確立角色與職責以獲致團隊成功的 4 個方式

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaOctober 4th, 2021
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摘要

想要堅定地執行一個專案計劃卻沒有清楚的角色與職責將會極具挑戰。定義團隊角色後,您能夠與隊友相互協作,並更有效率地執行專案。本指南將說明如何確立角色與職責,以及何以這麼做對您的團隊有所助益。

您知道在角色和職責不明的情況下要管理專案是怎樣的一種紊亂情況嗎?一位團隊成員執行專案的設計部分,而另一位則同時在準備內容。這兩位團隊成員都寫了要放在圖片中的文案,以為這部分屬於自己的角色職責。由於溝通不良和重工,交付文案的時間比預期的時間更久,您因而必須延遲專案。

想要堅定地執行一個專案計劃卻沒有清楚的角色與職責將極具挑戰。定義團隊角色後,您能夠與隊友相互協作,並更有效率地執行專案。身為經理的您若想提高團隊生產力,必須盡早具體闡述每位團隊成員在專案中負責的任務。 

本指南將說明如何確立角色與職責,以及何以這麼做對團隊有所助益。

1. 判斷哪些任務必須完成

確立組織和專案層級的角色和職責時,您可以利用下列步驟。定義團隊角色的第一步是判斷哪些是必須完成的各種任務。您可以問以下這些問題,以便確立此類任務:

  • 之前的專案是否成功完成了?

  • 若不成功,還能做些什麼讓專案成果更佳?

  • 團隊的待辦清單上還留著哪些任務?

  • 各團隊成員每日完成哪些任務?

  • 這些任務是否符合每位團隊成員的職務描述?

知道必須完成的工作有多少之後,您就能據此委派這些任務。

閱讀:如何有成效地委派任務:給經理的 10 個提示

2. 找出職責分配上的短缺

儘管這是定義組織層級角色時最重要的一個步驟,您仍可能在定義專案角色時發現職責分配上有短缺之處。

建立您的待辦清單後,請將任務與團隊成員正在執行的任務相互比較、對比。做比較能夠協助您找出職責分配上是否有任何短缺。若團隊成員原本的職務描述不清楚,或他們被拉去幫助其他成員完成其他任務,就可能會在意料之外發生這類短缺。

找出職責分配的短缺後,這些短缺之處就成為團隊重新調整步伐的起始點。接著,您可再將團隊成員指派回原本預定的角色任務,並且弄清楚負責當下事務外還需接手額外任務的人員。

找出職責分配上的短缺

3. 使用 RACI 矩陣確立角色

RACI 矩陣是確立團隊角色的絕佳工具。RACI 是指以下四個角色:Responsible (執行者)、Accountable (當責者)、Consulted (指導者) 以及 Informed (知悉者)。您可以建立 RACI 矩陣/表,將任務列於 Y 軸而團隊成員列於 X 軸。 

指定四個 RACI 字母中的任一個給各項任務以及團隊成員。這樣一來,團隊成員就能輕易瞭解自己在各任務上的具體角色。

以下圖例更詳細地說明哪些團隊角色搭配 RACI 表的各個字母時能有最好的效果。

  • R = Responsible (執行者)。此人負責執行工作。每項任務都應只有一位執行者,如此一來,團隊的所有人才能知道找誰提出疑問、請求更新資訊。

  • A = Accountable (當責者)。此人負責核准工作,很可能是經理。

  • C = Consulted (指導者)。此人應對工作給予建議,可以是團隊成員,也可以是另一個團隊的人員。

  • I = Informed (知悉者)。此人應獲知工作的進度和成果,但不在工作執行期間給予建議。 

RACI 表範例

RACI 矩陣的額外提示: 

  • 每個任務都應只有一位執行者 (R),以利團隊成員瞭解由誰負責該工作。若任務的執行者超過一人,團隊成員就可能很容易感到混淆。

  • 儘管每項任務都應只有一位當責者 (A),該名人員卻也可以同為任務的執行者 (AR)。 

  • 控制獲告知的人數也很重要,因為愈多人被告知,專案就可能無端變得複雜 (盡量讓 I 的角色人數少一點)。

您可以使用 RACI 矩陣對團隊成員設定清楚的期望,並將它當成執行專案時的參考資料。 

4. 向團隊成員徵求回饋

完成 RACI 矩陣後,請團隊成員誠懇提出回饋,藉此鼓勵團隊協作,並深入解析按照自己指派的角色,專案是否能順利運作。

團隊成員若能表達意見,您就創造了健全的職場團隊互動氣氛,並促進溝通。

您能透過幾個方法徵求回饋,例如: 

