覺得自己工作過度了嗎?以下是個人和團隊重拾平衡的策略

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsMay 17th, 2021
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無論您是在追求夢想或慶賀工作成果卓越,每天的工作中我們都在體驗許多 (大大) 小小的勝利。但如果您經常性地感到壓力而不是滿足感),可能就處於工作過度的困境了。

認真工作很棒,但好好地生活也同等重要。避免工作過度的關鍵是按照事情的影響力 (而非產出物) 安排優先順序。 

若您覺得自己工作過度,可以設定界線,與您的經理溝通,藉此處理這個問題。身為經理或團隊主管,您可以為團隊成員提供支持,為他們的工作提供情境資訊和明晰度,進而避免團隊內部發生過勞的情況。在本文中,我們將介紹一些常見工作過度的徵兆和成因,然後再深入探討身為個人或團隊主管的您如何可以避免工作過度。 

如何發現工作過度

或許您正承受很大的工作壓力,但要如何得知自己是否工作過度?當您工作努力過頭、超過一定程度或時間過長,就會發生工作過度。若您覺得自己在工作上已經超過自己可允許的工作量 (無論是身體、心理或情緒上),您就很可能處於工作過度的困境。

工作過度和過勞之間的差異

長期工作過度可能對導致過勞。2019 年世界衛生組織將過勞歸類為長期職場壓力導致的職業現象。根據工作剖析索引的分析,有 71% 的知識型工作者在 2020 年當中至少經歷過一次過勞。在這些知識型工作者當中,幾乎有一半 (46%) 的應答者都提到自己工作過度是導致過勞的關鍵因素。

請閱讀:在四散全球各地的工作情境下克服過勞

工作過度的徵兆

壓力只是工作過度的其中一個徵兆。工作過度的其他副作用還包括:

  • 缺乏精力

  • 持續性地對工作感到有壓力

  • 在工作開始前感到焦慮,例如週日恐慌

  • 難以從工作中抽離 

  • 由於工作相關的壓力而覺得自己追趕不上規律生活的步調

  • 覺得與朋友和家人斷了聯繫

  • 儘管盡了全力,工作品質仍然下降

工作過度不只令人感到糟糕,長期過勞更可能對您的健康帶來衝擊,導致睡眠障礙或沒有活力。在工作和生活間找到健康的平衡,是心理健康和提高健全度的關鍵。

閱讀:充電假:運作方式、關鍵益處及常見問題

工作過度的 5 個常見成因

您可能工作過度,正感到壓力排山倒海而來,但這些感受從何而來?工作過度的感受並非您的大腦憑空想像的東西,這是因您組織或工作文化裡的實際問題所造成的感受。對抗工作過度的第一步是瞭解這些感受從何而來。 

1. 工作附帶事務

工作附帶事務是帶來衝擊、消磨掉工作的任何活動。例如,這包括尋找文件、追簽核,以及跟進工作的後續狀態等,而這些只不過是鳳毛麟角。我們很容易全盤接受工作附帶事務,認定這些任務就是工作世界中的一部分。然而,我們耗費在這些機械性任務的時間,卻佔據我們應該專注於高度影響力工作的時間。 

請閱讀:工作附帶事務如何妨礙實際工作

根據工作剖析索引,知識型工作者平均花費 60% 的時間在處理工作附帶事務。這表示每個工作天只有 40% 的時間是用於有實際成效的工作,亦即他們受僱來完成的任務和專案。實際的情況是,我們每天都只有 24 小時,所以當工作附帶事務消耗數個小時的工作時間時,知識型工作者就會覺得必須要花更久的時間工作,才能追上進度。

2. 穀倉效應工作

另一個常見的工作空間壓力源是穀倉效應工作。當您不清楚團隊成員在做什麼或為什麼自己的工作很重要時,您就無法有效地完成工作。若缺乏高度透明的溝通、知識型工作者會耗費時間搜尋資訊,重複作業。事實上,知識型工作者平均花費 13% 的時間來處理早已完成的工作,這種情況的比例比 2019 提高了 10%。隨著一年過去,這意味著有 246 個小時都浪費在早已完成的工作上。 

3. 斷開連結的目標

瞭解自己所做的工作如何影響您的公司,這一點十分重要。若沒有連結到更高層次的目標,您可能會覺得自己的工作沒有用處。更糟的情況是,您不知道哪些工作應該優先進行——這會讓每件事感覺起來彷彿都是首要之務。 

相反地,當您瞭解自己的工作如何對團隊和公司的計劃做出貢獻時,您就更有能力調整不斷變動的優先順序和期限。與其在新專案來臨或時間軸有所調整時狂亂地搜尋資訊,或試圖弄清如何重新安排任務的優先順序,您其實可以透過有效率的方法完成最重要的工作。 

