什麼是風險管控表:專案經理指南 (附帶範例)

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaMay 18th, 2022
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什麼是風險管控表?
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尋找能夠讓團隊為成功做好準備的工具嗎?風險管控表就是對症良藥。

風險管控表是所有成功的風險管理流程中必不可少的元素,有助於減緩可能出現的潛在專案延誤風險。

風險管控表需與專案關係人分享,以確保資訊能夠儲存在一處可存取的位置。由於這通常取決於專案經理 (也就是指您!),因此不妨瞭解如何及何時使用風險管控表,以便為下一個專案做好準備。

什麼是風險管控表?

風險管控表是一種用作風險管控工具的文件,用以確定專案中一系列潛在風險。這個流程的目的在於以收集資訊的方式,在風險演變成問題前加以確定、分析和解決。雖然風險管控通常用於專案,但也可以用於產品發佈和製造等情況。

風險管控表文件又稱為風險管控表記錄,專門用於追蹤專案中的潛在風險。其中還包括風險優先順序及發生可能性等資訊。

專案風險管控表不僅應用於確定和分析風險,還需提供實質性的風險降低措施。這樣,如果風險演變為更大的威脅,您的團隊也能備妥解決方案,有能力解決問題。

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何時應使用風險管控表?

風險管控表在許多情況下都能派上用場。理想情況中,應在每一個專案中都使用風險管控表,或在需要時能夠使用。小型和大型專案皆可使用風險管控表,但依據計劃的範圍和複雜程度,風險記錄可能會有所不同。

小型專案中可能僅包含可能性、優先順序及解決方案等與風險相關的基礎資訊,而較為複雜的專案則可能需要大約 10 個不同的文件欄位。

有些公司會聘雇風險管控專業人士來管理風險記錄,通常會由專案經理或團隊負責人來負責監控。若您的團隊並未進行風險管理或意外管理流程,瞭解常見的風險情境以便決定您與團隊是否適合使用風險管控表會很有幫助。

一些按優先順序排序的風險情境包括:

  • 低優先順序:缺乏溝通和排程錯誤等風險可能導致專案面臨範疇潛變和遺漏交付項目等問題。

  • 中優先順序:計劃外或額外的工作等風險可能導致團隊面臨難以維持生產力和制定模糊目標等問題。

  • 高優先順序:資料安全性及盜竊等風險可能導致您的公司面臨盈利損失的問題,應予以優先處理。

瞭解何時使用風險管控表後,您可以在遇到高優先順序的風險時正確定義。

常見風險情境

新專案進行期間可能會出現多種風險。從資料安全性到計劃外的工作等事件都有可能導致專案面臨超出預算和範圍的風險。沒有人願意想像錯失截止日期帶來的後果,這就是要在潛在風險發生之前加以識別非常重要的原因。

常見風險情境

在風險管控表中納入常見風險類別也是不錯的做法,這樣就能在發生風險時做好準備。不妨詳細瞭解這些風險,確定哪些類別可以運用到您的團隊中。

資料安全性

如果您正在進行的專案可能會影響資料安全性,則追蹤並降低潛在風險就極為重要。未加應對的風險可能會導致:

  • 資訊遭盜竊:如果沒有適當的風險應對措施,您的企業可能會容易受到私人資訊遭盜竊的影響。如果是客戶資訊被盜,這種情況尤為有害。

  • 信用卡詐欺:這種情況可能會因多種原因而非常危險,可能會導致盈利損失以及需要採取法律行動。

資料安全性是最高等級的風險,因此應最優先處理,從而預防長期的安全性問題。

溝通問題

無論專案和團隊的規模如何,都可能存在溝通問題。風險管控表有助於確定溝通進行的區域,實施工作管理軟體對於簡化工作中的溝通也非常有幫助。

缺乏溝通可能導致的一些風險如下:

  • 專案發生不一致:若沒有進行適當的溝通,交付項目中的不一致可能會引起混亂。

  • 錯過期限:沒有人願意錯過期限,但若沒有清晰的溝通,團隊可能無法瞭解需交出交付項目的截止日期。

建立適當的溝通計劃還有助於從最開始預防風險發生。

閱讀:為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要

排程延誤

如果沒有注意到排程錯誤和延誤,就可能在錯過期限時演變為大問題。像時間軸和團隊行事曆軟體等工具可有助於從最開始預防排程錯誤問題。

專案排程延誤可導致:

  • 匆忙完成交付項目:沒有什麼比未得到妥善執行的專案更糟糕了,這樣可能會導致錯失目標,工作草率。

  • 混亂:如果沒有適當的排程,團隊可能會不知所措且感到混亂。

實施排程有助於順利完成日常任務和一次性專案中的交付項目。

計劃外的工作

我們都有可能遇到專案超出範圍的情況。這是一種常見的風險,如果得到妥善追蹤,可以很容易降低這種風險。及早發現計劃外的工作,您就可以將其妥善委派給專案負責人。

若沒有適當的風險管控表,您可能會面臨:

