如何在專案管理中使用可行性研究

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJune 18th, 2022
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執行一項對您的組織有巨大潛在影響的大型複雜專案可能令人感到興奮。一方面,您正在推動真正的改變。另一方面,失敗也令人感到害怕。

這就是可行性研究派上用場之處。若您未曾使用過專案管理的可行性研究,本文將帶著您逐步瞭解入門所需的一切資訊。

什麼是可行性研究? 

可行性研究有時又稱為可行性分析或可行性報告,是一種評估專案計劃能否成功的方法。可行性研究會評估您專案計劃切實可行的程度,以判斷您是否能夠推進該專案。

其藉由回答以下兩個問題來達到此目的:

  1. 我們的團隊是否擁有完成此專案所需的工具或資源? 

  2. 該專案的投資報酬率是否足夠高,而使其值得進行?

可行性研究對於有關重大業務投資的專案非常重要。對您在市場上的立足具有重大潛在影響的專案也可能需要進行可行性研究。

作為專案經理,您可能不會直接負責推動可行性研究,但瞭解這些研究的內容非常重要。藉由瞭解可行性研究的不同要素,您可以更好地支持推動可行性研究的團隊,並確保您的專案取得最佳結果。

該在何時進行可行性研究

可行性研究應在專案提案後、實際開始任何工作之前進行。此研究是專案規劃流程的一部份。事實上,它通常會依據特定專案的需求,與 SWOT 分析專案風險評估結合使用。

可行性研究有助於: 

  • 在投入專案前確認市場機會

  • 限縮您的業務選擇範圍

  • 建立文件以紀錄您提議的計劃之優缺點

  • 在做出通過/不通過的決定之前提供更多資訊

如果出現以下情況,您可能不需要進行可行性研究:

  • 您已經知道專案切實可行

  • 您過去曾經執行過類似的專案

  • 您的競爭對手正藉由類似的措舉在市場中取得成功

  • 專案的規模小、簡單明瞭,對業務的長期影響最小

  • 您的團隊在過去三年內曾進行過類似的可行性研究

要記住的一點是,可行性研究並不是專案簡報。在進行專案簡報時,您評估的是該專案是否適合您的公司,以及該專案的目標是否符合您的整體策略計劃。通常,在確定專案是個很好的設想後,您便會進行可行性研究,以確認是否能藉由您所能取得的工具和資源執行該專案。

可行性研究與專案章程

專案章程是一份相對沒那麼正式的文件,用以向專案關係人簡報您的專案。您可以將專案章程視為一份有關專案目標、範疇和權責的電梯簡報。一般而言,您的專案贊助者或主管級專案關係人會在批准專案前先行審閱該章程。

可行性研究應在專案章程核准後才進行。這不是一份用以說明專案是否符合您團隊目標的文件,而是一種確保您和您的團隊有能力完成該專案的方法。 

延伸閱讀:專案章程需要的三個要素

可行性研究與商業企劃案

商業企劃案是專案章程較為正式的版本。我們通常會為小型或簡單的計劃制定專案章程,但若您要推廣的是將對業務產生重大影響的大型複雜計劃,則應該建立一份商業企劃案。這份文件更詳盡、更正式,其中包括了財務資訊,並且通常涉及更多資深的專案關係人。

您的商業企劃案獲得相關的專案關係人的核准後,便可進行可行性研究,以確保該項工作實際可行。倘若如果您發現不可行,您可能會回過頭向主管級專案關係人請求更多資源、工具或時間,以確保您的商業企劃案可供執行。

閱讀:撰寫有效商業企畫案的新手指南

可行性研究與商業計劃

商業計劃是一份有關組織目標的正式文件。我們通常會在創立公司或業務正經歷重大轉變時編寫商業計劃。您的商業計劃會影響許多其他業務決策,包括三到五年的策略計劃。 

在實施商業和策略計劃時,您會投入個別專案。可行性研究是一種評估任何個別專案或計劃的可行性的方法。

閱讀:第一次進行策略規劃?請從此處開始。

可行性研究的 4 個要素

可行性研究有四個主要要素:技術可行性、財務可行性、市場可行性 (或市場契合度) 和營運可行性。您可能還會看到它們被稱為可行性研究的四大類型,不過大多數的可行性研究實際上包含了對所有四個要素的審查。

技術可行性

技術可行性研究審查的是可用於您專案的技術資源。這項研究可判定您是否擁有合適的設備、足夠的設備和正確的技術知識來完成您的專案目標。例如,如果您的專案計劃提議每月生產 50,000 個產品,但您的工廠每個月只能生產 30,000 個產品,那麼這個專案在技術上便是不可行的。

