如何編寫執行摘要 (附有範例)

專案管理最大的優勢之一,是為所有的團隊工作提供一個規劃、管理,以及執行的方法。這種能一目瞭然的資訊通常很有幫助。不過有的時候,專案的新成員或執行決策者會要求一份簡化版的專案介紹。這個時候,您需要用簡明扼要的方式分享專案的要點,同時又不會失去讀者的注意力。

最好的方式就是使用執行摘要。倘若您未曾撰寫過執行摘要,本文提供了豐富的執行摘要範例與實用指南,讓您學會如何撰寫執行摘要,從定義與四大組成部分,到逐步撰寫方法、商業計劃書範例與常見錯誤,一次掌握所有關鍵步驟。

什麼是執行摘要？

執行摘要 (executive summary) 是將一份較長文件的核心資訊濃縮為簡短概要的文件。它通常為一至兩頁,涵蓋問題陳述、建議方案、預期價值與結論,目的是讓讀者無需閱讀完整文件即可掌握要點並做出決策。

請這樣想像：單純閱讀您的執行摘要,高階的專案關係人是否能握有成功所需要的所有資訊？如果是的話,那麼您的摘要便發揮了其作用。

執行摘要通常會出現在以下這些文件中：

• 商業企劃案

• 專案提案

• 研究文件

• 環境研究

• 市場調查

• 專案計劃書

一般來說,執行摘要包含四個部分：

1. 問題陳述： 說明這份文件旨在解決什麼問題或需求。

2. 解決方案： 概述建議的解決方案。

3. 價值說明： 解釋解決方案的價值為何。

4. 結論： 總結這項工作的重要性。

什麼是專案管理中的執行摘要？

在專案管理中,執行摘要是一種替跨職能協作、團隊領導,以及專案關係人帶來明晰度的方法。您可以將它想像成專案的「電梯簡報」,讓沒有時間或需求瞭解所有專案細節的團隊成員能夠快速抓到重點。

若比較專案管理中的執行摘要和商業計劃書中較傳統的執行摘要,主要的差異在於前者需要建立於專案啟動之前,而後者則是在商業計劃書完成之後才加上。舉例來說,若要替一份環境研究撰寫執行摘要,您會需要在研究結束後編寫一份關於結果和發現的專案簡介。然而,在撰寫專案管理中的執行摘要時,您需要說明的則是專案預期達成的目標,以及這些目標的重要性。

在商業計劃書的情境中,執行摘要則扮演不同的角色。它將完整的商業計劃濃縮為一份概要,通常用於向投資者或內部高層傳達公司願景、市場機會、營收模式與成長策略。無論是新創公司的募資計劃還是年度營運計劃,商業計劃書中的執行摘要都需要清楚呈現「為什麼這個計劃值得投資」。

同樣的四個部份也適用於專案管理中的執行摘要：

1. 首先說明專案預期解決什麼問題或需求。為什麼要進行這個專案？是什麼樣的洞見、顧客回饋、產品計劃,或者其他需求催生了這個專案？

2. 概述建議的解決方案或專案的目標。此專案要如何針對您所闡述的第一部分解決問題？專案的遠程目標和近程目標有哪些？

3. 解釋解決方案的價值為何。專案完成後會發生什麼事情？第一個部分所提及的問題將如何改善或解決？

4. 總結這項工作的重要性。這個部分讓您有機會再次說明問題及專案的重要性,也可以幫助您定義受眾,瞭解您的方案將如何解決他們的問題。最後,請納入所有相關的後續步驟。

如果您未曾撰寫過執行摘要,您可能會想知道它如何與專案管理中的其他要素互相搭配。以下是執行摘要的詳情：

執行摘要與專案計劃書

專案計劃是一份藍圖,用以說明您的專案需要完成哪些關鍵要素才能達成專案目標。專案計劃書包含了您的目標、成功指標、專案關係人和角色、預算、里程碑、可達成的成果、時間軸和排程表,以及專案的溝通計劃。

執行摘要是專案計劃書中最重要資訊的總結。請試想：當管理團隊剛落腳您的專案,甚至還沒有機會閱讀專案計劃書時,有哪些絕對關鍵的資訊是他們需要知道的？這些就是執行摘要的內容。

