什麼是策略實施?策略實施的 6 個關鍵步驟

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaOctober 28th, 2021
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摘要

策略實施是將策略計劃轉化為行動的過程。無論您是要執行新的行銷計劃以提升銷售,或是引入新的工作管理軟體以提高效率,您的計劃和計劃的實施同樣重要。在本文中,我們將介紹策略實施的陷阱以及如何加以避免。此外,請查看與此流程有關的不同架構,讓您做好成功的準備。

策略實施是策略管理流程的第四步,也是您將策略計劃付諸行動的地方。從執行新的行銷計劃以增加銷售,到實施新的工作管理軟體以提高內部團隊的效率,策略實施可以包括任何內容。

制定策略計劃固然很好,但除非您有足夠的能力、資源和支援來實施您的計劃,否則它將無法在您的組織中推動實質的變化。

我們將介紹策略實施的關鍵步驟,包括潛在的陷阱以及如何加以避免,並為您介紹一些架構,以幫助您成功實施您目前正在制訂的任何策略。

策略實施的 6 個關鍵步驟

在實施策略之前,您需要先建立一份策略計劃

策略或實施計劃概述了團隊或組織為實現目標或目的所需要採取的步驟。您的實施計劃是一份可助您成功執行策略的藍圖,其中應包括以下步驟:

  1. 定義您的目標

  2. 進行合適的研究

  3. 列出所有風險

  4. 排定里程碑

  5. 指派任務

  6. 分配有用的資源

閱讀:什麼是實施計劃?建立實施計劃的 6 個步驟

策略計劃就緒後,便可以開始實施!在成功實施的過程中,您需要依循六個步驟。

策略實施的 6 個關鍵步驟

步驟 1:設定並傳達清晰的策略目標

第一步驟是您的策略計劃和策略實施重疊之處。

若要實施新策略,首先必須確定清晰且可實現的目標。您的目標應包括您的願景和使命宣言長期目標KPI。 

這個部份的內容越明確,您的團隊和組織就越容易執行策略實施的其餘部份,因為每個人都會朝著相同的目標努力。 

溝通是一切事情的關鍵所在。定義了明確的目標後,請使用目標追蹤軟體向團隊的其他成員傳達您的策略。 

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步驟 2:讓團隊參與其中

為了以既有成效又有效率的方式實施您的策略,您需要集中注意力並推動權責劃分。有幾種方法可以讓您的團隊在整個實施過程中保持參與度:

  • 儘早確定角色和職責請使用 RACI 矩陣釐清隊友的角色,並確保沒有責任缺口。

  • 有效委派工作雖然親自監督所有事情是個很誘人的想法,但微觀管理只會讓您躊躇不前。定義了每個人的角色和職責後,請信任您的團隊會根據實施計劃執行他們的任務。

  • 與您的團隊溝通,並確保每個人都知道他們的個人工作如何為專案做出貢獻。這麽做將使每個人都保持動力十足、進展順利。

閱讀:在工作空間進行協作:提升團隊績效的 11 種方式

步驟 3:執行策略計劃

分配必要的資源 (例如為策略或營運預算提供資金),讓您的團隊得以將策略計劃付諸實施。若缺乏合適的資源,您便無法實現您的策略計劃,因此這點應該是最優先的考量。以下是確保團隊擁有所需資源的方法:

  • 在開始時便將預期結果銘記於心,以便有效地調整您專案的目標、關鍵交付項目、里程碑和時間軸。

  • 確定可用的資源,例如團隊的能力、可用預算、所需工具或技能,以及其他任何非常規的資源。

  • 使用工作管理工具與所有參與實施流程的人員分享您的專案計劃

您的策略計劃制定得越好,實施起來就越容易。

閱讀:協助您入門的 7 個策略規劃模式 (外加 8 個框架)

