最佳團隊協作軟體和工具

當涉及到複雜的想法、專案和工作流程時，我們不應該獨自工作。 對您的公司影響最大的專案很少是一個人的成果。 通常情況下，專案需要跨職能協作才能成功，讓個人跨團隊、部門和角色工作，以產出最佳工作成果。 儘管協作對於我們最重要的工作至關重要，但與所有這些不同的專案關係人進行協調仍然具有挑戰性。 此時，協作軟體就能發揮作用。

協作軟體可簡化跨職能工作。 從支援企業組織的強大平台到簡單的溝通工具，最好的協作軟體可連結跨團隊的工作，以解決跨職能工作的挑戰。 

什麼是協作軟體？

協作軟體是一種數位工具，可協助您與他人建立連結並進行合作。 這可以透過基本的方式發生，例如在訊息平台和電子郵件上，或透過啟用更複雜的工作流程。 不同的協作軟體將有助於解決不同的跨職能挑戰。 例如，傳訊平台可讓您更輕鬆地與團隊溝通，數位任務管理可協助您與外部合作夥伴組織行動項目，而企業平台則為您提供全面的全方位工作管理系統。 

在最佳表單中，協作軟體可讓您在一個空間中完成上述所有 (以及更多) 內容。 協作軟體絕不應成為技術堆疊中的另一個核取方塊。 正確的協作工具將幫助您減少所需的應用程式數量，並應專注於解決最重要的問題，即我們如何以有助於我們更好、更快、更有效地合作的方式進行連結。

您是否需要團隊協作軟體？

簡短的答案是：是的，尤其是如果您跨團隊工作。 大型公司分為部門、團隊和個人。 最重要的公司計劃涉及來自不同部門的團隊成員，他們將自己的技能集中在一起以實現目標。 協作軟體可協助您做到這一點，無論他們在哪個部門，都能讓整個組織中的個人作為一個統一的專案團隊工作。

即使您的工作感覺完全是獨自完成，您可能仍需要依賴專案關係人進行核准、指派或資源。 簡而言之，無論您是舉辦簡單的腦力激盪會議，還是處理高度複雜的工作流程，每個人都能從協作軟體中受益。

線上協作工具的優勢

• 促進跨職能團隊合作：現今，沒有人是獨自工作的。 使用協作軟體，每個團隊都能更快、更有效率地與公司其他部門合作。

• 啟用非同步工作：支援非同步工作的軟體對於大型全球組織尤其重要。這些多元化的公司需要一個工具，幫助團隊在專案上進行溝通和協作，即使他們身處不同地點或有不同的排程。

• 連結分散的團隊：在當今的分散式工作空間中，擁有一個讓團隊可以跨時區和辦公地點會面的平台比以往任何時候都更加重要。

• 使工作更易於存取：跨團隊分享資料、專案和任務對於協作至關重要。 軟體簡化了資訊的儲存和分享，讓每個人都能輕鬆存取所需的資源。 此外，一個好的協作工具可確保資訊在情境中共享，以確保人們能夠快速掌握最新情況。

• 保護機密資訊：正確的協作軟體讓您對工作的安全性充滿信心，即使在協作時也是如此。 無論您的專案關係人是否與您同處一室，或您是否與外部合作夥伴合作，您都應始終保持同樣高的安全性。

• 在一處位置顯示應用程式資訊：在不同的應用程式之間切換，並在不同的空間中搜尋資訊，是一種巨大的時間浪費。 在一個工具中簡化溝通、工作和協作，可為您節省最寶貴的資源——時間、腦力和精力。

11 個最佳團隊協作軟體和工具

沒有一款協作軟體是絕對正確的，只有適合您的軟體才是正確的。 經營 Enterprise Business 版？ 您需要一個高度功能化、適應性強的平台。 但如果您只需要動態文件來交流想法，則可以使用更簡單的工具來滿足您的需求。 

