如何進行專案事前分析

在發明燈泡時，愛迪生說過一句名言：「我沒有失敗，我只是發現了 10,000 種行不通的方法。」 每次他製作出失敗的燈泡時，愛迪生都會學到新的東西，了解哪些方法行不通，以及他接下來應該嘗試什麼。 

瞭解哪些方法無效，並嘗試新的方法，是迭代和改進流程的絕佳方式。 這正是專案事前分析的作用。 在啟動專案之前，與您的團隊一起進行事前分析，以設想可能出錯的地方。 然後，當您進入專案執行階段時，您就更能掌握哪些方法無效，哪些方法有效。 

什麼是專案事前分析？

在進行事前分析 (甚至在您開始專案之前) 時，您的專案團隊會展望專案的結束，並想像它已經失敗。 透過從失敗點逆向思考，您的團隊可以更好地瞭解專案風險，以及如何在專案推進時避免這些風險。 

事前分析由專案經理或 Scrum 主持人領導，但整個專案團隊都會參與這個過程。 在事前分析期間，您擁有的觀點愈多樣化，就愈有可能識別潛在的未來風險，並防止該風險發生。

如果您從未聽說過事前分析，您並不孤單。 許多專案團隊會在專案結束時規劃事後分析，與團隊進行匯報或瞭解出了什麼問題，但事後分析往往為時已晚。 相反地，事前分析會主動識別專案風險，並在風險發生之前加以解決。 

事前分析與事後分析

顧名思義，事前分析和事後分析發生在專案時間軸的不同階段。 事前分析會議是在專案開始前舉行。 這些分析會議可作為針對潛在專案失敗的主動風險評估。 

另一方面，事後反思則是專案結束後對專案的分析。 您可能也聽過事後分析被稱為回顧，尤其是在執行Scrum的團隊中。 與事前分析不同的是，事後分析並不總是與專案失敗有關。 這些會議通常在專案出錯後舉行，但您也可以進行專案事後分析，以提取專案團隊想要分享的任何經驗教訓。 

事前分析與專案風險管理

事前分析的目的與專案風險管理流程類似。 這兩個流程都能幫助您主動識別並預防專案風險。 兩者的主要差異在於您如何識別風險。 

在專案風險管理流程中，您的團隊會透過風險管控表識別和監控潛在的專案風險。 如果已識別的風險成為現實，您的團隊已經制定了有效且高效的應對計劃。 

相反地，在進行事前分析時，您的團隊會想像專案已經失敗了。 事前分析與其說是識別和管理風險，不如說是將實際發生的風險可視化。 對於某些團隊成員而言，這是一種有用的心理結構。 停止討論「如果」的情況，讓人感到自由。 然後，專案負責人會利用這些資訊來降低風險，或在某些情況下建立專案風險管理計劃。

事前分析的優勢

與任何風險管理計劃一樣，事前分析有助於您和您的團隊預防專案失敗。 但事前分析的特定架構 (即您的團隊想像失敗已經發生，並從那裡開始逆向工作) 有幾個明顯的優點。 

透過專案事前分析，您可以：

• 獲得前瞻性的後見之明。 預測性先見之明是指您想像某件事已經發生。 根據研究，前瞻性的先見之明可將正確識別未來結果原因的能力提高 30%。 

• 減少過度自信。 有時候，您會非常希望自己正在規劃的專案能夠成功，以至於您會無意識地讓自己的偏見主導，並忽略風險。 即使您進行了專案風險分析，這種情況也可能發生在任何人身上。 事前分析會想像專案已經失敗，因此您可以在不過度自信的情況下進行腦力激盪。 

• 讓跨職能團隊參與其中。 由於反向分析法涉及各種專案關係人 (而非僅限於核心專案團隊)，因此它帶來了新的觀點，並對您無法識別的潛在專案風險提供了有價值的深入解析。 

• 就專案風險達成共識。 與大多數風險管理計劃一樣，事前分析會標記潛在的專案風險。 然後，當您在執行專案時，您和您的團隊會更清楚障礙所在，如果這些風險確實發生，您就可以更快地識別它們。

使用事前分析的 6 個步驟

若要使用逆向分析法，請從失敗的那一刻開始逆向工作，以便識別專案計劃中的潛在風險。 確定風險後，請針對這些風險的可能性和嚴重程度進行腦力激盪。 最後一個步驟是防止可能發生或嚴重的風險發生。

1. 建立專案計劃

在想像出錯之前，您首先需要對即將發生的事情有大致的瞭解。 這就是專案計劃發揮作用的地方。 專案計劃是團隊在專案期間將完成的關鍵要素的藍圖。 

專案計劃中有七個部分：

1. 目標

2. 成功指標

3. 專案關係人與角色

4. 範疇與預算

5. 里程碑及交付項目

6. 時間軸與排程

7. 溝通計劃

在進行事前分析之前，請先建立並分享您的專案計劃。 您的團隊需要確切瞭解專案計劃，以便思考它可能會出錯的地方。 根據計劃的複雜程度，您還可以分享專案藍圖、專案章程或商業企劃案。

例如，以下是Asana中行銷活動的專案計劃：

2. 邀請專案關係人

在規劃事前分析時，請邀請任何對專案失敗原因有深入解析的人員。 這包括您的核心專案團隊，以及任何跨職能的工作夥伴。 邀請專案贊助者或主管級專案關係人並不那麼重要，因為他們對日常專案工作的瞭解不多。 若要協助確定邀請對象，請建立RACI 表。 

