團隊角色:建立平衡團隊所需要的 9 個類型

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaAugust 16th, 2021
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摘要

貝爾賓 (Meredith Belbin) 博士發展的團隊角色理論,是以常見的行為特質為根據。貝爾賓模式將角色區分為行動導向型、謀略導向型及人際導向型三大類別,從而取得團隊的平衡並提高生產力。

團隊工作需要系統性的做事方式以及相互協作。團隊若想要達到最高的生產力,每個成員就都必須擔任特定的角色,使擔任的角色與他的長處一致,進而發揮所長。 

貝爾賓博士發展的團隊角色理論是以行為特質為根據。貝爾賓的九個團隊角色可分成三個類別:行動導向型、謀略導向型、人際導向型。

行動導向型的團隊成員隨時就緒,準備付諸行動,他們恪守嚴格的期限規定。謀略導向型團隊成員善於批判思考、提出新穎構想。人際導向型團隊成員有絕佳的溝通技巧,因而能支持整個團隊。 

本指南文章將討論貝爾賓的九個團隊角色,並說明您要如何取得團隊平衡,才能增進團隊生產力

貝爾賓的團隊角色

1. 形塑者

型塑者是將團隊向前推動的團隊成員。他們屬於行動導向型,在發生任何問題時仍能鼓舞自己和其他人。型塑者是天生的領導者,因此在管理角色中長袖善舞。發生危機時,他們能很快找到解決方案。

型塑者團隊角色範例:若用產品行銷團隊作為例子來說明,型塑者就是產品總監,由他們監督團隊達成目標的願景和藍圖。  

2. 執行者

執行者也是行動導向型團隊成員,他們會在自己的環境中維持秩序。這類型的成員很務實,善於實現構想。雖然執行者喜歡採取行動,但他們也高度自律。由於他們可以很有自信地支援其他團隊成員,因此可以成為團隊的支柱。  

執行者團隊角色範例:執行者會是產品行銷團隊的商業分析師,他們以資料作為分析的依據,審評讓組織流程更有效率的各種方式。

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3. 完成者

最後一個行動導向型團隊角色是完成者。顧名思義,完成者是腳踏實地、留意精巧細節並力求完美的成員。這類團隊成員可能較為內向,然而,由於他們會敦促團隊成員產出優質的工作成果,因此在工作環境中發揮重要的價值。

完成者團隊角色範例:完成者在技術支援的工作上游刃有餘。他們知道如何快速而有效率地找出並解決問題。

4. 創新者

創新者是謀略導向型團隊成員,他們是創新而創意十足的思維者。儘管創新者有助平衡團隊結構,他們在與大團隊分享自己的構想前,偏好透過腦力激盪使構想具體成形。創新者可能會偏好獨自作業,但即使他們不如其他團隊成員那麼侃侃而談,卻仍為團隊帶來珍貴的貢獻。 

創新者團隊角色範例:創新者具有高度創造力,因此能成為優秀的產品設計師。

5. 監察員

另一個謀略導向型團隊角色是監察員。此類型是理性思維者,可將情緒擺一邊,專心解決問題。當專案需要進階知識和策略性規劃時,監察員就能獲得最佳發揮。他們會審評構想,判斷這些構想的價值和可行性,接著再採取步驟將構想向前推動。 

監察員團隊角色範例:監察員會是超級有系統的專案經理,他們以策略性角度出發,界定專案的範疇並將團隊的點狀事務串聯成線。 

6. 專家

最後一個謀略型團隊角色是專家。專家對其各自領域具備深度知識,他們喜歡針對一個領域的專業做出貢獻。專家會依循所有謀略導向型團隊角色的模式,因為相較於在團隊中工作,他們獨自作業時表現更為出色。儘管此類型成員獨立性較高,但他們卻能透過具體的綜合技能為團隊創造偌大價值。

專家團隊角色範例:專家可能會是程式設計師、SEO (搜尋引擎最佳化) 分析師,或團隊的技術小組,他們的職責是專精於團隊其他人可能不甚熟悉的某種技能,而這部分的工作也多虧有他們,才能免於出錯。 

7. 協調者

接下來要提到的是人際導向型團隊角色,協調者是具備絕佳溝通技能的團隊成員。通常協調者會擔任領導職,因為他們能促進協作並激勵團隊達成目標。其他團隊成員尊敬協調者並信任他們,放心交由他們做決策。 

協調者團隊角色範例:協調者樂於協調和鼓舞其他人,因此可勝任產品開發人員的團隊主管。 

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8. 團隊工作者

團隊工作者也屬於人際導向型這個類別。外向性格有助於他們與他人合作愉快,並且聆聽隊友的意見。這類團隊成員能輕易在環境中因應變化而調整,而且他們知道發生衝突時應如何營造和諧氣氛。若有團隊成員手上的工作太多,或遭遇家人相關的緊急事件,團隊工作者會是挺身而出、提供支援的第一人。 

團隊工作者團隊角色範例:由於團隊工作者是天生的協作者,他們在大型團隊中擔任產品行銷人員,會有卓越的表現。

9. 資源調查者

九種團隊角色當中的最後一種是資源調查者。這類人際導向型成員樂於探索新的機會,例如為公司尋找有潛力的行銷機會,或鼓動專案關係人發佈新產品。正向積極的態度使他們成為天生的人脈專家,或新業務的催生者。 

