成功舉辦專案事後反思會議的 6 個步驟

Sarah Laoyan 撰稿者特寫照片Sarah LaoyanSeptember 2nd, 2021
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摘要

專案事後反思會議是專案結束後舉辦的會議,主要目的是反映專案的表現並指出未來可以改變哪些做法,以便建立更精簡的流程。本文說明舉辦專案事後反思會議的關鍵優點,以及成功舉行此會議所需採取的步驟。

專案管理流程中最令人有成就感的事之一,就是完成專案這件事。您和團隊齊心戮力,終於抵達目的地,在繼續前進之前,很重要的一點是花點時間慶祝,並回顧眾人合力完成的出色成果。

一個不錯的做法是舉行事後反思會議。本文討論專案事後反思會議的關鍵優點,並分享成功舉辦會議的六個簡單步驟。

什麼是專案事後反思會議?

事後反思會議是專案結束後舉辦的會議。藉此會議,您的專案團隊可以指出整個專案過程中有卓越成效以及有改善空間的事項。

專案事後反思會議是慶祝成就、反思團隊工作流程以及針對任何流程採取疊代做法的絕佳機會,以便在下一次有更好的表現。

事後反思會議可能有幾個不同的名稱。最常見的幾個包括:

  • 專案匯報:這個詞源自軍事用語,軍事團隊會在任務結束後進行「匯報」,以便解說過程中發生哪些事件。

  • 回顧:敏捷專案管理通常會舉辦專案回顧,因為敏捷管理的主要目標是持續改進,因此通常會在衝刺週期結束後舉行回顧會議,讓團隊進行反思。

  • 專案總結:總結通常會以書面形式整理出會議的關鍵要點。專案總結也是如此,除此外,還會強調整個專案的關鍵要點。

  • 結案會議:通常會在專案的尾聲使用此會議來表示專案完成,或把任何尚未收尾的項目做總結。

  • 經驗汲取會議:美國專案管理學會用這個語詞來標記專案結束。此類會議有助專案領導者清楚瞭解哪些做法奏效、哪些沒有成效,以及哪些部分還有改善空間。

事後反思會議與事前分析會議

事後反思會議和事前分析會議兩者主要的差異在於會議召開的時間點。事前分析會議是在專案開始前舉行。在事前分析會議中,團隊先行主動思考有可能出差錯的任何事件,以做為風險管控的方法。

事後反思會議是在專案已執行之後才舉行。它是用來反思專案期間所發生事項的回顧會議。

您為什麼應該召開專案事後反思會議?

舉行專案事後反思會議可以讓專案經理深入解析改善專案流程的方法。具體而言,此類會議有助於:

從過去的經驗累積知識

由於專案事後反思會議有助專案經理精簡未來專案的流程,因此至關重要。只要花點時間回顧專案期間哪些做法奏效,您就能運用這項回饋,將之納入下一個專案的計劃中。反之,若計劃執行期間有任何做法成效不彰,您則能利用這個機會修正策略。

善加應用您從過去專案學到的知識,也有助預防錯誤發生,並且有助於管控風險。若您會定期執行類似的專案,可以根據過去的專案流程建立一個範本。如此一來,專案團隊就能得知哪些行動項目及交付項目必續納入專案計劃中。

由於回顧和疊代與敏捷專案管理法息息相關,因此是兩大重要支柱。敏捷流程將疊代視為首要之務。若沒有留下時間反思成效好與不好的事項,您就無法針對下個衝刺變更流程。

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

增加團隊溝通

專案事後反思會議的其中一個主要優點,是讓專案經理有機會退一步反思其他團隊成員對於自己在專案中扮演的角色,有何觀感。

專案成功與否通常取決於團隊合作的成效如何,因此一個重點是為所有人建立一個空間,讓他們分享各自的獨特經驗。這樣做讓個人有機會談論自己的明確痛點,並合力找出可用於下個專案的解決方案,避免痛點再次發生。

提振團隊士氣

留點時間回顧團隊的成果是提振團隊士氣的簡單作法。儘管總結一個專案並立刻開始下一個專案可能很簡單,花點時間慶祝團隊完成的美好成果,對凝聚團隊而言非常重要。

事後反思會議是肯定團隊成員的絕佳機會,可藉此表揚他們格外努力使專案得以成功。肯定團隊成員對團隊士氣大有助益。

以下是幾個您可在事後反思會議提振士氣的方式:

  • 在您的回顧專案範本中納入一個「成就」區段。

  • 請每位團隊成員向另一位團隊成員就專案成就至少給予一項稱讚。

  • 會議開始前,事先準備幾項值得表揚的重要成就。

請閱讀:團隊士氣如何影響員工績效

成功舉行事後反思會議的 6 個步驟

事後反思會議流程不需要很複雜。透過以下幾個簡單步驟,您就能開始帶頭召開成功的事後反思會議。

1. 在專案完成後的幾天之內召開會議

在團隊成員對專案經驗仍感到記憶猶新時做反思分析,成效最為卓著。一個簡單的做法是在您開始執行專案時,就將會議時程安排在合理的時間段,確保事後反思會議在此時間範圍內召開。將事後反思流程排進您的工作流程可確保這個步驟不被遺忘。

一般而言,事後反思會議的最佳排程是專案完成後的幾天之內。這樣做可讓團隊在專案結束後稍事休息,以便利用自己的時間進行反思,然後再加入團隊一起回顧。

2. 傳送會前問卷

一個實用的做法,是在專案結束後和事後反思會議前之間的間隔時段,向團隊傳送問卷,以便提早獲得團隊對專案的看法。若有多個團隊成員提及相同問題,務必在事後反思會議將該主題納為關鍵要點進行討論。

會前問題範例:

  • 這個專案期間有哪些做法奏效?

  • 這個專案期間哪些做法成效不彰?

  • 對於下個專案我們能夠如何改進,大家有沒有任何建議?

找出討論的要點後,下一步就是建立日程,並在會議召開前傳送給團隊。

3. 分享事後反思會議日程

一個好的做法是,一律在各種會議之前分享日程,這不僅限於反思會議。事先提供更新資訊給團隊,可讓他們預先得知關鍵主題,進而事先思考、預做準備。

日程範例:

  • 開場 (2 分 30 秒)

  • 讚揚團隊 (5 分鐘)

  • 奏效做法 (5 分鐘)

  • 尚有改善空間的事項 (5 分鐘)

  • 針對下個專案的建議 (5 分鐘)

  • 總結 (2 分 30 秒)

閱讀:領導出色會議的 5 個提示

4. 指派一位專責的會議記錄人員以及主持人

會議開始前,先找到會議記錄人員及主持人。理想的做法是找兩個不同的團隊成員,因為同時肩負這兩個任務可能會導致對話中斷。主要的專案經理通常擔任討論主持人的角色,而由其他人負責會議記錄。

若您是召開虛擬會議,一個好的做法是將會議過程錄影,如此一來與會者就能回顧,此外,在您審閱會議紀錄時也有可參考的要點。

5. 主持會議

您若是實際主持會議的人,設定會議應如何進行的基本規則就很重要。主持人通常依循日程中的關鍵要點引導對話展開。但萬一對話內容走調,該怎麼辦?

主持人的職責是讓對話繼續下去,並鼓勵大家就專案進行更多討論。以下是幾個可供思考、讓主持人詢問團隊成員以便促進討論的問題:

  • 團隊是否有任何人因專案計劃設定的時程而感到備受挑戰?如果沒有,請大家說說看是什麼對你們造成了阻礙?

  • 你們認為團隊有足夠的資源,能在我們設定的期限前完成專案嗎?如果沒有,我們還能提供哪些其他資源,以利在期限前完成任務?

  • 有了這次的經驗,若能重新執行這個專案,你們會有什麼不同的做法?

  • 你們想不想再次執行類似的專案?為什麼想?為什麼不想?

  • 你們認為這個專案成功嗎?為什麼成功?為什麼不成功?

這類的開放式問題有助您找出專案流程中,您未在執行過程中得知的專案面向。您可善用這類來自團隊的深入解析,為下個專案制定更完善的流程。

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6. 傳送會議總結給與會者

會議結束後,應傳送包含要點的總結給團隊。務必納入會議中確認的所有行動項目,並向團隊說明他們可預期下個要執行的專案有哪些初步構想。

深入瞭解專案管理技能的必備要素

除了從專案事後反思會議學習經驗之外,您還能針對下個專案建立專案計劃,以及舉行專案啟動會議,從而藉由這類關鍵專案管理技能,有效地為專案的成功做好準備。

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