執行摘要與專案概要

專案概要和執行摘要通常有一些類似的要素：兩者都含有重要專案資訊的總結。然而,專案概要應該直接附屬於您的專案,兩者之間應該要有清楚可見的直線連結。

兩者的核心區別在於範圍和用途。專案概要側重於專案的操作性細節(時間軸、任務分配、里程碑進度),而執行摘要著重於策略性資訊(為什麼要做這個專案、預期帶來什麼價值)。簡單來說,專案概要回答的是「我們怎麼做」,執行摘要回答的是「我們為什麼做」。

雖然您可以根據所使用的專案管理工具將執行摘要納入專案之中,但執行摘要也可以是一份獨立自足的文件。

執行摘要與專案目的

您的執行摘要應該在第二部分 (概述建議的解決方案或專案目標) 列出您的專案目的並由之擴展。除了專案目的之外,您的執行摘要也應該說明為什麼達成專案目的會替組織增加價值,並詳述您將如何實現之。

換句話說,專案目的是執行摘要的一部分,但執行摘要的涵蓋範圍更廣。專案目的聚焦於「我們要達成什麼具體成果」,而執行摘要則將這些目的放入完整的脈絡中,說明背景、方案、價值與下一步行動。當關係人只有五分鐘的時間,執行摘要能讓他們同時理解「目標是什麼」和「為什麼這件事重要」。

執行摘要的優勢

您可能會問：為什麼我應該替專案撰寫執行摘要？有了專案計劃書還不夠嗎？

好吧,就如我們先前提到的,不是每個人都有時間或需求深入瞭解您的專案,並能一眼就看出專案的目標是什麼以及它們為何重要。Asana 這類的工作管理工具能幫助您擷取專案的許多重要資訊,讓您與您的團隊清楚知道誰正在進行哪項工作以及時限為何。執行摘要並不是設計給正積極執行專案的隊友,而是設計給身處專案之外、需要快速瞭解專案內容和其重要性的專案關係人。

具體來說,一份有效的執行摘要能帶來以下優勢：

• 節省決策者的時間。 高階主管不需要閱讀數十頁的完整報告,只需幾分鐘即可掌握核心資訊,加速審核與決策流程。

• 統一團隊認知。 當跨部門團隊參與同一個專案時,執行摘要確保所有人對專案的目標、範圍和優先順序有一致的理解。

• 提升溝通效率。 執行摘要將複雜的資訊轉化為清晰的要點,減少來回確認和會議的需求。

• 強化專案說服力。 無論是爭取預算、資源還是高層支持,一份結構清楚的執行摘要能有效傳達專案的價值與必要性。

• 建立專業形象。 定期為專案產出執行摘要,展現團隊的組織力和專業度,有助於建立跨部門的信任與合作。

有效的執行摘要可以讓專案關係人在不需深入研究所有細節的情況下,就能對整個專案和其重點有全盤性的瞭解。接著,如果他們需要更多資訊,可以查看專案計劃書,或是在您的工作管理工具中瀏覽任務。

如何編寫出色的執行摘要 (附有範例)

每個執行摘要都包含四個部分,請遵循此範本撰寫出色的執行摘要。當您完成了您的執行摘要,請再閱讀一遍,確保其涵蓋專案關係人需要知道的所有重要資訊。

步驟 1：從問題或機會開始

在執行摘要的開頭,請先說明何以此文件 (及它所代表的專案) 很重要。花點時間概述問題所在,包括任何研究或客戶提供給您的回饋。闡明此問題為何重要,對您的客戶有何關聯,以及為什麼解決它很重要。

撰寫訣竅：用一至兩句話直接點出問題的核心,避免過多背景鋪陳。讀者需要在前 30 秒內理解「為什麼這件事值得關注」。

例如,想像您是一家手錶製造公司的員工。您的專案旨在設計一款更簡單、更便宜的手錶,既能吸引奢侈品買家,又能同時瞄準新的客戶群。

執行摘要範例：

在近期的客戶回饋會議中,有 52% 的客戶表示需要一款更簡單且更便宜的產品。在針對選擇競爭對手手錶的顧客所做的調查中,有 87% 的回應提到了價格。為了向現有客戶提供最佳的服務並開拓新市場,我們需要開發一系列的手錶,在這個市場上以合適的價格販售。

步驟 2：概述建議的解決方案

您已經概述了問題所在,現在請解釋您的解決方案是什麼。不同於摘要或大綱,在此您應該採取指示性的態度。也就是說,您應該努力說服讀者您的解決方案是正確的。這個段落不是讓您用來集思廣益,而是用來支持您所建議的解決方案。

