如何以 7 個步驟提供有效的專案回饋

當您是提供專案回饋的新手時，這可能看起來像是一項令人生畏的任務。 不過，與任何技能一樣，提供有效回饋可以隨著時間的推移而得到改善和磨練。 

專案回饋是關於團隊成員績效的對話，應該能夠為他們的改進提供明確的後續步驟。 此類回饋通常由專案經理分享，他可能是也可能不是團隊成員的直接經理。 透過專注於特定的專案細節，而非廣泛的職涯層級回饋，您可以在自己和專案團隊之間建立信任。 如果做得好，專案回饋可以有助於改善交付項目，並加快團隊的專業成長。  

以下七個步驟提供了一些有效的專案回饋範例，可協助您掌握回饋流程，並為您的團隊奠定成功的基礎。 

1. 選擇正確的時間

在提供專案回饋時，時機是一個關鍵的考慮因素。 為了做到這一點，請詢問團隊成員他們希望何時獲得回饋。 他們是否喜歡立即獲得回饋？ 他們是否更願意在本週晚些時候開會討論正在進行的專案？ 

在提供回饋時，想像您正在領導一場腦力激盪。 鼓勵您的團隊在回饋對話期間提出想法並分享他們的想法。 及時且有計劃的專案回饋對話可以產生推動專案向前發展的新想法。  

努力在面對面回饋和非同步溝通或離線溝通之間取得健康的平衡。 您可能會認為面對面的回饋總是更好，但有些團隊成員更願意先看到書面回饋，然後再討論。 詢問團隊成員是否有偏好，以及您可以如何為他們創造積極的回饋體驗。 這在遠端工作時代尤其重要，因為您可能無法每天親自與團隊成員見面。

2. 使用正確的回饋類型

瞭解要提供哪種類型的回饋，這是回饋流程的一半。 不同的情境需要不同類型的回饋，作為團隊主管，您需要認識到哪種類型最適合該情況。 

並非每種類型的回饋都與您相關，甚至不適合您提供。 如果您領導的是專案團隊，但並非實際管理與您合作的人員，您可能需要避免一些較重的回饋類型，例如績效評估。 另一方面，如果您同時擔任專案負責人和團隊經理，則可以自行決定是否要將專案、專業和績效回饋捆綁在一起，或將其分為不同的回饋會議。 

6 種類型的回饋

• 正式回饋：這種類型的回饋適用於您專門指定用於回饋的計劃會議，例如季度審查。 雙方都應該知道對話主題，並準備好想法和問題。 

• 非正式回饋：非正式回饋的範圍從對出色的工作給予讚揚到對專案進行快速編輯。 這種類型的專案回饋更為棘手，因為它可能是自發的，因此在提供非正式回饋之前，請考慮您的環境。 

• 正面回饋：正面回饋與建設性回饋同樣重要。 您應確保自己對團隊成員的出色工作給予讚賞。 這樣一來，您就能提醒團隊，您既注意到積極的一面，也注意到消極的一面。 

• 鼓勵回饋：與正面回饋類似，您可以使用鼓勵回饋來鼓勵您的團隊成員。 他們是否一直在處理一個困難的專案，或看起來有點倦怠？ 提醒他們自己的價值，以及他們受到多大的重視。 這會產生深遠的影響。 

• 前瞻性回饋：前瞻性回饋著重於未來的解決方案，而非過去的修正。 這種類型的回饋更像是一種主動的改進方法，以過去的觀察為基礎。 例如，如果團隊成員在時間管理方面遇到困難，您可能會推薦行事曆組織工具，而不是專注於延遲的專案。 

• 建設性回饋：建設性批評是幫助團隊成員成長的最佳回饋類型。 提供建設性批評包括分析專案、確定改進機會，以及提供有關如何改進的詳細建議。

3. 直接說明

直率並不代表嚴厲。 相反，這表明您致力於幫助團隊成員成長。 

請盡量避免三明治式回饋。 這是一種在讚美之間「夾帶」建設性批評的方法。 相反地，請直接提出您的回饋。 這將有助於促進團隊之間的健康協作。 直接並不代表要殘酷地誠實。 請務必提供範例，並以「我」語句分享您的回饋。 這有助於您專注於特定的詳細資料以及您對它們的看法，以便您和您的團隊成員可以專注於確定和實施回饋的解決方案。