無論您的業務需求如何，此清單中的協作軟體都能提升您的生產力、改善溝通並更好地連結您的團隊。 繼續閱讀，瞭解哪款軟體最適合您。 

1. Asana：跨職能企業團隊的最佳協作平台

在企業層級，您與數百、數千或數十萬名員工在不同的時區進行合作。 這意味著您需要一個全面運作的平台，將每個個人、團隊、工作片段和目標彼此連結起來。 

Asana 擁有您的企業 Business 版所需的所有協作功能，可促進和利用跨職能協作，其中包括： 

• 團隊連結：連結團隊、不同部門、工作任務和公司的最大目標。 藉助 Asana，您可以將企業公司集中起來，輕鬆進行協作。

• 任務管理：跨多個專案追蹤和管理任務。 當您對其中一個專案中的任務進行變更時，可以馬上看到這些變更的內容即時反映在所有專案中。

• 自動化：使用自動化來標準化和委派工作、建立流程，並即時就最複雜的工作進行溝通。

• 整合：藉助 260 多項整合，您可以建立一個一體化平台。 在同一處連結您最喜愛的所有工具。

• 專案管理： Asana 不僅是傳統的專案管理工具，還包含您監督、溝通和成功完成複雜專案所需的一切內容。

• 知識庫：將 Asana 作為記錄系統使用，以便公司中的每個人都能隨時瞭解正在進行的工作及其原因。

• 安全性：在 Asana 中追蹤權限、保護雲端儲存空間並自動更新。

2. Slack：最適合團隊溝通

Slack 是一款優質的溝通工具，減少了對電子郵件的依賴。 Slack 提供快速、安全的即時訊息，並將其置於「工作空間」中。 喜歡它的客戶表示，它易於使用，並且可以輕鬆設定特定頻道，以便團隊就不同主題、專案和非工作興趣進行溝通。 其設計使連線變得簡單而有趣，這對於分散式團隊尤其重要。

3. Google 工作空間：最適合用於文件協作

如果您曾經在文件上費盡心思，卻發現您的老闆審閱的是另一個過時的版本，您就會明白為什麼許多團隊都轉而使用 Google 工作空間。 互動式文件讓您可以靈活地即時進行編輯和提出建議，從而減少錯誤。 此外，客戶表示 Google 雲端硬碟的雲端儲存空間易於設定，並可立即開始使用。

4. Trello：最適合任務協作

Trello 的看板式介面使特定任務的協作變得輕鬆。 Trello 由 Atlassian 所有，使用可嵌套在不同看板下的卡片來建立可視化的待辦清單。 使用者表示，它非常適合個人、小型團隊或簡單的工作流程，但一旦您需要更複雜的專案和工作流程，其用途就會受到限制。 

5. Notion：最適合簡單的非同步工作

Notion 使非同步文件或儲存的檔案上的溝通和連結變得輕鬆。 這對於分散式團隊尤其有用，因為您可能會在一個時區編輯文件，並從完全不同時區的另一個團隊成員那裡收到回饋。 不過，一旦您需要更複雜的協作工具，例如建立工作流程和多面向專案，您可能會覺得它不夠用。

6. Figma：團隊設計的最佳選擇

Figma 是一款為設計團隊打造的互動式協作工具。 客戶可以在較小的專案 (例如腦力激盪白板) 和較大的專案 (例如您的新網站設計) 中享受有趣且易於使用的介面。 設計檔案是用於即時協作的互動式檔案，這意味著您可以進行變更，即使您的隊友在全球各地工作，也能立即看到更新內容。

7. Smartsheet：最適合試算表協作

Smartsheet 是一款動態試算表工具，具有靜態試算表的所有功能，但使用者表示它更易於協作。 在 Smartsheet 中，您可以連結試算表，而不會意外刪除資料或資訊。 這對於可能同時在一個試算表中工作的遠端團隊特別實用。

8. Clickup：小型團隊協作的最佳選擇

即使在小型團隊中，團隊之間的協作也可能具有挑戰性。 Clickup 的功能有助於專案管理的簡化，例如專案規劃或追蹤專案進度，這對於小型新創公司或團隊來說非常有幫助。

9. Monday：最適合單一團隊協作

協作始終很重要，即使它不是為了您最大、最大膽的目標。 Monday 的專案管理軟體可讓您建立專案並簡化任務管理。 但一旦您的公司 (以及預設的協作) 需要發展，您可能需要額外的功能。