  • 舉行團隊會議,透過以下問題提問:「針對我指派的團隊角色,大家有什麼想法嗎?」

  • 安排一對一會議,使團隊成員有安全之處可以表達疑慮。

  • 進行匿名調查,使團隊成員得能夠以最誠實的態度答覆。

何時應確立角色與職責

角色與職責還有組織層級和專案層級之區分。身為專案經理,您的職責便是在不同時刻定義團隊兩個層級的角色和職責。建立穩固的組織層級的團隊架構非常關鍵,若您在這部分已發現分配上有短缺之處,應先處理。 

例如,若團隊的撰稿人手上有眾多專案計劃的相關工作,這時就該重新聚焦於他們的優先事項和任務。若設計人員整天都在回覆電子郵件,就應重新調整團隊架構,讓他們有更多專注時間創造成果。

團隊一旦知道自己在組織層級的角色和職責,您就能個別處理每個專案。設計人員的職務角色可能有一般性的責任,但針對特定專案,他們還可能還必須負責來回傳送設計稿。 

閱讀:線上團隊:經營協作文化的 10 個方法

建立角色與職責的優點

建立角色和職責後,您就創造了可持續存在的團隊架構。當個人對自己獲得指派的責任感到有信心完成時,團隊績效就會改善。

建立角色與職責的 4 個原因

團隊成員各自有不同角色時,團隊也因而透過其他方式獲益,包括:

  • 生產力提升:將關鍵職責指派給個別團隊成員後,您將發現生產力提升了。團隊成員明白自己的角色與職責後,就能優先執行正確的工作,在完成工作時發揮最大的影響。

  • 招募流程獲得改善:闡明不同角色的工作職責後,招募經理在尋找新進人員時就更易於達成團隊所需。若沒有清楚的職責清單,招募人員就可能很難向應徵者說明職務角色。

  • 團隊士氣獲得提升:您的團隊成員若不清楚應該做些什麼,就可能對自己的技能感到沒有信心。定義角色和職責能夠提升團隊士氣,因為每個人都有要完成的任務。您也可調整團隊成員的角色,讓他們執行與自己天賦相符合的任務,這樣一來,他們就會對每天要執行的工作感到有自信。 

  • 更多效率卓著的資源:當團隊成員執行職務角色的正確工作時,您的組織將減少浪費的時間和金錢。從上述範例可看出,由於兩位團隊成員不知道自己在專案的工作職責,因而導致重工。重複的工作使得寶貴的專案時間被浪費了,因而也浪費了金錢。團隊愈有效率,您就擁有愈精實的預算和時程。 

團隊角色清楚而具體時,團隊成員將感到有自信、積極度高,從而能完成其職責。 

角色與職責範例

每個角色都有與之相符的關鍵職責。若能正確分配,團隊成員應能明白自己的角色,並且僅對其職務角色的任務負責。請瀏覽一些常見的角色,以及這些角色可能肩負的職責。

角色:專案經理

職責: 

角色:視覺設計人員

職責:

  • 產出品質一致的視覺素材

  • 讓團隊成員知道專案里程碑的最新進度

  • 建立專案守則,引導團隊成員

角色:內容撰稿人

職責:

  • 研究並撰寫文案

  • 與設計人員和經理就進度相互溝通

  • 取得客戶的回饋後修改文案

這些職責可能會基於組織文化、職場環境以及個別團隊成員的能力而變動。您可以製作自己專屬的工作職責範本,將更多細節納入其中,例如:團隊成員應向誰匯報、角色應達成的要求。

閱讀:專案經理養成全攻略

透過清楚的溝通和架構,打造強大的專案團隊

身為團隊主管的您,有責任讓團隊成員為每個專案做好準備。要辦到這一點,最好的方式是透過開放性的溝通建立堅實的團隊架構。您可藉助團隊溝通軟體確保所有人明白自己的角色和職責、任務何時截止、工作目前的狀態如何,進而如期完成任務,並達成團隊目標。

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