4. 提供具體的改進建議

最好的專案回饋是可行動的，這意味著您為團隊成員提供適用於未來專案的建議。 提出建議才是真正讓批評具有建設性而非破壞性的做法。

專案回饋中的「為什麼」是關鍵。 假設您正在查看團隊成員即將發送的電子郵件，並建議對方修改措辭。 在這種情況下，請務必說明您以特定方式構建電子郵件的原因，或為什麼要避免使用某些詞彙。 

5. 鼓勵向上回饋

對團隊成員而言，回饋對話應該在對方徹底瞭解如何改進的情況下結束。 因此，作為專案經理，您應該在提供回饋後隨時開放提問。 

您還應該衡量對專案經理職責的正面回饋，例如及時性和明晰（度）。 請記住，回饋是雙向的，您應該始終鼓勵團隊向上提供回饋。 在獲得專案經理的回饋時，不要害怕提出以下問題：

• 我的回饋有幫助嗎？

• 我還能在未來的回饋中提供其他什麼嗎？

• 您是否有偏好的特定回饋方式？

定期與團隊成員核對，瞭解您是否可以改進提供回饋的方式。

6. 後續跟進並進行重點回顧

在正式的回饋會議和績效審查之後，您應該隨時跟進重點總結。  回顧總結有助於您和團隊成員更好地消化資訊。 後續追蹤的範例可能如下： 

「____，您好：

感謝您今天抽空與我討論您的表現。 為了快速總結主要要點，我們討論了： 

• A 點

• 要點 B

• 重點 C

• 要點 D

如果有任何不清楚之處，請告訴我。 一如往常，如果您有任何疑問或回饋，請隨時與我聯絡。 

感謝您的努力付出。 

祝您有個美好的一天！」 

這樣的電子郵件確認了雙方達成共識，並且理解所有回饋。 

7. 鼓勵持續回饋

一旦您掌握了提供有效回饋的藝術，就不會再覺得這是「回饋」，而是您與團隊之間持續的協作。 

每當您與個別團隊成員會面時，都要詢問他們手頭上的工作，或是否有任何特別具有挑戰性的專案。 這些類型的問題將告訴您團隊成員是否工作過度，或是否可以從更多內部訓練中受益。 提出這些簡單的問題，將為您提供對團隊幸福感和生產力的深入解析。 

透過遵循這些步驟，您將開始看到專案回饋融入您的日常流程中。

有效和無效的回饋策略

專案經理在向團隊提供專案回饋時，會採用多種技巧和舉措。

「執行、嘗試和考慮」架構

「執行、嘗試和考慮」架構將專案回饋分為三個不同的類別，每個類別都旨在引發專案團隊成員的不同回應。 

• 「執行」回饋：這種類型的回饋是強制性的，您將把它用於對組織具有更大影響的專案。 因此，請謹慎管理「執行」回饋，僅在專案的影響超出您的團隊或具有不可逆轉的影響時才使用。 

• 「嘗試」回饋：「嘗試」回饋建議專案可能的下一步，但將決策權留給團隊。 例如探索專案的潛在缺點或深入研究。 當您認為交付項目不錯，但可以更強大或更完善時，請使用此策略。 

• 「考慮」回饋：在三者中最有力量的「考慮」回饋，只是要求您的團隊思考替代的思維方式。 您的團隊是否選擇將您的建議放在心上，完全取決於他們。 

McKinsey 回饋模型

管理顧問公司 McKinsey & Company 設計了這個回饋模型，為專案回饋增加結構，使其可以輕鬆地向上和向下流程。 McKinsey 模型指出，回饋應該是：