延伸閱讀:如何使用 Asana 目標建立層次井然的明晰度

4. 不停機的職場世界

我們生活在一個充滿干擾的經濟體,不停機的職場世界提高了壓力,這使得員工覺得自己得花更多時間工作,才能跟上工作的步調,達到預期要求。您多常在一天的開始時,第一件事就是檢查電子郵件,或在週末時快速答覆一個工作上的問題?這些做法已經變成我們工作的日常一部分,但它們同時也是造成工作過度及過勞的主因之一。

5. 應用程式過載

研究顯示,知識型工作者平均每天會在 10 個工具間來回切換至多 25 次。在一個工具執行工作,在第二個工具追蹤該項工作,又在第三個工具裡溝通該工作的相關資訊,已變得十分尋常。但應用程式的切換可能導致資訊遺失或遺漏細節。事實上,有超過四分之一的 (27%) 工作者表示,在切換應用程式時會錯失行動及訊息。 

此外,有 80% 的知識型工作者回報,他們工作時會同時開啟收件匣或其他通訊應用程式。然而,在應用程式間來回切換的員工也更可能苦於無法有效地安排工作的優先順序。這是因為每則通知都彷彿是最高優先事項,必續立即處理。 

閱讀:管理緊迫排程並切換優先順序的 4 種方式

給個人的提示:為自己發聲的 3 個步驟

若您感覺自己工作過度,就不應該忽略這件事。可能的話,也不要逃避它。面對工作過度很容易令人想要跳槽。轉職是一個選擇——有時候,甚至是最好的選擇。但若您只是逃避這個問題,未來就有可能會再次突然出現。與其如此,不妨學著明確找出您壓力和工作過度的成因,進而得以練習在工作上的需求為自己發聲。

這樣做不僅對您的性格有所助益,當您展現如何減少工作過度的情況,從而專注於更重要、更優先的工作時,您也向經理展現您有考量自己對於團隊和公司的影響力,而不只是為提高生產力而提高生產力而已。將健康和快樂擺在優先順位,也可以改善您整體的工作績效,提高您可承擔的工作量。

說到底,為自己發聲最棒的方法是向您的經理談論自己的工作負荷,並與他一起制定一個解決方案。在開啟對話之前,應先準備一個計劃,儘可能使對話變成可行動的事項。

1. 追蹤您目前正在做什麼

若不確定您究竟為什麼會有工作過度的感覺,可先追蹤您每天工作中的任務,以及自己花費多少時間在各個任務上。若可行,寫下您在工作時數以外所做的任何工作,或下班後發生您覺得非得回覆的訊息。 

追蹤您目前工作有幾個優點:

  • 找出枯耗時間的任務。工作過度的常見成因是完美主義。看看自己是否在哪些簡單的任務上花費過多時間,只因為您想要把這些任務做到無懈可擊。藉由追蹤您的時間,您就可以找出比預期要耗費更多時間的任務,在必要的時候修正進展的過程。

  • 衡量以通知為主的干擾。工作上發生的許多干擾是我們看到螢幕上彈出的通知圖示。這些圖示可能會中斷您當下所處的 心流狀態,導致您偏離手上當天的工作計劃。當您靜下來深入工作當中時,可考慮開啟「勿擾」模式,以便降低自己想查看訊息的衝動。

  • 把隱形工作攤在陽光下來一看究竟。另一個造成工作過度的原因是隱形工作,這些任務不是我們計劃要做的事。若您還沒開始這麼做,請務必在待辦清單工具中追蹤每項任務,以便清楚瞭解自己每天需要做什麼。 

  • 把您的職責和職務描述兩相比較。您是否在經年累月的歲月裡逐漸增加額外的職責?若您目前的責任遠遠超過原來的職務描述,請您的經理給您新的工作頭銜或薪資結構,以納入這些職責。 

  • 判斷是否就只是工作過多。有時候,工作過度的成因顯而易見:您就只是沒有足夠的工作天可以完成任務,若是這種情況,您可以與經理合作,給最重要的工作最高的優先級別,並試著交由別人代理或延遲那些較不重要的任務。

延伸閱讀:15 個秘訣助您建立真正有用的待辦清單

2. 將您的工作連結至公司目標

瞭解自己的工作何以對團隊和公司目標有所貢獻,可協助您安排手上進行專案的優先順序時,做最好的處置。若要成為有效率的團隊成員,您不應該試圖做到最多,而是應該專注於您會發揮最大影響力的工作上。

在您與自己的經理討論前,徹底思考自己的目標。您的工作支持哪些計劃?或者換個方式想,您所進行的事項中,有沒有哪些與自己的目標沒有連結?有沒有任何事是您可以請其他團隊成員代理或在時程上予以延後的?

