撰寫出色專案提案的 6 個步驟

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaOctober 14th, 2021
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摘要

專案提案是一份書面文件,用以概述專案關係人需要知道的所有專案相關內容,包括時間軸、預算、目標及目的。您的專案提案應該對專案細節進行總結並推銷您的想法,以取得專案關係人對計劃的支持。在本篇指南中,我們將為您說明撰寫專案提案的方法,助您在工作上贏得認可並取得成功。

所有專案的建立背後都有一個故事,但專案不會只因為某人宣布「讓我們擁有資源吧!」便開始啟動。若要推進專案,團隊必須向組織內的決策人士或外部的專案關係人提交提案。

專案提案類似於書面的電梯簡報,其目的是要以簡潔而有效的方式展示您的專案。在本篇指南中,我們將為您說明撰寫專案提案的方法,助您在工作上贏得認可並取得成功。

什麼是專案提案?

專案提案是一份書面文件,用以概述專案關係人需要知道的所有專案相關內容,包括時間軸、預算、目標及目的。您的專案提案應對專案細節進行總結並推銷您的想法,以提高專案關係人參與該計劃的意願。

什麼是專案提案?

專案提案的目的包括:

  • 穩固外部資金

  • 將公司資源分配給您的專案

  • 取得專案關係人的認可

  • 創造動力和期待

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專案提案、專案章程及商業企劃案

專案提案和專案章程在建立專案的流程中帶有不同的目的,瞭解兩者之間的差異十分重要。專案提案建立於專案的啟動階段,而專案章程則是建立於規劃階段。

如上所述,專案提案是一份具有說服力的文件,旨在說服專案關係人為何應該進行專案。專案章程則是一份用以定義專案目標的參考文件,必須在專案提案獲得核准後才能建立。

人們也常將商業企劃案與專案提案混淆,但商業企劃案也是建立在提案之後。專案提案獲得核准後,便可以使用商業企劃案來確保專案能夠取得額外資金。

專案提案的類型

作為專案經理,您可能會遇到六種不同類型的提案,瞭解這些不同格式能在撰寫提案時提供莫大助益。每種類型的專案提案都有不同的目標。

專案提案的類型
  • 徵求性提案:徵求性提案是為了回應提案請求 (RFP) 而送出的。提案請求會宣布專案的詳細內容,並要求符合資格的團隊進行投標。由於您是與其他公司共同競爭此類提案,故必須進行徹底的研究,並以富有說服力的方式撰寫提案。

  • 非徵求性提案:非徵求性提案是在沒有提案請求的情況下送出,意即沒有人主動徵求您的提案。在這種情況下,雖然您不必與其他公司或團隊相抗衡,但仍然需要有說服力,因為您不知道受您推銷的專案關係人是否需要這項提案。

  • 非正式提案:客戶可能會向您傳送專案提案的非正式請求,在這種情況下,您可以使用專案簡報作為回應。由於這不是官方的提案請求,故其規則較不具體。

  • 續約提案:您可以傳送續約提案給現有的客戶,希望他們繼續沿用您組織的服務。在這種類型的專案提案中,其目標是要強調您的團隊在過去為客戶造就的成果,並說服他們您能締造未來的成果。

  • 延續提案:您可以傳送延續提案給專案關係人作為提醒,讓他們知道專案正在開始進行。在這種專案提案中,您只需要提供有關專案的資訊,而無須說服專案關係人。

  • 補充提案:補充提案類似於延續提案,用以傳送給已經參與專案的專案關係人。在這種類型的提案中,您會告知專案關係人專案正在啟動,同時也會要求額外的資源。請說服專案關係人為提案中的項目做出更多貢獻。

專案提案的語氣和內容會根據所傳送的提案類型而有不同。若您知道您的專案目標是什麼,便可相應地撰寫提案。

閱讀:概念驗證 (POC):如何證明可行性

如何撰寫專案提案

無論您的提案是什麼類型,以下的逐步指引皆適用於大多數專案提案。雖然您會需要為目標受眾量身訂制您的提案,但以下這份提案大綱可供您作為參考,確保您將重要的組成要素納入文件中。

如何撰寫專案提案

1. 撰寫執行摘要

執行摘要是您專案提案的簡介,類似於報告摘要或論文介紹。您應該在此章節中總結接下來將發生的事情,並說服專案關係人繼續閱讀。根據專案的複雜程度,執行摘要的篇幅可能有一段或數個段落之長。

您的執行摘要應包含以下內容:

  • 您的專案計劃解決的問題

  • 您的專案為該問題提供的解決方案

  • 您的專案將會產生的影響

您只需在執行摘要中簡要說明這些項目,因為之後您還會在提案中更詳細地討論這些主題。

2. 說明專案背景

請在這個章節中介紹專案的背景。請使用參考資料和統計數據讓讀者相信您正在處理的問題是有其價值的。

應涵蓋的問題包括:

  • 您的專案可以解決什麼問題?