10. Zoom：最適合用於視訊通話

視訊會議不再是協作的奢侈品，而是必需品。 Zoom 的直觀平台具有簡單的螢幕分享和非侵入式通知功能，使其成為影片協作的領導者。 

11. Microsoft Teams：連結團隊對話的最佳選擇

Microsoft Teams 旨在透過視訊會議、線上會議和訊息連結團隊和個人。 與此清單中的其他產品類似，Microsoft Teams 讓團隊成員無論在何處工作，都能夠進行遠端和非同步協作。

協作工具中應具備的功能

• 以您想要的方式工作的靈活性。 無論是將任務放在多個位置、以多種方式檢視專案，還是從應用程式、瀏覽器或行動裝置存取您的資訊，您的協作工具都應該始終為您服務，而不是與您作對。

• 強大的整合功能，可簡化您的工作。 您的軟體應該能讓您輕鬆使用您最喜愛的應用程式。 這有助於您避免使用過多不兼容的工具，從而增加在應用程式之間切換和在平台之間尋找工作的時間。

• 可自訂儀表板、報告、目標和範本，無論您需要成功協作的內容為何，都應該可以進行自訂，以滿足您的特定需求。 

• 能夠使用和分享檔案、溝通，並與世界各地的團隊成員合作。

• 行動應用程式，讓您可以隨時存取您的工作。

• 超越簡單專案管理的工作管理功能耐，例如與更大的公司目標整合的複雜工作流程，這樣您就能隨時瞭解自己正在優先處理最重要的工作。

• 頂級的安全和隱私功能，可保護您的雲端工作空間。

選擇協作軟體時應考慮的事項

選擇協作軟體是一種獨特的 Business 版決策，適合您所在行業其他人的軟體可能不適合您。 若要縮小您的需求範圍並找到適合的軟體，請先回答以下問題：

• 您的哪些複雜工作流程可以透過技術簡化？ 這個問題的答案可以為您指出所需的軟體類型。 例如，假設您的流程很複雜，您認為可以透過自動化和技術來簡化它們。 在這種情況下，您需要選擇支援流程構建和自動化的軟體。

• 您的跨團隊工作中存在哪些差距？ 與專案關係人合作，確定團隊在哪些方面難以進行協作。 例如，是否與溝通有關？ 那麼您需要確保您的協作軟體具有強大的溝通工具和整合。

• 您需要哪些功能才能以團隊的形式完成最佳工作？ 您是否依賴時間追蹤來協調您的工作？ 您是否是需要非同步溝通的全球團隊？ 專注於您實際需要的功能，以便避免任何不必要 (且有時會分散注意力) 的功能。

• 此工具是否與您最重要的工具整合？ 整合是簡化協作的關鍵。 當您可以在一個平台上完成所有工作時，您將更加連結、有條理，並更周全地思考如何產出最佳工作成果。

輕鬆協作處理最複雜的工作

協作是將您的團隊、他們的工作以及最終將您的公司凝聚在一起的黏合劑。 在當今的現代工作空間中，每個團隊成員都依賴他人來完成最出色的工作。 但這並不代表他們需要更努力才能實現目標。 

最好的協作軟體可支援您正在進行的工作，適應您的需求，並提供無限的機會來簡化您的工作。 Asana 旨在支援企業團隊之間的協作。 從基本的溝通一直到高階的策略開發，Asana 的功能都具有內建功能，可促進各個層級的協作。

協作軟體常見問題 

協作軟體的功能是什麼？

協作軟體可讓團隊在不同地點或部門時進行協作。 透過訊息功能、自動化、整合、工作流程產生器等，動態協作軟體將團隊彼此連結，並連結至公司最重要的工作。

協作軟體的範例有哪些？

不同用途有不同的協作軟體範例。 例如，Asana 是一款受企業公司歡迎的協作軟體。 由於它提供了複雜的功能、整合和工作流程以及基本的專案管理功能，企業公司可以將 Asana 作為所有協作的中央平台。

哪些協作軟體可讓我們分享文件和構想？

任何好的協作工具都應該能讓您與他人分享文件和想法。 在最基本的層面上，這就是協作的定義，因此即使是基本的協作軟體也應該具有內建的分享工作和與他人溝通的功能。

協作軟體和其他軟體有何不同？

協作軟體是為跨職能工作而設計的。 例如，使用靜態試算表來收集和報告的資料對於個人來說可能是可行的，但當團隊需要共同合作以跨團隊或專案開發報告時，這並不是理想的做法。