3. 與您的經理共同建立行動方案

想到要跟經理談論工作過多可能令人心生畏懼,但對您們兩人而言,這都是重要的對話。您的經理會希望您成功,因此請讓他瞭解您的壓力等級已上升,而您的工作負荷感覺起來無法永久繼續。不妨考慮在下一次的一對一會議中提出這個議題。或者,若您並沒有頻繁地和經理開會,那麼就邀請他參加您的一對一會議,以便討論工作餘裕。 

給經理人的提示:避免您團隊過勞的 6 個方法

或許您不覺得自己工作過度,但您認為某個團隊成員正在承受過勞的情況。身為團隊主管,您可以向他們提供他們為完成最具影響力工作所需的資訊、相關情境及工具,從而協助確保他們感受到自己獲得支持。以下說明如何辦到。

請閱讀:對抗過勞的經理人指南

1. 詢問您的團隊

對抗過勞最簡單的方法就是問團隊成員是否感覺自己工作過度。若您注意到有團隊成員長時間工作,或在週末回覆電子郵件,更是需要這麼做。有些人喜歡這樣的工作風格,而這種回覆電子郵件或快速完成一項任務的工作並不會對他們造成壓力。另外一些人則可能是默默忍受這種情況,不確定自己該怎麼辦。透過直接詢問過勞情況,您可以讓工作過度的員工有機會開啟對話,分享他們的感受,讓他們回到可以永續發展的軌道。

請閱讀:為什麼一對一會議對您團隊的成功而言,非常關鍵

2. 分享情境資訊 

若要避免工作過度,應確保團隊成員獲得成功所需的情境資訊。這包括他們的工作與公司的目標如何相關、其他團隊成員正在做什麼,以及各項不同的工作計劃狀態為何。當您與他們分享這類資訊,團隊成員就能獲得他們需要的情境資訊,以便更佳掌握工作環境,並安排關鍵計劃的優先順序。

閱讀:繁重的工作負荷意味著更大的壓力。以下說明您可以如何因應這個問題。

3. 基於影響力的大小安排優先順序 

另一個支援團隊成員的絕佳方法是讓他們擁有自主權,在完成工作時展現最佳成績。團隊成員擁有成功所需的情境資訊後,他們也會需要自主權,才能成功實現目標。 

鼓勵團隊成員按照影響力的大小來安排優先順序,並讓這一方式在您的團隊成為常態。例如,鼓勵成員這麼做:

  • 拒絕非必要的會議邀請。根據我們的研究,非必要的會議在過去這一年耗費了個人 157 小時的生產力。應賦予團隊成員權能,讓他們勇於拒絕不必要的會議。

  • 將低影響力的工作交給別人代理。若某個團隊成員正在執行的任務與他的目標不一致,應鼓勵他們將那項工作交給與計劃目的相關性更高的團隊成員代理。

  • 勇於說不,但說明背後的原因。您團隊成員有一個最強大的利器就是對工作說「不」。這可能很難,有個不錯的捷徑是為「不」提供背後的原因。這樣一來,團隊成員可以這樣回答:「因為我得優先完成 X 和 Y,所以我此刻沒有能力接這項任務。」

4. 整合與自動化

絕大部分的工作附帶事務都是手動的工作,例如追簽核、跟進後續的工作狀態,或在多個商業工具間來回切換。這些 (所有) 任務都耗時費力。不妨換個方式,看看自己工作的工具是否提供與其他相關工具的任何商業整合。或者,也可找方法將例行任務自動化,把更多時間交回給您的團隊,以利完成高影響力的工作。

5. 試著管理工作負荷

工作負荷管理是指在您整個團隊內有效分配並管理工作的流程。有效的工作負荷管理會讓影響力最大化,同時減少紊亂,好讓您的團隊成員有成就感,而非瀕臨崩潰。

若您還沒開始這麼做,請實施工作負荷管理的做法,這樣不僅能讓備受壓力的員工減少過勞情況,還能在一開始就避免他們有工作過度的感受。您可以利用工作負荷管理工具瞭解並追蹤團隊成員的工作量,進而開始管理工作負荷。

閱讀:如何有效管理團隊的工作負荷

6. 有疑慮時,就採取示範領導

若要向您的團隊成員展現您重視他們時間和精力,您可做最有說服力的一件事:對抗您自己在工作/生活中的工作過度情況。若團隊成員看到您在週末回覆電子郵件,他們就會感受到必須同樣這麼做的壓力。 

有許多以身作則的領導方法可讓您展現自己如何區隔工作時間和個人時間。以下提供一些策略:

  • 向額外的工作說不

  • 安排休假,並鼓勵您的團隊也同樣這麼做

  • 假期中不要查看工作

  • 避免在正常工作時間之後傳送訊息或請求

  • 確認您的行事曆反映自己的工作排程,並納入已設定阻擋干擾的個人休假時間,留給醫師約診或家庭時間等事情

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身為領導者,我知道我有責任為公司文化設下基調。若我沒有在工作/生活間取得平衡,我擔心自己的隊友也無法這麼做。”
Asana 共同創辦人兼執行長 Dustin Moskovitz
閱讀:依循 Asana 領導者的經驗學習如何以身作則

找到健康的平衡

無論您是試著管理自己過勞的感受,或是在支持過勞的團隊成員,關鍵的一點是明晰度和溝通。在努力工作和好好生活之間取得健康的平衡有助您在職場 (以及職場之外) 蓬勃發展。

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