  • 已對此問題取得哪些瞭解?

  • 曾經有誰解決過這個問題/有哪些研究內容?

  • 為何過去的研究不足以解決此問題?

您還可以在此章節中解釋您希望解決的問題與您的組織之間有什麼樣的直接關聯。

3. 提出解決方案

您已在專案背景的章節中提出了一個問題,故撰寫提案的下一步就是提出解決方案。此章節讓您有機會更詳細地說明您的專案方法。

應包含的項目包括:

您的提案格式不一定會包含以上所有的項目,但您可以依據專案範疇決定應該納入哪些內容。此章節可能是您提案中篇幅最長、最詳細的部份,因為您將在此章節中討論與實現解決方案有關的所有內容。

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4. 定義專案交付項目和目標

定義專案交付項目是撰寫專案提案的一個關鍵步驟。專案關係人希望知道您在專案結束時將達成什麼成果,無論是產品、計劃、技術升級或其他成果。這個章節就是專案關係人在閱讀您的願景時會說:「啊哈!他們運用我的資源,是要做成這些事。」

在定義您的交付項目時,應包括以下內容:

  • 專案的最終產品或目標

  • 專案時間軸,說明交付項目何時會準備就緒

  • 與您正在進行的交付項目一致的SMART 目標

展示您專案的問題和解決方案固然重要,但您若能明確定義交付項目,專案關係人便可更輕鬆地將專案內容可視化

5. 列舉所需的資源

您已經概述了您的問題、方法、解決方案和交付項目,現在請詳細說明成功實現計劃所需要的資源有哪些。

請在此部份中納入以下內容:

  • 專案預算從建立產品的所需材料到廣告定價和團隊薪資,專案預算與所有事情都息息相關。您應該在此納入成功交付專案所需的任何預算項目。

  • 成本細分:這部份應研究為何專案需要某些特定資源,這樣,專案關係人便可瞭解他們的投入被用於什麼目的。這種細分還可幫助您降低非預期的成本。

  • 資源分配計劃您應該在此部份納入您的資源分配計劃,概述您打算如何使用所需的特定資源。例如,若您確定需要 50,000 美元才能完成專案,您是否打算將這筆預算分配用於薪資、技術、材料等?

希望提案到目前為止,您已經說服了專案關係人認可您提出的專案,這就是為什麼在文末才提出所需資源是個策略性的明智之舉。

6. 陳述結論

最後,請以富有說服力和自信的結論來為您的專案提案作結。與執行摘要相同,結論應該簡要地總結專案欲解決的問題及其解決方案。如同撰寫一篇傳統的論文,您可以在結論中強調專案所帶來的影響,但請切勿離題。

撰寫有效專案提案的提示

依循以上所列出的步驟將確保您的專案提案具有所有適當的元素。不過,若您想給讀者留下深刻印象並贏得他們的認可,那麼您的提案必須讓人眼睛為之一亮。除了上述內容之外,專案提案還需要:

瞭解您的讀者

在撰寫提案時,請始終將您的讀者 (即專案關係人) 放在心上。請記住,提案的目標是贏得讀者的認同,而不僅是展示您的專案細節。例如,若您正在為一家兒童出版社建立一個新的編輯工具,您能否確定您的專案關係人是否是父母,並在說服他們購買您的產品時以情動之?

有說服力

說服力在專案提案中很重要,因為您希望您讀者閱讀您的提案,並做一些對您有利的事情作為回應。若讀者對您的專案不感興趣,他們就不會願意幫助您。如果您描述了您的編輯工具,卻沒有提及它將提供的許多功能、它將如何使客戶受益,以及它在業界中所造就的正面影響,那麼您的聽眾便會想:「我為什麼要在乎這個專案?」

保持簡明扼要

雖然您應該詳細介紹您的問題、方法和解決方案,但請避免讓您的專案提案過於複雜。也就是說,您可以就所提議的編輯工具討論其專案計劃,但不必討論工程師會使用哪些代碼來使每項功能發揮作用。

進行研究

成功的專案提案還包括徹底的研究。請準備好使用可靠的來源、案例研究、統計數據或圖表來支持您的問題和解決方案,這樣讀者便不會有所疑惑。在撰寫提案時,請設身處地為您的讀者著想,並問問自己:

  • 這為什麼會成為一個問題?

  • 這個解決方案如何能夠解決此問題?

  • 以前有人解決過這個問題嗎?

  • 專案的成本為何?

如果您能回答這些問題,代表您所做的研究可能已足以支持您所提出的計劃。

請使用專案管理工具強化您的專案提案

出色的專案提案需要團隊協作。合適的管理工具可讓您的團隊就共享的文件進行溝通、分享資訊並通力合作。

當您將所有專案資訊存放在一處位置時,便可在需要時輕鬆存取之。專案提案的核心是組織良好且計劃得當的專案,這就是為什麼在撰寫有效的專案提案時,專案管理軟件是一項關鍵的資源。準備好開始了嗎?請試用 Asana

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