  • 錯失交付項目:若工作發生遺漏,您可能會面臨完全錯過期限的風險。

  • 員工過勞:為您的團隊成員安排計劃外的工作可能會造成緊張,甚至導致工作過度和過勞的問題。這就是正確訂定專案範圍如此重要的原因。

如果您確實遇到了計劃外工作的問題,實施變更管控流程可幫助您與團隊成員溝通這些額外的工作。

閱讀:7 種導致專案範疇潛變的常見原因,以及避免方法

材料遭盜

雖然不希望常常發生,但擁有大量產品庫存的企業可能會面臨被盜或報告錯誤的風險。持續、頻繁地追蹤庫存,您就可以及早發現風險,從而確定肇因。

盜竊可能會導致您的公司面臨:

  • 盈利損失:無論是產品被盜還是報告中的錯誤,盜竊都會對盈利造成負面影響。

  • 不確定性:發生盜竊時,員工和企業的不確定性可能導致內部壓力。

  • 時間誤用:除了盜竊有形商品以外,還有時間盜竊方面的風險。在遠距工作環境中,追蹤團隊將時間花在何處可能會更加困難。

與資料安全性類似,盜竊也是應儘快處理的高優先順序風險。

風險管控表中包含哪些內容?

風險管控表由一系列風險與追蹤欄位組成。您的專案可能會有其獨一無二的風險,因此您團隊的風險記錄很可能會與其他記錄大相徑庭。

風險管控表中包含哪些內容

無論差異為何,大多數風險管控表都由幾個必不可少的部分組成,其中包括風險識別、風險可能性以及風險降低措施。這些部分將關於潛在風險的資訊組合成一份流動的記錄。在處理可能面臨類似風險的新專案時,這些記錄對於進行回顧很有幫助。

像是風險識別、描述及優先順序等詳細資料也不妨納入為其他欄位。您所得到的資訊越具體,您就越能夠做好準備降低遇到的任何風險。

務必記住的一個重要經驗法則,就是專案越複雜,您的風險管控表可能也會越複雜。這意味著對於橫跨數月時間、有著大量不同專案關係人的大型專案,記錄內容不妨儘可能詳盡。

您的專案風險管控計劃中可包含的部分最重要的欄位如下。

1. 風險識別

風險管控表中包含的第一個項目就是風險識別。這一項通常會採用風險名稱或識別號碼的形式表示。風險識別欄位應包含:

  • 風險名稱

  • 識別日期

  • 副標題 (如需要)

命名風險時不需要太有創意,簡單且能總結的足矣。此外,如果您想要有創意些,可以針對每一類風險命名一個人物代號。例如,使用「張三」作為資料安全性風險的名稱,幫助團隊成員明白如何快速識別風險。

除了名稱,還可以考慮包含簡短副標題和風險識別日期。此舉有助於追蹤採取風險降低方法所需的時間,也可藉以確定解決哪些風險所需時間最長。

2. 風險描述

識別的部分完成後,應在記錄中加入簡短的描述。風險描述應包含:

  • 關於風險的簡短、高階概觀

  • 風險可能會演變為問題的原因

描述所需長度通常取決於您需要的記錄詳細程度,不過平均長度一般為 80 到 10 個字。

相比長度,描述中更重要的是包含風險的關鍵點以及可能演變為問題的原因。重點在於描述應準確說明風險,而不應過於詳細,如此才能輕鬆識別出風險。

3. 風險類別

有一系列風險類別可有助於快速識別出潛在風險。快速識別風險,就能更輕鬆地指派給正確的團隊,在處理具有多種風險的複雜專案時尤其如是。風險類別可以是:

若要確定類別類型,首先需要評估風險產生由來以及可以處理風險的人員。如果解決方案不明朗,您可能需要和部門負責人合作。

4. 風險可能性

如果在足夠早期就發現風險,團隊很可能在需要採取任何真正的行動前就能加以解決。因此,風險管控表上所標記的風險很可能不會演變成問題。

風險可能性可以使用一些簡單的選項來記錄:

  • 不太可能發生

  • 可能發生

  • 非常有可能發生

依可能性將風險加以分類,有助於確定哪些風險需要優先處理,哪些可以稍後處理。

5. 風險分析

風險分析可衡量風險對您的專案可能產生的潛在影響。此舉有助於快速識別需要處理的最重要的風險。請勿將其與需要同時考慮到可能性和分析的優先順序混淆。

雖然團隊會以不同方式記錄風險,但您可以從以下這個簡單的五點量表著手:

  • 非常低

  • 中等

  • 非常高

如果您難以識別風險等級,您可能需要與部門負責人合作,獲得對方的意見。這樣您就可以準確衡量影響的程度。

6. 風險處理措施

風險處理措施計劃又稱為風險應對計劃,是風險管控表中的重要環節。畢竟,風險管控計劃的重點在於識別和應對可能的風險。基本上,風險處理措施計劃是一種行動計劃,其中應包含:

  • 關於如何降低風險的逐步解決方案

  • 預期結果的簡短描述

  • 計劃如何產生影響

雖然小型風險評估可能易於處理,但某些風險則是更為複雜,而且並沒有顯而易見的解決方案。在此情況中,風險降低措施計劃就需要實施一些團隊工作,以便處理風險。這種情況的發生通常超出實際風險管控表文件範圍,例如發生在會議或團隊聚會期間。

無論您是否選擇執行風險處理措施計劃,都應在記錄中記錄高階描述,以供參考和清楚地傳達。此舉不僅可以確保專案團隊中的每一位人員都能瞭解應對計劃,還可以幫助您將解決方案可視化。

閱讀:讓工作步入正軌的 11 個專案範本

7. 風險優先順序

雖然風險的影響有助於確定優先順序,但不妨將此項目也納入到您的記錄中。排定優先順序時,應將風險的可能性及風險分析考慮在內。這兩個方面都能明確哪些風險可能會對專案產生有害後果。

可使用簡單的數字量表記錄優先順序:

  • 1 (低)

  • 2 (中)

  • 3 (高)

如果您希望您的風險管控表在視覺上更吸引眼球,您可能需要改為使用顏色編碼量表來記錄優先順序。可以用顏色替代上述三個選項,也可以同時使用。喜歡按照顏色來組織嗎?那麼使用顏色編碼的記錄就是您的最佳選項!

8. 風險負責人

針對風險進行識別、審核及排定優先順序後,是時候指派需實施的風險降低措施交付項目了。風險負責人應包含:

  • 獲指派督導交付項目實施的人員

  • 任何其他團隊成員 (若適用)

風險負責人欄位有助於快速確定應由哪些部門負責處理風險。還可以用於將哪些團隊成員負責處理特定風險可視化。

9. 風險狀態

風險管控表中需納入的最後一個欄位就是風險狀態。這個欄位有助於傳達風險是否已經成功得到處理。風險狀態欄位應填入以下其中之一:

  • 待處理

  • 進行中

  • 已結案

若您希望狀態選項更為細化,您可以選擇使用更具體的清單,例如進行中、未開始、擱置、持續進行以及完成。

其他風險管控表欄位

雖然每一個風險管控表中都應包含一些主要項目,但您可以納入其他選擇性的項目。未雨綢繆總是比事情發生時卻措手不及要好,因此,請參閱其他欄位,決定您是否需要使用。

  • 風險觸發因素:增加風險觸發因素項目,有助於評估風險發生的原因,從而預防未來的風險。

  • 應對類型:雖然許多風險都是負面的,但也有可能產生正向的結果。在此情況中,您可以針對積極或消極應對增加一個欄位。

  • 時間軸:您還可以在記錄中納入風險降低措施計劃的排程和時間軸,以便在一處地方保留所有資訊。此時,時間軸軟體就是一款能派上用場的絕佳工具。

如何建立風險管控表 (附帶範例)

風險管控表包含大量資訊,第一次建立可能並非易事。雖然您可能已經知道要包含哪些資訊,但著手進行仍有難度。這就是為什麼我們要在此一併介紹範例,協助您著手制定您自己的風險管控計劃。

您的風險管控表記錄可能看起來類似這樣:

[清單檢視] Asana 中的風險管控表專案範例

或組建您的專屬自訂範本。

風險管控表的主要目的是記錄潛在風險的資訊,因此請勿過於注重細節。您應選擇必要的欄位,以便向團隊成員傳達潛在風險。

某些團隊可能只需要包含幾個欄位的簡單風險管控表,而有些則需要更為複雜的管控表。從簡單著手,並且依據需要逐步建立更複雜的管控表會很有幫助。

以下是風險管控表項目範例,可幫助您著手撰寫您的專屬風險記錄。

  1. 風險名稱:設計延誤

  2. 風險描述:設計團隊預定工作過多,可能導致時間軸出現延誤。

  3. 風險類別:排程

  4. 風險可能性:可能發生

  5. 風險分析:

  6. 風險降低措施:聘請自由職業者創作專案圖形。將會議從 Kabir 的行事曆中 7 月 12 日這一週當中移出,以便騰出時間來編輯圖形並傳送給 Kat,供最終核准使用。

  7. 風險優先順序:2

  8. 風險負責人:Kat Mooney

  9. 風險狀態:進行中

掌握填寫風險管控表的訣竅後,您就可以針對未來的專案不斷改進,完善您的資料記錄。  

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不要讓您的風險管控計劃處於風險中

識別風險是所有成功風險管控策略中舉足輕重的一環。雖然識別和降低新的風險並非易事,但對於讓您的業務走上成功的正軌至關重要。確定風險管控表後,處理專案風險似乎不再困難。此外,您的團隊還會有更多時間可以運用在重要的事項上,例如交付具影響力的成果。

若您需要風險管控的其他相關資源,請參閱如何建立應變計劃以預防業務風險。

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