步驟 4:維持敏捷

您會在開始實施策略時遇到問題,這是無可避免的。當這種情況發生時,請改變你的目標或方法來加以應對。 

請建立一份排程表,以便您可以經常更新目標狀態或實施策略的變更。根據您正在實施的策略,您可以建立每週、每月或每季的專案狀態報告。請與您的外部專案關係人和內部團隊分享這些更新內容,讓每個人都瞭解最新情況。

集中事實來源可為團隊提供即時更新,從而幫助您簡化此流程。Asana 的工作管理軟體可讓您的團隊即時協調專案、任務和流程,同時也讓您可以自由地以非同步的方式完成工作,讓每個人都能取得所需的可視度,瞭解誰正在進行什麼工作。

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步驟 5:進行結案

實施策略後,請與所有相關人員進行交流,確認他們的工作是否已完成。實施策略並不像拼拼圖,在最後一塊拼好後就大功告成。這有如培育一個花園,即使您認為工作已經完成,它仍然會繼續生長和變化。

與您的團隊進行結案是您策略實施的倒數第二個里程碑,同時也是邁向完成的關鍵步驟。

步驟 6:回顧

請進行事後分析或回顧以反思已實施的策略,並評估實施過程和策略本身的成功程度。您可以透過這個步驟為將來的專案和策略汲取經驗教訓,這麽做可讓您避免潛在的陷阱,並在未來擁抱新的機遇。

請閱讀:成功辦理專案反思會議的 6 個步驟

實施策略所需的要素

無論您的策略有多麼深思熟慮,您都需要以下這五個關鍵元素才能成功實施任何策略。

支持策略實施的 5 個關鍵元素

人員

您需要一個不僅瞭解您想實施的策略,且還擁有能夠為您提供支持所需技能和能力的團隊。請任命、聘雇及培訓合適的人員來完成這項工作,並確保您的專案團隊具備成功所需的能力。

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Asana 的客戶成功團隊對我們的實施流程而言非常寶貴。他們花時間瞭解我們的業務,並向我們展示如何建立實用的工作流程和流程,以充分利用 Asana。要是沒有他們,我們不可能做到這些。”
Hudl 敏捷行銷負責人 Layne Anderson

資源

有效的資源分配是策略實施中最重要的部份之一。資源可以是財務的 (例如勞動力成本) 或非財務的 (例如實施策略的時間)。

組織

組織中的每個人都需要知道他們的職責是什麼,這樣他們才能對自己在實施策略中所扮演的角色負起責任。這也代表您必須定義及傳達指揮鏈,以便每個人都瞭解該在實施過程中與誰溝通。

系統

您所投注的工具、能力和系統是另一個關鍵組成要素。您必須瞭解每個系統的功能有哪些,以及它們將如何在實施期間和實施後支持您的策略管理流程。 

文化

最後一個關鍵組成要素是公司內部的組織文化。推行新的策略可能會讓團隊感到困惑和壓力。請確保每個人都知道他們需要知道什麼,並感覺自己受到重視和包容,這對於成功、有效地實施至關重要。

請閱讀:什麽是變更管理?建立成功變更管理流程的 6 個步驟

McKinsey 的 7S 架構

McKinsey & Company (麥肯錫) 是一家世界知名的管理顧問公司,他們建立了一個框架,說明成功實施策略所需的七個因素。

這些因素可以分為硬元素 (策略、結構和系統) 和軟元素 (共同的價值觀、技能、風格和員工)。硬元素很容易識別,並可帶來直接影響,而軟元素則偏向無形,通常是受到公司文化的影響,而非經理或其他的直接聯絡人。

讓我們快速瀏覽一下 McKinsey 的 7S 模式,從硬元素開始:

  • 策略:您的組織為了在某個領域中建立或保持競爭優勢而制定的計劃

  • 結構:您公司的組織結構

  • 系統:您的團隊所執行的日常程序或活動

以下是架構中的軟元素:

在將此架構應用於您的策略實施流程時,您可以先審視您組織的共同價值觀,並確保它們與您的硬元素相互契合。接下來,請判定您的硬元素相互支持的程度,以及可以進行哪些變更來改善它們之間的交互作用。在確定之後,請對您的軟元素進行相同的分析。

這種分析可幫助您識別運作良好和需要改進的元素。將此架構應用於您的策略計劃和策略實施流程,可助您更好地瞭解您的組織實施變革的能力。

策略實施的三個 C

商業顧問和作家 Scott Edinger 提出了實施策略的三個 C:明晰度 (clarity)、溝通 (communication) 和串聯 (cascade)。若您想成功實施您的策略,請牢記這三個步驟。

策略實施的三個 C

一起來深入瞭解他們所代表的含義。

  1. 釐清您的策略。理想情況下,策略會在董事會中受到好評,您的專案關係人和執行高層也會加入。但是,若策略的定義不明確,您可能會在此過程中失去中間階層和第一線的團隊成員。您的團隊只能實施他們所理解的策略,故請釐清您的目標和策略目標是什麼。

  2. 傳達您的策略。光是海報、公告或電子報並不足以將新策略傳達給您的組織。請提升您溝通策略的多元性,以確保團隊瞭解正在發生的事情,並創造提問的機會,讓每個人都對流程擁有參與感。

  3. 串聯您的策略。一套實施良好的策略可串聯您的整個組織。請讓組織的經理參與進來,並確保他們瞭解策略的內容,以便將相關資訊、策略和流程轉達給其團隊。雖然您可能已經在溝通階段通知過您的組織,但此步驟對於使每位團隊成員都就新策略取得資訊同步至關重要。

接下來,讓我們來看看您在實施策略的過程中會遇到的一些挑戰。

策略實施的陷阱和解決方案

實施新策略這樣的重大措舉需要面對相當多的阻礙。以下是您在實施策略時會遇到的四個最常見的陷阱,以及有關如何為團隊建立解決方案的一些技巧。

1. 不勝負荷或毫無意義的策略計劃

問題:如果策略實施缺乏意義和潛力,或者有太多難處需要考慮,這真的會為您的實施帶來麻煩。

解決方案:請使用 SMART 目標確保您的策略計劃具體、可衡量、可達成、切實可行且具有時限。這套架構可確保您的策略計劃既有意義又可付諸實行。

2. 未能實際實施

問題:制定策略計劃很好,但如果沒有上層管理階級的資源和支持,策略可能永遠無法實施。

解決方案:您的策略計劃應包含明確的目標、後果和需求,以推動策略的實際實施。文件的內容越清晰,就越容易獲得所需的資源,將其轉化為行動。

3. 缺乏溝通與職責定義

問題:如果團隊無法 100% 確定策略的實際內容,並且對他們各自的任務缺乏信心,那麼您的實施流程可能還沒開始就會胎死腹中。

解決方案:明確定義每位團隊成員的職責並委派相關工作。這麽做會使團隊成員對策略實施的結果產生責任感。請確保您的隊友擁有執行任務所需的權限和資源。

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4. 缺乏權責與權能

問題:低落的可視度和責任感的缺乏會讓您的團隊感到無助。

解決方案:請定期安排策略審核和團隊會議,討論每位團隊成員的進展、出現的問題,以及有助於成功實施的策略轉變。請追蹤實施進度,讓您的團隊在達成目標時獲得成就感。

只要您有意識到挑戰的存在,便可直接加以克服並避免不必要的挫折。

規劃、實施、慶祝

改變並不容易,但為了讓您的團隊成長,您的組織也必須這麽做。

無論您是與小型專案團隊一起制定策略計劃,或是已經將您的策略傳達給整個組織,可靠的專案管理軟體對於確保每個人都能存取所需的資源至關重要。

成功實施策略後,請別忘了給予您自己和您的團隊一點鼓勵。畢竟,慶祝這樣的里程碑也是很重要的!

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來源:哈佛商學院 | MindTools | OnStrategy

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