財務可行性

財務可行性說明了您的專案在財務上是否可行。財務可行性報告包括了專案的成本/收益分析。它也會預測預期的投資報酬率 (ROI),並概述任何財務風險。在財務可行性研究完成時,您應該要能瞭解專案將帶來的經濟效益。

市場可行性

市場可行性研究負責評估您的團隊期望專案交付項目在市場上的表現。 報告的這個部份包括了市場分析、市場競爭細項和銷售預測。 

營運可行性

營運可行性研究評估的是您的組織是否有能力完成該專案。其內容包括人員配置要求、組織結構和任何適用的法律要求。在營運可行性研究完成時,您的團隊將會明白您是否擁有完成這項工作所需的資源、技能和能力。

可行性研究核對清單

大多數可行性研究的結構都很類似。這些文件的目的是對所提議的商業理念進行可行性的評估。建立清晰的可行性研究有助於專案關係人進行決策。

可行性研究應包含以下內容:

  • 描述專案整體可行性的執行摘要

  • 此專案所開發的產品或服務之描述

  • 任何技術考量,包括科技、設備或員工

  • 市場調查,包括對目前市場及行銷策略的研究 

  • 營運可行性研究,評估您團隊目前的組織結構是否可以支持該計劃

  • 專案時間軸

  • 依據您的財務可行性報告所進行的財務預測

延伸閱讀:如何編寫執行摘要 (附有範例)

執行可行性研究的 6 個步驟

雖然您可能不會自己進行可行性研究,但仍可能會被要求提供見解和資訊。若要進行可行性研究,請聘請訓練有素的顧問,或者,如果您有內部的專案管理辦公室 (PMO),請詢問他們是否有從事此類工作。 一般來說,他們會採取以下步驟來完成這項工作:

1. 進行初步分析

建立可行性研究是一個耗時的過程。在深入進行可行性研究之前,需要評估專案是否存在任何明顯且無法克服的障礙。例如,如果專案所需的預算遠遠超過您組織的可用預算,則您可能無法完成之。同樣地,如果專案交付項目需要在某個日期之前上線並進入市場,但它們卻要到該日期的幾個月後才能完成,那麼這個專案大概也不可行。這些類型的重大障礙使可行性研究變得沒有必要,因為該專案明顯不可行。 

閱讀:29 個腦力激盪技巧:激發創意的有效方法

2. 評估財務可行性

請將財務可行性研究視為專案的預計損益表。可行性研究的這個部份說明了預期的專案收益,並概述了您的組織需要在時間和金錢方面進行哪些投資才能達成專案目標。 

在進行財務可行性研究的期間,請考慮專案是否會影響您的業務現金流。根據計劃的複雜程度,您的內部專案管理辦公室或外部顧問可能會希望與您的財務團隊合作,以對專案進行成本效益分析。

3. 進行市場評估

市場評估或市場可行性研究是一個確定市場需求的機會。這份研究將說明專案的預期收入,以及您可能遇到的任何潛在市場風險。

與可行性研究的其他任何部份相比,市場評估可供您評估市場中是否存在機會。在進行此研究的過程中,評估競爭對手的所在位置並分析人口統計數據以預估專案未來的運作情形至關重要。

4. 考量技術及營運可行性

即便財務狀況良好且市場已準備就緒,您的組織也可能無法支持這項舉措。為評估營運可行性,請考慮該專案所需的任何人員配置或設備要求。這項專案需要哪些組織資源 (包括時間、金錢和技能) 方能取得成功? 

根據專案的不同,您可能還需要考慮該計劃的法律影響。例如,如果專案涉及為您的產品開發新專利,則您需要讓您的法務團隊一同參與,並將該項要求納入專案計劃中。 

閱讀:資源管理入門指南

5. 審查專案的弱點

在此階段,您的內部專案管理團隊或外部顧問已經調查了可行性研究的所有四個要素——財務、市場分析、技術可行性和營運可行性。在您和專案關係人評估他們的建議之前,他們會審查及分析任何不一致的資料。這包括確保損益表與您的市場分析相符合。同樣地,既然他們已經進行了技術可行性研究,是否有任何潛在重大責任值得引起警戒?(倘若如此,請制定一份應急計劃!)

根據專案的複雜性,您並不一定可找到明確的答案。可行性分析不能為複雜的問題提供非黑即白的決定。然而,它可以幫助您提出正確的問題和查找答案,以利您為您的專案和團隊做出最佳決策。

閱讀:制定應變計劃以預防業務風險的 8 個步驟

6. 提出決策

可行性研究的最後一步是透過執行摘要說明要點並提出解決方案。

根據專案的複雜程度和範疇,您的內部專案管理團隊或外部顧問可能會與專案關係人分享可行性研究或向其團隊展示,以便即時解決任何問題。無論透過哪種方式,有了研究結果在手,您的團隊現已擁有做出明智決定所需的資訊了。

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