什麼是專案贊助人？分解角色和職責
摘要
專案贊助者是負責專案整體成功的人員，包括指派專案經理和團隊、定義成功標準以及確保專案成功交付。 在本文中，我們將介紹專案關係人和發起人之間的差異，並定義專案經理和發起人的角色，以幫助您有效地進行協作。
專案贊助人或高階主管贊助人是高階管理層級的個人員或一群人。 他們對專案的成功負責，並為專案團隊和經理提供必要的指導和資源。 理想情況下，專案贊助者提供高度的專案永續性、策略規劃和專案目標的成功實施。
專案贊助人位於專案經理之上。 在大多數情況下，專案發起人是專案的倡導者，從第一天開始就一直在看板上。
我們將介紹專案贊助者的主要責任和職責，他們如何在專案的整個生命週期中為專案經理提供支持，並闡明專案關係人和贊助者之間的差異。
藉助 Asana 規劃專案專案發起人的職責
專案贊助者通常是資深的高階主管。 通常，他們的職位僅低於看板層級，並同時參與多個專案。 專案發起人有三個主要職責：
願景和人員：使專案與Business 版目標、策略和目的保持一致
治理：確保專案的正確啟動和執行。
價值和效益：管理風險和變更，同時確保專案品質
當我們進一步細分這些類別時，您可以看到專案贊助人所承擔的不同職責：
為專案選擇合適的經理，並全程指導他們。
代表專案經理與資深管理人員談判資金並擔任發言人。
參與初始專案規劃以及專案章程和範疇的制定。
定義專案成功的標準，並獲得專案關係人的支持。
提升專案的價值，並確保其擁有成功所需的資源。
以知識和指導支持專案經理。
維持專案經理、團隊和專案關係人之間的持續溝通。
審查專案環境的變更(例如排程、任務、優先順序等)，並在出現風險時進行管理。
專案生命週期中的專案贊助者職責
專案贊助者從頭到尾參與專案，這意味著他們在專案生命週期中有各種任務、責任和職責。 專案經理和發起人都應該意識到發起人所承擔的責任，以便每個人都能在自己的職責範圍內完成他們被要求的事情。
藉助 Asana 規劃專案啟動
任命專案經理和指導委員會。 指導委員會通常由高階經理和專案關係人組成，他們可以在專案生命週期中提供建議。 由於指導委員會的成員並未積極參與專案，因此他們可以保持鳥瞰視角，並為專案的進展提供有價值的指導和監督。
定義專案成功和交付項目。 專案贊助者還應確保這些目標已得到適當的溝通，並且團隊中的每個人都瞭解這些目標。
在集中的事實來源 (例如專案管理工具) 中組織和呈現任務，以便專案中的每個人都能使用。
監控啟動活動，並在必要時提供支援。 確保專案團隊中的每個人都在做他們應該做的事情，這一點至關重要，這樣專案才能在後期順利進行。
在啟動會議期間成為專案的倡議者，並準備好在團隊提出任何問題時為專案經理提供支援。
規劃
觀察並調整專案計劃，以確保交付日期切實可行。
作為專案經理的聯絡窗口，處理挑戰和升級問題。
監控專案團隊的效率和團體動態，並將成功或機會傳達給專案經理。
審查 RAID 紀錄(風險、假設、問題和相依性)。 此記錄是一份重要的專案規劃文件，其中列出了可能對您的專案產生影響的潛在風險、您對專案進度或結果的假設、專案生命週期中可能出現的問題，以及您的專案所依賴的相依性 (例如專家的意見)。
執行
與專案經理合作，在經理和發起人之間以及發起人和資深管理人員之間建立健康的界線 (並避免微觀管理)。 重要的是，發起人要信任專案經理帶領他們的團隊完成專案，並在需要時尋求發起人的支持。
滿足專案需求，為團隊和經理提供支持。 這些可能是硬體或軟體、額外資金或更多人支持專案團隊等資源。
確保資深領導者可以存取專案狀態報告，以便他們能夠隨時掌握最新資訊。 這些報告也需要定期更新 (每週、每月或每季度，具體取決於專案的性質)。
依據需要實施變更控制流程，以減少範疇潛變。
績效
評估專案進度，並在適當的時候提供回饋。 根據專案的性質，安排每週、每月或每季度的審查會議以評估進度並調整期限或目標可能會很有幫助。
鼓勵專案經理和團隊針對出現的問題找到自己的解決方案。 以身作則，樹立良好的問題解決策略。
找出、處理並解決出現問題的根本原因。
經常更新 RAID 紀錄，以便在整個生命週期中容受專案中的變更。
確認完成關鍵專案里程碑。 慶祝這些里程碑以表彰團隊的投入量和影響力非常重要。
結案
根據先前定義的成功標準評估專案績效。 這些資料對於即將進行的事後分析或回顧來討論專案績效非常重要。
確保成功將專案交付給客戶。 此步驟標誌著專案的結束，因為所有交付項目現在都已交付到客戶手中。
參與或主持專案事後分析或經驗汲取會議，討論專案的成功與失敗。 鼓勵專案經理記錄這些經驗教訓，以便用於未來的專案。
確保完成專案簽核。 這包括解散專案團隊，但也包括完成所有法律手續。
這些職責可能會因手頭專案的強度和複雜程度而異，但無論如何，都不應低估專案贊助者的參與和重要性。
專案贊助者與專案關係人
儘管這兩個詞聽起來很像，專案贊助者和專案關係人扮演的角色卻截然不同。
專案關係人可以是受專案影響的任何人，從專案團隊成員到未積極參與專案流程的人員。 專案關係人可以是投資者、同儕、客戶或上司。
另一方面，專案贊助者通常不僅是組織的一部分，而且對專案負有責任。 他們負責專案的整體成功，通常會定義並確保專案的成功。 根據專案的不同，發起人也經常會擔任專案經理的導師。
專案贊助人與專案經理
專案贊助人和專案經理都高度參與專案，並對結果和成功負責。 專案贊助者是組織的高階主管團隊和專案經理之間的連結點；專案經理是專案贊助者和專案團隊之間的連結點。
專案經理的角色是組織、追蹤並最終領導其團隊在專案中執行工作。 專案經理是日常團隊的領導者，他們負責監控資源和工作負荷、監督任務完成情況，並向專案關係人報告專案進度。 如有必要，專案經理可以向專案贊助者請求額外的支援。 他們的角色還包括密切關注目標和預期，以便在排程與預估日期之間存在不一致時提醒專案贊助人。
專案發起人與專案經理之間的協作
專案發起人與專案經理之間的關係可以決定專案的結果。 明確設定期望、頻繁溝通和相互信任是確保專案成功的必要條件。
透明度有助於加速信任。 當您讓團隊瞭解正在發生的事情以及您的想法時，您同時也在建立人際關係中的可信度。 當您詢問他們的想法並將這些想法納入您的計劃時，您就是在建立共同的目標感。”
根據專案的複雜程度和專案經理的經驗，專案贊助者可以選擇更加放手的方法，或決定更多地參與和支持，指導專案經理和團隊完成專案的個別步驟和任務。 理想情況下，專案發起人應擔任專案經理的導師。
即時協作，促成專案成功
專案經理和專案贊助者相互依賴，以成功執行專案。 為了幫助雙方追蹤其職責、任務和目標，可靠的協作軟體是關鍵。 Asana是一款工作管理工具，專為幫助團隊管理工作並實現目標而設計。 藉助 Asana，您可以即時掌握彼此的最新資訊，絕不會有任何遺漏。
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