• 明確 

• 以事實為基礎

• 較少涉及個人 

• 無可辯駁 

• 可行動 

使用上述屬性，您應該以以下方式構建您的回饋： 

「當您做 [X] 時，讓我覺得 [Y]。 未來，我建議您這麼做 [Z]。」 

透過將特定行動與由此產生的感受和建議的反應相結合，您可以將上述所有元素融入其中。 雖然這種語言主要適用於衝突解決，但您可以根據特定的回饋需求進行調整。

SMART 回饋

您可能已經聽說過SMART 目標，但您是否知道您也可以將這些原則應用於專案回饋？ 作為複習，縮寫代表： 

• 明確 (Specific)

• 可衡量 (Measurable) 

• 可實現 

• 切實可行 (Realistic)  

• 有時間限制

所有這些屬性都與建設性回饋有關，因為它應該是專門針對專案、可衡量、可實現、切實可行且有時間限制。 

下次您提供專案回饋時，請先在腦海中運用 SMART 縮寫詞，確保您勾選了所有方框。 如果有什麼問題，您可能需要調整您的回饋策略。 

COIN 方法

COIN 代表背景脈絡、觀察、影響和後續步驟。 此模型有助於組織回饋會議，使其感覺不那麼具有衝突性，而更具建設性。 此流程分為 4 個步驟： 

1. 背景資訊：「背景資訊」步驟可讓您設定場景，並說明對話發生的原因。 在此步驟中，強調專案的最終目標，以便瞭解為什麼回饋很重要。 

2. 觀察：接下來，告訴您的團隊成員您在其工作中觀察到的內容。 這可以包括正面回饋和建設性批評，但請務必在整個過程中保持直接。 

3. 影響：「影響」階段更深入地挖掘回饋的價值。 說明您的建議將如何幫助專案更接近既定目標。 

4. 後續步驟：這或許是最重要的階段，「後續步驟」應該概述一些可行的方法，以便團隊成員進行改進。 請盡可能具體說明，例如鼓勵與其他團隊協作或推薦新工具。 

專案管理中回饋的優勢

專案回饋很重要，因為它可以加快流程、幫助團隊成員成長、帶來更好的結果，並有助於在團隊之間建立信任。 

在日常營運中實施定期回饋循環，可確保提高生產力並實現更明確的交付成果。 請繼續閱讀，瞭解回饋循環對團隊的好處。 

從長遠來看，可節省時間

如果您的日常工作中包含專案回饋，那麼您就不必擔心專案因修訂而偏離進度。 在整個專案生命週期中納入回饋，將有助於限制疏漏並使工作流程順暢運行。 透過持續檢查品質，您將避免因大量修訂而導致的挫折。

改善團隊文化

溝通和協作是良好專案回饋的核心。 如果您的團隊定期互相提供回饋，您會注意到團隊和工作環境中存在更緊密的文化。 還有什麼意外收穫嗎？ 團隊成員將對彼此的專案進行深入解析，從而幫助他們為個人工作產生新的想法。 

建立更好的最終產品

在創造成功產品方面，人越多越好。 專案回饋可在建立過程中進行更多腦力激盪和協作，從而總是能帶來出色的最終結果。  

促進專業成長

提供良好且有建設性的回饋可以為初級團隊成員帶來驚人的成果，他們會努力提升技能並在職業生涯中達成不同的里程碑。 如果做得好，專案回饋應該能讓接收者更廣泛地瞭解團隊中的成功是什麼樣子。 這些知識對於刺激職業發展至關重要。 

促進更清晰的溝通

身為團隊主管，您為團隊之間的溝通樹立了先例。 如果您定期提供清晰而誠實的回饋，您會注意到這會影響到團隊的日常工作空間溝通。 

溝通是任何公司文化不可或缺的一部分，因此您必須透過回饋建立清晰的溝通。 

透過專案回饋提升績效

定期回饋是取得出色成果的關鍵。 回饋不僅能確保交付項目的品質，還能實現持續的協作和深入解析的共享。 將回饋納入專案生命週期，將對團隊的流程和專業成長產生奇妙的影響。

將回饋迴圈實施到您的日常營運中永遠不會太晚。 如果定期提供專案回饋對您的團隊來說是一個新步驟，Asana 這類的工作管理工具可以幫助您建立行動計劃，並啟動您的回饋策略。