,使其便於提交,易於發現機會。即便大家並未使用 Asana,仍然可以填寫表單。

4. 使用自訂欄位,使優先順序、核准與重要詳細資料清楚明晰

建立並新增自訂欄位至 Asana 的方法的 GIF 圖檔

若管線中有多個資助,您就需要確保能夠看到哪一個處於最高優先順序,預期可得到多少資金等。可藉由自訂欄位,使這些詳細資料一目了然,且能夠用於對專案進行篩選與排序 (如同試算表中的欄)。您可以針對資金數額、優先順序、階段或核准等您需要擷取的重要詳細資料建立欄位

使用自訂欄位通知追蹤核准

螢幕擷取畫面:在 Asana 中使用核准自訂欄位查看核准情況

資助提案通常需要經歷數次回饋,而藉由可用於核准的自訂欄位工作流程,則可以輕鬆查看事務是否已獲得核准。只需新增核准自訂欄位至您的專案,並開啟通知即可。然後,所有任務追蹤者都會在欄位變更時收到通知,這樣每個人都可以在申請獲得核准或有回饋意見時瞭解情況。

報告資助管線進度的提示

藉助進度檢視功能,在一處地方發佈定期狀態更新

螢幕擷取畫面:在 Asana 進度檢視中發佈的狀態更新

管線進度與增長的深入解析,對於確保尋找充足的機會並持續推進至關重要。與其依賴冗長的電子郵件串或不定期詢問更新情況,不妨利用進度檢視功能,定期發佈更新內容。您可以 @ 提及現有任務、專案和隊友,使其便於參考工作,且讓每個人都能瞭解進度或阻礙。

需要追蹤多個資助專案?將其新增至專案集,以便以單一檢視監控其進度。

用於追蹤資助的資源

您是視覺型學習者嗎?想要瞭解如您一樣的客戶如何運用 Asana?請參閱以下資源:

資源連結
資助追蹤範本使用範本
案例研究瞭解 EarthEnableVenture for AmericaHope for Haiti 如何運用 Asana 管理資助
隨選提供課程報名參加 Asana 學院
與社群連結參加即將到來的訓練在我們的社群論壇中展開討論

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