撰寫訣竅：在方案描述中加入具體的數字或時間範圍,讓讀者感受到方案的可行性。例如,不要只說「降低成本」,而是說「將起售價降低 20%」。

由於執行摘要是建立於專案的開端,就算沒有制定出所有的可交付成果和里程碑也沒關係。不過,這是一個讓您概括描述專案將如何進行的機會。如果您需要協助以替專案的主要可交付成果及時間軸建立一份高階概要,請考慮在撰寫執行摘要之前建立一份專案藍圖。

以下繼續我們的執行摘要範例：

我們新手錶系列的起售價格將比現有最便宜的選擇低 20%,依據材料和機芯的不同,有些選擇可能會便宜 40% 以上。為了提供這些價格,我們將會執行以下操作：

• 提供新的手錶材料,可能包括矽膠或木材

• 使用高品質的石英機芯取代自產的自動機芯

• 推出客製化的錶帶選項,將焦點由傳統的奢侈品轉向選擇和彈性

請注意,每支手錶仍然會經過嚴格的品質控管,以維持與現有商品同樣的一流速度與精確度。

步驟 3：說明解決方案的價值

此時您應該開始提供更多細節,說明您的解決方案將如何影響及改善一開始提出的問題。如果有的話,您預期達成什麼樣的結果？這個部分應該包含所有相關的財務資訊、專案風險,或者潛在的收益。同時,您也應該將此專案連結回公司的目標或目標及關鍵結果 (OKR)。這項工作如何反映您的公司目標？

撰寫訣竅：善用「連結回更大目標」的技巧。當您將專案價值與公司的年度目標或 OKR 掛鉤時,能大幅提升關係人的認同感。

以下繼續我們的執行摘要範例：

新產品比我們目前最便宜的選擇便宜 20% 至 40%,我們預期能夠打進休閒手錶市場,同時持續擁護我們的奢侈品牌。這將幫助我們達成 2022 財務年的第 3 個目標,也就是品牌的拓展。這些新產品可能帶來每年超過 3 百萬美元的利潤,將助我們實現 2022 財務年的第 1 個目標,也就是年利潤達 7 百萬美元。

早期的客戶回饋會議指出,較便宜的選擇並不會影響奢侈品牌的價值或形象,不過這確實是設計過程中應該考慮的風險。為了降低此風險,產品行銷團隊將在發行前的六個月開始啟動上市策略,並建立完整的實施計劃。

步驟 4：總結結論

您已經與執行決策人士分享了所有這些重要的資訊,現在,最後這個部分讓您有機會引導他們瞭解這項工作對組織的影響及重要性。在您的執行摘要中,有任何內容是他們應該刪去的嗎？

撰寫訣竅：在結論中加入明確的下一步行動,例如「請於本週五前回覆您的意見」或「詳細計劃請參閱附件」。這能有效推動讀者採取行動。

完善我們的執行摘要範例：

更便宜、更多樣的產品不但能讓我們打入新市場,同時也會幫助品牌正向擴展。隨著消費者對這些新產品的關注,加上較便宜手錶的預期需求,我們期望能夠達成每年 2% 的市佔率成長。請閱讀我們的上市策略及顧客回饋文件以獲得更多資訊。

執行摘要範例

當您組合所有內容後,您的執行摘要可能看上去像這樣：

上方的範例展示了一份典型的專案管理執行摘要,包含四個核心區塊。最上方的「問題」區塊以客戶回饋數據開場,清楚呈現市場需求。接下來的「解決方案」區塊列出三項具體行動,如新材料、新機芯與客製化選項。「價值」區塊將專案成果連結至公司年度目標與預期利潤。最後的「結論」區塊以市佔率成長預測收尾,並附上延伸閱讀連結。這種結構讓關係人在 2 至 3 分鐘內就能完整掌握專案全貌。

執行摘要範例：商業計劃書

除了專案管理情境之外,商業計劃書中的執行摘要也十分常見。以下是一個簡化的執行摘要範本,適用於新創公司或年度營運計劃：

• 問題與機會： 國內中小企業的數位轉型需求持續成長,但市場上缺乏針對 50 人以下團隊設計的一站式工作管理方案。根據最新市場調查,有 68% 的中小企業主表示現有工具過於複雜或費用過高。

• 建議方案： 推出輕量版工作管理平台,提供任務追蹤、團隊協作與基礎報告功能,月費控制在競品的 60% 以內。第一年聚焦台灣與東南亞市場,透過合作夥伴通路拓展客戶。

