事前分析範本

針對專案可能出錯的各種情形進行腦力激盪,似乎注定會導致災難性的後果。不過,這其實是一個幫助團隊擬定解決方案並緩解風險的好方法,且在問題發生之前便可進行。使用事前分析範本可幫助您輕鬆做到這點。

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在專案開始之前思考其出錯的可能性,聽起來是個很糟糕的啟動方式,但這其實是一種很聰明的策略,可幫助您識別潛在風險和將來的結果。這麼一來,若那些問題確實發生,您便已有了因應計劃,可避免發生措手不及的情形。以上就是專案事前分析腦力激盪的基本構想。使用範本來幫助啟動您的事前分析腦力激盪,無須繁重工作便可輕鬆進入狀況。

什麼是專案事前分析?

專案事前分析是一種腦力激盪的形式,您的團隊可以在專案開始之前進行事前分析,以預測可能導致專案失敗的不同情況。事前分析是以預測性先見之明的概念為基礎:假設一項潛在的未來事件確實發生,並針對其進行反思。其重點是要尋找潛在的失敗情形,以此更好地識別和規劃可能發生的專案風險。

什麼是專案事前分析範本?

事前分析範本是一種可重複使用的工具,您每次舉行專案事前分析會議時,都可使用它來組織事前分析會議所產生的重要想法和行動項目。事前分析範本最適合在協作式的工作管理工具中使用。如此,專案團隊成員便可以即時參與腦力激盪,且每個人都可以將其當作線上白板來使用。

事前分析範本應包含哪些內容? 

出色的事前分析範本應包含成功舉行事前會議所需的所有重要元素,包括:

  • 準備工作或預讀:在事前分析會議中提供情境資訊非常重要,這樣專案團隊成員便能自行進行小型的事前分析,並在腦力激盪時提出想法。

  • 會議日程: 提前分享會議日程可以讓您的團隊有時間進行個人腦力激盪,並分析他們將在腦力激盪期間討論的主題。

  • 腦力激盪類別:您的團隊需要在事前分析會議中提出兩項主要的內容:潛在的未來風險和這些風險的潛在未來解決方案。

  • 發生的可能性:這是針對潛在風險的標籤或標識,有助於表明風險發生的可能性。這麼做可以幫助您以更好的方式規劃您的專案和安排其優先順序,使風險降到最低。 

  • 優先順序:將風險按照對專案的重要性排序。每項風險都不盡相同,故確定優先順序可以幫助您的團隊專注於最重要的問題。 

使用事前分析範本的優點

使用專案事前分析範本可以為您的團隊提供一些重大好處。使用事前分析範本可為您帶來以下幾種優勢:

  • 提供一致性:使用範本可確保每個人都以類似的方法舉行事前分析會議。透過一致的使用方式,每個人都會對流程更加孰悉,並讓事前分析會議成為規劃流程中的一部份。 

  • 緩解專案風險:若要發掘前瞻性的先見之明,便需要定期尋找潛在的失敗。最終,由於您的團隊已經為負面的未來結果做好準備,故可以防止其確實發生。

  • 鼓勵在專案開始之前進行交叉協作:當專案團隊中的每個人都一起完成事前分析練習,您便能確保每個人都取得資訊同步。使用像 Asana 這樣的工作管理軟體可以幫助團隊即時交流,故遠端團隊也可以一起進行腦力激盪。 

整合功能

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,若每個部門都有各自專屬的歸檔系統,工作就會遲滯並且面臨穀倉效應。在 Asana 中,成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅減少重複性的工作,也提高跨團隊的可視度,還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作,確保團隊和任務保持相互連結。

  • 專案簡報。專案簡報是一種向較大專案團隊傳達重要詳細資料和日期的方式。請將它存放在一處集中的來源事實 (如 Asana),確保您的團隊能輕易存取專案簡報。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

  • Figma。團隊運用 Figma 建立使用者流程、線框圖、使用者介面模型、原型等。現在,您可以將這些設計嵌入到 Asana 中,這樣您的團隊就可以藉助相關專案文件,參考情境中的最新設計成果。而且,有別於螢幕擷取畫面,即時嵌入的內容會即時更新,以反映在設計檔案中作出的變更,從而消除尋找正確檔案與更新圖片方面的功夫。

  • Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

常見問題

舉行事前分析會議可帶來哪些優勢?

進行專案事前分析會議是風險分析的一種形式——您的團隊在專案開始之前便應花時間腦力激盪,討論可能使專案出錯的不同情況。這可讓您的團隊有時間制定行動計劃,以便他們知道如何在阻礙成為問題之前便加以解決。

我該如何使用事前分析範本來舉行事前分析會議?

使用專案事前分析範本的最佳方式,是在協作式的工作管理平台中構建範本。這可讓您輕而易舉地進行專案事前分析,因為您可以快速複製範本、新增會議日程,然後開始將其當作線上白板來使用。

事前分析會議和事後反思會議有何不同?

事前分析是您在專案開始之前所進行的腦力激盪會議,用以幫助您分析可能遇到的潛在風險。事後反思則是在專案完成後召開的會議,用以分析哪些方面進展順利,以及您可以為下一個專案改進哪些方面。

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