5 個專案控制項以及應在何處實施

時間和金錢是大多數人都想擁有更多的兩樣東西，但要節省我們所擁有的並不總是那麼容易。 然而，Business 版必須優先考慮節省，因為這通常是讓他們維持生存的原因。 協助公司節省時間和金錢的最簡單方法是透過專案管理來控制專案。 

在本文中，我們將說明什麼是專案控制項，以及如何使用它們來幫助您預測和瞭解專案所花費的時間和金錢。

什麼是專案管理中的專案控制？

專案控制是一組用於瞭解和影響專案所花費的時間或金錢的流程。 每項專案控制都著重於專案計劃的不同部分，例如排程、資源或潛在風險。

使用專案控制項的目標是維持在專案範疇內、盡可能將專案預算降至最低，並遵循專案排程。

專案控制與專案管理

專案控制和專案管理的功能重疊。 這兩個流程都有助於您讓專案進展順利，並維持在範疇內。 不過，專案控制的目的不如專案管理那麼廣泛。 

專案管理著重於讓整個專案 (包括人員、流程和交付項目) 進展順利，而專案控制則專注於品質控制，以節省時間和金錢。 

專案控制項的重要性

專案控制提供的資訊可讓專案經理做出明智且及時的決策，從而預防專案風險。 從專案啟動到完成，您作為專案經理的工作是確保進度正常且在範圍內。 

若沒有專案控制流程，就很難回答有關專案的重要問題，這可能會影響或使專案的成功變得複雜。 在沒有專案控制的情況下，專案可能偏離進度的原因包括：

• 人員：若沒有專案控制，可能會出現以下問題：誰可以參與專案、誰負責哪些角色和職責，以及誰應在專案開發期間對特定任務擁有所有權。

• 品質：專案控制流程可確保滿足期望、每個專案階段的項目已完成，且一切都在順利進行。

• 成本：當專案成本未受控制時，由於專案規劃期間專案關係人的變更或誤算，可能會發生不可預見的費用。 

• 時間：監控專案時間可防止排程延遲、優先順序變動和資源衝突等問題，這些問題可能會導致專案結果不盡如人意。

透過控制流程，您可以在事情未按計劃進行時及時發現，並快速進行修正，從而使專案進展順利。 

5 個專案管理控制項

您可以實施這五種專案控制，以便更好地瞭解專案計劃。

1. 排程

提高專案排程的可視度有助於您瞭解專案進度。 為此，請務必在一處位置追蹤所有專案工作，例如專案管理工具。 這樣一來，您就可以一目了然地深入解析任務、期限和相依性。 此外，您可以將專案里程碑設為檢查點，以衡量進度。

若要讓專案關係人隨時掌握專案進度，請使用專案狀態報告。 這些雙週或每月報告是評估專案進度是否正常的絕佳方式。 如果專案未按計劃進行，您可以快速找出原因並進行相應的疑難排解。 接著，與專案關係人分享此資訊，以便每個人都能資訊同步。

快速提示：使用甘特圖，按任務和里程碑細分查看您的專案排程。 甘特圖是一種水平長條圖，用以說明專案、計劃或工作的時間軸。 這種類型的圖表可協助您評估專案所需時長，並顯示任務之間的相依性。

2. 資源

每個專案都依賴資源，例如時間、金錢或專案團隊成員的可用性。 資源管理是專案控制流程的關鍵部分，因為這是您的團隊有效控制成本並監控可用時間和材料的機會。 在專案啟動期間進行成本估算和資源規劃，也有助於您在預算範圍內完成專案。 

您不僅需要清楚瞭解專案開始時可用的資源，還需要一種方法來追蹤專案進行期間的成本和資源。 如果專案的一部分超出預算，或者團隊成員在您認為他們可以參與時卻無法參與，主動式專案控制可以幫助您快速找到替代方案。 

快速提示：嘗試計算成本差異，以分析您的表現是否達到正確的速度，從而維持在您的能力範圍內。 若要確定成本差異，請從實獲值中減去實際成本。 實現價值是任務實際已完成的部分。 實際成本是已完成工作所花費的金額。  計算成本差異的公式為 CV = EV – AC。