資源調查者範例:由於資源調查者喜歡與其他人建立人脈,因此在產品銷售的領域可以游刃有餘。

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如何建立平衡的團隊

當您面對各式各樣的性格和長處時,要在工作中建立平衡的團隊可能會較具挑戰性。多數團隊都不太可能擁有能夠完全擔任所有 (九種) 團隊角色的成員,因此能否瞭解自己應如何與既有團隊合作,並善加發揮每位團隊成員的優點,就非常關鍵。

如何建立平衡的團隊

建立團隊時,善加運用團隊的優點

每個團隊角色都有其優缺點。覺察這一點有助建立更平衡的團隊。例如,創新者可能會不擅溝通,但他們知道如何解決複雜的問題。完成者可能有眾多團隊合作的經驗,但不見得總能準時交付成果。 

指派團隊成員的職責時,應重視每位團隊成員的長處。您可以透過任務練習或員工審評來辦到這一點。團隊成員若能每天在工作中發揮所長,您的團隊就能有最佳的表現。

審評團隊的短缺之處

若一個團隊中具有相同長處的成員過多,就可能發生衝突和短缺之處。例如,若謀略導向型成員過多,而行動導向型成員不足,就可能導致提出的構想太多,而毫無執行成果。 

透過定期審評,您就能覺察團隊的短缺之處。您不僅應審評團隊成員的績效,更要觀察團隊成員合作的方式。您可以根據先天的行為暨性格類型調動職責和工作職掌。團隊凝聚遊戲是聯繫團隊的絕佳方式,可藉此學習如何順利合作。

定期審視團隊角色

定期審視團隊的角色和職責十分必要,如此一來,您才能建立有卓越績效表現的團隊。透過每季審評,可評估團隊成員的進度,審評個別成員的技能是否與時俱進、是否更適合擔任其他角色,或能否得益於額外的訓練。 

例如,某個大致偏內向性格、謀略導向型的成員可能會提升自信並發展溝通技能。而進一步評估後,您可能會發現他們是人際導向型,並且可在擔任領導職角色時有出色表現。如果沒有定期審視或開放溝通,團隊成員就無法轉變為新的角色。 

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團隊管理工具

團隊管理工具可在指派任務和群體共同完成專案時,讓一切資訊變得清楚明晰。畢竟,當每個人都能清楚看見誰在何時執行什麼工作時,協作就變得更簡單。若能明瞭並深入洞察各團隊成員的優先順序,整個團隊就能一起運作得更出色。

工作負荷管理

團隊管理的一個重要環節是主動管理工作負荷。工作負荷管理涉及將排程以視覺化方式呈現,瞭解專案的生命週期,以及透過工具之使用對成員和專案獲得深入瞭解。這是讓專案持續順利運轉而不會對個別人員施加過多壓力的關鍵。 

運用 Asana 管理團隊的工作負荷

資源分配

成功分配資源是專案和團隊成功的核心要素。資源分配有助判斷資源的可用性、針對各專案您需要多少資源、哪些團隊成員最適合負責完成哪個專案。一個不錯的做法是建立資源管理計劃,自始至終確保專案進度正常。 

RACI 表

角色與職責矩陣 (又稱為 RACI 表) 有助團隊確立專案角色,明辨特定任務由誰負責。此首字母縮寫詞來自以下幾個英文單字:Responsible (執行者)、Accountable (當責者)、Consulted (指導者)、Informed (知悉者)。若要建立 RACI 表,應概述專案的各個任務,接著針對手上的各項任務,從這四個字母所代表的標籤擇一指定給團隊的各個成員。

工作流程看板

工作流程看板是團隊成員以視覺方式呈現專案所處階段的絕佳方法,如此一來,您就知道還剩哪些工作需要完成。工作流程看板使用卡片來呈現工作項目,如此一來團隊成員就可一眼看懂專案的內容以及工作流程。這個系統讓成員得以清楚檢視各計劃的階段和優先順序,從而更輕易透過雙眼觀察來瞭解專案。

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團隊協作工具

當您擁有正確的工具時,團隊協作遠遠簡單得多。誰不想避免徒勞無功?您不僅能簡化任務,還能讓團隊成員針對目標取得共識、管理變更、分享檔案等,難以盡數。

使用同一個團隊協作工具能夠預防專案風險,並針對整個看板上的所有任務改善管理。為了幫助所有員工在自己的角色上獲得卓越成果,所有人均應能夠存取這個工具,如此一來,每個人都能更輕易執行自己的工作。 

平衡的團隊可提高團隊生產力

運用貝爾賓的九個團隊角色理論有助建立平衡的工作環境,以利團隊提高生產力。您一旦瞭解如何善加運用團隊成員的長處,他們就更能樂於盡心投入各自的角色職責,你們就能更有效率的協作並完成任務。 

您一旦知道每個成員在團隊所扮演的角色,協作工具就能加快工作流程的速度。這類工具可讓團隊分享更新資訊、安排任務的排程,並且更能溝通無礙。

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