跨職能工作：協作工作空間的秘訣
摘要
想像一下，您的團隊剛剛成功推出了一場行銷活動，想想所有不同的團隊如何協助讓這場活動取得成功。 為了讓您的行銷活動順利進行，在各個部門之間進行的所有這些工作都被稱為跨職能工作。
什麼是跨職能工作？
跨職能工作是組織中不同團隊或部門之間的工作。 大多數公司會依據工作類型組織團隊，這些團隊稱為職能團隊。 例如：行銷、銷售和工程。 但最重要的工作並非由一個團隊完成。 工作發生在不同的團隊和部門之間。 您在不同部門之間執行的工作被稱為跨職能工作。
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跨職能團隊與跨職能工作有何不同？
跨職能團隊和跨職能工作是跨職能拼圖的兩個部分。 跨職能團隊是來自不同部門的人員，他們共同努力實現共同目標。 這可能意味著由不同部門的指定聯絡人組成的老虎團隊，或兩個更大的團隊合作進行更具時限的專案。 跨職能工作是跨職能團隊為實現目標而進行的日常活動。
跨職能工作的常見挑戰 (以及解決方法)
雖然跨職能工作有其好處，但實施起來可能具有挑戰性。 以下是您嘗試進行跨職能工作時可能遇到的一些問題，以及解決這些問題的方法。
溝通不良
跨職能工作意味著您的團隊必須與其他團隊持續溝通。 由於團隊傾向於開發自己的語言並以獨特的方式運作，因此與團隊以外的人員建立聯繫和溝通可能具有挑戰性。
解決方法：在規劃過程的早期階段，建立共通的語言和目標，以便每個人都能達成共識。 建立溝通計劃，以便每個人都能瞭解資訊的分享方式，並將其儲存在所有人都能存取的地方，以便他們隨時都能找到。
沒有集中式記錄系統
團隊使用許多不同的文件、檔案和訊息平台進行工作。 如果您的團隊沒有集中式記錄系統來儲存最終決策和情境資訊，他們可能會浪費時間追蹤資訊。 如果沒有一個中央位置供跨職能團隊尋找資訊，那麼簡單的溝通不暢、文件版本不匹配和不必要的狀態更新都是您會看到的問題。
如何解決：建立一個集中式中心，將與特定專案相關的所有資訊存放在其中 。 使用 Asana這樣的工作管理平台，您可以建立一個記錄系統，讓團隊中的每個人都可以存取。 集中式事實來源有助於維持團隊井然有序，建立針對特定專案進行溝通的空間，並為所做的關鍵決策提供文件。
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團隊優先事項不匹配
不同的團隊有不同的技能、目標和優先順序。 這自然會使與跨職能合作夥伴合作時面臨挑戰，因為每個團隊都有自己的優先事項需要考慮。 無論有多少跨職能合作夥伴參與專案，都必須建立一個每個人都能同意的統一目標。 如果沒有集中式目標，團隊更有可能推動對自己團隊有利的目標。
解決方法：將跨職能團隊的工作與更高的Business 版目標連結起來。 透過清楚確定他們的工作如何與更大的 Business 版目標相關聯，並融入更大的藍圖，從而使跨職能團隊保持一致。 重要的是，不僅要瞭解工作與目標之間的關聯，還要將其可視化。 當每個人都能即時瞭解自己的工作如何促進 Business 版目標時，這就能確保每個人都能資訊同步。
缺乏衝突解決方案
在跨職能團隊中工作意味著您可能最終會與不熟悉的人合作。 有效的溝通很重要，但有時候溝通風格就是不一致。 這可能會導致團隊內部的衝突和問題，而沒有任何解決方法可能會對跨職能工作產生不利影響。
如何解決
在一大群人中解決問題可能具有挑戰性，尤其是在沒有負責人的情況下。 指派專案負責人協助決策和解決衝突，是防止衝突發生並維持工作順利進行的好方法。
有效跨職能協作的最佳作法
如果您想鼓勵更多跨職能協作，以下是一些您可以實施的最佳作法。
為每個人指派明確的角色。 有時候，跨職能團隊完全由同一級別的團隊成員組成，因此沒有明確的指標來表明誰是團隊領導者。 使用 RACI 表，幫助每個人在該特定群組中保持一致的角色，並堅持下去。
設定可管理的專案 (而非團隊) 目標。 高效的跨職能團隊會為個別專案設定目標。 這讓每個團隊成員都清楚您們都在努力實現的具體目標。 使用 SMART 目標或OKR等目標設定技巧，幫助您的團隊建立切合實際的目標。 強大的目標設定技巧意味著團隊領導者有機會建立簡潔的行動計劃來實現這些目標。
建立清晰的溝通實務。 為特定跨職能團隊的溝通方式設定清晰的流程，可避免效率低下和不必要的來回溝通。 擁有集中式的溝通空間，可讓您的團隊盡可能減少追蹤所需資訊的時間，從而專注於專案的執行。 與跨職能協作者合作時，請在專案規劃流程的早期建立溝通計劃。
為重要專案關係人提供可視度。 為關鍵專案關係人提供可視度，有助於最大限度地減少與專案進度相關的狀態更新和溝通。 這使專案關係人可以對策略進行調整或監控工作的進行。 即時瞭解進度，使團隊能夠保持敏捷，並在需要時調整策略。
跨職能工作是複雜專案的支柱
高效的跨職能工作對於複雜且重要的專案至關重要。 為了讓組織快速有效地運作，團隊需要一種彼此輕鬆協作的方法。 跨職能協作需要投入量，但花時間建立良好的跨職能流程可以改善所有相關人員的工作。
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