3. 風險

專案風險管理是一種關鍵的專案控制，可主動識別並防止風險破壞您的專案。 最好的方法是使用風險管控表，在其中按優先順序對潛在風險進行排名，並評估如何相應地對其進行管理。 

快速提示：您在專案中可能遇到的常見風險情境包括資料安全、溝通問題、排程延遲、計劃外的工作和材料失竊。 您可以使用這些類別來開始針對風險管控表進行腦力激盪。

4. 變更

變更管控是預防專案範疇潛變的最佳方式之一，範疇潛變可能導致時間軸延誤、預算增加和專案缺陷。 當您實施變更管控流程時，您會覺得自己已經為任何專案變更做好準備。 

這是因為變更管控流程可以幫助您評估提議的變更是否重要，如果重要，則可以在不增加專案時程或影響專案範疇的情況下實施哪些變更。 使用此流程可以確保您的團隊有效地處理變更，因為他們會感覺到自己被告知、參與和驗證。

快速提示：通常，變更管控流程是專案特定的。 對於更大規模的組織變革，請考慮實施變更管理流程。 變更管理是準備或管理組織變革的流程。

5. 績效

績效管理是監控專案成功與否的廣泛流程。 最簡單的方法是設定關鍵績效指標 (KPI)來評估專案績效。 這可能包括追蹤成本與基準、準時完成、計費時數和投資報酬率。

無論您設定何種目標，都請確保它們是可量化、具體且可衡量的。 若有疑問，請使用SMART 目標方法。 SMART 是一個縮寫詞，代表具體 (Specific)、可衡量 (Measurable)、可實現 (Achievable)、切實可行 (Realistic) 和有時間限制 (Time-bound)。 

快速提示：好的 KPI 應追蹤一個可測量的值，且您或您團隊應可以很快對該值帶來影響。 它還應該幫助您實現您的策略目標，並讓團隊成員清楚地了解他們的專案如何為公司目標做出貢獻。 

當您使用這些專案控制項時，您可以有信心從各個角度監控您的專案。 這最終將節省您的時間和金錢，並幫助您成功建立專案交付項目。 

在何處使用專案控制項

控制專案與建立專案交付項目同樣重要。 如果您想避免意外的驚喜，請在專案生命週期的每個階段實施專案控制。

專案規劃 (啟動)

專案規劃階段是您將專案控制項建立為專案基石的機會。 您的計劃越詳細，後續需要進行的控制管理就越少。 

專案規劃包括：

• 概述您的專案時間軸

• 指派角色與職責

• 建立工作細目結構(WBS)

• 識別專案關係人

• 建立專案目標

您還應在專案規劃階段規劃預算，並嘗試估算未來的成本。 為即將發生的事情做好準備是控制流程的一部分，因為這樣可以在專案開始之前就讓專案進展順利。

專案執行

一旦專案進入開發階段，就是您的控制流程開始運作的時候。 當您的團隊成員設計、編碼和建立產品時，專案控制項將協助您監控專案進度。

在專案的每個階段，請確保您已考慮到五個專案控制項。 在實施過程中，它們會為您提供工作進展情況以及可能需要調整的地方的圖片。 若您想要更快速地分享更新內容，請嘗試使用進度報告範本。 它將持續的核對轉化為團隊快速、一致的摘要。

專案結案

將已完成的交付項目提交給所有專案關係人後，請使用您從專案控制流程中收集的資訊來主持事後分析會議。 

事後分析會議是一個評估您所學到的內容並為未來的專案提供指導的機會。 無論您是因為錯誤而損失了金錢和時間，還是處理得非常好，這一步都能讓您從這次經驗中學到任何東西，並應用於未來的專案中。

使用專案管理軟體控制您的專案

一次控制專案的各個部分可能會變得混亂。 由於控制流程發生在專案進行期間，因此您必須追蹤專案控制，同時確保您的專案團隊保持參與度並專注於高影響力的工作。 

藉助專案管理軟體，您可以追蹤和監控專案進度，掌握重要指標和狀態變更，並獲得讓專案按時、按預算完成所需的鳥瞰視圖。