若繼續我們的行銷活動計劃範例，相關專案關係人包括：

• 行銷活動負責人兼電子郵件行銷經理 Daniela

• 行銷活動的文案撰稿人 Kabir

• 行銷活動的設計主管 Avery

• Blake，支援行銷活動的社交媒體經理

• 影片經理 Kat

3. 識別潛在的專案失敗

分享專案計劃並確定專案關係人後，就可以實際執行事前分析了。 事前分析會議的第一步是腦力激盪會議，分為兩個部分。 

若要開始，每位團隊成員都應自行針對潛在的專案風險進行腦力激盪。 如果您的團隊喜歡在同一個房間進行腦力激盪，您可以即時進行，或者在會議前的幾天嘗試非同步腦力激盪。 請確保您的團隊成員獨立完成此工作，以免受到其他團隊成員的想法影響。 您的團隊稍後將有時間進行比較並分享想法。

作為專案負責人，請確保您的團隊能夠自在地分享他們的所有想法。 有些專案風險比其他風險更具個人性，但忽略這些風險可能會對專案的成功產生負面影響。 在每個人開始分享想法之前，不妨考慮建立群組規範，以便每個人都能自在地分享所有想法。

例如，行銷活動團隊確定了活動可能失敗的以下原因： 

• 專案交付項目未能及時發佈。

• 專案交付項目準時發佈，但存在拼寫和圖形錯誤。

• 專案超出預算。

• 客戶對行銷活動訊息有負面回饋，導致不良宣傳。

• 相關的行銷活動登陸頁面當機，且在發佈週無法使用。

• 品牌行銷活動的設計風格被競爭對手複製。

• 行銷預算削減影響品牌行銷活動的交付項目和時間軸。

• 創意策略未能引起客戶共鳴，導致市場錯失，品牌知名度和價值降低。

• 專案關係人對交付項目的看法不一致，導致專案過程中產生挫折感。 

4. 分擔風險

團隊成員個別寫下自己的想法後，就可以與團隊分享了。 請確保您或其他團隊協調人將所有想法記錄在集中的事實來源中。 理想情況下，此流程應是可視化的，以便團隊成員可以討論潛在的失敗，並在適用的情況下加以改進。 請嘗試使用白板或協作式腦力激盪工具來記錄每個人的想法。

當每個人都準備好分享時，請在會議室 (或 Zoom) 中輪流讓每位團隊成員分享一個想法。 與其讓一位團隊成員閱讀他們所有的專案失敗，不如鼓勵他們分享其中一個想法，然後轉到下一個人，依此類推。 這樣，每個人都有機會發言。 鼓勵團隊成員避免重複原因，除非他們有重要的內容要補充。 

5. 識別高可能性或高嚴重程度的風險 

並非您的團隊在事前分析腦力激盪會議中列出的每一個專案失敗都可能發生。 即使確實發生，其嚴重程度可能也不足以影響專案目標。 有些專案失敗可能不太可能發生，而其他失敗則可能不足以影響專案並導致完全失敗。 以團隊為單位，瀏覽清單並確定高可能性或高嚴重程度的專案失敗。 

您最終面臨的風險數量取決於專案的範疇和影響。 一般而言，10 是一個不錯的數字，但您可以根據具體情況減少或增加數量。 

例如，在行銷活動的事前分析中，團隊確定了五個需要解決的風險：

• 高可能性：專案交付項目未能及時完成。

• 高可能性：專案超出預算。

• 高嚴重程度：相關行銷活動登陸頁面當機，且在發佈週無法使用。

• 高嚴重程度：創意策略未能引起客戶共鳴，導致市場錯失，品牌知名度和價值降低。

• 易於解決：專案關係人對於交付項目產生分歧，導致專案執行階段的挫折。

6. 審閱並修訂專案計劃

預先分析會議結束後，請將團隊的腦力激盪內容應用於專案計劃。 尋找專案計劃中可以加強的弱點，以防止團隊成員發現的一些失敗情境。 這是您在專案開始之前降低風險並改善未來結果的機會。 

如果您正在進行大型計劃，請將一些可能性較高或嚴重性較高的行動項目轉化為風險管控表。 然後，如果您進行了重大變更或引入了新工具來降低風險，請向您的團隊、跨職能協作者和高階專案關係人或專案贊助者展示專案計劃中的變更。

例如，在行銷活動事前分析之後，以下是解決每種風險的方法：

• 專案交付項目很可能無法按時完成。 為了預防這種風險，請在甘特圖式工具中檢視您的工作，以便在時間軸上將任務可視化，並清楚瞭解所有交付項目或阻礙。 為了讓高階主管專案關係人隨時掌握最新資訊，請傳送每週專案狀態報告，讓每個人都能就專案進度維持資訊同步。 

• 專案超出預算的可能性很高。 為了預防這種風險，請在每月的專案狀態報告中包含預算更新，並確保您的專案贊助者參與所有預算更新。 在啟動專案之前，請重新設定預算，以確保您有備用預算，以防萬一。

• 行銷活動登陸頁面當機會嚴重影響品牌行銷活動的成功。 為了預防這種風險，請在前一週在暫存環境中啟動頁面，以確保它們在與公眾分享之前正常運作。 

• 創意策略未能引起客戶共鳴，會導致錯失市場，降低品牌知名度和價值，從而嚴重影響品牌行銷活動的成功。 為了預防此風險，請在專案計劃和專案簡介中納入產品行銷團隊的角色研究，以便每個人都能達成資訊同步。 

• 如果專案關係人對交付項目產生分歧，他們可能會在專案期間感到沮喪。 這種風險可以透過溝通計劃和所有專案資訊的集中的事實來源 (例如工作管理工具)輕鬆解決。 

事前分析後：接下來會發生什麼事？ 

事前分析有助於瞭解專案失敗的原因，並防止這些風險浮現。 完成反向分析後，剩下的就是執行專案。 如需入門協助以及專案管理最佳作法，請參閱我們的專案管理資源中心。