• 預期價值： 預計上線 12 個月內獲取 5,000 名付費用戶,年度經常性收入達到 1,200 萬元。此計劃直接支持公司的年度目標,即在亞太區建立穩固的中小企業客戶基礎。

• 結論與下一步： 輕量版方案能填補市場空缺,同時為未來的企業版升級建立用戶基礎。詳細的產品規格與行銷計劃請參閱完整商業計劃書的第 3 至 5 章。

編寫執行摘要時應避免的常見錯誤

您不會在一夜之間成為撰寫執行摘要的專家,這沒有關係。開始時,請使用本文所提供的四部分範例做為指南。接著,隨著您持續精進您的執行摘要撰寫技巧,請避免以下這幾個常見錯誤：

避免使用專業術語

您的執行摘要是一份文件,上至執行決策者,下至專案貢獻者,任何人都應該能夠閱讀並理解之。請記住,您比您的專案關係人更加貼近每日工作和個人的任務,因此,請重複閱讀一次您的執行摘要,確保沒有不必要的專業術語。如果可以的話,請解釋該術語的含義,或直接不使用之。

避免寫成完整報告

執行摘要就只是一份摘要。如果您發現自己太過執著於某些特定任務、截止日期,或附件的細節,請試著退一步問問自己,這些資訊是否真的應該出現在執行摘要中。有些細節很重要,能增加摘要的可行動性和吸引力。但請注意,專案所夾帶的大量資訊應該透過您的工作管理工具獲取,而非執行摘要。

確保摘要能夠獨立自足

雖然您對這個專案有從裡到外的瞭解,但是您的專案關係人並沒有。一旦完成了您的執行摘要,請再看一遍,確保這份摘要能夠獨立自足。您的專案關係人是否需要任何脈絡才能瞭解這份摘要？如果是的話,請將其編入摘要中,或者考慮附上連結,做為額外的資訊補充。

避免在開頭才解釋背景

許多人習慣用大量背景資訊來開場,結果讀者在看到核心資訊之前就失去耐心。請將最重要的結論或建議放在前面,讓讀者先抓到重點,再補充必要的背景脈絡。

避免遺漏關鍵數據

一份缺乏具體數據的執行摘要容易顯得空泛。無論是市場規模、預期收益、時間範圍還是成本估算,適當的數據能大幅提升摘要的說服力與可信度。

避免忽略風險與限制

只呈現正面資訊會讓讀者對摘要的客觀性產生疑慮。提前說明已知的風險以及對應的緩解策略,反而能展現團隊的全面思考,增強關係人的信心。

總是進行校對

執行摘要是一份動態的文件,如果不小心遺漏了一個錯字,您總是可以回頭修改。然而,對您的執行摘要進行校對,或是發送給同事以讓不同的人過目,並不會有什麼壞處。

執行摘要常見問題

寫摘要應該包含哪些內容？

摘要應包含四個核心部分：問題陳述、建議解決方案、預期價值與結論。這四個部分確保讀者能在短時間內掌握全貌並做出決策,其中預期價值部分應涵蓋財務影響與策略意義。

摘要該怎麼寫？

先完成主要文件,再從中提取最重要的資訊。建議先列出每個章節的核心結論,再將這些結論濃縮為簡潔的段落。語言應保持清晰直接,避免專業術語,讓所有讀者都能輕鬆理解。

執行摘要怎麼寫？

依照四個步驟撰寫：陳述問題、概述方案、說明價值、總結結論。首先陳述專案要解決的問題,接著概述您建議的解決方案,然後說明方案的具體價值與預期成果,最後總結重要性並列出下一步行動。確保整份摘要控制在一至兩頁以內。

如何做文章摘要？

文章摘要著重於提取原文的核心論點與結論,不需要包含建議方案或行動步驟。撰寫時,先辨識文章的主旨,再逐段提取關鍵觀點,最後以簡短的段落呈現整體結論。這與執行摘要的四步驟結構有所不同。

工作摘要是什麼？

工作摘要是針對特定工作項目或專案的簡要概述,用於向團隊或管理層快速傳達工作的目的、範圍和進度。它比執行摘要更聚焦於日常執行層面,適合用在週報、專案更新或跨團隊溝通中。

總結

執行摘要是讓每個人都知悉專案最新動態並取得共識的好方法。透過本文的執行摘要範例與步驟指南,您現在已具備撰寫清晰有力摘要的能力。如果您有很多的專案關係人需要快速瞭解專案正在解決的問題及其重要性,那麼執行摘要便是替他們提供所需訊息的完美方式。

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